公司办公室管理制度

公司办公室管理制度一、总则为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步加强管理和明确办公程序,提高办公效率,保障和促进公司战略目标的实现，特制定本制度。二、着装要求1.穿戴整洁，端庄大方。有统一制服的部门，应着工作服上班。2.上班时间，男士着正装，不得穿无袖上衣，下身着长裤或西装套装;女士着职业装或正规服装，不得着无袖上衣，超短裙或紧身衣，不宜戴过多首饰。3.所有员工不得穿奇装异服，不得穿拖鞋上岗，男士不得穿短裤。4.男士禁止留长发，蓄须。女士禁止浓妆艳抹。5.如发现有违反上述要求的员工，责令其限期改正。三、应答电话1.在接听电话时，要用礼貌用语。首先要说：“您好!中控科技”。如遇占线，应说 “请稍后”等礼貌用语。结束通话时，应说“再见”等礼貌用语。2.若是转接别人电话，则说“请稍后”等礼貌用语;如他人不在，则说“如果方便，我可以转告”等礼貌用语。3.禁止使用公司电话打私人电话或用公司电话聊天，包括打入的电话。接拨电话言语尽量简洁，做到长话短说。相关部门及时打印话费清单，掌握和报告公司业务电话及私人电话的拨打情况。4.接打电话声音要柔和适度、态度热情。与客户讲电话时，要讲普通话，使用文明用语，口齿伶俐。不能使用方言，更不能对客户使用不礼貌用语。5.洽谈业务时声音要以对方能听清楚为准，不得干扰周围人正常工作。四、工作秩序1.严格遵守作息时间，不迟到、不早退、不无故缺勤，严格执行请销假和考勤制度。2.服从上级领导安排，如有不同意见可与领导沟通;如沟通无果，先保留意见并服从执行，事后可向总经办反馈解决。3.为建立企业形象，在工作时间内，所有员工应佩戴工牌。如有损坏，应及时更换。4.工作时间内不能吃零食，不能做与工作无关的事情。5. 在工作时间内，除正常工作应酬外不得在办公区域抽烟喝酒。6.办公室的卫生，由公司员工每天轮流打扫，个人的垃圾由自己清理，保持良好的工作环境。7.在午休时间，行政前台须有专人值班，负责接听电话、接发传真和来访接待等，不得空缺。8.工作时间内，工作区域不得大声喧哗，不得长时间谈及与工作无关的话题，自觉遵守各项规章制度。9.员工在对外交谈时要注意仪表风范，言谈举止要恰当，既维护公司的商业利益又不失公司严守信誉的原则，时时处处树立公司形象。10.员工不得泄露公司秘密，诋毁他人企业。11.尊重别人隐私和遵守公司制度，做到不听、不问、不传。12.按时参加会议，会议期间，与会者必须将通讯工具关机或调至静音状态。开会期间避免频繁进出或在室内打电话，以免影响他人。13.下班时，员工应随手整理自己的办公桌，关闭自己所用电器、电源，最后离开的人员应关闭室内所有电器、电源，并关好门窗。五、办公物品使用1.办公设备是公司的固定财产，除财务会计帐记载外，行政办公室要进行登记、领发、回收。未经允许，不得擅自挪用办公设备。2.办公设备由行政办公室进行不定期的检查核对，使办公设备做到帐、卡、物相符。3.做好办公设备定期维护、保养、检查等预防安全工作。为延长设备的使用寿命，应做好日常的保养工作。4.公司公共设施由行政办公室负责定期保养工作。5.办公设备应达到“四定”、“五无”要求：“四定”指定人管理、定位放置、定完好率、定期检查;“五无”指无人为损坏、无残缺不全、无公物私用、无乱堆乱放、无私改用途。6.发现办公设备损坏或发生故障时，应及时向行政办公室报修，以便及时解决。7.使用打印机打印文件，注意节约打印机耗材，没有特殊要求应双面打印。凭旧硒鼓或墨盒领用新硒鼓或新墨盒，日常加强维护以延长硒鼓使用周期。8.使用复印机复印文件，没有特殊要求应双面复印，注意节约纸张。未经允许，不得复印公司领导签字文件。9.不得使用传真机拨打电话、传真复印个人资料，严禁传真涉及公司机密的文件。10.公司员工所需办公用品，由公司专人负责购买，每次领用办公物品需填写领物登记表(包括IP电话卡)。11.领用物品要节约使用，不得造成浪费。六、电脑管理1.办公电脑要定期清理文档资料，定期检查病毒，做好电脑保洁、除尘工作。2.防止电脑病毒的传播，不得随意使用外来程序，若需使用，必须使用查杀病毒软件查杀病毒后方能使用。一旦发现电脑出现异常，应及时通知电脑管理人员。3.使用财务系统等涉及公司机密事项的电脑严禁开通互联网。4.上班时间不得浏览与工作无关的网站、网页;不得使用QQ进行聊天或谈论与工作无关的话题;不得从事网络游戏;不得对外发送涉及公司机密的电子邮件。如非工作需要，个人不得使用摄像头、耳机。5.电子文档要建立文件夹分类保存，文件夹属名要简洁明了，易于检索文档，重要文件要加密保存。6.重要电子文件或文件夹要定期备份，并做好记录，妥善保管，防止遗失、损坏。七、文档管理1.办公文档是指办公过程中产生的文件材料，是管理人员保存的具有一定时效性、可追溯价值的资料，不包括技术资料、技术档案以及财务档案。2.非保密级档案可由本人或公司存档;机密文件，由公司存档。3.办公文档不属于私人文档，岗位变动要办理办公文档交接，不得私自销毁文档或带走。4.办公文档要摆放整齐，分类存放，标识统一清楚，方便查阅。5.办公文档作为本单位内部文档，除保密文件外，其他文件可以查阅。6.对于文件的索取借阅，必须有双方部门经理批注，管理人员见凭证，提供文件。文件需用后归还，由管理人员再次存档，任何员工非经允许无权随意销毁公司存档材料。7.公司所有办公存档文件，查阅后必须尽快归还存档。八、处罚事项以上条款如违反一次，情节后果轻微者，先对其进行批评教育;情节后果恶劣者，批评教育后可再追加相应处分。如有再犯，记警告处分一次。警告处分三次以上者，记过一次;累计有两次以上记大过者，公司将予以停职或解雇处理。九、附则1.本制度自下发之日起开始执行，同时其他相关文件废止。2.本制度由行政办公室负责解释和修改。