家乐福 全套管控文件

Inter Store Transfer Procedure店与店之间调拨程序 行动计划程序版本 1.22003年5月目 录1. 目标2. 原则3. 方法4. 附件1. 目标 尽早确认同 Boucle Complete 有分歧之处，并采取行动计划加以纠正。 当下列情况产生时，必须采取行动计划:- 没有遵循Boucle Complete 的程序，- 指标结果没有达到预期值 ,- 协调者和审查者的审查结果中指出的错误。2. 原则2.1 何时采取行动计划 每当我们纠正同BoucleComplete原则有分歧点时，或每当我们要改善某一结果时。 至少每月各部门要有一个行动计划。2.2 采用的文件 销售主管必须填写行动计划表。 (见附件 1) 营业部门的行动计划由处长签字，服务部门由店长签字。. 订货组保留一份行动计划的复印件。 2.3负责人 建立行动计划 营业部门销售主管由处长同意后，负责建立行动计划。.某一行动计划也可以是处级别的。 (如库房的整理) 服务部门收银，收货，保安部根据对相关BoucleComplete程序的遵循与否而采取行动计划。且行动计划须经店长同意。组织并实施订货主管同管理层根据行动计划，总结每周情况要点。3. 确认潜在分歧因素的方法F 见附件 23.1 指标:- 某一指标低于该区指标。- 某一指标没有达到目标。.3.2 程序- 是否严格遵循程序。3.3 Boucle Complete 协调者和审查者- 审查者每年巡每家店一次。- 区 Boucle Complete 协调者 每月巡每家店一次。.附件A1 行动计划表A2 工具附件1: 行动计划表附件2: 工具程序手册由OP主管每月完成. 参见程序手册.由总部Boucle Complete每月提供 行动计划程序版本 1.22003年5月目 录5. 目标6. 原则7. 方法8. 附件1. 目标 尽早确认同 Boucle Complete 有分歧之处，并采取行动计划加以纠正。 当下列情况产生时，必须采取行动计划:- 没有遵循Boucle Complete 的程序，- 指标结果没有达到预期值 ,- 协调者和审查者的审查结果中指出的错误。2. 原则2.2 何时采取行动计划 每当我们纠正同BoucleComplete原则有分歧点时，或每当我们要改善某一结果时。 至少每月各部门要有一个行动计划。2.3 采用的文件 销售主管必须填写行动计划表。 (见附件 1) 营业部门的行动计划由处长签字，服务部门由店长签字。. 订货组保留一份行动计划的复印件。 2.3负责人 建立行动计划 营业部门销售主管由处长同意后，负责建立行动计划。.某一行动计划也可以是处级别的。 (如库房的整理) 服务部门收银，收货，保安部根据对相关BoucleComplete程序的遵循与否而采取行动计划。且行动计划须经店长同意。组织并实施订货主管同管理层根据行动计划，总结每周情况要点。3. 确认潜在分歧因素的方法F 见附件 23.1 指标:- 某一指标低于该区指标。- 某一指标没有达到目标。.3.2 程序- 是否严格遵循程序。3.3 Boucle Complete 协调者和审查者- 审查者每年巡每家店一次。- 区 Boucle Complete 协调者 每月巡每家店一次。.附件A1 行动计划表A2 工具附件1: 行动计划表附件2: 工具程序手册由OP主管每月完成. 参见程序手册.由总部Boucle Complete每月提供 BreakageProcedureWith Hand Held TerminalVersion 1.1June 2000C O N T E N T S9. Definition10. Objective11. Schedule12. Commercial Department responsibilities13. Security Department responsibilities14. Order pool responsibilities15. Accounting responsibilities16. Attachment1. DefinitionBreakage is goods unsaleable (because damaged, spoiled) and empty packaging that Carrefour people have to collect every day from sales floor, cashier counter, information deskto throw away because we cant return to the supplier. An item is considered as unsalealable if: It is damaged, The expiry date is over, The fresh chart in terms of selling date, freshness and/or quality is not respected, The package is damaged and it is impossible to repack, The packaging is empty.2. Objective To record and destroy all unsaleable and/or unreturnable broken goods in order to ensure a reliable stock balance and margin in the system.3. ScheduleThe daily Breakage process must be fully completed (scanning, checking, throwing away, stock adjustments, signing, reporting) on the same day before 5PM4. PrerequisiteDetermine a single place in Food and Non Food storage for Breakage: All identified products will be located and stored in the designated area. All items are stored by department.5. Commercial Team Responsibilities5.1Commercial Employee Use HAND HELD TERMINAL to scan the items barcode, input quantity actually thrown away. Check if the entries are correct with right Stock Adjustment Reason Code (B=Breakage), then save and print one Breakage Report (See attachment 1). 5.2Sales Manager Check and sign the Breakage Report according to the Breakage items. Value (by Stock Adjustment Report) and analyze the Breakage (on daily, weekly, monthly basis). Give the Breakage amount to the Order Pool for daily signboard updating at a fixed time.M Define and set up action plans if breakage exceeds forecasts.6. Security Team Responsibilities:6.1Check the accuracy and details of the items to be disposed with the Breakage Report. 100% double check has to be done before any disposal is approved and signed.6.2Inquire immediately with Sales Manager if there is any discrepancy: Quantity on Report real quantity:Commercial Employee must indicate exactly the right quantity on the Breakage Report and Security has to check and sign. The Security must send the Breakage Report to the Order Pool every day in order to make a Stock Adjustment on the same day.6.3 Throw the Breakage goods into Garbage Compactor, or destroy the goods manually if no compactor.7.Order Pool Responsibilities7.1If Quantity on Report real quantity: Correct the stock in the System according to the modified Breakage Report.7.2Print the Stock Adjustment Report and staple it to the Breakage Report.7.3Update the Breakage amount on the Signboard by Department everyday using the amount given by Sales Manager.7.4Submit all documents to Accounting.8. Accounting Responsibilities Must ensure daily reconciliation by printing all the Stock Adjustment Reports and cross check with the Breakage Report for consistency control, and summarize the total value for loss control. Investigate with Sales Manager in case of discrepancy. Keep filing of all documents for 3 months.AttachmentAttachment 1: Breakage ReportAttachment 1: Breakage Report Carrefour China -家乐福-商品报废程序使用手提扫描机版本 1.1 2000 年 6月目录1. 定义2. 目标3. 日程表4. 营业部门职责5. 保安部门职责6. 订货小组职责7. 财务部职责8. 附件 1. 定义商品报废是指不能销售的物品（因为损坏，溅漏.）和空包装盒。每天，家乐福人员，必须从销售区，收银台，服务中心收集并扔弃。因为我们不能退给供应商。该商品确认为无法销售之单品 已损坏。 超过保质期 销售日期，新鲜度和/或质量没有遵守生鲜产品条例。 包装破损且无法重新包装 只剩包装2. 目标登记并销毁所有无法销售和/或者无法退货的报废商品， 保证可靠的库存平衡和毛利。 3. 日程表商品报废进程必须在当天下午5点之前完整执行。(扫描，检查，扔弃，库存调整，签字，汇报)。 4. 先决条件：在食品和非食品仓库安排一块独立区存放不能销售的物品。 所有明确的物品将安置并存放在一定区域。 所有单品按部门分类存放。 5. 销售部门职责：5.1 销售人员 用手提扫描机扫描单品的条码，输入实际扔弃物品的数量。核对输入的数量是否同库存调整编码(B=Breakage)(相符正确，然后存盘并打印商品报废报告（见附件1）5.2 销售主管 根据报废单品，检查并在报废报告上签字。 根据金额(按库存调整报告)分析报废(每日，每周，每月)。 固定时间将报废金额提供给订货小组，张贴在告示板上。M 如果商品报废超过预估，详细说明并建立行动计划 。 6. 保安部门职责： 6.1 根据商品报废报告检查所处理单品的准确和详细资料。 任何决策同意并签字前，必须100%复查。 6.2 如果有任何矛盾立即同部门主管调查。 报告上数量 实际数量 营业人员在商品报废报告上确切修改成正确数量后，交给保安 检查签字。保安必须每日将报废报告递交给订货小组用来进行 当日库存调整。 6.3 将报废商品扔入压碎机，无压碎机就人工销毁。 7. 订货小组职责：7.1 如 报告上数量实际数量 根据修正的商品报废报告修改库存。7.2 打印库存调整报告， 并同商品报废报告装订在一起。7.3 每日，在告示版上更新由销售主管提供的报废金额。 7.4 将所有文件递交给财务部。 8. 财务部职责： 必须打印库存调整报告保证每日数据一致，并交叉检查报废报告，用来控制咨询管理一致，并累加总金额以控管损耗。 如有分歧，同销售主管一起调查。 保证所有文件至少存档 3 个月。附 件商品报废报告 * 附件 * 单品缺货及错误资料修改程序版本 1.12003年1 月目录1. 目标2. 先决条件3. 店申请步骤4. 商品部程序5. 各处的周计划6. 附件 1.目标 改善店与商品部之间的沟通以： 更新PIV 系统中的错误资料 通知商品部以减少供应商的缺货 只有唯一的邮件地址负责接收店申请和反馈商品部的修改情况。 工作优先权每日申请要求不大于10个。2.先决条件 店和商品部都应严格遵守沟通计划. 不论店申请是否被商品部接受, 商品部应最迟在周五向店反馈信息.3.店申请步骤3.1.部门销售主管 各部门销售主管应将申请修改的单品资料输入”单品错误资料申请表”。(见附件1)各部门每日的申请不得大于10个。（避免商品部收到过多信息注重优先性） 应遵守以下输入时间:杂货处 星期一至五上午11:00 前家用百货处星期一至五上午11:00 前家电处星期一至五上午11:00 前纺织处星期一至五上午11:00 前生鲜处 星期一至五上午11:00 前3.2. 处长 收集本处修改申请并用邮件传送给店订货部主管. 应遵守以下传送时间:杂货处 星期一至五上午12:00 前家用百货处星期一至五上午12:00 前家电处星期一至五上午12:00 前纺织处星期一至五上午12:00 前生鲜处 星期一至五上午12:00 前3.3. 订货部主管 收集各处”单品错误资料申请表”并用邮件发送给商品部.(邮件地址示例: MU North-shortage-P4 data 应遵守以下发送时间: 杂货处 星期一至五下午15:00 前家用百货处星期一至五下午15:00 前家电处星期一至五下午15:00 前纺织处星期一至五下午15:00 前生鲜处 星期一至五下午15:00 前 当店订货部主管收到商品部反馈的申请表时，应发送各处（至少星期六要收到一周的反馈）. 应遵守以下发送时间:杂货处 星期六 上午家用百货处星期六 上午家电处星期六 上午纺织处星期六 上午生鲜处 星期六 上午J这样店销售部可以在发出下一次修改申请前还有一天时间可检查商品部的反馈.4. 商品部程序 4.1. 商品部各处秘书 接收各店 ”单品错误资料申请表”. 各部门每日的申请不得大于10个。（避免商品部收到过多信息注重优先性）杂货处 星期一至五下午15:00 前家用百货处星期一至五下午15:00 前家电处星期一至五下午15:00 前纺织处星期一至五下午15:00 前生鲜处 星期一至五下午15:00 前 当日打印出各店申请表并分发给各相关谈判员. 用“跟踪表”跟进相关人员的反馈意见（见附件2）.4.2 商品部谈判员 最好当日内检查各申请表并写下是否修改及原因的答复, 然后按下列时间表交还给商品部处秘.杂货处 第二天上午12点之前 最迟不能晚于星期五下午18:00家用百货处 第二天上午12点之前 最迟不能晚于星期五下午18:00家电处 第二天上午12点之前 最迟不能晚于星期五下午18:00纺织处 第二天上午12点之前 最迟不能晚于星期五下午18:00生鲜处 第二天上午12点之前 最迟不能晚于星期五下午18:004.3. 编码部 从商品部处秘处接收经谈判员核实的修改申请表. 一天内在系统中完成相应的修改工作.杂货处家用百货处商品部内部协调家电处时间表需经商品部及编码部确认纺织处生鲜处 4.4 商品部处秘 把商品部和编码部的确认按下列时间反馈回各店.杂货处 星期六上午12:00 前家用百货处星期六上午12:00 前家电处星期六上午12:00 前纺织处星期六上午12:00 前生鲜处星期六上午12:00 前J店销售部可以在发出下一次修改申请前还有一天时间可检查商品部的反馈.5. 计划表附件附件1：单品错误信息修改申请表附件2：单品错误信息修改申请跟踪表附件1：单品错误信息修改申请表附件2：单品错误信息修改申请跟踪表周期盘点程序版本 1.42002年06月目录2. 目标7. 原则8. 人力资源& 培训9. 职责10. 日常工作11. 进程1. 目标 有可靠的理论库存和毛利 确认未知损耗的数量和金额3. 原则 所有的小分类单品（包括停止单品）至少每月盘点一次除了以下所列的部门及商品：10部门进口酒和香烟：每周一次30部门电池：每周一次家电：小家电（陈列于展柜中的）每周一次 其他家电商品每月一次 周期盘点计划由各店制订。 所有负库存单品必须参与周期盘点每日进程。 下列情况不能进行周期盘点:单品被删除的第二天每个月的第一天 每日周期盘点必须在无商品进出的情况下进行w 收货进程不受影响，但所收进的单品库存必须在周期盘点结束后增加到系统内。w 周期盘点必须在营业之前结束 。w 数据传送必须在10：00 AM 之前结束。（由P4决定） 周期盘点计划中所有相应的退货和报废单品必须在周期盘点日之前退掉和报废掉。不然的话，会被计算入库存。4. 人力资源 & 培训3.1店员培训 店销售人员将由设备组织经理（如有的话）或订货小组主管培训周期盘点程序 店销售人员将由 IT 主管培训:Pacific4和手提扫描机的使用 店财务人员将由设备组织经理（如有的话）或订货小组主管培训周期盘点程序3.2商品部销售人员的培训 商品部销售人员必须知道周期盘点程序和店周期盘点进程。4.职责4.1 国家设备组织经理 或商品部 提供按小分类建立国家周期盘点计划的表格工具并分摊每日工作量。4.2 国家财务经理职责 建立国家级别的商品抽检比率清单。(见附件2)4.3 店销售人员职责 销售主管应将每一小分类的单品数输入周期盘点计划，财务主管可据此来安排复盘的人手。 销售主管根据周期盘点计划负责组织周期盘点. 销售主管保证足够人力资源开展周期盘点。 销售主管负责小分类盘点库存量的正确性。4.4 店设备组织经理（如有的话） 或订货小组主管 打印负库存单品清单。 根据各店周期盘点计划，准备周期盘点的清单，并将每日的负库存单品加入到周期盘点清单中。 修正周期盘点报告上的差异，打印正确的周期盘点报告并同旧的周期盘点报告订在一起。 过帐进程在10：00 AM 前结束。 根据各店周期盘点计划实施。 对于有重大库存差异的盘点单品（数量超过50个或金额超过500.00RMB）要求营业部门给予解释4.5 财务主管 全权负责复查和修正的过程。（7：00am-9:00am） 组织检查人员。 过帐的权威性。(10:00之前) 同营业部门一起解释对于有重大库存差异的盘点单品（数量超过50个或金额超过500.00RMB） (12:00am之前) (见附件4)5.日常工作5.1 店销售人员5.1.1 日常工作/ 下午准备 必须准备充足的人力进行周期盘点。 必须确保库房的安排根据库房程序，并且准备周期盘点的单品已经粘贴好盘点贴纸。 必须确保卖场里的所有单品都有货架标签。5.1.2 日常工作/ 上午清点（晚上闭店后） 根据盘点规则确保商品处于有条理和整洁的状态。 在当日周期盘点清单上的所有单品前贴上标签贴纸。 按盘点规则开始清点单品。 在标签贴纸上写上所清点的数量结果。扫描（6：30-7：15） 准备足够的手提扫描机。 扫描应遵循3个原则： 从左到右扫描 从上到下扫描 货架到货架扫描 从卖场到库房的顺序，将盘点标签贴纸上的数量输入手提扫描机。w 如果货架上无某单品, 扫描货架上的标签并输入“0”(包括停止 单品).w 若扫描失败，则手工输入条码。w 当未知条码被扫描,数量可以输入并会保存在 周期盘点未知条码报告中，但无法进行库存的调整。w 将所有带有错误条码单品的样品堆放在地上为便于辨认。 数据已输入后，在该盘点贴纸上作记号。 报告（7：15-7：35） 打印未盘单品报告和未知条码报告。修正和调整所盘单品（7：15-7：35） 解决未知条码问题。 确保未盘单品清单上无有库存单品。 打印按扫描顺序的周期盘点报告初查 营业部门必须100%检查周盘报告上与盘点卡上数量不符的单品-使用按扫描顺序的周期盘点报告。 不要移去标签不要补货，直到财务人员完成任务。 初查后，递交按扫描顺序的周期盘点报告给财务监督人员。（7：30am之前）5.2 复查小组 521每日工作/上午 财务监督人员：收到营业部门递交的按扫描顺序的周期盘点报告后，打印有库存差异的周期盘点报告。 将有差异的单品标注在按扫描顺序的周期盘点报告上并交给复盘人员。 检查人员必须检查按扫描顺序的周期盘点报告上同实际库存有较大差异的单品。 若发现任何分歧,在报告上手工修正数量并同销售主管确认。 检查者在周期盘点报告上签字。 财务部根据周期盘点进行金额调整。522 每月工作 财务主管组织周期盘点复查小组。 小组至少包括7人财务出1人负责组织2人复盘杂货处1人复盘家用百货处1人复盘家电处2人复盘纺织处53 组织设备经理（如有的话）或者订货小组主管。531每日工作/上午修改 在系统中修正所有所盘单品的数量。 再次打印周期盘点报告 并同原始报告的复印件订在一起。过帐 根据周期盘点的库存调整进行过帐。 打印 库存数量调整报告 并交给财务部存档至少三个月。 在周期盘点告示板上用荧光笔划出已盘的单品。负库存 打印 负库存报告周期盘点 提交 负库存报告复印件给销售主管用来分析和采取行动。 532每日工作/下午准备 根据周期盘点计划（包括负库存单品），准备 周期盘点单品清单 (来日要盘的单品)。 打印 周期盘点单品清单 提交所有报告给处长或销售主管。5. 3. 3 每月报告 打印当月未盘单品清单。 提交报告给店长。 打印月库存调整报告并递交给财务部。6.进程 每日在库房和卖场清点单品准备并打印周期盘点清单(包括负库存)确认单品和安排单品堆放 打印周期盘点未知条码清单打印未周期盘点清单在库房和卖场扫描单品打印周期盘点报告和按序列号的周期盘点报告无库存单品的调整未知条码的调整打印周期盘点库存调整报告周期盘点数据过帐用作库存调整检查已清点& 扫描的数量 月底打印月未盘点清单附 件 附件 1: 盘点贴纸 附件 2: 国家商品抽检率清单 附件 3: 国家周期盘点计划(样板)附件 4: 周期盘点重大差异控制表附件 1: 盘点贴纸清点Count检查Check数量Quantity数量QuantityNameName折扣率Depreciation Rate附件 2: 国家商品抽检率清单 (TO BE FINISHED BY NATIONAL ACCOUNTING)Attachment 4: cycle count big difference control listCycle CountProcedureVersion 1.4June 2002 C O N T E N T S1.Objectives2.The Principles3.Human Resources and Training4.Responsibilities5.Routine Job6.The Process Flow1. Objectives To have a reliable theoretical stock in the system To identify the quantity and amount of unknown loss 2. The Principles All the sub-families (including Stop Items) are counted at least once east 3 month except some departments & sensitive family special examples:Department 10 imported drinks & cigarettes: once a weekDepartment 30: battery family once a week.Appliance: small appliance (glass cabinet) once a week other part once a month Cycle Count planning must be defined at Store level under control from BC Coordinators. All negative stock items are integrated into Cycle Count Process every day. Cycle Count cannot be done on: The following day after the item deletion day (every Sunday) The first day of each month (before Post Data for Accumulation) Daily Cycle Count has to be done during non-movement items (in/out) Receiving Yard process is not affected but the incoming stock should be isolated until the end of the Cycle Count Process. Cycle Count must be completed before store opening Postings anytime before 10:00 a.m. (defined by Pacific 4) All the returns and breakage of the corresponding items from the Cycle Count planning should be completed before the Cycle Count day. If not, the returns and breakage have to be counted as inventory.3. Human Resources and Training3.1 Store Teams Training Commercial Teams have to be trained by the Organization & Systems Manager if exists or by Order Pool Head for: Cycle Count Procedure Commercial Teams have to be trained by the IT Head for: Pacific 4 functionality and usage of Hand Held Terminal Accounting Teams have to be trained by the Organization & Systems Manager if exists or by Order Pool Head for: Cycle Count Procedure3.2 Merchandise Division Team Training Merchandise Division Teams have to be informed with Cycle Count Procedure to be aware of the Cycle Count process in the store4. Responsibilities4.1 National Organization & Systems Division or Merchandise Division Provide the national Cycle Count EXCEL TOOLS planning by sub-family and spread out consistently the workload.4.2 National Financial Manager Build the National Goods Checking Ratio List. (see Attachment 2)4.3 Commercial Team The sales manager should put the quantities under each sub family into the Cycle Count planning so that the Accounting Head can arrange the checking team accordingly. The Sales Manager is responsible to organize the Cycle Count according to Store Cycle Count Planning. The Sales Manager ensures enough human power to do the Cycle Count according to the planning. The Sales Manager is responsible for the accuracy of the sub-family inventory quantity.4.4 Organization & Systems Manager or Order Pool Head Print Negative Stock Report. Prepare Cycle Count List according to Store Cycle Count Planning and add the minus stock items into the daily Cycle Count list. Correct the discrepancies on the Cycle Count Report, print the correct Cycle Count Report and staples with the old report. Do posting process before 10:00am. Follow up the Cycle Count Schedule on the Boucle Complte Signboard. Ask the commercial to give the explanation for big stock discrepancy (more than 50 pcs or 500 RMB) (see Attachment 4).4.5 Accounting Head Is responsible for the checking and correction steps from (7:00 AM to 9:00 AM) Manage the Checking Team Authorize the posting.(Before 10:00AM)- Must be informed the big stock discrepancy and signed the cycle count big difference control list. (more than 50 pcs or 500 rmb) （See attachment 4）5. Routine Job5.1 Store Commercial Team5.1.1 Daily activity / AfternoonPreparation (evening before) Must plan sufficient manpower to handle Cycle Count process. Must make sure that storage areas are arranged according to Storage Organization Procedure and goods to be counted are with Inventory Sticker ready for Cycle Count. Must make sure that in the Sales Area every item has one Shelf tag.5.1.2 Daily activity / MorningCounting (evening before after store closing) Ensure that all goods are well arranged and piled up according to inventory rules. Put a sticker in front of all items included in Cycle Count List. Start counting goods according to inventory rules. Write quantities onto stickers.Scanning(from 6:30 to 7:15) Take the necessary quantity of Hand Held Terminal. 3 scanning principles need to obey: Scan from left to right Scan from up to down Scan from element to element Start to scan item from sales area to storage and key in the quantity according to Inventory Sticker. If no goods on the shelf, scan the shelf tag barcode and key in quantity 0 (including Stop Item). If scanning failed, key in the barcode number In case of unknown barcode is scanned, quantity input is allowed and will be kept in a special file “Cycle Count Unknown Barcode Report” but not possible to be posted to adjust the stock quantity. Put on the floor the item with unknown barcode for easy identification. Put a cross on the Inventory Sticker after each key-in.Reporting (from 7:15 to 7:35) Print the Item Not Yet Counted and Unknown Barcode Report.Modification and Adjustment of the counted items (from 7:15 to 7:35) Resolve unknown barcode problems. Make sure there is no more item in the Item Not Yet Counted Report Print the Cy