收发文管理制度

收发文管理制度第一节 总则一、为适应集团及子公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由相应综合管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，子公司由负责人指定人员进行文件管理相关事宜。第二节 文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为四种：“xxx发”、“xxx人发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“xxx发”用于公司及各部门的对内对外发文，由相应综合部统一编号；“xxx人发”、文件由发文部门自行编号，另外由相应综合部统一认定。（公司其他部门均以“xxx发”的代号发文，以各部门名称发文，须在发文权限范围内。）五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十二、文件纸一般使用A4型。第四节 收 文一、收文一律使用各部门收文处理单。二、外来文件均由相应综合管理部指定专人收文，由相应综合管理部统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门，未在本地的子公司由文件管理员按照以上流程进行。第五节 办 文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、办文由相应综合管理部统一安排，包括文件的分送、传递和催办，未在本地的子公司除外。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、文件的催办由相应综合管理部负责，防止漏办或延误，未在本地的子公司除外。五、严格按照时限要求完成。六、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。七、文件办理完毕后，统一交由相应综合管理部指定专人保管、立卷归档，未在本地的子公司除外。第六节 发文一、发文一律使用各部门发文单二、发文程序如下：公司内部发文:拟稿人部门负责人核准综合部主任综合部统一编号打印总经理签字（盖章）发文备案对外发文:拟稿人部门负责人审核综合部主任总经理核准综合部统一编号打印盖章（签字）发文备案第七节 其他一、时限要求：1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。2、机密文件：阅后应立即保存在保险柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照档案管理制度执行。四、处罚如有违反上述流程，罚处相应负责人50元-100元，情节严重者移交相关法律部门并予以辞退。