公司接待标准

上传人:仙*** 文档编号:34220424 上传时间:2021-10-20 格式:DOC 页数:13 大小:237KB
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青海航空投资管理有限公司接待管理办法一、目的为树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待,严格标准,统一管理”的原则。二、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理 综合管理部为公司接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要来宾的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障;公司各部门在接到重要来访预约后,报综合管理部,并协助拟定接待计划,需公司领导出面的重要接待,应提前2天告知综合管理部。四、计划与准备1、综合管理部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时,对来宾接待,应了解来宾基本情况:来宾职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定接待计划,排出日程安排表,酌情安排接待标准。2、综合管理部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。3、综合管理部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店,酌情安排酒水、香烟、用餐标准;提前按接待标准预约好来宾下榻酒店,酌情在房间内准备相关资料水果、香烟等。4、综合管理部根据情况计划安排来宾游览路线等。5、因特殊会议需要综合管理部须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿,安排摄影摄像等。6、综合管理部根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,司机车辆听从综合管理部部长和主接待人员协调安排,统一调度。7、综合管理部根据情况提前购买车票及机票。五、审批程序1、各部门招待来宾,要距就餐或住宿时间至少提前1小时报公司综合管理部,由综合管理部按公司规定标准安排。2、综合管理部对业务招待做统一登记,根据登记记录持发票到财务报销。3、综合管理部负责招待费结算,发现未经批准超出标准招待的,超出部分由负责招待人承担。4、凡违反规定,擅自超标准招待、招待未经综合管理部登记统一安排的,一律不予报销。五、接待标准一级接待标准:陪同人员:董事长、总经理、副总经理、综合管理部部长1、迎接:董事长、总经理、副总经理、综合管理部部长在高速路口、机场、车站迎接,注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序(遵守介绍时的先后次序。正规的做法,是要先介绍身份较低的一方,然后再介绍身份较高的一方。即先介绍主人,后介绍客人;先介绍职务低者,后介绍职务高者;先介绍男士、后介绍女士;先介绍晚辈、后介绍长辈;先介绍个人,后介绍集体。在接待外国来访者时,若宾主双方皆不止一个,则为其双方进行介绍时,要先介绍主人一方,扣介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度,初次见面时,时间一般控制在3秒内。介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。)2、参观:董事长、总经理、副总经理、综合管理部部长陪同。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准:综合管理部根据标准预定酒店: 5、下榻宾馆标准:综合管理部根据标准预定酒店; 6、综合管理部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线。7、综合管理部根据情况购买礼节性礼品。二级标准:陪同人员:总经理、副总经理、综合管理部部长、相关部门部长1、迎接:由综合管理部安排相关人员在高速路口、机场、车站迎接,引导来宾。2、参观:总经理、副总经理、综合管理部部长、相关部门部长陪同。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准:综合管理部根据标准预定酒店: 5、下榻宾馆标准:综合管理部根据标准预定酒店; 6、综合管理部根据情况购买礼节性礼品。三级标准:陪同人员:分管副总经理、综合管理部部长、相关部门部长1、迎接:由综合管理部安排相关人员在高速路口、机场、车站迎接,引导来宾。2、参观:分管副总经理、综合管理部部长、相关部门部长陪同。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准:综合管理部根据标准预定酒店; 5、下榻宾馆标准:综合管理部根据标准预定酒店; 6、综合管理部根据情况购买礼节性礼品。四级标准:陪同人员:相关对口的部门部长及人员1、迎接:由综合管理部、相关对口部门安排人员在高速路口、机场、车站迎接,引导来宾。2、参观:相关对口的部门部长及人员陪同。3、座谈:公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁,将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。4、用餐标准:综合管理部根据标准预定酒店: 5、下榻宾馆标准:综合管理部根据标准预定酒店; 特别说明:原则上,来宾住宿自行承担,公司可协助安排。如需公司负责住宿,需提前申请并按以下标准执行。招待标准接待标准用餐招待标准(不含酒水)住宿招待标准一级人均200元500元/房间二级人均150元400元/房间三级人均100元300元/房间四级人均50元150元/房间一级二级三级四级白酒八大作坊15年3人/瓶八大作坊12年3人/瓶八大作坊10年3人/瓶*干红每瓶160元左右2瓶每瓶120元左右2瓶每瓶100元左右2瓶*烟软中华3人/包硬中华3人/包每包25元以内3人/包*注:(1)烟、酒一律自带,由综合管理部统一采购按照招待标准发放,招待用烟酒节余部分(整盒、整瓶)须及时返还综合管理部。(2)特殊情况需提高标准的要事先申请并说明理由。(3)由于西宁酒店价格季节性明显,若旺季超过规定住宿标准,要事先申请并说明理由。六、接待礼仪:1、仪表:面容清洁,衣着得体。2、举止:稳重端庄,从容大方。3、言语:语气温和、礼貌文雅。4、态度:诚恳热情,不卑不亢。5、迎接来宾时:要注意把握迎候时间,提前等候与公司门口或车站机场,接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序。6、接受名片时:要以恭敬的态度双手接受,默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时:通常走在客人的右前方,不时左侧回身,配合客人脚步,转弯处伸右手示意,并说“这边请”。8、 进电梯时:要告诉客人上几楼,让客人先进、先出。9、座谈时:客人落座后,要以双手奉茶,先客人,后主人,先领导,后同事。10、送客时:根据身份确定规格,若送至公司门口、汽车旁,招手待客人远去,方可离开。七、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议,要特别注意保密,接待中既要熟练介绍公司情况,又要内外有别,严守本公司商业机密,对不宜摄影摄像的场合,应向参观人员说明。八、信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息,将与来访者交流中取得的信息汇总整理,提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、商务接待中的座次安排(图)(一)、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、放名签,以便领导同志对号入座,避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列,领导为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。3、几个机关的领导人同时上主席台,通常按机关排列次序排列。可灵活掌握,不生搬硬套。如对一些德高望重的老同志,也可适当往前排,而对一些较年轻的领导同志,可适当往后排。另外,对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾,也不一定非得按职务高低来排,通常掌握的原则是:上级单位或同级单位的来宾,其实际职务略低于主人一方领导的,可安排在主席台适当位置就座。这样,既体现出对客人的尊重,又使主客都感到较为得体。 4、对上主席台的领导同志能否届时出席会议,在开会前务必逐一落实。领导同志到会场后,要安排在休息室稍候,再逐一核实,并告之上台后所坐方位。如主席台人数很多,还应准备座位图。如有临时变化,应及时调整座次、名签,防止主席台上出现名签差错或领导空缺。还要注意认真填写名签,谨防错别字出现。主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时 (二)、关于宴席座次的安排 宴请客人,一般主陪在面对房门的位置,副主陪在主陪的对面,1号客人在主陪的右手,2号客人在主陪的左手,3号客人在副主陪的右手,4号客人在副主陪的左手,其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果场景有特殊因素,应视情而定。中餐桌西餐桌(三)、仪式的座次安排签字双方主人在左边,客人在主人的右边。双方其他人数一般对等,按主客左右排列。(四)、关于乘车的座次安排 小轿车1号座位在司机的右后边,2号座位在司机的正后边,3号座位在司机的旁边。(如果后排乘坐三人,则3号座位在后排的中间)。中轿主座在司机后边的第一排,1号座位在临窗的位置。 乘车座次安排(五)、合影座次安排与主席台安排相同。附:会议座位安排长条桌注:A为上级领导,B为主方席 沙发室 与外宾会谈 注:A为主方,B为客方 与上级领导座谈 注:A为上级领导,B为主方领导 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