xx公司办公用品管理流程设计讲课讲稿

xx 公司办公用品管理流程设计一、选题立项的起因、理由xx 公司是 . （简介）。办公用品使用量较大，目前该公司虽然制定了办公用品管理办法，但通过实习期间调查发现，该公司在办公用品管理过程中仍存在一些问题，主要表现在：一是管理人员设置不合理，目前该公司只设立一名办公用品管理人员，在采购、入库、出库保管等方面均由一个人承担，不符合相关的财务规定。二是家底不清，没有建立采购、出入库登记表及台账。三是办公用品（低值易耗品）流失现象较为严重，每年约有 3%流失。四是管理人员的变动频繁，核查交接手续不全、造成账实不符现象时有发生。五是办公用品（低值易耗品）没有严格执行定期不定期检查制度，管理不到位，缺乏责任心。二、公司办公用品管理设计的主要内容（一）该公司原有办公用品管理办法第一条：为规范公司办公用品（低值易耗品）管理，保证公司办公需要，杜绝浪费，减少开支，制定本办法。第二条：办公用品的清点、领用、购置计划制定等日常管理由办公室专职保管员负责。第三条：办公室保管人员根据办公和低值易耗品的库存情况或部室的要求，书面向公司采购委申请所要购买物品的规格、型号等，经审核由分管负责人审批，审批后，由采购人员负责购买。第四条：购买时由二名以上采购人员共同承办，至少选三家商店经考察后，确定一家商品价格合理，质量可靠的商店购买。第五条：涉及水、暖、电，计算机等方面物品的采购，必须由相关专业人员配合。第六条：物品购回以后，采购人员要将所购物品及清单一并交保管人员清点核对，验收合格后，入库保管。第七条：各部室领取办公用品要有专人负责，根据工作需要填写办公用品领用登记表，到库房领取，原则上一月领取一次。第八条：本办法自发布之日起执行，以前办法与本办法不一致的，以本办法为准。第九条：本办法由 xx 公司办公室制定，并负责解释。该公司虽然制定了管理办法，但在执行过程中随意性大，问题较多，结合实际，我主要设计了以下管理流程，重点是要对过程进行控制，并能持续改进，进而提高办公用品管理水平。（二）新办公用品管理流程设计内容1、办公用品管理流程图作采购计划领导审批购买保管员作台账入库处理入库保管各部室填领用单到库房领取保管员台账支出处理办公室负责人、 采购人员根据公司业务需求， 制定办公用品采购计划，填制办公用品采购审批表。公司采购委或分管负责人， 根据上报采购计划及实际情况进行审批，确定采购品种及数量。采购人员根据审批情况， 到相关商店 （至少三家） 进行问价、验货，按照价低质优标准进行采购。办公用品采购回后， 将物品及清单交由保管员， 由保管员填制入库台账，并入库保管。各部室根据工作需要， 填制办公用品领用单， 经有关领导审批后到库房进行领取。保管员根据领取单， 填制办公用品支出台账， 并据出、入库台账填制办公用品库存台账，以备查验。公司采购委定期根据库存台账与库存进行检查。图 1 办公用品管理流程图2、办公用品采购审批表表 1：办公用品采购审批表申请部门年月日序号品名计划数量审批数量购买数量备注1碳素笔30 支30 支30 支2节能灯10 个10 个10 个3笔记本20 本20 本20 本申请人：王 XX主管领导审批：赵XX3、办公用品入库台账表 2： 办公用品入库台账年月日序号品名数量采购人员保管人员备注1碳素笔30 支张、王李2节能灯10 个张、王李3笔记本20 本张、王李44、办公用品领用表表 3：办公用品领用表序号品 名领用数量领用人签名领用时间备注1碳素笔10 支综合业务部x 月 x 日2节能灯3 个办公室x 月 x 日3笔记本15 本办公室x 月 x 日45、办公用品库存台账表 4：办公用品库存台账序品 名入库日期数量出库日期数量库存数量备注号1碳素笔x 月 x 日30支x 月 x 日10 支20 支2节能灯x 月 x 日10 个x 月 x 日3 个7 个3笔记本x 月 x 日20本x 月 x 日15 本5 本4.记账人：李6、办公用品核查表表 5：办公用品核查表管理人员 :李行政部门 :张主管领导 : 赵核查时间：月日序号库存数量检查数量账实数量增减备注增减原因情况120支20支0相符27个7个0相符35本5本0相符4三、办公用品管理流程设计运行说明根据发现的问题，经过和公司相关人员座谈，结合自身所学专业，我设计了“xx 公司办公用品管理流程” 、该流程出台后，经上报公司领导，同意进行模拟运行。运行环境说明：按照设计要求，在运行过程中我主要安排了 4 个对象，分别是主管领导赵、行政部门负责人张、采购人员王、库房管理员李，提出了运行环境要求，从软件来说，制定了办公用品采购管理办法、出入库管理制度、月检查制度等相关的规章制度，从硬件来说，配备了微机和库房等。运行过程说明： 按流程设计要求， x 月 x 日我们进行了模拟运行，首先采购人员王及行政部门负责人张按照支行办公需求，计划购买碳素笔 30 支，节能灯 10 个，笔记本 20 本，并填制了办公用品采购审批表（表 1），经主管领导赵审批后，由行政人员张、采购人员王进行采购，采购回后，将审批表交由保管员李填制办公用品入库台账（表 2），并入库保管。 x 月 x 日公司综合业务部领取碳素笔 10 支，办公室领取节能灯 3 个，笔记本 15 本，并填制办公用品领用表进行领取（表 3）。之后，保管员李按照入库台账及领用表填制办公用品库存台账（表 4），以备查验。 x 月 x 日，公司采购委对库存进行了检查，管理人员、行政部门、主管领导在检查表上分别签字（表 5），并根据检查情况，提出意见和建议，全部流程运行完毕。四、办公用品管理流程设计效果自我评价该流程通过运行，公司召集各部门负责人对该流程进行了评价，大家一致认为：该流程注重对办公用品管理实施了过程控制，达到了四个效果，一是提高了相关人员的责任心。二是杜绝了资产流失。三是规范了管理流程。四是提升了公司人员节能减排意识，节约了成本，达到了设计要求。不足之处：应将该流程进一步升级，开发办公用品管理系统，实行电子网络化管理，按照人员权限，实行信息共享，达到相互监督，合理安排，节约成本，促进工作的良好氛围。