金钥匙酒店管理系统用户手册

金钥匙酒店管理系统用户手册金钥匙酒店管理系统 用户手册目 录第一章 系统基础5第一节公司介绍5第二节系统介绍52.1 系统特点52.2 系统优势62.3 网络架构图：72.4 客房管理与质量分析82.5 预定接待系统82.6 销售决策分析92.6 帐务体系92.7 财务稽核102.8 查询分析10第三节系统概述11第四节基本概念134.1 KKS相关概念134.2 客房概念14第五节KKS基本操作145.1 进入和退出KKS酒店管理系统145.1.1 进入KKS酒店管理系统145.1.2 使用导航功能菜单155.1.3 如何退出KKS酒店管理系统165.2 关于我们16第二章 预订/接待系统17第一节预订接待基础171.1 基本概念171.2 房间信息181.2.1 房间可用性表181.2.2 实时房态盘181.2.3 房间类型19第二节前台预订和接待192.1 散客预订基础实例192.1.1 散客预订基本流程192.1.2 散客预订实例（简单预订）202.2 散客工作窗口介绍212.2.1 主单信息222.2.2 其它信息222.2.3 备注信息232.2.4 预收232.2.5 联房客人242.3 散客预订/接待实例集锦242.3.1 销售散客预订242.3.2 协议单位预订262.3.3 一个散客预订多间房（联房实例）282.3.4 散客接待302.4 团队预订/接待实例31第三章 软件操作注意事项36手 册 使 用 约 定本用户手册对一些格式、规范作了约定，操作者应该熟悉以下约定，方便对手册内容的理解。格式约定：项 目表述方式实 例系统名称金钥匙酒店管理系统KKS 2009 Q2在后面的描述中，如没有特别说明，都以KKS简称代表。项 目 名【】在KKS系统的窗口中有很多需要用户输入内容的项目如【房价】、【房类】等。窗 口散客预订，表示散客预订是一个窗口。功能按钮单击是（Y），表示单击显示为“是”的功能按钮。多级菜单执行菜单名1菜单名2，打开执行前台预订散客预订，打开散客预订窗口，表述的意思为单击主菜单前台预订下的子菜单散客预订。选项卡执行菜单名选项卡名执行接待/预订接待团队管理新团队，表述的意思为单击主菜单接待/预订下的子菜单接待，再进入到团队管理的选项卡中。注意信息注意：对于需要引起注意或补充的内容加以说明。附注：本说明书仅供参考，可能因版本不同，有所差异，请以实际所用软件为准。第一章 系统基础第一节 公司介绍金钥匙软件是四川金钥匙信息技术有限公司严格遵照国家旅游管理局“旅游涉外饭店计算机信息管理、服务信息系统建设规范”指示而研发.金钥匙公司是专业从事酒店管理系统研发、生产、销售、服务为一体的著名高新企业。公司位于中国成都电子科技大学建设路片区。金钥匙公司以电子科技大学计算机学院教研室为契机，融入了全国各地若干阅历资深酒店行业管理专家、著名学者、国家星级评定检查专家、四川省星级评定检查员等多年高星级酒店现代化管理理念之精华，用自己人集体智慧研发成金钥匙公司唯一拥有独立知识产权的金钥匙酒店管理系统。金钥匙公司作为一个国际化管理软件生产商，它脱下计算机信息管理系统传统衣钵的身躯，以“软件人性化、服务个性化”为使命，经过多年不懈努力,公司由单一酒店管理软件发展到旅游资源信息管理系统、餐饮娱乐软件、财务软件、库存软件、会所管理系统、人事工资管理系统、仓储物流管理系统、办公OA系统等多领域、全方位、综合性强的著名高新企业！通过持续创新，公司以信息化带动标准化、以人性化带动个性化，软件正向规范化、品牌化、国际化方向发展！公司本着“人无诚不立，市无信不兴”为道德观念，“天道酬勤”然而今天的成功只是万里长征第一步。“天高任鸟飞、海阔凭鱼跃”，金钥匙人以“诚信、务实、凝聚、创新”为企业文化，始终坚持不懈的为树立“金钥匙”这一民族品牌，融入自己的青春与才华！第二节 系统介绍金钥匙酒店管理系统是基于集团化经营，精品化管理，个性化服务思想.汲取了国内外知名酒店管理理验之精华，采用先进的国际通信技术和计算机技术，全力打造一套适合中国实际国情集智能管理、电子商务、个性化、专业化服务为一体精品酒店管理系统。2.1 系统特点1、 采用最先进的操作系统WINDOWS7.0和数据库SQL20052、 采用B/S三层架构使管理控制零距离，服务零距离3、 界面友好直观可视化操作强，个性化设计4、 采用多语种技术，单据语种自动识别功能5、 强大的自动记费功能，帐务冲调灵活自如且体现个性6、 全面的决策消费系统，以适应酒店各种消费策率7、 强大的自动联房功能，让你轻松自如应对各种帐务8、 严格且多样化的财务核算方式，满足财务灵活多样需求9、 强大的报表自定义功能，灵活自如体现个性10、 安全稳定的产品，高可靠性.Net框架开发平台2.2 系统优势1、 为酒店集团化经营，精品化管理提供了强大、完善的管理软件. 2、 为酒店建立电子商务平台，使酒店内部网络(intranet)与互联网(internet)无缝连接.进而改变传统经营管理理念，实现利润的最大化.3、 为酒店构建虚拟的共赢联盟，使许多家酒店联合起来，构成战略伙伴关系.4、 由亿万网民组成的订房群体,为酒店构成了强大的销售网络. 5、 网络预订更能完整地了解客人信息,为客人提供个性化，更优质的服务,提高了客人的回头率和忠诚度.6、 为酒店的国际化架桥修路.2.3 网络架构图：2.4 客房管理与质量分析全面快捷的质量分析，灵活多样的处理模式服务质量的投诉占38%，其中服务效率占25%，主要集中在网络维护不及时，请即打扫不及时和送报纸、水果不及时；卫生质量占13%，主要反映房间有异味，物品配备不齐；设施设备占26%，主要反映床垫质量差，网速慢，赔偿纠纷占22%；意见、建议占7%；表扬占7%。强大的对客服务分析易耗品主要为客人增加数量；值得关注的是在开门服务上占26%，其中因客人未续房的占14%，因房卡问题占12%；这不但增加了服务工作量，也存在严重的安全隐患。智能化房态差异变更客房迷你吧的自动入帐与统计个性化的宾客留言和智能化短信平台多数据集的客史统计与分析智能化留言、生日提示2.5 预定接待系统严格准确的实时房态，确保销售对客房资源的控制分析灵活多样的房价体系，应用自如的佣金计算策略强大的智能化查询系统，快速准确的体现宾客所需全面准确的中央预定系统，轻松自如的综合利用各种资源多种房态显示风格，信息应用自如智能化短信平台，宾客所有消费自动手机短信告之强大的一卡通管理平台，宾客轻松、快捷入住强大的联防信息、客史档案智能获取灵活、方便、快捷的团队批量处理功能智能化的宾客生日提示、多样化的客史统计智能化一键录入与黑名单管理与提示身份证识别、智能代码帮助、数字化信息应用2.6 销售决策分析全面的协议、会员管理功能足以对付各种营销策略决策分析灵活自如的应对各种销售方案和佣金管理健全且严格的权限控制，多样化的销售员业绩统计强大、实时的业务分析统计、未来房预测功能全方位、多角度、多地域、多来源的客史分析强大的节假日房价自动调整，满足灵活多样的销售策略2.6 帐务体系可视化操作界面，帐务界面集中直观，简单流畅智能化查房使操作轻松自如强大的穿透式查询使联房帐务一目了然人性化帐单编辑，多样化满足宾客不同需求智能化自动记房费严格周密满足财务需求钟点房自动计时，满足酒店多样化需求个性化帐务处理，满足宾客灵活多样的结帐方式智能化统计使灵活多样的交班清晰明了智能化宾客帐务超限提示、钟点房自动到点提示严格的权限，灵活多样的账务冲调功能集成餐饮、娱乐、桑拿等功能为一体打折权限灵活多样、智能化飞单打印库存二级菜单分析，进、销、存统计信手拈来2.7 财务稽核财务制度严谨、财务审核流程国际化经营灵活、操作简单、快捷、方便智能化夜审处理，满足酒店灵活多样管理模式报表丰富多样、穿透式查询使酒店财务游刃有余审核制度严格而多样让管理轻松自如多样化报表倒入、倒出、打印格式使财务应用自如2.8 查询分析智能化穿透式查询功能让管理控制零距离 先进的B/S结构让服务沟通零距离 查询、分析、统计灵活体现 前台、客房、餐饮、娱乐、质量五位一体查询分析 常驻客人、客史分析、宾客来源分析与统计 协议单位消费排名统计与分析 销售人员业绩统计、奖惩分析统计 宾客意见与投诉质量分析统计 严格多样的报表统计显示风格 强大的分析图第三节 系统概述KKS酒店管理系统 Version 2009 Q2适用于经济型以及商务型酒店，能迅速、快捷的处理酒店的基本管理业务。其主要功能模块主要划分为接待/预订、餐娱、客户管理、房管、夜审、报表管理、系统设置七个功能模块组：每一个功能模块组里面都包含了很多子功能页面，甚至包含多级子功能页面。KKS所有功能页面如下图所示：接待/预订餐娱客户管理房管夜审中餐厅茶房会员管理协议单位管理客史管理管间管理报表管理系统设置每个功能菜单都有相对应的子功能菜单按钮，它们每一项都和操作功能密切相连，因此熟悉这些功能菜单是掌握KKS系统操作的基础。第四节 基本概念4.1 KKS相关概念概念描述部门是员工所属的最基本单位，员工按部门进行划分。必须为员工指定一个部门，否则将无法建立员工资料。角色即权限组。类似于windows中的角色。角色中定义了该角色包含那些可以使用的功能和权限。每位员工都隶属于某个角色，否则员工将无法使用任何功能。操作员系统的使用者，每位操作员有以下属性：姓名、登录名、密码、部门、角色。姓 名：是员工的真实名称。登录名：为员工工号，也可为简化名，可以1-16位中/英/数字组成。密 码：1-16位符号，包括特殊符号。区分大小写。注意：为保证系统使用者信息的安全，密码为单向加密，即加密后不可解密。如果忘记密码，不可以修改，只能让系统管理员帮你重新设定。部 门：员工所在的部门，对应上面的部门。角 色：员工隶属的角色，对应上面的角色。角色决定员工可以使用什么功能。班次班次为了方便财务统计和结算。系统中默认为4个班次，可根据需要进行增加和删改，但系统会强制最少保留一个班次。客人账号客人在酒店消费时，无论是什么情况，都会有一个对应的、唯一的账号。账号由系统自动生成，每次权加为1。账号类型为：散客账号 以100000001 起协议单位账号 以300000001 起团队账号 以900000001 起会员账号 以880000001 起哑房账号 以600000001 起注意：每次有新的散客/团队/会员入住时，都会由系统自动生成一个新的账号来记录其间的消费。客人类型有 散客、团队、会员 三大类型。每个类型中都可以使用协议单位、免费房和钟点房。房间类型每一个房间类型都由代码和描述组成，例如：标间-标准房，代码也可由字母和数字组成，例如：BJ-标准房。房价房价分为台面价和定价。台面价是在房类定义时就规定好的一个基础价格，即挂牌价。这将保证每个房类至少都有一个价格。定价可以按照不同的使用性质设定不同的房价，例如：散客为300元，会员为200元。协议房价协议单位跟会员可以设置协议房价，在会员中叫做优惠房价，概念是相等的。一般来说，协议房价要优惠于台面价。钟点房价可以为每个房类设置一套钟点房价，但不是必须的，可以在使用时再进行设置。钟点房价不是固定价，而是活价，即按照房价公式实时算出应付的房费。每一类钟点房价可以设置8个不同的计费公式对应8个小时。营业日由于KKS实现了自动计费，可以真正地免夜审过费，因为时间就是表示当前的自然时间。即现实生活中是什么时间，系统中就是什么时间。不需要夜审之后进行更换营业日操作。联房联房主要用于散客和会员，会员其实等于一种特殊的散客。联房可以在预订和入住时使用，达到快速预订/入住多单的效果。同时联房也将联账，账务需要一起结算的房间可进行联房设置。记账代码客人在酒店中消费的各种款项，叫做记账代码。同时也是财务中的基本单位。例如：房费、加床费、赔偿费等。消费项目类似于记账代码，一般在中餐厅和茶房中使用，并且消费项目可以合计个数，例如：长城干红、爆米花、鱼香肉丝等。借方/贷方每一笔费用都会明确是借方还是贷方。费用为借方的，表示是客人产生的消费，为贷方的，表示为酒店的收款。都可以为负数，为负数时，借方表示取消或冲调的消费，贷方表示酒店的退款。转账对客人的账务进行转移。可以在房间/吧台/协议单位/团队/会员之间相互转账。迟付账即应收账、AR账。通常是指与宾馆签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款。4.2 客房概念房态: V空房 C干净 O维修 D脏房VCOC VDVCOC 接待入住操作；OCVD 收银结帐；VD-VC 客房OC不可直接转化为VC；VD有条件转化为OC；VC可直接转化为VD；客人状态：R预订 I入住 O离店第五节 KKS基本操作5.1 进入和退出KKS酒店管理系统5.1.1 进入KKS酒店管理系统一般我们的工程在为客户配置好系统后，会建立一到三个IE的快捷方式在桌面上。这三个快捷方式都是登录系统，不同之处在于：1、 本机模式。适用于服务器与客户端为同一台PC，没有连接到局域网也没有连接到互联网。2、 局网模式。服务器与客户端为不同的PC，酒店内部搭建了局域网，其它客户段通过局网访问位于服务器上的KKS酒店管理系统。3、 公网模式。服务器与客户端在不同的地点，通过互联网传输数据。这种模式是最开放的模式，可以在任何连通互联网的地方登录系统。双击桌面上的快捷方式，或者接打开IE浏览器，输入IP地址（IP地址可以从系统管理员那里获得），进入系统登录页面，弹出如图1.1所示的登录页面，操作员正确输入【用户名】、【密码】、【班次号】、【验证码】四项信息。图1.1【用户名】操作员编号，代码长度为16位，由电脑管理员事先设置并分配给操作员，工号和操作员是一一对应的。若没有工号，可以请电脑管理员设置。【密码】操作员自己的密码，密码长度为1至16位，在密码输入时要注意字母的大小写的区别。第一次使用时，密码由系统维护员告之，以后的使用中，操作员可以自己修改自己的密码。【班次】根据上班情况从班次下拉列表中选择一个。【验证码】根据右边的验证码图片输入正确的数字。【界面风格】可选项，默认的为Office2007青蓝的风格，可以根据喜好选择不同的风格，一共有9种可选风格。注意：在输入以上四项内容时，可以使用回车或者键盘左上方的TAB键来移动光标。正确输入用户名、密码、班次号、验证码之后，登录成功。进入系统首页。系统首页是空白页，这时需要从左边的菜单中选择某一项功能，才能进入功能页面。（左侧菜单见图1.2）5.1.2 使用导航功能菜单在页面的最左侧，有一个隐藏的工具栏，类似于QQ的自动隐藏，用鼠标点击，其隐藏的选项卡就像抽屉一样被拉出来。见图1.2： 图1.2点击功能菜单，弹出导航菜单，这是整个系统的功能的导航。点击菜单里的某一项可以进入到相关的功能页面进行操作。注意：不同的用户因为所隶属的角色不同，使用的功能也不尽相同，导航菜单是根据用户的权限自动生成，用户没有的权限将不会出现在菜单中。5.1.3 如何退出KKS酒店管理系统KKS酒店管理系统的退出按钮同样是在左边的菜单的最下面，只需要单击退可退出系统重新返回到登录页面。（见上图1.2中的导航菜单中最下面的一项：）5.2 关于我们在进入具体的功能面中，执行帮助关于我们，弹出关于KKS软件的简单信息，如下图1.3所示，帮助了解金钥匙公司及其产品。图1.3注意：信息根据版本号和时间，可能有所变化。第二章 预订/接待系统第一节 预订接待基础为了使读者尽快的将酒店实际业务与预订接待系统联系起来，更好的理解和应用KKS酒店管理软件，我们安排在第一节介绍预订接待系统中常用的一些术语。1.1 基本概念 房 区 一般酒店是由几幢楼组成的，在本系统中，每幢楼则由“房区”来表示，每个房区由1 50个任意的字符组成。 楼 层 包含在房区中，其代码由1 10位任意字符组成。 房 号 一般房间用四位数字表示，称为房号。房号前两位为楼层号，后两位为实际房间号。KKS系统中的房号一般与酒店实际房号匹配。 房 价 指的是酒店对于不同类型客房的门市价（也叫挂牌价或台面价）。 预 留 房 反映酒店各种房类的订房情况，预留房信息是酒店管理房间预订情况的一个重要手段。无论是预订团体，还是直接登记的团体都必须包括此信息，即成员分房以前都须先做预留房功能，保留相应数目的房间。 分 房 指的是在散客工作窗口的【房号】处输入房间号码。1.2 房间信息KKS系统为了便于提供全面的客房信息，创建了各种类型的房类图表。这些图表包括：房间可用性表、客房出租情况表、同住关系表、实时房态盘等。1.2.1 房间可用性表执行接待/预订查询房间可用性表，进入到房间可用性表页面（如图2.1所示）。在房间可用性表中可以直到未来几十天内整个酒店的房间的出租情况：查询日期图2.11.2.2 实时房态盘房态盘在预订、接待和收银页面里均有（如图2.2所示）。实时房态盘反映酒店当前客房的使用情况，是酒店安排客房的最重要依据之一，它在酒店管理中占有很重要的地位。实时房态盘也称平面房态表，特点是全面地反映整个客房的使用情况，对操作员来说，比较直观易懂。房态显示区房态选项图2.21.2.3 房间类型KKS系统允许每种房间类型使用最多20个英文字符或10个中文字符来表示。团队成员在预订登记之前必须做预留房。预订时，房类不能为空；登记时，房类可以为空，输入房号后，系统将自动设置。第二节 前台预订和接待弹出左侧菜单：执行接待/预订 预订，进入到预订窗口。2.1 散客预订基础实例2.1.1 散客预订基本流程散客预订最基本的流程如下：存盘生成帐号预订成功输入客人基本信息打开散客主单工作窗口2.1.2 散客预订实例（简单预订）实例2.1： 客人张先生电话预订一间标准房，部门经理批准房价7.5折，预计下午18：00到，住三天。客人身份证号码是511303198208290039。（要求完整输入所有已知信息）。分 析：根据已知的客人信息，在电脑登记单中分别找到相应的位置，录入基本信息。分解信息：姓名 张先生，身份证 511303198208290039，预订方式 电话预订，抵离日期，房类 标准间，房价7.5折，优惠理由 部门经理优惠。 操作步骤：（1）、执行散客预订，打开散客工作窗口；（2）、输入客人【姓名】，张先生，回车；移动光标至【证件】处，此时【证件】是默认选择【身份证】的，此时将光标转移到后面一栏，输入身份证号码511303198208290039，将焦点移出证件号码输入框。此时可以看到系统已经变更一些相关信息：1、籍贯自动变更为：四川省南充市高坪区2、生日自动变更为：1982/8/293、性别自动变更为：男注意：仅当客人证件类型选择为身份证，并且输入的证件号码为正确的我国身份证号码时，系统才会自动变更上述三列信息。（3）、输入预计到达时间，表示住三天，当选择离开的天数后，系统将根据【到达】日期自动更改【离日】日期；（4）、单击【房类】，在弹出窗口中选择【标间】，【房类】显示。预订房类后，系统自动显示定价、房价方案。要修改房价，必须将房价代码设置为【手工包房】，此时房价处于可编辑状态，在【房价】的第二个空格输入75（表示为原价的75%），单击【优惠原因】，选择【部门经理优惠】。（5）、信息输入完整后，单击左上角的保存，保存所输信息。保存后，系统产生一个帐号，散客工作窗口如图2.21所示，至此散客预订成功。图2.212.2 散客工作窗口介绍我们已经看到散客主单工作窗口（也称客人主单）是预订接待系统中操作使用非常频繁的一个窗口，该窗口包含了散客、团体成员的所有信息，对散客进行的所有操作都可在本窗口中完成。散客工作窗口主要包含五部分的内容（如图2.23所示）：主单信息、其它信息、备注信息、预收款信息还有联房信息。 图2.232.2.1 主单信息用于输入当前客人的姓名、证件、证件编号、性别、单位、地址等信息。【账号】第一次保存客人资料时电脑自动生成的客人流水号；【姓名】输入客人的姓名，默认值为“新客人”；【另名】即客人的其它称呼。【国籍】默认值是“中国”，单击可弹出国籍选择窗口,汇集了196个国家。【证件】输入各类证件的代码，如身份证、护照等，默认为“身份证“。【证件号】与所选证件对应的证件号码。如果输入的是正确的18或15位身份证及编号，系统将自动显示客人的籍贯、性别、生日、地址等各项内容。 【性别】默认值是【男】，可以选择客人的性别。 【协议单位】单击可弹出协议单位选择窗口，协议单位一般是由销售部门预选加入好了的，选择了协议单位，客人便可以使用协议房价。【团队】通过团队开单建立的客人，在【团队】中默认为所属的团队名称。如果是一般散客，【团队】处默认为空。此时选择团队表示将散客加入到某个团队中。 【会员VIP】KKS系统可事先设置多种VIP类别，与协议单位一样，选择了VIP，客人可以享受相应的VIP房价。其它可输入信息有：籍贯、生日等，这些信息可根据实际情况输入，这里不再逐一介绍。2.2.2 其它信息其它信息包含了一些客人次重要的信息，并且是选填信息。例如客人的联系电话、地址、公司、邮箱等，其它信息中还有有专门针对境外客人的信息录入，包括签证类型、签证日期、有效期、签证机关、入境时间、地点等公安境外管理需要的信息。图2.242.2.3 备注信息备注信息为选填，包含了客人来自哪里，去往哪里，停留事由，航班，备用和备注信息。图2.25过境客人临停入住酒店时才会使用这些信息，一般不常用。2.2.4 预收预收中包含了客人在预订或是入住时所交的押金（预订金）等款项。在客人预订或入住时，预收信息是看不见，只有预订或入住完成之后，预收信息才能操作。图2.25也可以在收银页面对客人进行预收款，但收前台接待人员与收银人员所涉及的权限和分工有可能不同，预收是前台接待人员唯一能够参与客人账务操作的地方。2.2.5 联房客人联房客人标识客人与哪些房间有联房关系。一般来说，联房用于某位客人开多间房并且所有房间的账务统一由一间房来结算。参看下图2.26图2.26在联房列表中，详细地标注出了每一间联房客人的账号、姓名、性别、到达和离开的时间、使用的房类房号以及房价。2.3 散客预订/接待实例集锦酒店业务中，散客预订的情况多种多样，其中最简单的预订需要输入这样几个客人信息：客人姓名和预订房类（如果客人是预订到房间的，则同时需要选择房号），保存之后，系统自动生成一个帐号。2.3.1 销售散客预订实 例2.2： 张三是销售员刘德华的客人，他要预订一间总统套房，房价8折。预计今天到，住5天。假设系统定义总套表示总统套房（该定义一般由工程师在前台维护系统中设置）。分 析：本实例中需要注意一点： 张三是销售员客人，因关系到销售员业绩，所以要求前台操作人员输入销售员。分解信息：姓名张三，住5天，豪华套间，房价8折，优惠理由 销售员优惠操作步骤：（1）、执行接待/预订预订散客预订，打开散客工作窗口；（2）、【姓名】张三，然后将移动光标至【证件】处，单击，弹出证件选择窗口，单击“中国旅游证”，并在第二栏中输入签证号。（3）、输入预计到达时间， 【离开】后输入5，表示住五天，系统会根据所输日期自动更改离店日期；（5）、单击【房类】，在下拉列表中选择“总套”，【房类】显示 。预订房类后，系统自动显示房价代码、房价。此时【房价】显示为灰色表示不可改，因为【房价代码】默认为标准房价，将【房价代码】更改为“手工包房”，此时可更改房价。在【房价】的第二个空格输入80，系统自动显示打8折之后的实际房价。【优惠原因】中选择【销售代表优惠】：。（6）、单击【市场员】展开下拉列表，下列表中选择【刘德华】，市场员处显示。（7）、信息输入完整后，单击工具栏上的保存，保存所输信息。保存后，系统产生一个账号。操作完成张三主单如图2.31所示。图2.312.3.2 协议单位预订实 例2.3：鑫端商贸责任有限公司的张良预订一标准间，使用公司的协议，预计今天到，住2天，身份证 511303198606255423，要求送鲜花、早餐。分 析：本实例中需要注意两点： 标准间的原房价是258元/天，由于使用了协议单位，用户需要享受到协议中规定的6.5折房价也就是167元/天。操作员需要注意开单要选好相应的市场码和房价代码，系统会自动根据协议单位的协议房价更改房价。 客人有特要，要求操作者能掌握特要的用法。操作步骤：（1）、执行接待/预订预订散客预订，打开散客工作窗口；（2）、【姓名】张良，输完之后移动光标至【证件】处，单击弹出证件选择窗口并选择【身份证】，再将光标转移到后面一栏，输入身份证号码511303198606255423。（3）、输入预计到达时间， 【离开】后输入2，表示住两天，系统会根据所输日期自动更改离店日期；（4）、点击【房类】下拉列表框，并选择，单击“标间”。预订房类后，系统自动显示房价代码、房价。注意，此时的房价应该为标准房价。 （5）点击【协议单位】弹出协议单位选择窗口，这里将会列出所有协议单位，如图2.32所示：图2.32可以看见有很多协议单位，如果用肉眼去查找，在上千个协议单位中是件非常困难的事，这时可以关键字过滤来进行查找，只需要在客房名称下面的输入框内输入“鑫端”两个字，再点击旁边的过滤按钮，选择“包含”，将列出所有名称中包含“鑫端”二字的协议单位,如下图所示：图2.33可以看到，鑫端商贸责任有限公司这个协议单位已经被准确地找到了。双击它表示选中，系统将自动关闭此页面返回到预订页面中。此时预订页面中的【协议单位】一栏已经选择了鑫端商贸责任有限公司：。（6）、点击【市场码】下拉列表框并选择“协议客人”，此时房价代码会出现“协议包房”的选项。（7）、点击【房价代码】下拉列表框并选择“协议包房”，系统会根据所选的协议单位的协议房价自动更改房价：（8）、信息输入完整后，单击工具栏上的保存，保存所输信息。保存后，系统产生一个账号，如图2.34所示，预订成功。图2.34（9）、此前为灰色的两个按钮：特殊要求和新预订（联房）已经变为可用，这时可以为预订客人添加特要信息。单击特殊要求弹出特要窗口，添加“送鲜花”和“包早餐”这两项特殊要求，如图2.35所示：图2.35至此，协议客人的预订以及特殊要求的添加全部完成。2.3.3 一个散客预订多间房（联房实例）实 例2.4：客人刘敏人（女）预订5间单人房，接待员同意房价八折，因客人马上就到，酒店给客人分房。分 析：本实例的特点是预订时分房，操作时要注意与上实例的区别。操作步骤：（1）、执行接待/预订预订散客预订，打开散客工作窗口；（2）、【姓名】输入刘敏人 ，完成之后移动光标至【性别】处选择女，【国籍】选择默认值。（3）输入预计到达时间，单击【房类】下拉列表框，并选择，单击“单间”。预订房类后，系统自动显示房价代码、房价。单击【房号】弹出房间选择窗口，选择一个单人间。（4）、信息输入完整后，单击工具栏上的保存，保存所输信息。保存后，系统产生一个账号，如图2.36所示。图2.36（5）、点击新预订（联房），打开联房窗口，如图2.47所示。图2.37（6）单击增加联房打开选择联房房间页面，选择5个要联房的房间，然后点击确定，如图2.48所示：图2.38此时，包括最初预订的房间和联房的5间房一共6间房就预订完成，是不是非常的方便和快捷。这时联房页面中列出了所有联房客人的信息，如图2.49所示：图2.392.3.4 散客接待客人的预订和接待操作流程基本相同，因此掌握了前面的几种预订后便可以按部就班地应用到接待操作上来。这里只演示一个简单的散客接待操作流程，操作员只需要注意以下几点便可： 在接待模块中的散客工作窗口中，有保存和入住两个按钮，要区分这两个按钮的区别。保存= 预订，入住= 入住。 散客预订时可以不选择房间，在接待时由接待人员为客人分配房间。散客接待时必须选择入住的房间号。 实 例2.4：客人李四（男）开1间单人房，无折扣全房价，直接入住，酒店给客人分房。分 析：本实例的特点是最觉的散客接待入住，操作时只需要填好客人的姓名和证件信息即可。操作步骤：（1）、执行接待/预订接待，打开接待功能页面，这时将看到整个酒店的房态盘，切换到客人管理选项卡，点击新客人，打开散客工作窗口；（2）、【姓名】输入李四 ，完成之后移动光标至【性别】处选择男，【国籍】选择默认值。然后将移动光标至【证件】处，单击，弹出证件选择窗口，单击“身份证”，并在第二栏中输入身份证号码：511303198208290039。（3）输入预计到达时间，单击【房类】下拉列表框，并选择，单击“单间”。预订房类后，系统自动显示房价代码、房价。单击【房号】弹出房间选择窗口，选择一个单人间。（4）、信息输入完整后，单击工具栏上的入住，保存所输信息。保存后，系统产生一个账号，并且客人入住到酒店，可以看到相应房间的房态盘图标已经改变，如图2.40所示：图2.402.4 团队预订/接待实例酒店业务中，团队的预订和接待的情况相比散客就要单一得多，基本上操作步骤都是依照下面几步来完成：团队信息填写设置付费模板设置团队房价成员分房和排房团队入住。实 例2.2： 温州旅行团是我酒店的常住客户，这次又带团来我酒店入住，团队中一共有15位成员，他们需要7个单人间，5个标准间，3个商务套房共15间房，房价为台面价的80%。旅行团已经来到酒店，需要马上分房入住，并且所有团队成员的房费由团队统一支付，但其它消费由成员自付，住5天。分 析：本实例中需要注意三点： 由于是常住客户，享受优惠房价，因此在定义团队房价时要进行折扣操作。 房租房是由旅行团统一结账，因此在团队房费模块中要进行相关的定义，但是除房租费之外的其它费用都由各房间自付。 如何一次性入住整个团队成员。操作步骤：（1）、执行接待/预订接待团队管理新团队，进入团队工作页面；（2）、【团名】温州旅行团，本示例中，国籍、领队、籍贯都可忽略不填。（3）、输入预计到达时间， 【离开】后输入5，表示住五天，系统会根据所输日期自动更改离店日期；（4）、在房数处输入15，表示团队入住15间房。（5）、信息输入完后，单击保存(Enter)，保存所输信息。保存后，系统产生一个团队账号。操作完成温州旅行团团队主单如图2.41所示。图2.41（6）、只有在团队信息保存后，才可进行后面的操作，下面进行团队付费模板的设定。切换到团队付费模板选项卡，这里列出了哪些费用应该由团队来支持，将房费打勾并点击保存，如图2.42所示。图2.42（7）、切换到团队付费模板选项卡，点击预订留房按钮进入到预留房页面，本页面中可以设置预留哪些房型，留多少间，房价是多少。预留房操作如下： 预留7间单人房： 预留5间标准房 预留3间商务套房操作完成后关闭预留房页面，这时将看到刚才的3个操作所预留房的信息：注意：房价要进行8折优惠。（7）、切换到排房选项卡，点击新排房，在房类中选择“单间”，房数输入7。，点击开始排房。排房结果中将会列出所有可以排出的间房，并且系统自动选择最前面的7间房。如果不满意系统所选的房间，可以自行选择其它的房间：点击确认，保存所排的房间。（8）、重复第7步，排出剩下的5个标间和3个商务套房，所有房间排完之后，可以看到左边的列表中的排房数已经跟预留数相一致，如图2.43。图2.43同时切换到成员管理选项卡中可以看到已经出现15位成员的列表，如图2.44所示：图2.44（9）、此时团队跟成员都是预订状态，关闭团队工作窗口，在视图中选择“预订团队”，找到并选中温州旅行团，点击团队入住中的“入住团队主账，同时入住所有成员”，如图2.45所示：图2.45至此一个团队从预订到入住所有操作都已经完成，团队成员已经入住成功，可以在房态盘看到相关房间已显示入住，见下图2.46：图2.46第三章 软件操作注意事项1. A.一位客人为几位客人付账请使用联房的功能，在联房的主账房入住的情况下，点击“新联房”，搜索要联房的房间点击确定即可联房成功。联房成功后请手动修改联房客人的入住信息。B.需要注意的是联房的房间费用会自动产生到主账里面，但不包括从客房吧转入的消费，客房吧的消费请在结账时手动转入主账。结账时请先结离联房客人，最后结离联房主帐。C .联房状态下可以点击右键选择“取消联房”“把此房设为联房主房”等功能，请按照具体情况使用上述功能。2. 夜审现在为电脑自动夜审，夜审时间为凌晨的6点钟。请在夜审之前确认所有房间的房价录入是否正确，如果和手工单据不符请及时更改房价，以免在夜审产生房费后不必要的冲调。3. 注意：如果发现有夜审没有产生费用的房间，请及时手动添加房费。4. 在下午14点以前请及时催房，及时给客人做离店或者续房处理，时间超过离店时间的话系统会显示红色字体提示前台人员。5. 特别注意：如果午夜12点以后仍然没有做续房（离店）处理的房间，系统会自动将此房变成“干净房”，在房态盘将不会显示客人的入住信息。发现这类情况请前台人员在“接待”页面的“客人管理”将变成红色的房间信息改正，做续房处理后房态盘上面的客人入住信息将会再次出现，做离店处理客人会进入离店客人。6. 交班请打开“今日账目查询”，一般选择“所有班次”，选择“正确的时间段”，选择“系统自动房费”。然后查询即可获得此时间段的费用情况，“借方”为酒店的营业收入，请及时上缴财务。“贷方”为客人留在前台的押金（现金）。请用上一个班次遗留下的现金加上当前的“贷方”金额再减去“借方”（此借方的费用请及时上交财务）。剩下的现金为本班次交给下一班次的现金。7. 注意：如果前台实际的现金和上述查询产生的费用不相符，请前台人员拿出手工单据逐个核对报表明细，找出其中的操作错误，及时使用“冲调”等功能予以更正。第37页共37页