大学学生会办公室部门——值班制度

值班制度（仅针对09级年级干部）（一） 值班时应完成的事情：1.在签到本上签到（签到本和笔统一放到桌子的右上角，签到格式为“X月X日第XX节课 XXX”）2.到湖南大学共青团委网站以及湖南大学学工在线（用户名是xgb,密码是8823561）上浏览，及时查看通知。并根据通知的具体内容有针对性地做好通知下达工作（如通知辅导员开会的则尽快通知辅导员；如大型活动的通知则先告知年级长，再由他下达；如与奖、助学金相关的通知年级长和生活股长等等）3.及时做好办公室的清扫工作（注：需要进行卫生打扫的仅指每天的末班值班同学），卫生打扫的具体要求请参看新闻与传播学院办公室文化建设方案。4.做好各种资料的整理，进行分类、归档。5.接听电话，根据拨打者的具体要求进行转接或者记录。（电话信息记录本统一放在桌子的左上角，随取随用，电话信息记录格式为 “X月X日 XX事 /找X人 记录人XXX”）6.接待到办公室进行咨询和处理各项事宜的同学和老师，根据他们的具体要求有针对性地进行联系和处理。（如找辅导员而辅导员不在的，可以建议其打辅导员手机；如找研究生学姐而研究生学姐不在的，可以建议其打研究生学姐手机等等）备注：在完成上述事件后的空闲时间里，值班同学可以自由选择做其他事情；在需要时协助辅导员和研究生学姐处理其他事宜。（二） 值班时应注意的事项：1.早上和下午的首班值班同学若碰到办公室无人、锁门的情况可到值班室领取钥匙，使用好钥匙好及时交还给值班室值班人员，并做好登记。（登记格式亦为“X月X日第XX节课 XXX”，若因忘记交还钥匙而引起下个半天的首班值班同学关在门外则要承担相应责任。2.值班同学一定要明确自己值班的具体时间，并且上、下班要做好衔接。上一班要及时通知下一班（而后者早上和下午末班值班同学不包括在内）。若某一班出现没有人值班的情况，本班以及上一班的值班同学接受相同的惩罚。3.不能以查看通知及与办公室工作相关的之外的目以外的目的使用办公室电脑，若因使用不当而引起电脑中毒、资料丢失则要承担全部责任。4.谨慎对待办公室内的所有文件、资料。未经允许不得翻阅资料，经过允许亦不能将其中涉及隐私的资料向外透露。妥善保管各类资料，不论是在做卫生清扫或是在整理资料，在未经辅导员老师或研究生学姐的允许的情况下不能擅自丢弃资料。因各种原因造成资料损坏、丢失、泄露（引起不良后果的）要承担全部责任。5.在离开时关窗、关门、关闭电器（电脑，空调），若因没有关门、关门引起办公室物品遗失的需承担一定责任。（注：需做到这点的是早上和下午的末班值班同学，其他同学若在值班途中稍有离开则只需关门即可）（三） 值班请假和考勤相关安排：1.某班值班同学若需调整，需在一天前报备给办公室主任以便及时调换班次；若临时有急事，可在找好替换者的情况下再将具体情况反映给办公室主任；有事不能值班但又未找到替换者，且未告知办公室主任的作旷班处理；已经安排好值班的同学因为年级大型活动、外出进行演出、生病等不可抗力原因不能值班则无需请假，直接进入下一轮的值班。办公室主任要做好上述各种情况的登记。2.办公室主任综合签到本、研究生学姐和辅导员老师的意见做好每周考勤记录。并在每周的年级例会上宣布上周的值班考勤结果，重点提及无故没有值班的同学。3.无故没有值班和通知不到位的的同学将全部编入节假日值班和学期末值班，以作警戒。（四） 值班的其他相关信息1.值班表的安排：（1）办公室主任统计好各位年级干部的日常空闲时间，制定科学合理的日常值班表。同时，张贴在办公室的黑板上，让各位值班的同学明白自己的具体的值班时间，也方便提醒下一班同学。（2）办公室主任统计好各位年级干部的节假日的离校和在校情况，再结合前段时间的考勤结果，制定科学合理的节假日值班表。同时，张贴在办公室的黑板上，让各位值班的同学明白自己的具体的值班时间，也方便提醒下一班同学。（3）在一个值班周期结束前两周就要制定好下一个值班周期的值班表。（4）在一个值班周期结束的前一周要在年级干部例会上将值班表传阅给各位年级干部看，保证每个人都清楚自己和下一班的值班情况。2.值班的时间安排：（1）周次：第1周第15周（当中包括端午假期及五一假期）（2）具体时间： 早上 第一班 08：3009：40 第二班 10：0011：30 下午 第一班 14：3016：00 第二班 16：0017：30 3.值班方式：分为校区值班和园区值班两种，上述所有规则适用于校区值班，园区值班（一般在节假日）对值班同学的具体要求见下：（1） 确保一天都要在园区，若需调整需告知办公室主任以便调班。若临时有事需小段时间离开园区的，需找一位同学临时负责值班工作，并告知办公室主任。（2） 时刻保持手机畅通，方便联系。（3） 及时、全面了解园区内同学们的情况，若有突发状况应及时告知辅导员老师。4.值班的人员构成09级全体年级干部：潘美辰宣传股长15200860660刘锐文艺股长13739081004孙慧姝学习股长15874203455翟小雨生活股长15084925720黄妙妙办公室主任15211183734王旖旎组织股长15274953081文韵峰年级长18975803636顾振雅实践与志愿长15200867561刘林萍副年级长15211025078于振宇团总支15580977851肖远翔体育股长15084995410刘佳仪文艺股长13607311013刘士豪生活股长15243659117唐燕妮班长15211125528庹波团支书15074996554刘湖兴班长15084908400张磊团支书15873158894董晓楠班长15084988976马希冀团支书13134403459章栋成班长15200851620吴海燕团支书139749073775.办公室人员的联系方式及相关事宜主要负责人（1.）辅导员老师：刘佳老师 13467512327 唐德老师 13787122436 唐骞老师 刘 老师 吴 老研究生学姐： 学姐 梅娜学姐 15874834743（2）刘佳老师主要负责新闻与传播学系0709级相关事宜。唐德老师主要负责新闻与传播学系毕业生（即06级）和研究生的相关工作。 唐骞老师主要负责新闻与传播学系10级新生相关事宜。 刘 老师主要负责 吴 老师主要负责 学姐和梅娜学姐主要负责毕业生（即06级）和研究生的各类资料专转递、整理归档等工作。补：