学者财务软件操作手册

150学者财务软件(5.12版)说明书 学 者 财 务 软 件(版本5.12，单用户)操 作 手册长春市学者软件有限公司简 介一、 公司简介： 1. 历史沿革：我公司是于1991年1月正式注册成立的软件开发公司。成立伊始，公司即将国内尚属空白的“会计电算化软件”作为主要研发目标，很快开发出具有国内领先水平的“JL-AIS通用会计核算信息系统”，并率先于1991年2月28日，通过了国家财政部的评审，受到有关专家的好评，成为全国十大优秀财务软件之一，2000年11月，又再次通过吉林省财政厅的评审。2001年10月我公司被吉林省信息产业厅评为吉林省软件30强，2001年10月17日，我公司成功的同亚洲PC年销售量第一的北京联想集团实现了OEM，成为东北地区第一家同联想实现捆绑销售的软件公司。我国第一套同联想实现了OEM的财务软件。 为了适应行业的发展，赢得更多政策支持和发展空间，我公司于1998年10月更名为“长春学者软件有限公司”，同时被长春市科委、长春市高新技术开发区认证为“高新技术企业”。至此，公司进一步确定了知识创新和高新技术为主线的公司发展方向，不断融合国际信息领域的先进思想和手段，相继开发出具有国内领先水平的“学者会计核算软件”、“幼儿教育系列软件”、“点对点远程通讯报表软件”等。这些产品一经投放市场，立即受到用户的青眯，好评如潮。 2.公司现况：经过十余年的良性发展，我公司现已初具规模。不但拥有自主知识产权的软件，而且拥有一批软件研究、设计开发人才，具有很强的自主研制、开发、销售能力。公司结构合理，工作高效，营销手段先进。已经成为国内较有名气的软件公司。二、 学者财务软件概述： 1.自1982年8月，国家财政部，机械工业部和中国会计协会把“计算机在会计中的应用”确定为“会计电算化”。同时将现代计算工具计算机引进会计学领域。从此，财务软件业得到了迅猛的发展。尤其是近十年间，随着计算机性能的日益提高，价格的不断下降，使其在社会各个领域甚至寻常百姓家得以普及，这也为财务软件的应用提供了极为广泛的空间。 国内商品化财务软件的发展大至分为三个阶段。首先，从1989年至1993年，市面上盛行的是桌面化，单机式的财务软件。其次从1993年至1997年，由于Novell等局域网的出现，财务软件开始从单机版走向网络版，同时，网络版的财务软件在管理方面的功能得到了初步发展。从1997年至2000年，财务软件完成了从DOS平台到Windows平台的迁移。最近一次，从2000年开始，由于Internet浪潮的冲击。纯粹的财务软件已经不再能适应用户的日益增长的要求，财务软件开始向着企业管理软件，即ERP软件方向发展，这将会带来一个全新的财务和管理模式。 2.十年来，在国内IT产业，唯财务软件堪称一支独秀。中国软件商占据了国内市场份额逾90%，许多大型国际软件公司，被国内市场摒拒在外。在国内IT产业20多年的发展历程中，从未出现过任何一个领域的能够像财务软件那样，令中国人能够为其自身所取得的市场业绩，如此深切地感到扬眉吐气！ 而我公司正是国内财务软件界的杰出代表。我公司研制开发的“JLAIS通用会计核算信息系统”率先于1991年2月28日通过国家财政部的评审(财政部91财会字第08号文)；1993年2月又通过国家财政部第二次评审(财政部93财会字第38号文)，同时认定其凭证，账薄、报表、成本、工资、固定资产、银行对账、销售管理等模块的功能强大，技术先进，是理想的财务软件。经过不断改进和完善，于1997年初，我公司将财务软件升级为Windows版本，顺利完成了由DOS平台向Windows平台的过度，性能更加先进高效。其全仿真的界面更加友好，即使是不懂计算机操作的财会人员，亦可依照其细致详尽的中文提示，轻松自如地使用该财务软件，极大地提高了工效；所以受到广大用户的好评和喜爱。我公司受国家有关部委的委托，又开发出“点对点传输财会报表”软件，填补了又一项国内空白。它采用国际先进的CLIENT/SERVER(客户/服务器)方式，克服了以往远程报表报送方式的所有缺点，数字准确，成本低廉，成倍提高工效，在该领域具有领先水平。伴随着IT产业日新月异的发展，配合社会不断增长的需求，我公司于2000年又研制开发出全新一代的财务软件。即在以往软件的基础上，加入当今世界最先进的声控整合技术，将会计核算、财务管理、表格应用，尤其是企业管理(ERP)的功能完美地统一，使其在整体性能上继续领先业内同行。该财务软件具有其它财务软件不具备的三大优点： 第一.创造性的开发出会“听话”的财务软件。即通过声控技术、财务人员只需动口，无需动手，即可完成纷繁复杂的财会业务处理，最大限度地降低劳动强度，提高劳动生产率，真正实现了“人机”对话的智能模块。 第二.中国首创，可与国外的办公软件相媲美的“飞天表格”表格软件。EXCEL、LOTUS是美国微软公司和IBM公司风靡世界的表格软件。飞天表格软件除了具有这些软件的优点外，在编制“过录表”的技术上更领先于EXCEL。EXCEL在解决编制“过录表”时是通过复杂的函数计算来解决的，所以，非计算机专业人员使用起来很困难，同时，由于过录表经常变动引发的出错现象频繁。飞天表格克服了以上问题。你只要定义完表头后，过录表即可自动生成，极大地方便了财会和统计人员，受到广大用户的欢迎。 第三.完全符合中国国情的全仿真软件。财务人员在运行该软件时，所看到的界面与其使用过的财会文档完全相同，没有陌生感，而且操作更加简便、快捷。 3.以上不难看出，我公司自成立以来，之所以能在业界招招创新，步步领先是因为全体员工始终秉承“开拓进取、永远创新”的企业精神，在前瞻国际市场的同时，不断提升自身素质，注意吸取其它财务软件的长处为已所用，孜孜以求，精益求精。我们有充分的理由相信：公司的明天将会更加美好！ 长春市学者软件有限公司 目录第一章 软件简介（6-9）第二章 操作流程及账套初始化（10-20）第三章 凭证管理（21-34）第四章 账簿管理（35-39）第五章 结账管理（40-43）第六章 工资管理（44-51）第七章 固定资产管理（52-63）第八章 进销存管理 (64-103)第九章 飞天表格（104-133）第十章 维护及系统工具（134-139）第十一章 疑难问题解答（140-149） 第一章 软件简介 学者财务软件是在Microsoft Windows操作环境下开发的，采用了图形、鼠标、键盘并用的操作方式，直观、方便、易用。学者财务软件适用于任何企事业单位，在全国有庞大的用户群。该软件二次通过财政部评审（财政部评审文号：（91）财会字第8号，（93）财会字第38号），2000年10月11日通过吉林省财政厅第三次评审。第一节 环境要求安装和使用学者财务软件需进行如下配置：CPU 133MHZ以上 内存 32M以上硬盘 100M以上自由空间显示卡 VGA卡 操作系统 Win 95/98/nt/2000/xp 为了使学者财务软件在Windows中达到最佳的显示效果，请将Windows显示分辨率设置为800*600，颜色设置为16位色以上。第二节 系统登录 在系统启动后，首先会出现一个输入用户的对话框，让用户输入自己的姓名及口令，具体操作请按以下步骤进行： 用户名：将鼠标移动到用户名右方的方框上或右边的标志上，鼠标左键单击，出现操作者的姓名，单击您选中的姓名，并使它显示在方框中，表示用户名输入成功。 口令 ：单击口令右方的方框，这时可输入不超过十五位字符的密码。输入时，会出现“*”号标志，表示已输入密码的位数。如果想更改密码，在进入账套后选择菜单中的“工具”中的修改口令，会弹出修改口令的对话框，首先必须输入原密码，再输入你的新密码会出现“*”代替所输字符，为避免误操作须再核对一次，然后按“确认”启用新密码。否则，按“放弃”保持原密码。 套账选择 ： 登录时，系统默认上次退出时所用的账套为当前账套。如果要进入其他账套处理业务，点击 来实现不同账套间的切换。 输入完毕后，直接回车或单击确认按钮，如果口令输入不正确，则出现提示框，提示你输入错误，确认后可继续输入，在这里没有次数限制，直到输入正确为止。按“取消”按钮可退出系统。如果输入正确，则进入“学者财务软件”的主界面。下图为用户登录的界面：（第一次使用时口令不必输入）第三节 系统特点简单易用 软件的模块化程度高，在一个模块中聚合了多种功能，你只需记忆少量功能模块的使用方法就能完成全部工作，而且每个功能模块的操作方法基本相同，只要学会了一个功能，其他的功能就可以融会贯通。操作方便 灵活运用鼠标的操作，保留快捷的键盘操作。多账套管理 系统提供的多账套管理功能，使你能建立和管理多个账套及时了解各子公司或独立核算部门的财务状况。多币别核算 系统能根据多币种企业的需要，在任一科目下设置多币种管理，进行多币种处理和核算。软件提供了直接汇率和间接汇率两种外币折算方式，能够实现所有外币的折算。期末自动进行汇率调整并生成转账凭证。一体化查询功能 本软件提供了十分方便的账证一体化查询功能。在总账账页中选择明细账按钮，然后从列表中选择要查看的明细账，即可调出相应的明细账进行明细账查询；在明细账中，把光条定位在有凭证内容的行中，双击鼠标左键，可以查询相应的凭证。凭证、账页全仿真画面处理 凭证、账簿的输出采用财务人员最习惯的手工账证形式。凭证录入、凭证分册、账页格式及在账页中的数字显示等，都同手工作账相类似。多会计期间设置 会计业务处理过程中，可以在当前月份处理其他月份的业务，如进行查询、录入等项操作，但非当前月份系统不准其结账，以控制财务数据的准确性。报表输出采用自定义的方式进行报表设定。第四节 功能模块凭证处理 可直接处理外币业务、数量金额核算业务；会计科目可直接从科目表中获取；自动校验各种平衡关系，保证录入数据的正确性。账簿查询 多种账务处理查询功能，总账可按科目级别、币别、科目范围查询；明细账可按期间范围、币别、科目范围查询；另外还提供了多栏账、数量金额明细账等查询内容。报表处理 报表设置灵活方便，数据操作简便易用。工资核算 工资核算中提供了简单易用的计算公式，方便灵活的项目设置、高速快捷的数据录入、系统明晰的工资报表。固定资产管理 提供固定资产管理中所需的编码、类别、折旧方法等各种信息；自动处理有关固定资产的购入、报废、要素变动业务对应的凭证处理；按照固定资产的使用情况计提折旧；提供各种固定资产报表。系统维护 对会计科目、核算项目以及账套选项、会计期间等项目进行设置。第五节 操作界面 学者财务软件操作界面主要由“菜单条”、“工具条”以及全仿真的操作界面等几部分构成。菜单条 菜单条用于放置系统所需的功能菜单。许多功能操作都是通过菜单来完成的。菜单条中的内容随处理窗口的不同而改变，如主窗口中就有起始菜单、初始化菜单和常用菜单三种不同内容的菜单。工具条 工具条中主要放置一些功能按钮，以简化操作过程，提高操作速度。工具条中的按钮与菜单中提供的功能操作是一致的。工具条中所包括的内容也是随着处理功能窗口的不同而改变。第二章 操作流程及账套初始化第一节 操作流程 1初始化的操作流程2日常业务处理：第二节：账套初始化1新建账套 进入学者财务软件后可以有两种方式建立新账套。一种是从下拉菜单“文件”中执行“新建账套”功能。另一种是单击工具条中的按钮新建账套。 （账套：在用计算机对会计数据进行处理的过程中，我们将手工账中的凭证、账簿、报表等会计资料用一个文件来保存，这个保存账务资料的文件，在财务软件中叫作“账套”。用学者财务软件进行账务管理，至少要建立一个账套文件，用以存放有关财务及业务资料，以便系统进行处理。一个账套就是一个单独的文件，可以利用操作系统提供的复制、改名、删除等功能对账套文件进行相应操作。为了保证账套数据的安全，建议不要将账套文件名的扩展名（.XZL）改掉。）在“建账向导”的指导下进行建账： 1账套文件名：存储在硬盘上的文件名称。例如：长春学者软件公司。 学者软件的账套文件都存放在软件的安装目录下（例如：C:Program Files学者软件学者财务件下）。所有的备份文件都存放在软件的安装目录下的backup文件夹中（例如：C:Program Files学者软件学者财务软件backup 文件夹下）。计算机管理账套是按照文件的方式进行管理的，因此每个账套必须有一个文件名。学者财务软件中默认的账套文件扩展名为“XZL”。2账套名称：这一名称将出现在所有的输出资料中。账套名称与账套文件名是两个截然不同的概念。账套名称一般是使用该账套的单位名称，用于标记该账套所属的会计主体。账套名称将在输出凭证、账簿、报表等业务资料时使用，所以在此要清楚输入单位全称，以便使用。3选择行业： 学者财务软件系统中已经预设了会计科目表。在新建账套的过程中，可以看到此项。“详细资料”按钮可以让你查看所选行业的预设会计科目代码及名称列表。若选择了其中的某一行业的预设科目，则系统将以此会计科目进行账务处理，输出证、账、表全套会计资料。在选择了预设会计科目表以后，也可以在录入初始数据或是日常业务处理中进行会计科目的增加、修改等维护工作。如果不想采用系统预设的会计科目资料，可以选择“不建立预设科目表”选项， 则为用户提供一个空白的会计科目表，由用户自己根据需要去建立。 4选择记账本位币、数量小数位数、单价小数位数。 记账本位币：是指一个企业在进行会计核算时统一使用的货币币别，其他货币都要折算成该种货币。企业在进行会计核算时应该确定一种记账本位币，以便进行有关外币业务的核算。 数量小数位数：本单位的物资在计量时的最大小数位数。 单价小数位数：本单位的物资在计价时的最大小数位数。5选择会计科目级数及各级科目的长度。 会计科目由科目编码和科目名称两部分组成。其中，科目编码的最大级别数为6级，最大长度为15位。科目名称可以由汉字或字符构成，最大40个字符或20个汉字。 本系统对一级科目编码进行了如下控制：一般企业一级科目编码的长度定为三位，外商投资企业、股份制企业一级科目编码长度为四位。若在建立账簿时选择了某个行业的预设会计科目，则一级科目代码长度由系统给出，用户无法修改。 注意：科目代码信息一旦新建账套完成，所设项目无法再做任何修改。 在进行“选择科目级数及各级科目的长度”时，一定要认真研究各级科目的长度，避免出现科目长度不够的情况。例如：“应收账款”科目，如果本单位的往来单位很多，超过了100个，当您把二级科目设成2位长时，显然是不够的。 6 启用账套月份： 启用账套的月份，既是初始资料录入的月份，也是启用账套后凭证录入的月份。例如：您准备xxxx年3月开始录入凭证，那么启用账套的月份即是xxxx年3月，初始资料录入的则是2月的期末数（3月的期初数）。 会计主管：输入财务主管的姓名。财务主管在账套管理中可以进行修改。 7输入和修改会计科 目： 根据本单位的实际情况进行会计科目的增加、修改、删除。1助记码：方便记忆的编码。例如：xj 代表现金2科目性质：分普通科目、现金科目、银行存款科目、固定资产、累计折旧、坏账准备、本年利润、往来科目。3账簿形式：三栏账、多栏账、数量三栏账4余额方向：借方余额、贷方余额5币别核算：核算外币和不核算外币。核算外币请选择某一外币。例如：美元。6期末调汇：因外汇价格每天都在变动，期末时一般需要按期末价格进行调整，计算出外汇损益。7辅助核算项目：是否选择辅助核算。辅助核算是一种当前会计科目满足不了管理要求，对该科目采取另外一种记账方式的方法。8计量单位：数量三栏账要选择。例如：吨、公斤。8币别： 用户可以输入记账本位币代码和本位币名称。记账本位币代码长度为3个字符，一般为 3个英文字符，无特别要求，便于识别即可。本位币名称长度为10个字符，一般为汉字货币名称。本位币的记账汇率为1。9核算类别设置学者财务软件已经预设了三种核算类别：往来单位、部门、职员。用户不能对上述三种类别进行删除操作，但可以根据自己的需要增设核算项目类别。 增加类别：根据需要增加核算类别，单击“增加类别”按钮，弹出增加类别窗口。可以在此处输入类别名称。类别名称长度为20个字符（10个汉字）。 修改类别：在类别浏览窗口中选中要修改的类别，单击“修改类别”按钮进入修改状态。在修改窗口中进行修改即可。 删除类别：在类别浏览窗口中选中要删除的类别，单击“删除”按钮即可删除选中核算类别。 注意：已经下设核算项目的核算类别，必须先删除其下设的核算项目后，才能删除。否则，该核算类别不可删除。 对系统预设核算类别或用户新增的核算类别进行内容设置。所有核算项目中，本年无业务发生的项目可以删除；本年有业务发生的项目不能删除。在核算项目处理窗口中可以对核算项目进行如下处理： 增加：如果想增加核算项目，单击“增加”按钮即进入增加核算项目状态。 修改：在核算项目设置窗口中，双击要修改的核算项目或选中要修改的核算项目单击 “修改”按钮进入修改状态。 删除：在核算项目设置窗口选中要删除的核算项目，单击“删除”按钮，系统会提示是否删除已选中的核算项目。若确定删除选择“是”，否则选择“否”，系统返回设置窗口。10往来单位设置 在核算类别窗口选中往来单位类别，进行往来核算项目的设置。对往来单位资料进行浏览、增加、修改、删除等操作。 代码：往来单位中代码长度为10个字符，一般为字母或数字。（在代码中系统规定：不能输入“”和“-”） 名称：往来单位中名称长度为40个字符。 其他：往来单位项目中除以上内容外，还提供了地址、电话、联系人等数据项目作为参考信息，可根据实际情况填列。 输入完毕后，单击窗口中的“增加”按钮保存新增往来单位的资料。当所有的往来单位增加完毕后，单击“关闭”按钮返回核算项目设置窗口。11部门设置可以对部门资料进行浏览、增加、修改、删除等操作。在核算类别窗口选中部门，则在核算项目显示窗口中显示部门代码及部门名称。 部门代码：其最大长度为10个字符。 部门名称：其最大长度为40个字符（20个汉字）。 利用光标移动键或滚动条可浏览部门代码表。 增加：在部门核算项目窗口中，单击“增加”按钮进入增加部门状态。此时要求输入部门代码和部门名称，输入完毕后，单击“确认”按钮保存新增部门资料。 修改：在部门设置窗口选中要修改的部门，单击“修改”按钮进入修改状态。在相应的栏目中输入要修改的资料，修改完毕后，单击“确认”按钮保存所做的修改。否则，单击“取消”，放弃所做的修改。利用记录移动按钮查阅和修改其他部门记录。之后，按“确定”或“取消”系统返回部门设置窗口。 删除：在部门设置窗口选中要删除的部门，单击“删除”按钮，系统提示是否删除选中的部门。确认删除选择“是”，否则，选择“否”，系统返回部门设置窗口。12 职员设置 在核算类别窗口选择职员，进行职员设置。可以对职员档案资料进行浏览、增加、修改、查找、过滤、删除等操作。 职员项目不仅可以满足财务核算的要求，它还有一项十分重要的用途，就是用于工资核算。工资核算的许多项目数据都是来自于职员项目。如姓名，部门等。在职员核算项目中，你可以设定哪些职员可以参与工资核算，在这里设定为“不参与工资核算”的职员在进行工资核算时将不会出现，无法输入其工资数据。职员信息内容包括代码、姓名、部门、职务、类别、性别、出生日期、住址、电话、入职日期、离职日期等信息。 注意：在进行职员设置之前，首先要进行部门设置。因为在工资核算时是按部门进行的，所以在设置职员时系统将部门项目定为必输项目。13自定义核算项目在核算类别窗口，选择自定义核算类别，在核算项目窗口进行项目设置。 浏览：利用光标移动键或滚动条可浏览核算项目。 增加：在核算项目窗口中单击“增加”按钮弹出项目输入窗口，在此可以输入新增的核算项目内容，包括代码、名称及属性等项内容。 代码：其最大长度为10个字符。 名称：其最大长度为40个字符（20个汉字）。 修改：单击修改按钮可对某一项目进行修改。修改与增加核算项目基本一致，进入此窗口后根据需要修改即可。可利用记录移动按钮查阅和修改其他自定义项目的内容，进行成批修改。 删除：选中要删除的项目，单击删除按钮可删除选中的核算项目。系统会提示是否删除此项目，回答“是”则删除选中的核算项目。选择“否”则不删除。核算项目内容全部设置完毕后，便可以结束核算项目处理功能。方法是单击“关闭”按钮，返回到主菜单界面。14 总账及明细账数据录入 ： 在初始数据录入窗口中可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口中，可录入原币、数量、本位币的数据。 在初始数据录入窗口中系统以不同的颜色来标识不同的数据。白色区域：表示可以直接录入账务数据资料，它们是最明细的账务数据；黄色区域：表示为非可录入区域。如果科目是非明细科目则系统会在试算平衡时根据明细科目输入的数据进行汇总计算出来。 在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方。 录入原币： 当某一科目核算单一外币，在录入初始数据时“原币累计借方”、“原币累计贷方”、“原币期初余额”三栏为白色，表示可以录入数据。录入完原币后移开焦点，系统自动计算本位币的金额。 录入数量： 科目设置中如果某一科目的账簿形式为数据三栏账，则在初始数据录入时“数量累计借方”、“数量累计贷方”、“数量期初余额”为白色，表示可以录入数据。录入完毕，再录入其他期初数据。 录入本位币： 当某一科目既不核算外币，又不核算数量，在初始数据录入时只输入本位币金额即可。15 启用账套： 初始化中的最后一项工作就是启用账套。 启用账套就是将初始化工作中所输入的数据进行处理和转化，将其转变为账务日常处理所需的格式，为日常处理提供初始数据来源。这里必须注意的是：一旦启用账套，就意味着关闭初始化界面，这一过程是不可逆的。启用账套之后任何初始化资料都不能修改，因此在你完成初始化工作之后，应该再仔细检查一下初始化数据，确保数据无误后再启用账套。在启用账套的过程中，系统会给出提示以备份初始数据资料。如不想备份，单击“取消”按钮。 启用账套时，系统会自动进行总账数据的平衡校对,只有在各种平衡关系全部校对完毕之后，系统才能完成启用账套工作。如果在启用账套过程中发现校对关系不平衡，系统会出现提示信息，提示修改有关错误，在修改完成之后，重新执行“启用账套”功能。启用账套全部工作完成后，系统会给出提示，表示启用账套工作已顺利完成，单击“完成”按钮就可以进行日常账务处理工作了。第三章 凭证管理 凭证模块分4个模块：凭证录入、凭证过账、凭证汇总、凭证查询。 凭证管理系统是整个账务系统的资料录入口。凭证管理是电算化工作的核心。输入凭证后，系统自动的登记明细账及总账，然后，根据相关数据计算报表，只有保证凭证输入的正确，才能保证企业账簿正确，才能保证报表的正确。第一节：凭证录入 第一小节：按扭介绍 “存盘”按扭： 用于将已录制好的凭证存入磁盘，在保存之前，系统会首先对凭证的合法性进行检查，要检查凭证借货是否平衡，科目代码是否存在，是否最明细科目，以及记账日期是否符合要求等。 “复原” 按扭：用于恢复本张记账凭证录入或修改之前的状态。执行此功能后，本次录入或修改的内容无效。 “打印”按扭： 选择凭证按照设定的格式从打印机打印出来。“插入分录”按扭：在当前行的前面插入一条空白的记录可以录入一条新的科目及 金额等项数据。 “删除分录”按扭 ：删除当前光标所在的一条记录。“查看代码”按扭 ：查看代码是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要查看的代码内容。 获取摘要：从摘要库中获取摘要。选择此项后，系统弹出凭证常用摘要库，您可以在常用摘要库中选取常用摘要。 获取科目：从科目库中获取科目。选择此项后，系统弹出会计科目表，您可以在会计科目表中选取要查找的会计科目。 获取核算项目：从核算项目中获取项目代码。选择此项后，系统弹出核算项目代码表，您可以在核算项目代码表中选取要查找的核算项目。 获取货币：从货币库中获取货币代码。选择此项后，系统弹出货币代码表，您可以在货币代码表中选取要查找的货币代码。“格式转换”按扭：用于转换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式：一种是一般格式，一种是外币格式，系统一般默认一般输入格式，在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据，如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据，可用此功能转换成外币格式查看。“凭证字”按扭：对凭证类别进行选择。“审核”按扭： 对凭证进行审核，审核凭证时审核人与制单人不能是同一个人。“计算器”按扭 ： 计算器算出结果后，按“回车”键将结果赋给借方（或贷 方）。 “最前面凭证”按扭： 查询最前面的凭证。 “上一张凭证”按扭： 查询上一张凭证。 “下一张凭证”按扭 ： 查询下一张凭证。 “最后面凭证”按扭： 查询最后面的凭证。 “当前余额”按扭 ： 输入完某科目后，要查询其余额。“关闭”按扭 ：关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回主窗口。 第二小节 录入数据 闪动的“”或“|”为光标，光标在哪一栏，表示要输入哪一栏的内容。如不想输入此栏内容，直接回车，光标跳到下一栏。附单据：如果有，输入数字后回车；如果没有，直接回车。日期：“年”和“月”在系统中已经设置好，“日”可以输入和修改。凭证号：凭证号由系统按凭证类别分别自动连续给出（如不分类，则统一编号）。摘要：该栏可直接输入汉字，也可单击工具条中的“查字典”按钮或双击此栏，将在摘 要库中建好的摘要显示出来，双击要输入的摘要，此摘要即输入到凭证中。如果 下一条的摘要与上一条的摘要相同，可以不输，凭证存盘后，则软件自动将上一 条摘要赋给下一条摘要；如果本条分录的摘要和上一条分录的摘要大部分相同， 个别修改后成为本条分录的摘要，则可以输入“”，可以将上一条分录的摘要 复制下来。 已经输入过的摘要可自动记忆。当下次输入第一个字时，包含该字的所有摘要会 自动弹出，按上下键、上下翻页键查找，找到后按回车键（空格键）进行选择。会计科目：会计科目输入有三种方法： 1直接输入完整的明细科目代码； 2双击即时弹出列表框中的科目代码； 3单击工具条中的“查字典”按钮或双击此栏，可查看科目代码列表进行输入。 输完科目代码后按回车键，即可显示汉字科目名称。方法2、3方法1 在输入科目代码时，只要输入代码的第一个，则包含相应字符的代码都会自动列出来，按上下键、上下翻页键进行查找，找到后，按回车键（或空格键）进行选择。 方法1：按“查看代码”按扭，进行“查询”、“增加”，“修改”，“删除”科目； 方法2：直接输入科目代码； 方法3：双击，查询科目代码。币别选择： 输入凭证过程中有关科目是按非本位币核算的，系统将自动转换凭证格式。在录入完非本位币后，系统自动计算本位币的金额并默认为借方金额。如果是贷方金额，则把“”移到贷方然后按F12键可进行转换。外币格式：数据平衡： 如果输入的凭证借贷方不平衡，系统会给出提示，且不能保存本张凭证或输入下张凭证。此时需对凭证上的内容进行修改，正确后才可以保存凭证或输入下一张凭证。在录入一张凭证时，如果借贷方金额相等，则可以将光标定位于相对应的借方或贷方，然后按回车键即可完成输入。凭证类别： 如果凭证分类，且凭证已输完，想接着输入另一类凭证，单击“转换凭证”类别的按钮，在选择类别后，可继续输入另一类别的凭证。财务主管 ： 单位的财务负责人审核人： 凭证审核人员修改人： 凭证修改人员制单人 ： 制做凭证人员拉 伸： 学者财务软件在仿真设计的过程中，按照预定的格式设计了仿真的账簿、仿真 凭证、仿真报表。例如：凭证输入时的预定金额为最大整数位为7位（百 万），如果遇到了大于7位数的情况，则使用“拉伸”功能。所有的仿真账簿、仿真凭证、仿真 报表的竖格都有“拉伸”功能。例如：记账凭证1将光标移到此竖线处；2出现 光标； 3向右拉伸；4拉伸结果。在凭证录入中，系统提供了一些基本的快捷方式。存 盘：Ctrl+W复 原：Ctrl+R插 入：Ctrl+I删 除：Ctrl+D查字典：Ctrl+F打 印：Ctrl+P上翻页：PageUp 下翻页：PageDown 凭证字：Ctrl+C格式转换：Ctrl+G 第二节 凭证查询 单击“凭证查询”按钮，显示当月所输入的所有凭证列表。在会计凭证一览表中，您可以随时双击鼠标左键调出光标条所在的凭证。在进入记账凭证的格式查询后，在此窗口中您可用光标移动和拉动滚动条来查看选定的凭证。 在凭证查询窗口界面中，有如下功能可进行操作：打印凭证一览表 ： 打印当前会计期间所有凭证。打印凭证： 打印光标条位置上的那一张凭证。 此功能可以一次打印出选定类别的所有凭证，也可以有选择地打印凭证。打印之前最好先进行打印设置和打印预览。以确定纸张的选择和每页所确定的行数。 返回 打印设置 打印 打印预览打印机型号设置单击“打印设置”可以选择打印机设置。字体设置 单击“字体设置”中的“标题”两字，你就可以设置标题部分的字体和字号。单击“正文”两字，就可以设置正文部分的字体和字号。自动缩小正文字体 某一栏中打印的信息以设定的字体大小进行打印而超出栏目宽度时，选择此功能，可以自动缩小字体以适应栏目的宽度。 未设置 超出栏目宽度 设置后自动缩小字体以适应 有效页面设置 根据所使用的打印纸的大小，来设置页面的高度和宽度。正文行数设置 一张凭证打印的笔数。（所输入的行数不包括“摘要”、“合计”等行。）自动拼排按打印纸的大小，自动排列打印内容。没有自动拼排，一张纸打印的内容 自动拼排后，一张纸打印的内容 以上参数由用户自己来设置，如不进行设置，则采用默认值。 设置完毕后，存盘退出，输入要打印凭证的开始号和结束号，及要打印的月份、凭证类别等，然后单击“打印”，则开始打印凭证。 注意：只有存盘后，设置才有效。 剪切：将光标条位置上的那一张凭证剪切掉，剪切掉的凭证即被删除，与删除不同的是 这张凭证可以进行粘贴。复制：如果要录入的凭证与已经存在的凭证相同或类似，可将光标条定位在相同的那一张凭证上，按下复制按钮便可复制该张凭证，然后按下粘贴按钮便可生成需要的凭证。粘贴：当前会计期间如果未结账，便可进行凭证的粘贴。在按下粘贴按钮后，可对粘贴的凭证号及时间进行调整，以便生成需要的凭证。录入凭证：是为了方便凭证录入而设置的。即在凭证查询窗口中可直接进入凭证录入窗 口，而不用退出。删除凭证：删除光标条位置上的那一张凭证，学者财务软件中的删除凭证是直接将凭证从 系统中删除，删除后不能恢复。修改凭证：发现某张凭证有错误，双击那张凭证或将光标条定位在那条凭证并按下修改按钮，可对其进行修改。审核凭证：可对凭证进行单张审核，也可进行凭证的成批审核。 光标条定位于需要审核的凭证上，然后在文件菜单中选择“审核”选项，或者 在工具条中单击相应的按钮，系统即进入凭证审核窗口，在此窗口中可以对凭证进行审核。按下按钮，即表示审核通过，并在审核人处进行了签章。如果记账凭证已经审核，则按下按钮后会消除原审核签章，该凭证即变为未经审核状态。要修改已审核过的凭证时，必须先销章，然后才能修改。审核与制单人不能为同一操作员，否则系统拒绝审核签章。 在凭证查询窗口中，选择“文件”菜单中的成批审核或成批销章，可对所有的凭证进行操作，以简化凭证审核的工作。成批审核的条件与单张审核的条件相同。查找凭证： 系统提供了完善的查找功能，选择编辑菜单的查找选项，或单击工具条中的按钮，系统弹出凭证查找窗口 内容：在此处选择要按什么项目内容去查找。系统提供了日期、凭证字、凭证号、摘要、会计科目、币别、原币金额、汇率、数量、单价、业务编号、结算方式、结算码、借方金额、贷方金额等项目内容。 比较关系：选择项目内容按照什么比较关系与比较值进行比较。系统提供了等于、不等于、大于、大于或等于、小于或等于、包含、不包含、为空值、不为空值等几项比较关系。 比较值：输入要查找凭证中比较项目条件满足的数值。 凭证查询功能还提供了各项条件的综合查询，在多项条件之间提供了“并且”与“或者”的逻辑运算。新增凭证： 如果您需要在查看凭证一览表时新增凭证，您不必退回到凭证录入中新增。您只需在文件菜单中选择“新增”选项，或单击工具条中的按钮即可，其操作过程与凭证录入中的操作过程一致。删除凭证： 删除不需要的凭证，将光带定位于要删除的凭证上，选择编辑菜单中的“删除”功能项或单击工具条中相应的按钮, 系统会提示您是否确认删除该张凭证。 确实要删除时单击是，不要删除时单击否。 确定删除后，系统将该凭证永久删除。成批审核： 在凭证查询中，首先通过凭证过滤器过滤出要成批审核的凭证。选中文件菜单中的“成批审核”功能系统即开始批量审核凭证，然后系统会出现一个批量审核报告，以供查看审核结果是否正确。成批销章： 对已经审核过的凭证进行成批销章，在会计分录序时簿中选择文件菜单中的“成批销章”功能即可对已审核的凭证进行批量销章，此时系统会出现一个批量销章报告如，以供查处销章结果是否正确。会计期间： 点击右侧的下拉框，可选择不同的会计期间进行会计凭证的查看。第三节 凭证过账 凭证过账将凭证分录内容登记到有关账簿，经过过账的凭证成为历史凭证。凭证过账后就不能进行修改了。若在“维护” “账套选项”设置中选择了“凭证过账前必须经过审核”，则在过账前必须将所有记账凭证审核签章。操作方法：第一步 提示进入凭证过账。第二步 对凭证号连续性进行选择。有三种选择：当发现凭证号不连续时终止过账；当发现凭证号不连续时给予警告；凭证号不连续时允许凭证过账。第三步 提示已准备进行凭证过账。单击“完成”按钮。过账之后发现错误可以用“反过账”功能进行纠错。凭证过账后，便可输出正确的会计资料，如打印输出账簿、报表等资料。第四节 凭证汇总（科目汇总表） 将凭证按要求进行分册。 “保存”按扭 “刷新”按扭 输完凭证后，如果不进行凭证分册，且凭证没分类，那么，用户输入的所有凭证就作为一册；如果分了类，每一类凭证可分为一册或多册。 如果凭证分了类，先选择凭证类别，系统自动将凭证分册；“已分册”栏有标记的，表示已分册。有分册标记的凭证还可重新分册。凭证分册必须从第一册开始。每册的起始凭证号不能大于终止凭证号；起始凭证号和终止凭证号不能大于最大凭证号。下一册的起始凭证号应大于上一册的终止凭证号。 设定完后，单击“保存分册记录”图标保存设定。在工具条中有如下功能按钮：返回：返回到上一个操作界面。打印汇总表：此功能是对所选凭证类别的所有凭证分册的输出。打印预览：预视并调整打印输出的样式，其中，这里的打印是对当前预览凭证分册的打印。刷新：在左侧选择不同的凭证分册区域时，右侧凭证汇总表显示的内容应用此按钮进行刷新显示。第四章 账簿管理 在账簿模块中，您可以查询各种总账及明细账。包括：总账、明细账、多栏账、数量总账、数量明细账、总账余额表、日记账、外币总账、外币明细账、辅助核算账。 账簿采用的是全仿真的形式。 账簿的显示与凭证的录入有着直接的关系，当录入了一张凭证后，不管是否过账，在账簿查询时都能够看到。这就是学者财务软件的采取的“即时查看”功能。 在账簿查询模块中，系统采用了穿透式查询方式。即，从总账 明细账 凭证。 在查询条件中可以输入起始月份和截止月份。输完后单击“确定 ”按钮，就能显示出输入的月份区间内的账簿。 在查询条件中可以按币别进行账簿查询。 在账簿查询条件中可以输入科目代码的范围，进行部分查询。 如果显示的内容超过一屏，按PageUp和PageDown来翻页。 在明细账查询中，单击“相关凭证”，显示账页中当前分录的相关凭证。单击“对方科目”，显示当前分录所对应科目的明细账簿，如有多个对应科目将列出来供选择。将光标移动到账页的某些竖线上，当光标变成左右箭头形状时，按住鼠标的左键不放，并左右移动光标，就能改变那条线的位置以调整列的宽度。 如果想显示其它科目账簿，可单击屏幕中相应的功能按钮进行上下科目的选择，或者单击“过滤”按钮进行重新设置查询条件。若查询的账簿与当前账簿的格式不同，则要退出重新选择查询账簿的格式。第一节 总账查询 在账簿查询窗口中单击“总分类账”按钮，系统弹出总账查询条件输入窗口。设置查询条件：1 会计期间：进行同一科目的多会计期间进行连续查询。例：1-12月，3-3月，5-8月。2科目级别：查询到哪一级会计科目的总账数据，最大为6。3是否包含“辅助核算”项目4科目代码范围：101-191，101-，118-1185币别选择：选择不同币别，输出不同总账。例子：按照一定的条件查询的结果。“过滤”按扭 “查询明细科目”按扭 “数据输出” 按扭 1“过滤”按扭 ：重新设定查询条件2“查询明细科目”按扭：查询相对应的下级明细科目3“数据输出”按扭：将当前数据输出为不同的格式。例如：飞天表格，EXCEL,TXT其他辅助功能：1在账簿页面中，将光标移动到账页的某些竖线上，当光标变成左右箭头形状时，按住鼠标的左键不放，并左右移动光标，就能改变那条线的位置以调整列的宽度。2为了定位查看某一行，用鼠标点击页面的左侧的单元格，可以对其一行进行定位选择。打印账簿： 在账簿查询中，单击“打印”功能按钮，进入账簿预览界面。可进行账簿的 打印工作。在此界面中，有如下功能可进行操作：前翻页、后翻页：当预览的账簿有多页时，可用这些按钮进行上下翻页查看。放大/缩小：对预览的页面进行放大或缩小。打印当前科目：对所预览的科目进行打印输出。打印设置：进行页面、打印机及字体等打印输出项目的设置，详细请见打印凭证设置。打印所选的所有科目：此功能是对账簿的连续打印。即在查看账簿过滤窗口中，所输入的所有科目将以连续打印的方式输出。例如：在总账查询条件中，输入的科目代码为：101109，当你预览102时，选“打印当前科目”则打印的只是102一个科目的账簿；如果选择“打印所选的所有科目”，则打印的是101至109所有选择的科目的账簿。而其他未选择的账簿如112则不在打印范围之列。第二节 明细账 从明细账中查询对应的记账凭证 在明细账中，将光标条定位于要查询的那一笔业务上，点击工具条中的“相关凭证”按钮，或在光标条上双击鼠标左键，系统即会调出相应的记账凭证。查看完毕后退出记账凭证返回到明细账窗口。其他参见总账 第三节 多栏账 学者财务软件中的多栏账，是以科目设置中的账簿形式属性为标准而设置的。在科目代码设置中，账簿形式属性若选为多栏账，则在账簿显示时以多栏账的形式显示。在使用多栏账显示账簿时系统有如下约定： 某一个科目设置为多栏账，则它应是一个非明细科目。 在定义多栏账时，如果某一科目有三级科目，而把一级科目定义为多栏账，则应在多栏账账页中显示二级科目名称，而在内容中应该显示三级明细科目的内容。例如：521，52101，5210101，5210102，52102，5210201，5210202，52103，5210301，5210302。当定义521为多栏账时，在账页中的题头显示52101，52102，52103，而在内容中则显示：52101：显示为 5210101，5210102 的内容52102：显示为 5210201，5210202 的内容52103：显示为 5210301，5210302 的内容当定义 52101 为多栏账时，在账页中的题头显示 5210101、5210102，内容显示是5210101、5210102 的内容。其他参见总账 第四节 其他账簿 在账簿模块中，您还可以查询数量总账、数量明细账、日记账、外币总账、外币明细账、辅助核算账。第五节 总账余额表第五章 结账管理第一节 期末调汇 本功能主要用于对外币核算的账户自动进行期末调汇，自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证。 系统执行此功能时，是根据在会计科目中的科目属性来进行的，只有在会计科目中设定为期末调汇的科目才会进行期末调汇处理。 在结账处理窗口中，单击“期末调汇”按钮，系统会进入期末调汇向导窗口。 在这里系统将说明期末调汇的工作内容等项信息。观看完毕之后，可单击“前进”按钮进入下一步操作，也可以按“取消”按钮，放弃期末调汇。 按下“前进”按钮后，系统进入期末汇率输入窗口，在这里你可以输入期末记账汇率。系统将根据此汇率来计算汇兑损益。输入完期末汇率之后 ，继续按下“前进”按钮，调汇向导就来到了下一个窗口，进行汇兑损益科目代码和生成凭证参数输入。 因为系统要根据调汇结果来自动生成结转汇兑损益的凭证，所以系统必须要知道汇兑损益结转的对应科目。在这里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目。生成凭证参数包括凭证摘要和凭证字。 以上各项处理完毕之后，即可按下“完