会计机构设置问题的思考

关于会计机构设置问题的思考 【摘 要】 一般情况下，单位都应设置会计机构。如果单位规模很小、业务和人员不多，按照会计法的规定，可以不设置会计机构。但是，对这个规模的大小、业务和人员的多少、什么性质的单位等把握不好而不设置会计机构，会对单位的财务管理及正常运营产生很大的负面影响。笔者从对单位不设置会计机构的利弊着手，对怎样合理设置会计机构，如何充分发挥会计机构的职能与作用，保证财务工作严谨、健全、文明、高效地发展等问题谈一些粗浅看法。 【关键词】 会计机构； 设置； 思考 会计法规定，对于规模很小、业务和人员不多的单位，可以在有关机构中设置会计人员并指定会计主管人员，但对这个规模的大小、业务和人员的多少、什么性质的单位等都没有作出明确的规定，因而在实际工作中经常有滥用这条规定的情况出现。比如，企业集团的子公司、分公司、国有企业的下属单位等有不设置会计机构，也不指定会计主管的情况，从而给总公司、投资者、上级单位及国家造成了很大的经济损失。长此以往，后果将不堪设想。笔者从对单位不设置会计机构的利弊着手，对怎样合理设置会计机构，如何充分发挥会计机构的职能与作用，保证财务工作严谨、健全、文明、高效地发展等问题谈一些粗浅看法。 一、不设置会计机构的好处与弊端 （一）不设置会计机构的好处 不设置会计机构，财务人员一般由会计和出纳两个岗位组成，可以节省财务人员，减少人员开支；不设置会计机构，财务审批、审核环节少，可以缩短财务操作程序，方便经济业务运作，提高财务核算工作的速度；不设置会计机构，财务管理层次少，对财务人员管理起来比较灵活方便，容易协调。 （二）不设置会计机构的弊端 1.不设置会计机构，没有专职财务行政领导人员，会计与单位负责人之间的职责很难界定。 不设置会计机构的单位，由于财务人员配备少，往往没有专职的财务行政领导人员，财务负责人的岗位职责不明确，有的单位财务负责人由单位负责人兼职干，有的由会计兼职干，有的则不指定由谁干，这些做法都不是很妥当。如果财务负责人由单位负责人兼职干，财务行政管理权和财务技术管理权都集中在单位负责人身上，而单位负责人一般是不精通财务知识的（少数除外），财务技术上的决策是很难作决定的；即使作出决策，也往往是不周全的或难以执行的，这无疑给财务决策者与财务执行者之间设置了一道障碍，对会计与单位负责人之间的沟通增加了难度，从而影响到会计核算工作的质量与效率。如果财务负责人由会计兼职干，则财务行政管理权、财务技术决策权、财务技术执行权都集中在会计一人身上，财务核算工作比较方便快捷，不存在沟通上的障碍，但财务管理、决策、审核、记账都由会计负责，不符合会计内控制度中的决策、审核与记账相分离的原则，对财务管理会有一定的影响。如果不指定财务负责人由谁干，财务技术上的决策权很不明确，会计和单位负责人之间的财务职责很难界定，甚至造成相互扯皮的现象，不利于财务核算和财务管理工作，财务风险比较大。 2.不设置会计机构，没有财务中层管理岗位，会计地位的独立性差，内控制度很难充分实施。 不设置会计机构的单位往往是在其它机构中设置会计人员，以办公室为多。这样一来，会计就归办公室管理，而办公室一般由单位负责人直接管理，也就是会计的高层领导是单位负责人，中层领导是办公室主任，会计由两个不懂行的行政人员领导，会计的独立性比较差，很难施行财务监督管理的职能。另外，财务岗位的设置也只有会计和出纳两个岗，审核岗大多是由行政领导来替代的，而行政领导只注重行使审批权限，至于票据全不全、数据对不对，一般很难顾及到，在处理这些审批过的经济业务时，如果遇到不负责任的会计，一看只要有领导审批，马上就办理收付业务；如果遇到负责任的会计，可能会看看单据，核对数据，如有问题会与审批领导协调，但一般情况下是改批不了的，因为改起来要涉及到经办人、客户等各个方面，非常麻烦。因为审批与审核岗没有相互分离，或者审批前没有进行有效的事前审核，会计只能将就着下账了。没有足够的财务人员，而每个财务人员的业务都需要另外一个岗位的人来审核，比如会计要审核出纳的收付款凭证，但会计的转账凭证由谁来审核呢？如果由行政领导来审核，因为他们不作具体的账务处理工作，也审不出问题来，只能是走走过场而已；如果让出纳审核，因为出纳不管账，不作账务设计，不进行税务筹划，要他审核转账凭证，似乎觉得很可笑，但是人员少，也只能走走过场而已。尤其是计算机记账，如果没有另外一个人审核，那怕是出纳也好，计算机是不执行记账命令的，所以，人员有限，审核与记账就无法做到有效的分离。财务人员编制少，有限的财务人员只忙于记账、算账和报账，无暇顾及财务管理方面的事，这明显是一种重核算，轻管理的财务岗位设置。时间一长，财务内控方面的漏洞比较大，就会给单位的正常运营带来很大的负面影响。 二、合理设置会计机构，充分发挥会计机构的职能与作用 （一）提倡设置会计机构的单位 从以上对不设置会计机构的利弊分析来看，不设置会计机构既有利也有弊，但弊还是大于利，只要单位不是特别小，都应该提倡设置会计机构，尤其是企业集团的子公司、分公司及国营企业的下属单位等。因其投资者是总公司、国家、上级单位或其他投资人，所有权和经营权不是同一方，即使单位再小，也要提倡设置会计机构，多配备一个财务人员。只要能起到有效的牵制、监督和控制作用，避免财务风险，减少财务管理上的漏洞，保障国家、上级单位、投资者、债权人的经济利益，多这样一个人的人员开支也是值得的。 （二）可以不设置会计机构的单位 从以上对设置会计机构的情况分析来看，大多数单位都应该提倡设置会计机构，但是对于规模很小、业务和人员不多的单位，尤其是自己投资自己经营的小规模单位，所有权和经营权都属于同一方，按照会计法的要求，不设置会计机构还是可以的。因为规模很小、业务很少、人员也不多，即使产生财务上的损失，也不会很大。再说自己投资自己经营的单位，经营成果归单位负责人自己所有，单位负责人会严格管理财务工作，对财务管得越严的会计，他越满意，这样单位负责人与会计的利益和目标永远是一致的，这无形中就强化了财务管理，即使不设置会计机构，财务人员再少，产生损失的概率也小。即使产生了风险和损失，主要是单位负责人自己受损失，涉及国家或其他投资人的利益是相对比较少的，受损失的范围不是很大。所以，这样的单位不设置会计机构问题不会很大。 （三）怎样设置会计机构 会计机构的设置要按照适应性、牵制性、配合性、效率性、效益性的原则，在单位设置财务科（或财务部，财务处等），财务科应与行政科、生产科、技术科、销售科为同一级别。财务科应设置主管会计，主管会计下最少应设出纳、会计两个岗位，出纳主要办理收付款业务，会计主要登记账簿，主管会计主要是审核、管理总账、编写会计报表和财务情况说明书。对外办理税务、工商、财政、统计等业务可以由会计办理，主管会计审核。主管会计可以是财务科科长，也可以是财务负责人，这样可以使货币资金业务的办理与审批相分离、审批与审核相分离、审核与记账相分离、总账与明细账相分离，从而在财务机构内部形成有效的岗位制衡机制，减少财务风险、避免财务损失、强化财务管理，是一种最简单的集核算与管理为一体的会计机构设置模式。 （四）如何充分发挥会计机构的职能与作用 1.制定严格的会计工作程序。 单位发生经济业务事项后，必须事先告知主管会计；主管会计与相关经办人、部门负责人、单位负责人核实后，在票据要求、数据审核、账务设计、税务筹划、入账科目等方面做出合理安排；再在有经办人、部门负责人、单位负责人签字的单据上签字，并指明入账科目后，由出纳给予办理收付款业务；出纳编制完收付款凭证后，登记现金和银行存款日记账，然后将收付款凭证传给会计，会计编制完转账凭证后，登记账簿；最后将所有记账凭证都传给主管会计，主管会计再一次审核凭证，检查整个会计操作流程、手续、单据、账务处理等是否符合自己的事前安排，如有不合理的，做完调整后再登账，如没有问题，就可以结账。如果是计算机记账，必须等主管会计审核调整完凭证以后才能记账和结账。这种从主管会计开始到主管会计结束的会计工作流程，能保证会计监督职能作用的发挥。事前与主管会计协商，可以避免因单据、数据等不符合手续而来回修改审批和签字，也不会因为事先告知主管会计就分散了领导审批权，反而会协助领导审批得更加合理，还可以避免因人为越过会计办理收付业务而产生诸多财务风险的问题，是一种简便、完善而高效的会计工作流程，可为充分发挥会计机构的职能与作用提供程序上的保证。 2.配备合格的财务工作人员。 要做合格的财务工作人员，（1）要有系统而全面的财务专业知识，最好是全日制会计专业毕业的学生，这样的学生在学校除了学习专业知识以外，还能受到职业能力、与人交往、道德法规、人生观、价值观等方面的良好教育，在工作中不但专业知识够用，而且综合素养高。（2）要有丰富的实践操作能力，最好有一定的实际工作经验，这样的人操作技术熟练，而且工作效率高，培养潜力大。（3）要有良好的职业道德，即具有会计法规定的“爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、客观公正、坚持准则、提高技能、参与管理、强化服务”的职业道德。有了这些职业道德，就能自觉遵守各项财经法律法规，严格按照会计工作程序办事，提高服务质量。另外，还要有较高的综合素养，即坚定的政治方向、高尚的道德情操、熟练的业务水平、合理的知识结构、良好的心理素质、和谐的人际关系。具备这些综合素养，就能明辨是非，从而使财务会计工作向着有利于单位发展的方向迈进，为充分发挥会计机构的职能与作用提供人员上的保证。 总之，只有合理的会计机构，严格的会计工作程序，合格的财务工作人员，才能充分发挥会计机构的职能与作用，保证财务工作严谨、健全、文明、高效地向前发展，为单位的正常运营提供优质服务。 【主要参考文献】 1 倪梅林.财务会计机构改革的探讨现代会计，2007，（3）：24-27. 2 赵兰凤.谈企业财务机构的部门设置.科技咨询导报，2007，（14）：173. 3 程波，等.浅议高校财务的组织机构.南昌航空工业学院学报，2006，（4）：20-22. 4 王文利.刍议高校财务机构设置林区教学，2006，（7）：11-12. 8 / 8文档可自由编辑打印