担保有限公司档案管理制度

担保有限公司档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强公司档案工作的科学管理，根据国家关于档案工作的有关规定，特制定本制度。第二条 本制度所称的档案，是指担保有限公司从开始筹建时日起所产生的有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等不同形式的历史记录。本公司的档案包括以下四类：（一） 文书档案；（二） 业务档案；（三） 计算机技术档案；（四） 财务档案。第三条 公司各部门在各项工作活动中形成的全部档案，根据本制度进行管理。第四条 公司总经办是公司文书档案管理部门，主管公司的文书档案管理工作。总经办应指定至少一人负责保管公司的档案，并指导各部门的文件、资料的形成、积累和归档工作。第五条 公司实行分部门立卷归档制度，各部门应指定专人负责将应当归档的材料收集齐全，并进行整理、立卷，每宗业务完结后，所及档案及时向公司档案室移交，并于次年的四月前进行年度档案移交。任何人都不得将应归档的材料据为己有或者拒绝归档。第六条 公司配备档案橱等设备，确保文件的安全。第七条 档案管理人员对工作尽心尽责，自觉维护和执行国家的法律及档案工作的规章制度，提高档案管理技能，保证完成档案工作的各项任务。第八条 档案管理人员的基本任务：（一） 做好文件材料的立卷归档工作；（二） 管理各种门类和载体的档案和重要资料；（三） 按有关规定提供档案利用；（四） 进行档案的鉴定工作，建议销毁超过保管期限的档案；（五） 办理领导交办的其他有关的档案业务工作；（六） 按规定办理应向上级部门移交的档案。第二章 文件材料归档范围第九条 凡是公司在工作活动中形成的，并已办理完毕的，具有保存价值的收发文、传真件、会议材料、电话记录、内部资料、公司编印的刊物，图表、薄册、照片、声像制品、电子文档等，都必须立卷归档。第十条 凡办理完毕的具有查考、保存价值的文件材料，由各部门档案管理人员按照立卷程序和保管期限等规定整理立卷。第十一条 立卷的原则是按照文件材料的自然形成规律，保持文件之间的自然联系，正确区分文件的保存价值，使案卷能反映本级的历史面貌和各项业务活动，便于保管和查找利用。第十二条 文书档案类主要由公司总经办负责整理归档，具体范围包括：（一） 主管机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；（二） 主管机关颁发的属于本公司主要业务并要执行的文件，以及普发的、非本公司主要业务但需要贯彻执行的法规性文件；（三） 代主管机关草拟并被采用的最后草稿和印本；（四） 主管机关转发本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。（五） 公司颁发的（包括转发的）文件、电报、电传、传真稿；（六） 公司的请示与上级机关的批复文件，下级的请示与公司的批复文件；（七） 公司筹建期间报送主管机关的筹建申请材料及开业申请材料；（八） 董事会各个委员会以及董事会的会议记录等文件材料；（九） 公司各个委员会以及总经理办公会议的记录等文件材料；（十） 公司监事会、股东会、工作会议、专业会议、表彰会议的文件材料；（十一） 公司大事记、重要的电话记录；（十二） 各部门年度以上的工作计划、总结；（十三） 领导检查下级工作，调查研究形成的重要文件材料；（十四） 汇总的各类统计表和统计分析资料；（十五） 各部门在经办具体工作过程中向领导的签报材料；（十六） 副总经理以上领导主要公务活动形成的重要文件、信件、电报、电话记录、照片、声像资料；（十七） 公司关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料；（十八） 外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议、会谈记录、纪要、重要的声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品的清单，与境外签订的协议、协定、合同、换文（正本、副本）；（十九） 与有关单位签订的合同、协议书；（二十） 公司编辑出版的刊物、各类年报、简报、各种汇编资料；（二十一） 关于公文运转、印信、档案、信访、保密、保卫等工作的文件材料； （二十二） 本公司申请办理各种注册证、照等材料（如营业执照、税务登记证、法人代码证书、法人代表证书、统计证、房产权证、土地使用权证等）及各类年检填报材料；（二十三） 公司申请参加各种学会、学术团体等申报材料证书；（二十四） 有关涉及诉讼仲裁等活动的法律文书；（二十五） 财产、物资、档案的交接凭证、清册；（二十六） 关于基本建设的文件材料（如合同、预决算资料等）（二十七） 党和国家领导人、人民代表、上级领导来公司视察、检查工作时的重要指示、讲话、题词、照片、声像等资料；（二十八） 有关业务机关对本级工作检查形成的重要文件材料；（二十九） 各级各部门之间或非隶属单位之间联系、协商工作的重要来往文件；（三十） 个人参加学习、培训、会议等从外单位带回的与本级工作有关的、未经文书处理登记的文件材料；（三十一） 下级报送的重要的综合性工作计划、总结、典型材料，财务预、决算等材料；（三十二） 关于干部职工聘任、招聘、调动、培训、评定职称、退休（死亡）等工作的文件材料；（三十三） 劳动工资、人员编制、工资福利等工作的文件材料；（三十四） 其他应当立卷归档的材料。第十三条 业务档案类主要由公司各个业务部门负责整理归档。第十四条 计算机技术档案类是指公司在计算机开发应用研究活动中形成的，作为查考依据和原始记录保存的图像、图表、文字声像、计算数据等科技文件材料，主要由信息技术人员负责整理归档。具体范围包括：（一） 公司日常的业务运作平台、公共数据信息平台的维护记录；（二） 有关技术系统的突发事件处理记录、结论和相关的应对措施；（三） 计算机及其他硬件设备和软件系统文件材料；（四） 计算机技术改造和技术引进文件材料；（五） 公司业务运作软件以及公司管理软件的有关资料；（六） 计算机房的基建和综合布线等有关资料；（七） 有关计算机管理和应用制订的各项技术规范、制度及管理办法；（八） 其他应归档的技术资料。第十五条 会计档案类是指公司财务工作中形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，该类档案主要由财务部负责整理归档，具体包括：（一） 会计凭证；（二） 会计帐簿；（三） 会计报表；（四） 其他有关会计资料。第十六条 不归档文件的范围：（一） 重份文件；（二） 公司内各部门互相抄送的文件；（三） 无查考利用价值的事务性、临时性文件；（四） 未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿；（五） 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、（六） 提出一般性建议意见的投资人来信；（七） 上级机关发来供工作参考或公开阅知的文件材料；（八） 非隶属机关抄送的不需要办理的文件、材料；（九） 为参考目的从各方面收集的文件材料；（十） 参加非主管机关召开的会议，不需要贯彻执行和无查考第三章 文件材料的立卷装订第十七条 文书档案立卷要求（一） 文书档案的收集1、 凡是公司各部门在各项工作和活动中形成的具有查考利用价值的文件，必须收集齐全，除文件正本外，还应包括其附件；2、 在归档文件中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与原件、多种文字形成的同一文件分别组合在一起，不得分开。（二） 跨年度文书处理不同年度的文件一般不得放在一起立卷，以下情况作特殊处理：1、 跨年度的请示、批复文件归入批复年度，没有复文的归入请示的年度；2、 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；3、 跨年度的案件材料，归入结案的年度；4、 跨年度的规划放在文件针对的第一年；跨年度的总结放在针对的最后一年；上一年的总结和下一年的工作计划放在总结的一年；5、 预决算、统计报表归入内容针对的年度。（三） 案卷的组合1、 案卷组合的基本要求是以问题为主，按文件类型组合，也可视文件数量适当合并，卷内文件内容应尽量单纯，避免过杂、过厚；2、 案卷组合形成一般按以下内容和顺序进行：（1） 会议文件按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；（2） 各部门业务会议中形成的文件、调研材料、制度、办法等一般按单一问题组合；（3） 工作总结、计划等文件，一般可按责任者或名称组合；（4） 非诉讼案件文件材料，按立案问题或人头组合，可一案一卷或一案数卷；（5） 统计报表、名册等可按格式、名称组合；（6） 简报、刊物可按名称或期号组合。（四） 卷内文件的排列卷内文件排列要有条理，应保持文件之间的历史联系，使卷内文件形成一个有机的整体，一般可按时间顺序或重要程度排列。1、 密不可分的文件一般是批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；2、 一个作者、几个问题的案卷，先按问题集中，然后按重要程度结合时间排列；几个问题的案卷，先按问题集中然后按重要程度，结合作者、时间排列；3、 非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，证据材料在后；4、 会议文件的排列顺序为：通知、名单、议程、报告、总结或会议纪要等。（五） 卷内文件编目1、 编页号卷内文件经过系统排列后，用号码机在文件正面右上角、北面（有字的）左上角依次编页，北面空白的不编号。文件上如附有保存价值的公文处理章也应编页数，一本案卷为一起止号；2、 填写卷内目录可用计算机打印，但格式必须符合要求；如手工抄写，必须使用钢笔并用碳素墨水或蓝黑墨水；卷内文件目录有：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注：（1） 顺序号：卷内文件依其排列先后填写次序号，占有一个顺序号的文件称为一件。卷内文件件数的计算应遵循以下原则：印件与底稿、正件与附件作为一件计算。转发件与被转发件可作为一件计算，但在备注中要注明被转发件的文号。批复与请示、来文与复文应作为两件计算。有的领导批示直接写在请示上，不另复文的，可作为一件计算，但在卷内目录的题名中XX请示后面加（与批示）；（2） 文号：完整填写文件的字号和文号；（3） 责任者：是指发文的名义，不是指拟稿者或签发者。责任者名称过长的可采用通用的简称；（4） 题名：即文件标题，一般照实抄录。原文过于简单不能反映文件内容的，应在标题后加括号注写文件提要；没有文件标题的文件，可自拟标题。会议记录应填写每次会议的主要内容；（5） 日期：填写文件制发日期。没有日期的文件应考证清楚后填写；（6） 页号：填写每份文件的首页号，最后一份文件填写起止页号；（7） 备注：对卷内文件作必要说明。（六） 填写卷内备考表卷内备考表放在卷末，内容为本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。1、 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、页次变化、相关文件的卷号需要说明的问题；2、 立卷人：由立卷者签名；3、 检查人：由部门分管领导检查后签名；4、 立卷时间：填写完成立卷时间。（七） 写案卷封面案卷封面内容包括类目名称、案卷标题、保管期限、时间和件、页数：1、 类目名称：以年度组织机构分类的填组织机构名称。以年度问题分类的，填问题名称，如：秘书类、人事类；2、 案卷标题：即案卷名称。拟写案卷标题要简明确切，合乎文法，全面反映卷内文件的内容，一般不超过50个字。标题的结构要完整，一般应包括责任者、问题、文件名称三要素。责任者可用通用的简称。字迹要工整、清晰；3、 保管期限：填写立卷时划定的保管期限；4、 时间：卷内文件起止年月；5、 件、页数：装订的案卷要填写卷内总件、总页数，不装订的案卷要填写总件数；（八） 案卷装订1、 装订前应去掉文件材料上的金属物；2、 破损的文件应贴补好，发现用复写纸写、传真件或用圆珠笔书写的重要文件要进行复制并与原件一并订入卷内；3、 文件材料装订部分过窄或有字的，要用纸条加宽再装订，纸面小的，加贴在十六开纸上；4、 文件材料是外文的，应附有译文；5、 装订时两边取齐，纸张大的要折叠、裁切，不能超出卷皮；6、 案卷应用三孔一线的方法用线绳装订，每孔相距六公分左右。装订线结扣后应留出线头，线头留在卷底。装订好的案卷应牢固、整齐、做到线不压字，页不漏订。第四章 档案的保管和利用第十八条 公司应建立档案库，以保证档案的安全。总经办根据需要购置档案橱，档案放置力求做到防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀。第十九条 档案人员要熟悉留存档案的情况，主动了解各项工作对利用档案的需要，为档案利用提供优质服务。第二十条 文书档案借阅办法为了维护档案的完整和安全，凡查阅和借用档案必须遵守以下规则：（一） 凡借阅档案，无论是否借出档案存入场所，都必须办理借阅手续，并视情况记录档案利用效果；（二） 公司工作人员借阅所在部门一般业务档案，经部门负责人批准后直接到各部门查阅；应工作需要借阅其他部门的业务档案或公司机密档案，须经分管领导批准后方可借阅；（三） 外单位工作人员来本公司各部门借阅档案资料，须持单位介绍信，写明借阅档案的用途和范围，经分管领导批准后方可借阅；（四） 借阅档案一般只限在档案存入场所查阅，如因特殊情况确需借出的，应报主管领导批准，一般不超过一个星期，退回借阅的档案时，收卷人应当面检查有无缺损，注销借阅登记后放回原处；（五） 外单位工作人员来本公司查阅档案，一律在档案存入场所阅卷，不得借出；（六） 借阅者应爱护档案，不得污损、涂改、勾划档案，不准拆散案卷，不得转借档案。第五章 档案的鉴定和销毁第二十一条 公司档案人员每年年初应对档案进行一次清理，对已超过保管期限的档案和无归档价值的文件材料进行鉴定，并在总经办负责人的主持下，对确无保存价值的档案编制清册，经主管领导批准后销毁。第二十二条 销毁档案时，应由总经办人员负责监销，防止档案遗失或泄密。监销完毕，监销人要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。第六章 档案移交第二十三条 档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案移交手续。第二十四条 档案移交要填写档案清单，双方根据清单核对，并履行签字手续。第七章 奖 惩第二十五条 公司各部门应建立和完善档案工作检查和考核制度，对于档案工作成绩特别突出者，应给予精神和物质奖励。第二十六条 对违反档案法和公司规定的行为，按照档案法实施办法和公司有关规定，予以处罚。第八章 附 则第二节 本制度依据现行有效的法律、法规的有关规定而制定，公司将适时根据有关法规的要求和公司业务的发展作进一步的调整和完善；如遇有关法律、法规作出调整与本制度不一致时，公司依据新的法律、法规的规定执行。本制度由公司负责解释。