档案室管理制度 公司档案室管理制度范文

档案室管理制度 公司档案室管理制度范文为提高公司的档案管理水平，更有效地保护和利用档案，需要制定并实施相应的管理制度。WTT今天为你整理了公司档案室管理制度范文。公司档案室管理制度范文一第一条：档案接收制度1、定期收集各项目监理部在工程施工过程中形成的具有保存价值，经过整理立卷的不同载体的文件资料;2、档案室要对各项目监理部的立卷归档工作加强监督、检查和指导;3、接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：=548;应归档的文件材料齐全、完整;文件应按公司档案管理的要求，并结合工程实际情况合理整理、立卷;=548;归档的文件材料应按照工程建设程序以时间和专业等分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用;4、接收档案的时间和手续=548;工程项目竣工后一个月内，监理项目部将竣工资料整理完毕后填写档案移交清单(一式两份)，写明案卷标题、案卷数量及移交时间，交所属工程部检查审核;=548;工程部审核合格后在档案移交清单上签字，同竣工资料一齐交总师室档案管理人员验收。=548;总师室档案管理人员验收合格后，在档案移交清单上签字，双方各留一份，竣工资料留存公司库房。第二条档案的管理制度1、按照档案形成的特点，保持档案之间的连续性和完整性，使归档的档案资料能真实的反映工程建设的全过程，如实体现项目监理部的工作情况，便于查阅和检查。2、对接收档案进一步系统化管理，主要是：=548;对所接收的档案进行严格检查，包括各案卷是否完整，分类是否清晰明确，组卷是否合理，编目工作是否齐全;=548;对归档的档案进行电子信息化管理，便于查询和调阅;=548;定期对归档档案进行清理，对超过10年的项目监理资料移交丹利库房保存，对超过20年的项目监理资料在征得总师室领导同意后销毁。第三条档案保管制度1、档案库房需保持适宜的温度，并配备灭火器。库房内严禁吸烟，消除一切火灾隐患。2、对库房照明线路定期检查，发现问题及时检修，防止短路引起火灾。3、档案入库前要进行检查。被虫咬蚀的档案不能入库。库房内要定期投放防虫药，并勤于检查。4、档案管理人员进出库房时要关灯，锁好库房门。5、档案库要经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。6、档案资料以盒或卷为单位，按同一项目资料统一存放的要求入库。7、库房柜要编制顺序号，应有档案资料存放的示意图。第四条档案的统计制度1、认真做好档案资料数量的统计。以原始记录为依据，做到准确可靠。第五条档案的保密制度1、档案管理人员要认真做好库房的安全保卫和保密工作，非本部门人员未经同意，不得进入库房。2、档案资料一般不准外借，必要时可摘录，必须复印时须经总师室同意并登记备案。凡需复制保密档案材料须经总师室领导批准后方可复制。3、如遇所借档案丢失，须及时通知总师室，并写明情况以便及时处理。4、档案管理人员应维护档案完整、准确、系统、安全为准则，做到不失密、不泄密。第六条档案的销毁制度1、对已期满的档案材料列出档案销毁清单，经公司及总师室领导确认后进行销毁。2、执行销毁时，指定专人负责，监督销毁，并且销毁记录上至少有两人以上的签名_。公司档案室管理制度范文二一、总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求(一)档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。(二)各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。三、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。2、公司档案大致分为以下几类：(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;(2)文件类：分外来文件和内部文件;(3)制度类：管理制度汇编;(4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。(5)计划总结类：分年度计划及总结等;(6)会议纪要类：办公例会纪要等(五)档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。四、归档及保存年限(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：(1)公司章程、合同(2)股东名册(3)组织规程及办事细则(4)财务报表(5)政府机关核准文件(6)不动产所有权及其他债权凭证(7)工程设计图(8)公司规章制度(9)其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：(1)预算、决算书类(2)会计凭证(3)事业计划资料(4)其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：(1)期满或解除之合约(2)其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：(1)结案后无长期保存必要者。(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理(一)借阅1、借阅手续：(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向办公室借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。(2)办公室接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。档案归还时，经办公室核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经办公室主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。(二)销毁1、每年保管期限已满的档案由办公室编制纸质和电子的档案销毁清单，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清单需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签字、监销人签字、销毁时间。2、销前，按照清册清点;销后，在清册上签名_盖章，并将监销情况报告本单位负责人。档案销毁清单需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设项目、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。(三)移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。(四)保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。六、附则(一)在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。(二)本制度自印发试行之日起执行。公司档案室管理制度范文三一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案室，并禁止操作玩耍电脑。二、查阅档案资料时，必须经矿长、总工允许，凭准阅证履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。三、档案室内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。五、离开档案室时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管档案室钥匙，同时把电关掉，以免把电脑、打印机、复印机损坏。六、档案室应保持清洁卫生，通风干燥，摆放物品整齐有序，不得乱堆乱放。档案保管制度一、为了充分发挥档案的利用率，入档时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损，做到反复修复，保证档案的完好性。三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作，文件资料要有目录、有索引，以方便查找。五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。档案借阅制度一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，(必须经矿长或总工及办公室主任批准)阅后直接面还保管人员。二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。三、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。四、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅复印档案材料。看过公司档案室管理制度范文的人还会看：第 13 页 共 13 页