恒大营销品牌档案资料管理实施细则

（3）实物档案收集移交时须同时提供以数码形式形成的实物档案电子版，并附上文字说明，由形成部门整理完毕后移交营销品牌档案室档案管理员集中保管，每半年移交集团档案中心综合档案室，营销品牌档案管理员留实物数码电子版台帐备查。（4）声像档案按类型（专题）-年代的方法进行分类，并注明声像档案内容、时间、背景、作者等信息，档案形成后三个工作日内由录制（拍摄）人员整理移交给营销品牌档案管理员。 （5）移交时，双方根据移交目录，移交部门资料员须与档案管理员共同清点，逐份仔细核对。共同清点查对确定无误后，双方办理档案移交接收手续。（6）未按标准移交的档案资料，档案管理员有权拒收，对档案保管工作造成的影响由移交部门负责。3、档案的借阅（1）档案借阅，必须填写借阅审批表，呈请领导签字同意。 （2）集团系统内借阅档案，必须由本单位或部门负责人签字后再由营销品牌中心领导审批同意后方可借阅。（3）外单位借阅档案，必须由对口业务部门人员办理借阅手续，并负责档案的完整归还。（4）实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件或声像电子版形式提供利用，不提供原件。4、集团营销品牌中心与各地区公司对营销品牌归档责任区分（1）各地区公司档案室（含广东地区）收集并归档各地区公司营销品牌档案。（2）各地区公司（含广东地区）所获奖牌、奖状、纪念品等实物档案及时存放当地公司档案室，各地区档案室每半年以数码方式形成实物电子版报集团营销品牌档案室备案。（3）各地区公司的开盘前营销策划方案（包含须报集团审批的相关方案）市场调研、营销及定价方案、销售广告策划及媒体投放审批方案、销附件一：营销品牌档案归档范围及要求一、文书档案1、项目营销文书归档范围：（1）公司各项目的营销策略（包含市场调研、策划方案、营销及定价方案、销售广告策划及媒体投放审批方案）（2）项目楼盘平面广告、楼盘新闻（报纸、杂志类）（3）销售物料（画册、楼书、销售单张、户型手册等）2、公司品牌文书归档范围：（1）公司组织沿革、发展史、公司大事记等；（2）刊登董事局领导接受访问的报刊、杂志；（3）董事局领导在各种重要会议和活动上的讲话稿（包含内外部）；（4）公司品牌宣传方面的形象广告和新闻宣传（包含新闻宣传通稿（日常销售、品牌宣传、重大事件）审批表及外宣的媒体报刊）；（5）刊登本公司重要管理和业务活动的画册、报纸、杂志、简摘等企业文化和品牌宣传刊物；（6）公司重要活动，庆典和重大仪式等策划活动方案和实施计划。（7）公司和楼盘表彰评选、议程等全部过程资料。3、归档份数：董事局领导讲话稿和公司大事记、新闻宣传媒体原件、内部品牌宣传原件资料归档二份，其它资料归档一份（领导特殊要求归档份数除外）。4、归档要求： （1）营销项目档案按项目进行整理，楼盘项目销售完毕后进行移交。 （2）归档的文书档案按年度保管期限问题结合机构、时间进行分类、排列、有详细的卷内目录和相关的文字说明并整齐装盒。 （3）归档的文件原则上一律为原件。二、声像档案（包括照片、录音、录像、光盘、磁盘等） 1、归档范围 （1）各个时期领导班子及有关重要活动，及反映公司各个历史时期建设面貌的声像资料； （2）本公司内外部组织或参加的重要会议及活动声像资料； （3）反映本公司主要职能活动和工作成果的声像资料； （4）各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料； （5）上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料； （6）公司项目重要工程建设中形成的主要声像材料（包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、售楼开盘仪式、楼盘重要促销活动或项目全貌等）； （7）荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料； （8）其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等。2、 归档时间 声像档案资料应在形成后3个工作日内随立档部门其它载体形态的档案同时送档案中心办理归档。如有特殊情况可以适当延长归档时间，一般最长不能超过半个月。 3、归档份数 声像档案资料一般存档2份，重要的须归档10份。4、归档要求 （1）归档的声像档案必须图像清晰，声音清楚，能反映事件主要内容和真实面貌，归档前要进行试听或图像检查，防止伪劣品归档； （2）声像档案必须附文字说明，字迹工整、表述准确。应包括时间、地点、内容、人物、背景、摄（影）像者等信息； （3）以数码形式归档的，立档单位应当将其制成光盘。光盘与录音带、录像带和磁带等同时归档。分别整理、编目、保管，并注明互相参见号； （4）声像档案的整理由摄录人员负责，档案管理员协助； （5）声像档案应采取按问题（专题）年代的方法进行分类组卷。在一个卷内，应保持前后一致，不能随意变动。三、实物档案。1、归档范围 （1）本公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、荣誉证书、光荣册等。 （2）上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。 （3）各种重大活动中形成的具有重要价值的礼品、纪念品（册）等及本单位对外交往中获赠的重要纪念品等。 （4）机构成立以来使用过的牌、匾及各种标识、标志和CI系统等。 （5）公司印章等其它有保存价值的实物。2、归档时间 实物档案一般于获得后3个工作日内移交，如有特殊情况可以适当延长归档时间，一般最长不能超过半个月。3、归档要求 （1）归档的实物要保持整洁、无破损，并附有文字说明，内容包括收到实物的事由、实物发放者、数量、领取实物的时间、地点、人员、背景等。 （2）实物档案按载体形式分类，同一载体的实物档案按以年度、实物档案代号、4类别代号、流水号方式编号。 （3）实物档案应编制“实物档案目录”。实物档案目录将以年代时间为序先后排列。 （4）实物档案标签。实物档案应制作标签。标签统一使用电脑打印。标签尺寸高度24MM，宽度自定。标签内容为：年度、实物档案代号、类别代号、流水号。标签粘贴位置：实物档案标签贴放的位置应视不同实物的具体情况分别对待，但必须贴在较醒目的地方。为便利查找、排列，同一类别的实物，标签粘贴的实物背面的右上角或统一的位置。 （5）任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。附件二：营销品牌中心各职能部门资料保管范围1、各项目市场调研（复印件）；2、各项目楼盘策划方案（复印件）；3、各项目营销及定价方案（复印件）；4、各项目销售广告策划及媒体投放审批方案（复印件）5、各外地项目销售物料（画册、楼书、单张、户型手册、按揭须知等）；6、各外地项目楼盘平面广告、新闻宣传（报刊、杂志类）；7、与外部门往来的联系函、通知、会议纪要；8、请示报告（有领导重要批示的留复印件，原件归档）；9、以营销品牌中心立项签订的合同复印件； 10、存档以外的各类新闻宣传报刊、光盘以及内部刊物等。