公司记录控制程序及规范

QP402记录控制程序年月日发布中年月日实施1 目的和范围对记录的标识、贮存、保护和处置进行控制，为证明产品和服务质量符合规定要求及质管理体系有效运行提供证据，同时也为提供服务的可追溯性及制定纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。本程序适用于服务实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。2 引用文件QP401 文件控制程序3 职责3.1 人力资源部负责记录的归口管理，以及内审、培训、纠正、预防措施等记录的管理。3.2 各部门负责本部门记录的管理。3.3 记录的填写人员对记录的真实、完整、准确和清晰性负责。4 工作程序4.1 记录的范围凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与服务质量有关的信息等均属“记录”范围。包括：4.1.1 与质量管理体系有关的记录：管理评审记录，文件控制记录、纠正、预防措施记录、基础设施和工作环境记录、产品和过程监视和测量记录以及人力资源、培训记录等。4.1.2 与质量活动有关的记录：与产品（服务）有关的要求的评审记录、供方评价记录、产品标识记录、不规范服务、不合格品控制记录、顾客投诉处理记录、纠正和预防措施记录、质量计划相关记录等。4.1.3 供方记录：产品证明书、检疫化验单等。4 记录的编号及表格设计4.2.1 记录的编号按 文件管理规定,由人力资源部统一管理。4.2.2 表格设计a) 人力资源部对记录各种表格进行全面策划，统筹安排，组织编制；b) 记录格式由各有关部门设计,报人力资源部审查后试用,在试用中修改完善;c) 经试行确认适用后,由人力资源部编制“记录一览表” ；d) 行业统一规定的表格，按其规定执行。4.3 记录的填写与要求4.3.1 记录及时、真实、完整、准确；字迹清晰、工整、易辩认；有记录人员签名及日期，一般用钢笔或圆珠笔填写。4.3.2 记录不得随意涂改。当填错需更正时，只允许划改（能看清原文字或数据） 。对于记录的数据更改时，应划改后盖上更改人印章或签名。4.4 记录的管理4.4.1 记录实行分部门的管理办法。各部门指定专人负责收集和保管记录。4.4.2 各部门将收集上来的各种记录分类登记编目、标识整理、装订和保管。4.4.3 企业内部人员，为了追溯、验证或制定纠正和预防措施等目的，可查阅记录，确需借阅时应履行借阅手续，由保管部门领导批准。当合同有规定时，经主管副总经理批准后允许顾客或其代表查阅，借阅的记录，不得更改、遗失或损坏。4.4.4 归档、贮存、保管和处理a) 各种归档记录的保存期限见“记录一览表” ；b) 记录的贮存地点应确保整洁、干净、防火、防潮、防虫蛀鼠咬，并防止损坏丢失；c) 质量记录保存期满，由保存部门开列清单，报主管领导批准后销毁，QP40 文件控制程序 ，作好记录，保存销毁清单。4.5 记录可采取各种媒体形式，如文字、照片、胶片、图表、磁带、磁盘等。5 记录记录一览表