《合同管理办法》(共11页)

精选优质文档-倾情为你奉上合同管理办法深金客服发2012 55号第一条 目的和依据为规范对外签约行为，防范和控制经营风险，加强各类合同的管理，维护深圳金融联客户服务中心（以下简称“客服中心”）的合法权益，依据国家相关法律法规，结合集团公司的相关制度要求，特修订本管理办法。第二条 适用范围本管理办法适用于深圳市金融联客服中心总部及各分支机构。第三条 适用对象本管理办法适用于除人事合同（劳动合同、实习协议）外的其他各类型合同及补充协议，包括业务、采购、投资、招聘、财务等。第四条 合同管理流程1. 合同管理流程包括：合同准备、合同评审、合同签订、合同履行、合同变更与解除、合同管理监督、合同保管与查阅七个主要环节。2. 参与合同评审的各部门应当在收到合同之日起一个工作日之内完成评审工作。3. 合同管理流程中各环节主要工作、责任主体、主要文件、注意事项等，请参阅附件一合同管理审核流程表和审批权限（表1、表2）。第五条 合同订立1. 承办部门在经过调研、洽谈确立意向后，拟定有关书面文件，经业务、法务、财务人员审核后，报有签订权限领导审批订立。合同审核内容及相关职责，请参阅附件二合同管理相关人员审核内容及职责。2. 以公司名义签订合同的，必须由公司法定代表人或授权委托人签字。法定代表人或授权委托人签字时，须确认合同必要、合法、审核完备。3. 签订合同时，合同承办部门有义务对合同对方当事人的资质进行严格审查，应要求对方提供相应证照和资信证明，对相关证件的真实性、有效性认真进行审查、核实，并对其资信状况进行调查。4. 合同文本，尽可能采用公司统一格式的书面文本。并记录、保存相关传真、电子数据等信息。5. 合同分为格式合同与非格式合同；对于非格式合同则按重大合同与一般合同区分管理，一般合同按公司权限审批要求规定执行（参见附件三一般合同评审及用印申请表）。重大合同必须经集团公司法务审核，并最终上报董事长审批后方可签署（参见附件四下属公司重大类合同评审表）。6. 重大合同是指，合同内容包括以下条件之一的合同：对外投资（包括股权投资、风险投资以及其他投资）、财务（贷款、借款、融资）、对外担保、委托理财、委托律师、标的高于公司注册资本的百分之十以上或标的超过100万元以上的合同（对于同一业务多次或分批签订合同的，则以累计计算合同总金额）。以上重大合同如果需要进行招投标的，应当在招投标之前，按照重大合同的审批程序报集团审批完成后方可进行招投标工作。7. 一般合同是指，除上述重大合同之外的合同。8. 对于特殊的或难以判断是否属重大类的合同，在签订前向集团公司审计部咨询后，再执行相关合同审批流程。第六条 合同履行1. 合同承办部门应尽职维护合同的履行，确保合同实际履行过程及结果与合同条款相符。2. 对方当事人不履行或不全面、不适当履行合同时，承办部门应在法定或约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议，并及时调查了解，采取有效措施，避免给公司造成经济损失。相关情况应及时汇报有关部门和领导。3. 经办人员应本着协商解决的原则处理发生履约困难的合同，若协商不成则通过诉讼或仲裁方式解决。第七条 合同变更和解除1. 发生特殊情况而不能全面履行时，应及时与对方协商变更或解除合同。“补充、变更或合同解除”协议书的审批程序，与合同订立审批程序保持一致。合同的变更、解除或补充必须采用书面形式，其份数应与原合同份数一致，并尽快送达有关执行、财务等部门。2. 收到合同对方要求变更或解除合同的通知后，应在合同约定的要约答复期内做出明确的书面答复。3. 出现下列情形之一时，须提出变更或解除合同：继续履行合同，将给公司造成更大的经济损失；由于公司关闭、停产、转产而确实无法履行；由于不可抗力或合同约定的免责条件发生，使合同无法履行；由于对方违约，使我方履行已无必要。4. 基于上述理由变更或解除合同，应尽快通知对方。第八条 合同纠纷处理合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。第九条 合同日常管理公司综合管理部负责合同的日常管理，合同原件应统一交综合管理部保管，并建立合同管理台账，合同管理人员收到合同文本后，应及时在本公司的合同管理台账上记录。合同台账应包括以下基本内容：签约日期、合同编号、合同名称、双方名称、到期日期、承办部门、备注。第十条 对分支机构合同管理要求1. 各分支机构应明确合同管理部门，配备合同管理人员（专兼职合同管理员），执行本合同管理制度。各分支机构应将合同管理人员名单报公司总部综合管理部备案。2. 各分支机构合同的签署必须遵循权限设置执行审批程序，不得私自签订合同。若违反本规定私自签署合同，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关责任人的经济责任和法律责任。3. 合同发生纠纷时，承办部门应及时通知公司总经理，需要通过诉讼或仲裁方式解决的，应及时向集团公司分管领导汇报，同时应迅速收集合同文本、票据、样品、检测结果、证人、证言等证据，与本公司法律顾问或者集团公司法务人员商定代理人、诉讼方案等。4. 各分支机构应每年进行至少一次内部合同管理检查，及时纠错整改，防范法律风险。第十一条 监督与奖惩1. 公司总部综合管理部负责对合同管理工作进行监督。2. 公司对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。3. 公司对以下情形，视情节严重性和公司利益受损情况，对相关人员进行绩效处罚、纪律处罚，并追究相关责任人的经济责任和法律责任。(1)不按本办法规定签订、变更或解除合同的；(2)使用非法手段签订合同的。(3)签订有重大缺陷或无效合同的；(4)丢失合同文本及相关文件的； (5)提供虚假资料的；(6)超越授权或滥用授权签约的；(7)发生纠纷后，隐瞒或不及时汇报或不及时采取措施的；(8)应当追究对方违约责任而擅自放弃的；(9)恶意串通或收受贿赂的；(10)泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。第十二条 附则1、本管理办法适用于所有分支机构，总部综合管理部予以督导执行；2、本办法自下发之日起更新生效，最终解释权属总部综合管理部。3、附件 附件一：客服中心合同管理流程表及审批权限（表1）（表2）附件二：合同管理相关人员审核内容及职责附件三：一般合同评审及用印申请表附件四：下属公司重大类合同评审表附件五：合同编号规则深圳市金融联客户服务中心股份有限公司二一二年十月十七日专心-专注-专业附件一：客服中心合同管理审核流程表（表1）序号流程工作内容责任者相关文件注意事项1合同准备审查对方的主体资格承办部门营业执照审查名称、住所、法定代表人、注册资本、经营范围等调查对方的履约能力和信誉简介、验资报告、财务报表、资信证明等调查对方合同保证度，包括资金、原材料、设备、技术、质量、信誉等；必要时可要求提供验资报告、财务报表、银行资信证明、以及担保等审查签约代表人资格法人授权委托书如果不是法定代表人签约，则应要求对方签约人出具法人授权委托书检查合同基本要素合同文本合同应具备以下基本条款：名称或者姓名、地址、标的、数量、质量、价款、支付方式、履行期限、履行方式、违约责任、解决争议方法等2合同评审审查合同必要性和合理性承办部门合同评审及用印申请表承办人员全程跟踪合同评审和审批过程。审查合同合法性法务人员重大合同审查金额合理性及税务等财务部门合同中有涉及款项和付款条款的，必须有财务部参与评审。综合评判分管副总/总经理/董事长重大合同需董事长审批3合同签定在合同上签字授权代表法人授权委托书若签约代表人不是法定代表人，则应出具法人授权委托书检查权签是否完备综合管理部印章管理人4合同履行组织合同履行承办部门检查收付款情况财务部门处理纠纷承办部门法律顾问、财务部门、律师等提供协助5合同保管合同编号、保管、查询综合管理部合同保管人员合同及相关文件交接表合同管理专员保留本公司所有合同的一份正本，其余正本由业务部门或财务部保管。注意合同保密。6监督与奖惩检查合同管理规范性公司总部综合管理部检查报告和整改意见合同管理工作，纳入其绩效考核中。根据检查意见，及时整改。对合同管理工作进行奖惩总经理表彰状/惩罚意见附件一：客服中心合同管理审核流程表（表2）一般合同重大合同类别发起部门发起部门责任人财务审核总经办分管领导总经理董事长集团业务/项目合同营销规划中心部门经理、市场总监财务经理、财务总监- 审批-行政合同综合管理部部门经理- -人力资源合同人力资源部部门经理-财务合同财务部部门经理-技术合同信息技术部部门经理-【说明】1、实线箭头“ ”为必签部门和岗位，虚线“-”视合同具体情况而定。 2、以上类别合同如果涉及交易金额及结算，或影响财务处理事项的，须经财务部审核； 3、各类别合同达到集团重大合同要求的，审批流程延伸。 附件二：合同管理相关人员审核内容及职责1承办部门职责 审查对方的主体资格 调查对方的履约能力和资信情况 审查签约代表人资格 检查合同基本要素 审查合同的必要性和合理性 组织合同履行，向上级通报履约问题 参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼的准备及善后工作2财务部门职责 审查合同涉及的财务金额的合理性及相关税务问题 积极配合与监督合同履行3法律顾问职责 审查合同的合法性 监督检查合同管理工作4综合管理部职责 审核合同审批是否完备 在合同评审手续完备的情况下，加盖公司印章 安排人员保管公司合同原件及建立合同档案 保管所有合同壹份正本 保管合同评审及用印申请表 为本公司所有合同统一建档 合同编号（参考附件编号规则：附件三） 登记合同查阅（注意保密）6权签人（分管领导、总经理、董事长）职责 审核合同必要性、合理性、金额等重大方面 审批合同 监督、指导合同的履行与合同纠纷处理 审核审批合同变更与解除7.法定代表人 审核签署合同必要性、合理性、金额、评审和审批是否完备等重大方面 签署或授权签署合同（补充合同、变更合同或解除合同等）附件三：一般合同评审及用印申请表一般合同评审及用印申请表申请人申请时间 年 月 日合同名称合同签约双方甲方： 乙方：合同主要内容标的：金额：支付方式：合同执行时间生效时间： 年 月 日终止时间： 年 月 日承办部门负责人意见 日期：财务部负责人意见 日期：分管领导意见 日期：总经理审批 日期：用印种类 公章 合同专用章 业务章印章管理人签字l 常用合同应请本公司法律顾问编制格式合同，此类合同的条款如无变更，则不必提交法律顾问审核。l 此表由合同管理专员保管。附件四：集团下属公司重大合同评审表 公司重大类合同评审表 编号： 申 请 人申请日期合同名称主要内容填写合同标的、金额、支付方式等生效时间签约双方 公司承办部门意见签字： 日期： 公司财务部门意见签字： 日期： 公司主管副总经理意见签字： 日期： 公司财务总监意见 签字： 日期： 公司总经理意见签字： 日期： 公司董事长意见 签字： 日期 集团公司相关部门意见集团公司法务人员意见集团公司主管副总裁意见集团公司主管财务副总裁意见集团公司总裁意见 签字： 日期： 集团公司董事长意见 签字： 日期： 附件五：合同编号规则1、编号规则：公司代码-部门（分支机构）-年份-月份-全年累计序列号2、公司代码：五位，公司字号等拼音开头字母 eg：深圳金融联客服中心股份有限公司（jrlkf）3、部门或机构代码（大写）：部门代码部门代码移动事业部YD银保事业部YB综合管理部ZHGL人力资源部HR信息技术部XXJS营销规划中心YXGH财务部CW北京分公司BJ东莞分公司DG江西子公司JX4、示例：（1）移动事业部今年十月签定的第30份合同号：jrlkf-YD -2012-10-030（2）北京今年十月签订第10份合同号：jrlkf-BJ -2012-10-010