物业管理资料档案的建立与管理

物业管理资料档案的建立与管理物业管理档案资料的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。严格执行规章制度，就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备专职档案管理人员，对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。一、建立物业管理档案的重要性1物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系，对所开展的每一项工作进行记录，作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。2有利于规范管理，理顺管理关系。物业管理的对象是物业中的人和物，包括员工和房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督困难。建立一套完善、规范的物业管理档案，既便于有条不紊的开展工作，又方便用户对管理工作进行监督，使我们的服务始终满足用户的要求。这样，就不仅仅要求我们开展实实在在的工作，而且要求我们能想用户之所想，用户未想到的我们也已想到，用户想到的我们已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录，并及时对用户进行回访，根据用户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化，决策科学化，工作程序化，最终达到用户满意。3有利于收集有关法律、法规，及时引入管理的新方法、新理念；做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依，并不断的改进和提高，始终保持管理的科学性、规范性和高效率。综上所述，档案资料管理工作作为物业管理的软件部分，与硬件的管理同等重要，缺一不可，两方面的工作必需同时并进才能达到规范化管理的要求。二、物业管理档案的建立及分类1在建立完善档案资料过程中，为使其更加科学、严谨、有效，已成功导入ISO9000质量管理体系，结合物业的具体情况，导入ISO14000、OHSAS18000管理体系，根据公司建立的档案借阅制度、档案保管制度、档案鉴定和销毁制度、档案员岗位责任制度、归档制度、档案管理实施细则以及质量体系中的质量记录控制等程序，使物业管理档案的建立有章可循，有据可查。2在具体执行过程中，公司采用三个层次的档案资料管理模式。因为整合型管理体系并不是包罗万象的，许多规章制度的建立与实施在管理体系的控制之外（如财务、人事管理等），另外，受行业因素限制，须接受行业主管部门的指导和监督，并执行相关法律规范，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下：（1）以建设部颁发的全国物业管理示范大厦标准建立管理档案框架，整个公司的档案资料框架都采用统一格式；（2）结合物业的实际情况，导入ISO14000、OHSAS18000管理体系，对公司ISO9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到框架中形成档案资料的第二层次；（3）在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度形成的各种现场、实际记录为内容，补充到管理档案框架中，形成整个管理档案模式。公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本（包括目录和具体内容样本），然后由各部门依此范本完善本部门整个管理档案体系。3按资料载体的类型用恰当安全的保存方式。许多原始文件资料必须以保密方式保存，对经常使用的日常管理档案采用定期归档方式保存，严格按档案管理相关制度进行。4所有资料实行“双档”（电脑档案、文本档案）管理。5档案资料的建立流程：收集竣工验收资料，接管验收资料，维修、改造资料，日常巡视维护记录、运行记录，投诉与回访记录，各种活动记录及用户有关档案资料。整理分类 依据建设部颁布的全国物业管理示范大厦标准建立档 案管理资料。编号登记 保存资料，按分类顺序编号、登记造册，形成文件目录，为方便管理工作，除部分保密文件、永久性文件外，档案实行开架管理。输入电脑入柜 按规定设置子目录进行分类文件整理，定期输入资料并维 护。根据管理条例分类保存：A定期性管理档案；B保密、永久性管理档案。利用职权档案出室必须由具备资格的人员登记后方可借阅，按借阅时限，及时回收档案复位，对各个环节进行记录。查阅信息复印信息信息公布信息处理 根据公司行政管理制度中的相关档案制度、管理体系中的相关文件规定进行利用。 检查定期、不定期的对档案管理工作进行检查、监督。6档案管理方式 管理处档案管理常性检查多种贮存方式多媒信息查询档案分类管理收集档案资料保密措施制度化管理电脑化管理保存档案措施 三、物业管理档案的管理1资料的归档、借阅、鉴定和销毁严格执行公司档案管理规章制度，质量记录控制程序。对档案资料的分类清晰，岗位责任分工细化、明确，使用合理，管理完善。如市民中心管理处的岗位设置，综合管理部接受公司质量管理部的指导，档案管理员对整个市民中心的档案资料管理负责，各区域管理员具体实施、收集各种档案资料。2在日常管理中掌握档案资料管理的原则和方法（1）做到全而细的原则：全指全面，包括物业管理工作的各个方面，不能有漏项；细指细致、细心，档案资料的收集、检查、整理归档等各个环节工作要细心。（2）切合实际的原则：所有记录是我们实实在在开展的工作，与实际相对应。（3）连续性原则：就是要求档案资料管理工作要坚持不懈，要注意工作中各个环节的关联性，中途不能脱节，否则，就不符合切合实际的原则。（4）按岗位进行分工，落实各项工作的责任人并开展培训。（5）各部门根据公司质量部的范本建立出整套档案后，根据公司质量管理体系中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行收集、检查，做到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个环节实施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在一个闭环的控制中。3监督检查（1）各部门负责人会同资料管理员定期（按要求的日、周、月检查时间）对本部门的资料管理情况进行监督检查。（2）公司质量部每月组织人员对各部门的档案管理工作进行检查，每半年进行一次质量大检查，其检查结果直接与各岗位的浮动工资挂钩。公司及质量部本身接受第三方认证机构的监督审核，其结果直接影响公司通过认证的质量体系。（3）通过建设部实行的物业管理考评工作来验证其档案管理工作的有效性。管理档案作为软件建设在考评工作中分数占据一半，建设部的考评面广，市民中心将积极参加物业管理考核评比，在资料档案管理工作中做到没有因管理原因而扣分，并在资料管理工作中有所创新。