办公设备管理规程

办公设备管理规程目的为保证办公设备正常运行，合理使用，控制办公费用。适用范围本程序适用于价值 500 元以上的办公设备的使用管理。定义本程序所指办公设备主要指：复印机、速印机、电脑、打印机、传真机、空调机、照相机、摄像机、录像机、电视机、音响器材、打卡机等。职责行政管理部物流中心负责根据各单位采购清单统一安排除办公电脑及相关耗材外其它办公设备的采购。行政管理部信息中心负责协助物流中心统一采购办公电脑及相关耗材。行政管理部经理负责督查办公设备的使用管理。行政管理部后勤管理员职责 负责新购置办公设备的验收入库及登记办公设备入库登记簿。负责办理办公设备领用登记手续及建立保管人登记卡。负责办理有关办公设备短期借用的登记手续。负责安排办公设备的维修、保养。办公设备领用人（或借用人）负责所领用（借用）办公设备的保管、保证其正常运行并定期检查维护。部门负责人负责监督本部门员工变更时的设备交接手续办理以及督促借用人归还所借用的办公设备。工作步骤办公设备的采购 办公设备的采购程序详见采购及分包控制程序。其中各部门除根据实际需要填写采购申请单外，还需附专题报告，报公司领导审批。批准后，由行政管理部物流中心负责采购。办公设备的入库、领用及登记管理：采购人员将所采购设备交本部门库管员验收入库，并填写入库清单，库管员根据清单进行清点后，双方在清单上签字。双方交接完成后，由后库管员填写办公设备入库登记簿。设备入库后，库管员应电话通知领用部门负责人派人前来领取办公设备；由领用人填写设备领用清单，行政管理后勤管理员按清单把办公设备及附件发给领用人，双方在领用单上签字。领用部门负责人应对本部门的新增办公设备指定具体保管人，要求保管人填写设备保管人登记卡并签字。该卡一式两联，由行政管理部后勤管理员和设备保管人各持一联。当保管人因工作变动或其它原因，需将所保管办公设备移交时，由部门负责人重新指定接管人，并负责监督双方办理交接手续。保管人和接管人清点、移交办公设备的数量和使用情况。清点、移交完毕后，详细填写设备移交清单，部门负责人、原保管人和接管人三方在清单上签字。同时，原保管人和接管人应到行政管理部后勤管理员处办理设备保管人登记卡信息变更手续。公司员工辞职或被辞退时，行政管理部后勤管理员须确认其保管卡上所登记的设备已办理移交手续，方可在员工调离手续单后勤员意见栏内签字，行政管理部经理需在后勤管理员签字后，方可在行政管理部意见栏内签字。各部门在报销办公设备费用时，公司行政管理部后勤管理员对办公设备进行电脑录入编号，并定期抽查核对。办公设备的使用管理 复印机、速印机的使用管理：1）保管人：复印机、速印机由行政管理部前台接待员保管。2）使用控制：具体内容参见文稿打印控制程序。3）检查与维修保养 a.前台接待员需保持所管理办公设备外观清洁，摆放整齐。复印机应避免日光直射；空气湿度较大时，开启复印机后应随即打开干燥开关。b.前台接待员每日需对复印机的运行情况进行不少于一次的检查。发现问题及时排除。无法排除时应及时通知专业维修公司进行维修。c.前台接待员每月需根据复印机说明书，对复印机进行一次内部清理。d.前台接待员需严格按照设备使用说明书使用复印机、速印机。如因使用不当造成设备损坏，需根据损坏情况，承担一定的赔偿责任。e.当设备发生无法排除的故障时，应及时与专业维修公司联系。如属需支付维修费或更换零件的项目，需由前台接待员填写设备维修审批单，由行政管理部经理审核、公司经理审批。批准后方可进行维修。电脑、打印机的使用管理 1）保管人：电脑、打印机由各部门的主要使用者负责保管。如同一台电脑、打印机有两个或两个以上使用人，由部门负责人指定人保管。2）电脑、打印机的使用控制：a.前台电脑、打印机由行政管理部前台接待员使用。其他人员如因特殊情况需使用该电脑，必须先征得行政管理部经理同意。为防止文件内容外传，对重要文件或密级文件，前台接待员需设密码将文件锁定，由信息中心负责定期检查。b.文稿的打印控制序参见文稿打印控制程序。c.财务部电脑、打印机仅限于财务部工作人员及系统工程师使用，其它人员一律不得动用。d.各部门电脑、打印机应尽量专人专用。如因工作需要，确需多人使用同一电脑时，需指定专人负责保管及维护、保养。各部门打印机需指定专人负责保管及维护、保养。3）检查与维修保养 a.保管人需保持电脑、打印机外观清洁，摆放整齐。电脑、打印机应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。b.电脑或打印机发生故障时，使用人需及时与电脑工程师联系。为防止文件丢失，在故障原因不明时，不得随意开关电脑。c.电脑保管人每两月需查杀一次计算机病毒。平时，如发现电脑有使用异常的状况也应及时查杀病毒。d.若属电脑硬件损坏，经系统工程师查明，需支付维修费或更换硬件时，应由系统工程师填写设备维修审批单，交行政管理部经理审核，经理审批后，方可进行。e.如属使用不当造成电脑或打印机损坏的，保管人和使用人需承担一定的赔偿责任。传真机的使用管理 1）保管人：公司传真机由行政管理部行政秘书负责保管。2）传真机的使用控制 a.各部门员工在发出传真后，应在传真收发文登记簿上登记；若需要行政秘书发出的，稿件发出后，行政秘书应及时通知发稿人，并归还原稿。b.行政秘书收到传真件时，应及时通知有关人员领取传真。领取人需在传真收发文登记簿上登记。c.员工使用公司传真机收发私人资料需按外单位人员同标准收费。3）检查与维修保养 a.行政秘书需保持传真机外观清洁，摆放整齐。不得频繁开关电。b.行政秘书需经常检查传真机的使用情况，及时加入纸张，发现问题及时排除。c.如遇无法排除的故障时，需通知专业维修公司进行维修。d.当需支付维修费或更换零件时，需填写设备维修审批单报公司经理审批。e.如使用不当造成传真机损坏，保管人需承担一定的赔偿责任。空调机的管理 1）保管人：a.各管理处、公司总部附楼空调机由各领用部门负责人保管； b.公司总部新办公楼中央空调由大厦管理处统一管理、维护。2）使用控制 a.当外界气温高于 25时，方可使用空调。b.空调开启时间内，若无必要，任何人不得擅自开窗。c.各管理处、公司总部附楼下班后，最后离开办公室的工作人员须关闭空调机。d.公司总部空调由大厦管理处工程人员按时关闭。3）检查与维修保养 a.空调机每年启用前需清洗一次防尘网；在使用过程中，每两月需清洗一次防尘网，停止使用后，清洗一次防尘网。除尘工作由部门负责人指定人员进行。b.在使用过程中，如发现空调机有异常噪声、气味或不致冷现象，需及时通知办公室后勤管理员检查。c.无法排除的故障，行政管理部后勤管理员需通知专业维修公司检查故障原因。如需加雪种、更换零件或支付维修费，需由后勤管理员填写设备维修审批单，交行政管理部经理审核，经理审批。d.如属使用不当造成空调机损坏的，该空调所在部门负责人及办公室成员都要承担一定的赔偿责任。电视机的管理 1）保管人：电视机由各部门负责人指定专人保管。2）使用控制：a.开关站电视机由供电运行主办负责保管。当供电运行主办不当班时，由其指定一名值班人员负责保管。b.劳务工宿舍（包括保安员及保洁员宿舍）电视机由各部门负责人指定专人保管。保管人负责定时开启及关闭电视，并关闭电视机房房门。当保管人不在时，可指定专人暂时代管机房钥匙及负责保管电视机。c.电视机开启时间为晚 6：00-10：30，其它时间不得播放电视节目。周六、周日可在白天安排适当时间播放电视节目，但电视机连续开启时间不得超过 8 小时。3）检查与维修、保养：a.保管人需保持电视机外观清洁，摆放整齐。避免频繁开关电视及更换电视频道。b.当电视机发生故障时，应及时通知行政管理部后勤管理员。如属于无法排除故障，需由后勤管理员通知专业维修公司检查故障原因并填写设备维修审批单报公司经理批准后，由专业维修公司维修。c.如发生丢失或损坏，需查明原因。属责任事故的，保管人和直接责任人需承担一定的赔偿责任。照相机、录相机、摄影机、音响器材的管理 1）保管人：照相机、录相机、摄相机、音响器材平时由行政管理部后勤管理员负责保管。在其它部门人员借用上述设备期间，由设备借用人负保管责任。2）使用控制：a.有关部门在借用上述设备时，需填写设备借用申请单，由行政管理部经理审批。批准后，交后勤管理员备案。b.借用部门使用完毕后，将设备交回行政管理部后勤管理员。3）检查与维修保养 a.上述设备保管人员需保持设备的外观清洁。b.设备应存放在避光、通风处。如长期不用，需由保管人每月开启 1 小时，以防受潮损坏。c.如设备发生损坏，需由设备保管人提交书面说明，部门负责人签字后，交行政管理部后勤管理员。后勤管理员填写设备维修审批单，附以上书面说明交行政管理部经理审核，经理审批。批准后由后勤管理员联系专业维修公司检查维修。如属责任事故，设备保管人及使用人需承担一定的赔偿责任。打卡钟的使用管理 1）保管人：公司本部打卡钟由人力资部负责保管；各管理处打卡钟由兼职秘书负责保管。2）检查与维修保养：a.保管人应每周至少检查一次打卡钟的运行情况，根据 117 报时台时间调校时间，并保持打卡钟外观清洁。7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 b.当设备发生无法排除的故障时，需及时与专业维修公司联系。如需更换零件或支付维修费，需由保管人员填写设备维修审批单，交本部门负责人审批。c.如属使用不当造成设备损坏的，由保管人承担一定的赔偿责任。引用文件采购及分包控制程序 文稿打印控制程序 相关的记录入库清单 办公设备入库登记簿 设备领用清单 设备保管人登记卡 设备移交清单 设备维修审批单 传真收发文登记簿 设备借用申请单第 12 页 共 12 页