公司内部控制制度-第一章-供应内部控制制度-第二节--组织机构及岗位职责

公司内部控制制度-第一章-供 应内部控制制度-第二节-组织 机构及岗位职责 第二节 组织机构及岗位职责 一、 部门及部门职责 1、供应循环管理组织机构 ? 供应部: 直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安排，规划供 应部内部具体业务的管理模式； 实施归口物资的采购、仓储、配送运输，相关的物资购存进度及结构规 戈V、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流信息管 理、物流成本控制； 供应部内部设一个业务统筹管理控制机构，即计划成本组；两个业务运 作机构，即采购组和仓库管理组；一个信息辅助机构，即档案资讯组。 2 ? 计划成本组: 与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责 物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并 汇总分析和报告预算完成情况； 制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，设定仓 库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调研，制定进 货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供 应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供应商引进的建议; 对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范性 指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据 资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据等，向供应 部经理提出改进采购业务的建议； 按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购； 计划成本组内部岗位包括计划成本主管、材料物资计划员、非生产性物 资计划员、招标管理员、成本管理员、库存控制员。 ? 采购组: 分解采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业 务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异 记录等，形成自我监督和接受外部监督； 具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略， 收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯组汇总，直接参与供应 3 商交易考核； 采购组内部岗位包括采购主管、采购经理。 ? 仓库管理组: 库区、仓位和运输配送的具体安排调度； 仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销毁 等实物管理，在库物资仓储保管。 实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础帐务 记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信 息监管，在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口; 仓库管理组内岗位包括仓库主管、仓库管理员、收料员、发料员、质检 员、仓库统计员、总统计员。 ? 档案资讯组: 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括 供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案 等； 按权限级别控制档案资料的调用； 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库, 提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持； 档案资讯组内设立档案管理员。 2、供应循环涉及部门及职责 ? 财务管理部: 4 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等供应循环控 制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要合同会签、参予和监督招 标议标采购、以及相关控制评价工作。 ? 会计部: 定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审 核、对帐、核算 ?各职能部门（生产部、设备部及其他）: 提出物资和劳务等项目请购需求，传递需求计划或请购需求，参与 特定采购程序。 ?法务部: 对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。 ? 质量技术部: 负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。 ?审计部: 对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。 、岗位职责 ?供应部经理: 协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限 额控制本部门的业务运作； 审定采购库存业务参数指标的设定结果； 制订和调整供应商管理与合作的原则和政策； 5 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进 目标并指导具体推进措施； 审核和提交存货资产损溢的定期处理报告； 审核超预算采购支出和费用支出 ? 计划成本主管: 制订采购业务控制参数，汇总和提交采购方面的预算分析报告； 汇总、审核、修订和提交物资供应计划，根据计划审定结果下达采购指 令，组织监督采购经理计划完成情况； 组织供应商规划和管理工作，制订进货价格成本控制目标和推进具体控 制措施，协调和指导计划成本组公室的整体工作。 ? 材料物资计划员: 制订并根据实际物料需求的变动调整生产性原辅料月度供应计划，监督 采购组计划完成情况和收集反馈信息； 收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 ? 非生产性物资计划员： 制订五金、配件、劳保、办公用品等物资的季度供应计划，监督采购组 计划完成情况和收集反馈信息； 收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。 6 ? 成本控制员: 负责集团内关联企业供应商的年度、半年度利润成本分析，定期进行外 部重点供应商季度询价，控制采购经理的询比价程序，收集主要物料的 市场行情资料; 根据基本进货成本信息和财务管理部传递的成本变动数据，提交重点物 料进价成本管理改进目标的建议。 ? 招标管理员: 负责按照设备部及使用部门共同制订的设备购置质量、型号、技术规格 标准和进货渠道限制标准，制作标书，组织具体招标活动，并与设备部 和使用部门共同确认招标结果，向米购组传递米购指令； 归集所有招标工作档案并在资讯组存档。 ? 库存控制员: 负责库存物资动态信息的跟踪、汇总，监控库房控制指标的达成情况； 与统计员进行数据交流，定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库 主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告； 定期按库存参数标准提出补货需求。 ? 档案管理员: 负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新, 进7 行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表； 按权限管理资料调用，对供应部内部主管以上级别管理人员调用资料提 供全部权限，主管以下级别管理人员调用须经各主管授权，供应部外部 人员调用资料经供应部经理确定权限。 ? 采购主管: 分解采购计划，下达采购指令，指导和监督采购经理完成采购业务，完 成计划成本组的采购计划； 对采购经理的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材 料市场的一般数据资料。 ? 采购经理（采购员）： 按采购指令和操作规范的要求完成具体采购作业，对供应商实施询 比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情 况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。 ? 仓库主管: 指导和监督物资日常进出库作业，制订和调整库存参数； 组织进行定期存货流转状况分析，审定并提交分析报告； 制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产 性损耗，提交存货异常状态解决方案。 8 ? 仓库管理员: 负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理 报告，报废存货、滞存物资处理报告。 ? 收料员: 物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点 和制单，日常在库物资仓储作业。 ? 发料员: 物资正常出库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等发料环节交接， 物料出库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。 ? 质检员: 参予入库交接环节和原辅料不定期抽检，外包装初检和质检抽样，填写请 验单，协助质量技术部质检员进行检验工作。 ? 总统计员: 物资进出票据汇总，建立并具体负责库房二级明细帐核算统计工作； 与仓库统计员核对月进销存报表，向会计部报月报表和汇总出入库单据 ? 仓库统计员: 物资进出票据汇总，各仓库的台账（三级账）和每日进销存报表核算统计工作, 当月进销存报表，与供应部总统计员核对报表。