广告费使用说明及审批程序草案

广告费使用说明、审批程序及操作流程草案（2006.5.10）为进一步加强费用管理，严格财务制度，根据公司的实际情况，特制定本程序文件。一、广告费使用说明：1 、公司广告费由策划部统一归口管理。广告费项目包括：1 ）媒体投放费用（电视、报纸等）2 ）店面 VI 费用3 ）户外媒体投放费用（大型路牌、车身广告等）4）促销品费用（促销品、赠品等）5 ）印刷品费用6 ）终端物料制作费用（喷绘、写真、灯箱、水晶字制作等）7）专项活动费用（经销商年会等）8 ）团体费用（宾馆部）9 ） CF广告制作、品牌推广费用10 ）网站建设费用11 ）市场部广告费用（店招、户外、小区推广等费用）12 ）销售返利费用（ 05 年， 06 年）2 、 部门负责人制定本部门年度营销计划和广告费用计划， 各部门广 告费的使用应严格按年度计划执行。3 、 公司对广告费的使用按月进行管理， 各部门广告费的使用应按年度计划制定部门分解计划并报策划部、财务部、营销副总经理备案。市场部广告费应按销售区域分解并制定月使用计划。二、广告费审批程序：1 、计划内广告费的使用须由业务经理每月制定月使用计划，报部门负责人审批，策划部审核备案，营销副总经理签字后执行。2、计划外广告费的发生须由业务经理先提出申请说明原因，报部门负责人审批，策划部审核备案，营销副总经理签字后执行。3、广告费凭发票由部门负责人审批，品牌推广部审核登记，营销副总经理签字，财务部长签字后方可报销。三、各项广告费使用的操作流程：2 、媒体投放费用操作流程：媒体合同签定当月拟定次月播出计划营销副总经理审下达播出计划，审批媒体广告排期表广告播出（安 排公司人员监播） 核对监播表确认付款 下一轮 播出计划拟订3 、店面 VI 费用操作流程：A 、直属店VI 费用操作流程：审批：业务经理填写“ VI 申请表”提出装修申请（面积、预计年度销售额、平面图、竞品渠道形象、返点标准）部长根据年度VI费用和装修计划审核签字品牌推广部部长审核签字营销副总经理审核签字执行：店面装修标准、档次确定品牌推广部出具装修图纸，与施工方现场勘察，确定施工内容及要求施工方出具装修预-品牌推广部审核装修合同、预算，确定后营销副总经理审批 签订装修合同 装修中期检查施工质量，下终端物料制作计划装修完工品牌推广部验收，填写“终端 VI验收表”（不合格部分返工）照片、合同、决算资料存档付款B、经销点VI费用操作流程：品牌推广部对业务经理在“ VI 用材、施工、验收知识”等方面进行相关培训费批：业务经理填写“VI 申请表”提出装修申请（面积、预计年度销售额、平面图、竞品渠道形象、返点标准、装修计划完成时间），经销商签字确认部长根据年度VI费用和装修计划审核签字 品牌推广部部长审核签字 营销副总经理审核签字执行：店面装修返点标准、档次确定（业务经理和经销商签定装修协议） 品牌推广部依据装修档次出具装修图纸及店内饰品清单（内容、数量、用材要求） ，设计师向业务经理进行图纸讲解和饰品讲解业务经理与经销商、施工方现场勘察，确定施工内容及要求开始装修，装修中期业务经理检查施工质量，议知品牌推广部装修完工时间 品牌推广部按图纸审核下单制作终端物料装修完工品牌推广部验收，拍照、填写“终端 VI 验收表” （不合格部分品牌推广部下达VI 整改意见书， 返工，直至验收合格） “终端VI验收表”营销副总经理审核签字同意返点，品牌推广部资料存档（照片、 VI 申请表、验收表等）按合同要求分季返点，品牌推广部审核备注： VI 实施中，须严格按图纸施工，遇到需要改变施工图纸的地方，需上报品牌推广部同意后实施，否则不予验收。3、户外媒体投放费用操制流程：业务经理计划申请， 市场部部长依据年度广告费用计划审核签字议议议业务经理签定合同制作、悬挂（需公司制作喷绘的业务经理按程序下单）业务经理要求广告公司或经销商拍照验-业务经理凭发票、合同按广告费审批程序报帐资料存档备注：家具市场等场所常年户外广告位（公司付款的）须将广告合同复印件于品牌推广部备案；公司不付款的（只提供喷绘支持的）业务经理须将广告位尺寸、地点在品牌推广部备案。4、促销品（促销品、赠品等）费用操作流程：品牌推广部按费用要求选定促销品营销副总经理审核同意供方提供成品样品，相关部门负责人审核签定采购合同，向流转部提供采购合同复印件和促销品验收标准供方安排生产、送货流转部按促销品验收标准验收，开具入库单一一一流转部按促销活动内容发放促销品，做好数量登记全部促销品到位后，凭发票、送货单、入库单付款（预留质量保证金，促销品在相关时间内无质量问题，再付尾款）5、印刷品费用操作流程：品牌推广部设计出样稿统计印刷数量，计算费用品牌推广部部长审核 印刷品使用部门相关负责人审核图片或小样，签字开印品牌推广部按时间、数量、质量要求验收品牌推广部负责发放到领用部门 终端印刷品领用部门打包，流转发放，登记凭发票、送货单、入库单办理付款6、终端物料制作费用操作流程：业务经理填写“广告物料制作单”（要求填写规范、清楚）市场部部长依据月度广告费用计划审核签字 （月会通报本月广告费用计划）品牌推广部依据月度广告费用计划、网点销售、级别和单点已投入费用情况审核，部长签字品牌推广部电脑登记、下单制作品牌推广部验收（时间、数量、质量）流转发放，登记 品牌推广部分地区进行月度终端物料制作费用明细统计制作方提供当月费用发票、送货清单、月费用帐单（分地区明细详单） ，品牌推广部审核，连同流转入库单办理付款备注：A 、新VI 装修店标准物料配置：门头吸塑灯箱2.4X0.5M1个品牌LOGO灯箱0.4 X0.6M2个（一个外立面）水晶片证书0.44 X0.32M1套（4块）企业宣传、品牌形象、产品形象、科技睡眠灯箱、产品 KT 板写真， 依据卖场装修设计图纸由品牌推广部下单制制 （业务经理不报计划）B、未做新VI装修店物料制作：门头灯箱：公司提供LOGO 灯片 1 块或门头水晶字 1 套；企业宣传、品牌形象、产品形象、科技睡眠原则上不做灯箱有条件的店面公司可以提供灯片；品牌 LOGO灯箱（0.4X0.6M1 2 个） 和产品 KT 板写真、 水晶片证书视卖场具体条件定做。C、其它终端宣传物料制作：柱贴、窗贴、地贴、楼梯贴等其它宣传品制作视卖场需要定做。D 、品牌推广部设立网点物料档案，方便备查和制作审核。7、 专项活动费用 （3.15 活动、 年会、 促销等） 、 团体费用 （宾馆） 、CF 广告制作、品牌推广费用、网站建设费用：按“第二项：广告费审批程序”办理，包括相关计划、预算、合同评审、执行、决算、评估。8、市场部广告费用（店招、户外、小区推广等费用）业务经理计划申请， 市场部部长依据地区年度广告费用和总费用计划审核签字。 要求业务经理每月上报本地区广告费计划和累计费用金额（一式三份，市场部部长、品牌推广部、自己各一份）备注：品牌推广部向市场部提供宣传物料制作报价表9 、销售返利费用（05 年， 06 年）按 2006 年经销合同原则和相关内容办理。 2005 年销售返利依据营销副总经理签字确认和财务备案 “ 2005 年销售返利明细表” 办理。2006 年 5 月 10 日