试论校外教育机构中教务处的功能定位与职权范围

试论校外教育机构中教务处的功能定位与职权范围校外教育是我国教育体制的重要组成部分，目前国家越来越重视校外教育的发展，校外教育机构必须加强自身管理以提高教育教学质量。在校外教育机构中，教务处是强化内部管理的突破点，因此应根据校外教育的特殊性，重新定位教务处的功能及职责，发挥其应有的监管作用。本文通过对教育管理、教学管理、教务管理三个概念的对比，梳理出教务管理三个层面上的含义，明确了校外教育机构的教务管理属于广义层面，也就是教育教学管理，主要包括课程管理、师资管理和学员管理三方面，并以此为依据设计出校外教育机构教务处的基本组织结构。校外教育机构教务处教务管理一、问题提出建国之初，我国仿照苏联教育体制将对少年儿童的教育划分为学校教育和校外教育两部分，校外教育作为学校教育的重要补充，对广大少年儿童的健康成长起到了不可或缺的促进作用。为了更好地实施教育，在几十年的发展过程中，少年宫、儿童活动中心等传统校外教育机构越来越注重有计划、有目的、有组织地开展教育教学活动，因此纷纷设立了专门的职能部门一一教务处，以便加强管理、全面协调。然而与学校教务处不同的是，校外教育机构的教务处往往“先天不足”。首先，教育活动原先是校外教育机构的主要教育载体，教育活动并非有体系的、长期循环的课程教学，教育活动的创意策划重于日常教学的规范管理，因此负责教育活动的部门是校外教育机构中最先成立也是最受关注的部门，教务处则是随着校外教学活动的不断发展才建立的，教务处是“后起之秀”，缺乏足够的权威性。其次，由于不完全属于国家教育行政主管部门的管辖范围，校外教育机构在教育教学管理的意识和手段方面都相对薄弱，“宽松”的外部环境导致校外教育机构内部的组织结构较为松散、人员配备亦不到位，面对如此的内外部状况，教务处想要发挥应有的管理职能存在一定的困难。校外教育是我国教育体制中的重要一环，2012年六一期间国家主席胡锦涛视察北京市东城区少年宫，并对校外教育今后的发展做出重要指示，这充分说明了国家已经开始重视校外教育，而且正在不断加强对校外教育机构的引导、支持以及评估。校外教育机构改善自身管理以提高教育教学质量，这是顺应国家政策导向的必然趋势。教务处与教育教学工作的联系最为紧密，是强化校外教育机构内部管理首当其冲的突破点，因此教务处一定要根据校外教育的特殊性找准定位、明确职权，发挥对内对外的“枢纽”作用，切实成为教务管理的承办者、教学活动的组织者、教育资源的整合者以及教育教学改革的促进者。二、关于教务管理的概念界定教务处，“教务”二字是关键，换言之，探讨校外教育机构教务处的功能定位与职权范围必须向教务管理的定义寻求答案。有两个词语与教务管理十分相近：教育管理、教学管理，三者之间既有区别也有联系。本文试图通过三者的异同来厘清教务管理的内涵及外延。教育管理、教学管理和教务管理，这三个词语仅一字之差，“育”_育人、“教_教学、“务_事务，为点睛之笔，揭示了三者的区别和层次关系。教育管理关注的是多要素、全方位的育人过程，是一种长期的、具有政策导向性的管理。教学管理贯穿教学前、教学中、教学后的全过程，是阶段性、循环性的质量管理。而教务管理更多的是辅助教学、服务教学的事务性工作，它不属于教学，但是却能够影响教学效果的优劣。无疑，这三者密切相关，不能截然区分，但教育管理宏观、抽象，它必须一步步分解、细化成为微观而具体的教学管理与教务管理，才能够得以真正实现。那么，教务管理到底是什么呢？在相关文献中，很难找到明确、统一的答案。首先，研究者往往不是用定义去界定这个概念，而是通过列举具体工作来对其进行描述。从这一现象可知，教务管理本身还未上升至学术层面，事务性、实践性是教务管理的主要特征。这样的界定方式，在某种意义上削弱了教务管理的连续性与统合性，将教务管理过程割裂成孤立的具体工作，而实际上教务管理工作环环相扣、关联极强。其次，由于教育机构的性质及其组织结构各异，教务管理的含义和职责范围不尽相同。狭义的教务管理主要是编制校历、排课；广义的教务管理实际上已经扩展为教育教学管理，可包括指导教学、服务教学的所有管理工作；介于狭义和广义之间，暂称为中等含义的教务管理指的是教学行政工作或教学常规工作，例如分班/编班、学籍管理、考务、建立教学档案等。通常，教育层级越基础、机构规模越小、内部分工越明确，则教务管理越是倾向于狭义；反之，教育层级越高、机构规模越大、事务工作越复杂，则教务管理越是趋近于广义。举例说明，公办普通中小学一般配置的是狭义或中等含义的教务管理，因为教育行政部门是中小学的业务上级，直接领导中小学各项工作，既然教育行政部门承担了主要的教育教学管理工作，那么在中小学内部，教务管理所发挥的职能就比较单纯，其事务性的特点更加突出。然而，高校则不同，高等教育属于非义务教育，学术性强且机构庞大，相比中小学，教育行政部门对高校的直接业务领导较少，高校必须建立适合本校的教育教学管理体系，才能确保学校的正常运转，因此高校采用的是广义的教务管理。高校教务处虽然名为教务处，但实际上实施的是教育教学管理，教务处如果下设教务科，教务科的职能才是教务管理。那么广义的教务管理（也就是教育教学管理）具体指什么呢？寻找这一答案，不能从教务管理本身出发，而是应该先从教学的本质入手。教学包括的要素众多，但其中最基本的要素有三个：施教者、受教者和教学内容，这三个要素缺一不可，只有三者同时具备，教学才能够发生。施教者就是教师，受教者即为学生（或学员），教学内容进一步深化就是课程。在本文中，课程包含两个层面的含义。第一个层面，课程是为实现一定的培养目标而规定的教育内容及其结构、程度和进程；第二个层面，课程是有目的、有计划、有组织的师生共同参与的活动。课程、教师、学员是构成教学的三个基本方面，分别以这三者为管理对象的课程管理、师资管理和学员管理，构成了广义教务管理的主要内容。具体而言，课程管理指的是从设置课程、安排课程、监控课程、优化课程到研发课程等一系列管理过程；师资管理包括聘请师资、薪酬制定与发放、评价与激励、继续教育、教学研究等一整套管理措施；学员管理则是涉及招生、学籍异动、学籍档案、安全与服务、评价与激励、课后追踪等的众多管理任务。无论课程管理、师资管理还是学员管理，它们相对独立而又关联密切，相对独立是指每个方面自成体系，体系内的各个步骤环环相扣，循环往复；关联密切表明某一方面必然会和另两个方面发生联系，尤其是课程管理，课程管理是连接师资管理、学员管理的“桥梁”，在教务管理中起到提纲挈领的作用，见图1。课程、师资和学员是教务管理中的三大对象，时间、人力、物力、财力是教务管理中的四种因素。四种因素的地位和作用不同，时间是必须首要考虑的因素，因为时间贯穿教务管理始终，教务管理实际上是以时间为线索，在教学前、教学中、教学后安排人员、配置物资、运转财力的过程，见图2。像其他工作一样，教务管理的实施也分成多个步骤，归纳起来包括计划、协调、组织、监控、评估、反馈六步，这六个步骤不是“一条线段”，而是环形结构，在不断的修正过程中，工作得以持续发展，见图3。三大对象、四种因素、六个步骤是从不同的维度，将教务管理进行了分解。在日常工作中，这几个维度交织在一起，教务管理呈现出平行、垂直、网状、多点联系、相互关联的复杂关系。三、教务处的定位、职权与结构本文认为校外教育机构的教务管理属于广义层面，即教育教学管理，可以涵盖指导教学、服务教学的一切管理工作。因为校外教育机构不像普通公办中小学直接接受教育行政部门的业务领导，校外教育机构的上级领导单位各异，例如妇联、团委、教委、文化局等，这些上级领导单位大多数不属于教育领域，通常也不会直接指导下级单位的教育教学活动。在这样的前提条件下，校外教育机构进行教育教学活动必须“自力更生”，因此对教育教学的管理也只能由本单位全权负责。依据广义层面的教务管理，校外教育机构的教务处，其功能定位是所谓的“大教务”管理，意为教务处职责之“多”、力度之“强”、管理之“细”。主要包括课程管理、师资管理和学员管理三个方面，逐项分解，具体含义如下。课程管理：（ 1）设置课程：依据教学对象的身心特点及需求，选择不同种类的教学内容，对应一定的教学内容设定课程的名称、学习期限、级别/班次、班级名额、课时课次、教材、学费等。2）安排课程：安排某一课程每个班次的上课时间、上课地点、教师和学员。（ 3）监控课程：维护、监督课程的正常运行，处理教学期间的突发事件。（ 4）优化课程：评估课程的社会意义和经济价值，取消长期不受欢迎、没有市场的课程，而对于普遍认可的课程，要不断从教学理念、教学内容、教学方法等方面进行探索，进一步完善课程体系。（ 5）研发课程：引进或者自主开发新课程。师资管理：（ 1）聘请师资：制定选聘标准，通过多种途径招聘合格教师。（ 2）薪酬制定与发放：制定薪酬标准，并根据这一标准支付教师的薪酬。（ 3）评价与激励：定期检查、评价教师的教学工作，并配合相应的奖惩措施，从物质、精神两方面对优秀教师进行肯定和表彰。（ 4）继续教育：定期对教师进行培训，包括理念、知识、技能、态度等层面，推动教师的专业发展。（ 5）教学研究：引导教师开展持续的教育教学研究，让教师形成“研究融于教学”的工作习惯。学员管理：1）咨询与招生：介绍课程、师资，解答相关疑问，引导学员及家长报名交费。（ 2）学籍档案：建立、保存学员档案，整理、分析学员信息，为监管和追踪打好基础。（ 3）学籍异动：办理学员调班、插班、退班等学籍变动手续。（ 4）安全与服务：维持学员上下课纪律，记录考勤，通知学员家长开课、停课或调课事宜。为学员和家长提供更多的便利。（ 5）评价与激励：考察、评价学员的学习效果，从物质、精神两方面对优秀学员进行肯定和表彰。（ 6）学习效果追踪：对在读学员及其家长进行不定期教学满意度调查，回访潜在学员和流失学员，一方面可听取意见改进不足，另一方面也可进一步促进招生。如实现“大教务”功能定位，校外教育机构的教务处可进行调整，对应上述职权下设课程管理、师资管理、学员管理、教辅物资管理、收费、教务行政、教学档案7类岗位（或科室），并根据本单位教育教学的工作量按比例配备足够的工作人员，见图4。7类岗位（或科室）的基本工作任务：（ 1）课程管理负责和教师或者教研室一起设置、安排、监控、优化、研发课程。（ 2）师资管理负责制定教师选聘标准，发布招聘启事，审核教师资质，建立师资信息库，组织继续教育，引导教师参与教育教学研究。（ 3）学员管理负责招生宣传，制订学员安全制度，并检查落实情况，定期调查学员及家长的满意度及相关需求。（ 4）教辅物资管理负责采购、发放教辅物资，核定价格、数量、保存地点等。（ 5）收费负责收退费、统计等财务工作。（ 6）教务行政负责处理教务处行政方面的事务，例如报销、考勤记录、办公用品采购、文件收发等。（ 7）教学档案负责收集、整理、保存教育教学工作各个方面的档案。只有设立相应的组织结构，校外教育机构的教务处才能承担与广义教务管理相匹配的管理职能，教务管理的范围及职权扩大，教务处自然会全面、规范地管理教育教学活动，最终提高校外教育机构的效能。