温江会计培训会计电算化账套管理

温江会计培训 http:/www.sc-px.org/ 一、启动系统管理系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。如果是初次使用本系统，则第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理。系统建立账套和指定相应的账套主管后，才能以账套主管的身份注册系统管理。1.以系统管理员的身份注册系统管理系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和权限，监控系统运行过程，清除异常任务等。系统管理员是系统中权限最高的操作员，他要对系统数据安全和运行安全负责。第一次运行系统时，默认的系统管理员账号为admin，口令为空。企业在正确安装应用系统后，应该及时更改系统管理员的密码，以保障系统的安全性。2.以账套主管的身份注册系统管理账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转)，以及该账套操作员权限的设置。对所管辖的账套来说，账套主管是级别最高的，拥有所有模块的操作权限。由于账套主管是由系统管理员指定的，因此第一次必须以系统管理员的身份注册系统管理，建立账套和指定相应的账套主管之后，才能以账套主管的身份注册系统管理。系统管理员( Admin)和账套主管看到的系统管理登录界面是有差异的。系统管理员登录界面只需包括服务器、操作员、密码三项，而账套主管登录界面除以上三项外还必须包括账套、会计年度及操作日期。3.注册系统管理的操作步骤【例2-1】以系统管理员(admin)的身份注册进入系统管理操作步骤：在“开始”菜单中选择“程序用友ERP-U8系统服务系统管理”，进入“用友ERP-U8【系统管理】”窗口，如图2-1所示。图2-1未注册的系统管理单击“系统注册”，打开“注册【系统管理】”登录对话框，如图2.2所示。在“操作员”输入框中输入用友ERP-U8默认的系统管理员(admin)，密码为空，选择相应的账套，单击“确定“按钮”，即可注册成功。图2-2 以系统管理员的身份注册系统管理以系统管理员的身份登录后，进入到“用友ERP-U8【系统管理】”窗口，如图2-3所示。图2-3 注册后的用友ERP-U8【系统管理】窗口操作说明：选择进入用友ERP.U8系统服务系统管理或运行ERP-U8子系统，进入注册登录界面。选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称;在服务端或单机上的用户则选择本地服务器。输入本次需要登录的操作员名称(或代码)和密码，系统会根据当前操作员的权限显示该操作员可以登录的账套号。若要修改密码，则单击“更改密码”按钮。选择账套和要进行业务处理的会计年度。在“操作日期”组合键入操作时间，一般是当前时间。输入格式为yy-m-dd。二、账套管理账套管理包括账套的建立、修改、引入和输出。其中，系统管理员有权进行账套的建立、引入和输出操作;而账套信息的修改则由账套主管负责。1.建立账套企业应用会计信息系统之初，首先需要在系统中建立企业的基本信息、核算方法、编码规则等，称为建账，然后在此基础上启用会计信息系统的各个子系统，进行日常业务处理。为了方便操作，会计信息系统中大多设置了建账向导，用来引导用户的建账过程。在建立企业账套时，需要向系统提供以下表征企业特征的信息，归类如下：(I)账套基本信息包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。账套号：由于在一个会计信息系统中，可以建立多个企业账套，因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标志。账套名称：一般用来描述账套的基本特性，可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系，共同来代表特定的核算账套。账套路径：用来指明账套在计算机系统中的存放位置，为方便用户，应用系统中一般预设一个存储位置，称其为默认路径，但允许用户更改。账套启用日期：用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点，一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定，一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时，一般还要设置企业的会计期间，即确认会计月份的起始日期和结账日期。(2)核算单位基本信息包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通信方式等。在以上各项信息中，单位全称是必须项，因为发票打印时要使用企业全称，其余情况全部使用企业的简称。(3)账套核算信息包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码方案、数据精度等。记账本位币：是企业必须明确指定的，通常系统默认为人民币，很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。企业类型：是区分不同企业业务类型的必要信息，选择不同的企业类型，系统在业务处理范围上有所不同。行业性质：表明企业所执行的会计制度。编码方案：是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定，以便于用户进行分级核算、统计和管理。数据精度：是指定义数据的保留小数位数。以上账套参数确定后，应用系统会自动建立一套符合用户特征要求的账簿体系。【例20】创建账套操作步骤：在“用友ERP-U8【系统管理】”窗口，单击【账套建立】，进入“创建账套”对话框，如图2-4所示。图2-4 “创建账套”对话框输入账套名称和相关的账套信息后，单击【下一步】按钮，进入“创建账套单位信息”对话框，如图2-5所示。输入“单位名称”等相关信息后，单击“下一步”按钮，进入“创建账套核算类型”对话框，如图2-6所示。选择“账套主管”为demo，选择好“企业类型”、“行业性质“、“科目预置语言”等后，单击【下一步】按钮，进入“创建账套基础信息”对话框，如图2-7所示。图2-5 填写单位信息图2-6选择核算类型图2-7 设置基础信息根据据企业的实际情况，选中相应的复选框后，单击【完成】按钮，弹出如图2-8所示的询问提示框。单击【是】按钮，系统开始创建账套。图2-8询问提示账套创建完毕后，弹出如图2-9所示的“编码方案”对话框，所有的编码方案都可以到9级。如果需要修改系统自动生成的编码方案，则可以选择相应项目，相应级别对应的方框，并用键盘输入所需的编码长度。图2-9设定编码方案设置完毕后，单击【确定】按钮即可保存设置，再单击【取消】按钮，进入如图2 -10所示的“数据精度”对话框。图2 -10 “数据精度”对话框设置好相应的数据精度后，单击【确定】按钮，弹出如图2 -11所示的提示对话框，询问是否立即进行系统启用设置。如果需要启用，则单击【是】按钮;如果希望以后进行启用设置，则单击【否】按钮。图2-11询问是否进行系统启用设置2.修改账套账套建立完成后，如果发现有些参数有误需要修改，或者希望查看建账时所设定的信息，则可以执行账套修改功能。只有账套主管有权修改账套，即便如此，有些系统已使用的关键信息仍无法修改，如账套号、启用会计期。当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容，这时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。操作步骤：用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。选择“账套”菜单中的“修改”，则进入修改账套的功能。 系统注册进入后，可以修改的信息主要有：账套信息：账套名称单位信息：所有信息核算信息：不允许修改基础设置信息：不允许修改账套分类信息和数据精度信息：可以修改全部信息单击【完成】按钮，表示确认修改内容;若放弃修改，则单击【放弃】。提示：如在账套的使用中，可以对本年未启用的会计期间的开始日期和终止日期进行修改。只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。使用该会计期间的模块均需要根据修改后的会计期间来确认业务所在的正确期间。只有账套管理员用户才有权限修改相应的账套。例如，若第4会计期间为3. 26-4.25，现业务数据已经做到第4个会计期间，则不允许修改第4个会计期间的起始日期，只允许将第4个会计期间的终止日期修改成大于4.25(如4.28)，且不允许将第5会计期间的起始日期修改成小于4.26(如4.23)。【例20】修改账套账套设置完毕后，如果需要更改或补充账套信息，那么可以通过“账套修改”功能来完成。操作步骤：以账套主管身份登录(登录过程与系统管理员登录过程类似，这里不再赘述)。修改账套。在“用友ERP-U8【系统管理】”窗口中，单击“账套”菜单中的“修改”命令，即可按系统向导进行账套修改，如图2 -12所示。图2-12 “修改账套”窗口3.引入账套引入账套是指将系统外某账套数据引入本系统中。在计算机环境中，无论是计算机故障或病毒侵犯，都会致使系统数据受损，这时利用账套引入功能，恢复备份数据，可以将损失降到最小。另外，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。用友财务软件中账套数据恢复功能是通过软件的引入功能来实现的。账套数据恢复是账套数据备份的反向操作过程。该功能一方面可以恢复系统内受损的数据，另一方面将有利于集团公司的操作。系统管理员在系统管理界面单击【账套】的下级菜单【引入】，则进入“引入账套”的功能。【例2-4】引入账套操作步骤：以系统管理员的身份注册进入系统。单击【账套】的下级菜单【引入】，进入“引入账套数据”窗口，如图2-13所示。图2-13 引入账套窗口选择所要引入的账套数据备份文件，文件名统一为UfErpAct.Lst.如图2-14所示。系统管理员在界面上选择所要引入的账套数据备份文件和引入路径，单击【打开】按钮，表示确认。选定后，弹出系统提示信息，询问是不是要重新指定引入账套的存放路径，根据情况进行选择，如图2-15所示。单击【否】按钮，开始引入账套，稍候，系统提示“账套引入成功!”。图2-14 “引入账套数据”对话框图2-15 “是否重新指定账套路径”对敌框提示：引入账套号如与系统内已有的账套号重复，建议在引入前将系统内账套数据先进行备份。4.输出账套账套输出是将系统产生的数据备份到硬盘、软盘等存储介质，一方面为保证数据的完整性，另一方面当系统遭受意外破坏时，可以利用备份数据尽快恢复系统，从而保证企业日常业务的正常进行。当企业初始建账时，数据错误很多或某些情况无须再保留企业账套，可以将机内账套删除，账套删除会一次将该账套下的所有数据彻底清除，因此执行此操作时应格外慎重，为数据安全起见，系统一般提供账套删除前的强制备份，并且只授权于系统管理员企业实际运营中，存在很多不可预知的不安全的因素，这些因素的存在有可能对系统安全造成致命性的损害。因此，对于企业系统管理员来讲，应该及时地将企业的数据存储到不同的介质上。用友软件财务数据的存储功能是通过软件的输出功能来实现的;另外，对于异地管理的公司，财务数据的备份有利于解决审计和数据汇总的问题。【例2-5】输出账套操作步骤：以系统管理员(admin)身份注册进入“系统管理”。单击【账套输出】，如图2-16所示。图2-16 “账套输出”窗口弹出“账套输出”对话框，如图2 -17所示。图2-17 “账套输出”对话框选择要输出的账套，单击【确认】按钮，系统进行输出的准备工作。任务完成后，系统弹出“选择备份目标”对话框，如图2-18所示。选择好备份目标后，单击【确认】按钮，系统提示输出成功。图2-18 “选择备份目标”对话框提示：只有系统管理员( admin)才可以进行账套输出。如果在输出账套时，同时选中“删除当前输出账套”，则账套输出完毕后，系统将账套数据源信息删除。5.设置自动备份计划在用友ERP-US应用系统中提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动定时对设置的账套进行输出(备份)。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。【例2-6】设置自动备份计划为北京宏远科技有限公司111账套设置自动备份计划。计划编号：2006-01;计划名称：111;账套系统初始化期间备份计划;备份类型：账套备份，发生频率：每天;发生天数：l;开始时间：12: 00: 00;有效触发：2小时;保留天数：10天;备份路径：D：lll账套备份计划。操作步骤：以系统管理员身份或者账套主管身份注册进入“系统管理”，单击【系统设置备份计划】，如图2-19所示，即可打开“设置备份计划”对话框。单击上方【增加】按钮，打开“增加备份计划”对话框，如图2-20所示。依次输入计划内容井选择相应的账套后，单击下方【增加】按钮，完成备份计划的设置。6.账套删除此功能是根据客户的要求，将所希望的账套从系统中删除。此功能可以一次将该账套下的所有数据彻底删除。操作步骤：以系统管理员(admin)身份注册，进入系统管理模块。然后从“账套”菜单下级的“输出”功能进入。图2-19 “设置备份计划”操作窗口图2-20 “增加备份计划”对话框此时系统弹出账套输出界面，在“账套号”处选择需要输出的账套，并选中“删除当前输出账套”，单击【确认】进行输出。此时，系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径(此处系统只可以选择本地的磁盘路径，例如，c：backup下，等等)。选择输出路径，单击【确认】，完成输出。此时，系统提示：“真要删除该账套吗?”，确认后系统删除该账套，取消操作则不删除当前输出账套。注意：正在使用的账套此时系统的“删除当前输出账套”是置灰不允许选中的。删除完成后，系统自动将系统管理员注销。账套删除和账套输出备份的操作基本一样，区别只是在输出选择界面选中删除操作和完成备份后的删除确认。