业主档案管理标准作业程序

业主档案管理标准作业程序一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业业主档案的保管与跟踪 三、职责 1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。 2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1)经业主签署后的业主公约。 (2)经业主签署后的消防安全责任书。 (3)业主家庭情况登记表。 (4)钥匙领用登记表。 (5)业主证领用登记表。 (6)业主入住验房表。 (7)装修施工申请表、相关图纸及施工单位资料。 (8)违章处理通知单及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。 (10)其他应保存的资料。 2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。 4、业主档案的跟踪 (1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中： 通讯电话联络方式发生变化时； 业主发生更替时。 (2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。 5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。 6、业主档案应永久保存。 7、将各业主资料输入电脑进行管理。