浅析领导与秘书的相互影响

浅谈领导与秘书的相互影响摘 要：随着科技的发展，时间的推移，现代社会对秘书的要求也逐步提高。秘书不再仅仅是一个一般文员的工作了，还是一个实践者，很多工作在领导决定之后是要秘书去执行的，所以秘书在办公室中不仅要处理好与领导的关系，而且还应该处理好跟同事以及下级之间的关系。本文从领导、秘书及其相互关系入手，分析了领导与秘书之间的相互影响，并对秘书的工作提出了建议。关键词：领导 秘书 关系 相互影响一、领导（一）领导的概念根据管理学基础中的解释：领导是以实践中心展开的，由拘役社会系统中的领导主体根据领导环境和领导客体的实际情况确定本系统的目标和任务，并通过示范、说服、命令、竞争和合作等途径获取和动用各种资源，引导和规范领导客体、实现既定目标，完成共同事业的强效社会工具和行为互动过程。 领导必须有以下3个要素：（1）领导者必须有下属或者追随者；（2）领导者必须拥有影响追随者的能力；（3）领导行为具有明确的目的，并可以通过影响下属来实现组织目标。（二）领导的技能成功的领导依赖于合适的行为、技能和行动，领导者的三种主要技能是技术技能、人际技能和概念技能。（1）技术技能技术技能是一个人对某种类型的过程或技术所掌握的知识和能力。例如，会计人员、工程师、文字处理人员和工具制造者所学习到的技能。在操作人员和专业人员层次上，技术技能是工作绩效的主要影响因素。但是当员工升职并拥有领导责任后，他们的技术技能就会显得相对不重要了，作为经理，他们更加依靠下属的技术技能；在许多情况下，他们基本上不参与他们所管理的技术技能实践。实际上，许多企业的高层领导对企业生产的技术细节并不熟悉。（2）人际技能人际技能是有效地与他人共事和建立团队合作的能力。组织中任何层次的领导者都不能逃避人际技能的要求，这是领导行为的重要部分之一。（3）概念技能概念技能是按照模型、框架和广泛关系进行思考的能力，例如长期计划。在越高的管理职位上，它的作用也就越重要。概念技能处理的是观点、思想，而人际技能关心的是人，技术技能涉及的则是事。领导技能分析表明不同层次的管理者需要的三种技能的相对比例是不同的。管理层级越高，工作中技术技能所占的比例越小，而概念技能所占的比例越大。这有助于解释为什么杰出的部门领导者有时无法胜任副总裁的职位，因为他们的领导技能的结构不适合更高管理职位的要求，特别是没有增加概念技能。（三）领导的作用在指挥、带领、指导下属为实现组织目标而努力的过程中，领导者必须要有指挥、协调、激励等3个方面的作用。（1）指挥作用：领导者能帮助人们认清所处的环境和形势，指明活动的目标和达到目标的途径。（2）协调作用：协调的本质，就在于协调各种关系，解决各方面的矛盾，使整个组织和谐一致，使组织成员的工作同既定目标保持一致。（3）激励作用：领导者要为员工排忧解难，激发和鼓舞他们的斗志，发掘、充实和加强他们积极进取的动力。二、秘书（一）秘书的定义秘书即是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。该定义可从3个角度来理解：（1）秘书服务的根本对象是领导者；（2）秘书活动的基本方式是处理信息和事务；（3）秘书活动的根本性质是辅助性。（二）新时代下的秘书随着经济管理全球化、信息化、专业化，秘书也开始以一种全新的思维方式进入到诸多领域之中，成为企业领导者必不可缺的得力助手。为促进秘书工作现代化，提高秘书人员的业务素质和工作能力，国家自九八年起实行秘书专业人员必须持证上岗，并在企事业单位推广秘书职业资格证书制度。随着时代的发展，生活节奏不断加快，一个人的能力毕竟是有限的。为了顺应发展，秘书在现在各企事业单位中扮演的角色越来越重要，将成为21世纪不可缺少的人才。所以秘书的道德、素质都更加严格要求。（三）秘书工作的特征与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征：（1）中介性：秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的“纽带”和“桥梁”的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。（2）直接性：秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上（3）全面性：体现在职能辅助的全面性以及过程辅助的全面性上（4）服务性：人们把秘书工作比喻为“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮”，把秘书工作说成“没大没小，没完没了”。（5）被动性：要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。（6）潜隐性：活动名义的假借性，活动过程的幕后性，劳动成果的潜在性。三、秘书与领导的关系 对于一个秘书来说，领导就是自己工作的重点对象，其工作就是为领导服务。正因为这个工作内容，使得秘书在办公室中处于一个特殊的地位，因在秘书的人际交往中也往往显得特别复杂。在秘书与办公室中所有人的交际中，秘书与领导的交际是最为复杂，最为微妙的一种。这两者之间存在着一个矛盾关系，不仅存在着领导与被领导、服务与被服务的工作关系，同时也交织着人与人之间在思想、知识、情感等方面的交往关系。对每一个秘书人员来说，正确把握并处理与领导者的关系是十分重要的。（一）秘书在工作中应如何正确认识与领导的关系秘书是领导身边的辅助人员，和领导有着密切的工作关系。怎样搞好与领导的关系，是众多秘书都关注的问题。任何一个领导能做到领导职位上，都必定有其过人多处，其丰富的工作经验和待人处事的方略，都是值得借鉴和学习的。作为秘书，首先应该尊重领导，但尊重并不意味着，就要对领导百依百顺，唯唯诺诺，巴结奉承。现代秘书应该要领导的帮手，帮助领导出谋划策，帮助领导来做一些决定，防止领导发生一些决定上的错误。但也应记住，给上司提意见只是本职工作中的较小部分，首先还是要服从并执行领导的要求。要想让上司接纳你的观点，应在尊重的氛围内，有礼有节、有分、有寸地磨合。而且，在提出质疑和意见前，一定要拿出详细的、足以说服对方的资料计划。这样才能创造一个与上司比较合作化的环境，从而使自己更好的投入到工作中，以便使自己的能力得到充分的发挥。（二）秘书在与领导一起工作时要注意的问题（1）是参与不是干预：作为秘书，在为领导者决定事项提出拟办意见时，一定要对所提方案的准确性、科学性负责。在决策过程中，至于是否采纳你的意见，选定哪个方案，是领导者的责任，秘书绝不能干扰领导的决策。（2）是服从不能被动：服从于领导是秘书工作必须遵循的，在被动性的客观情况下，能否做出创造性的贡献，乃是对每个从事秘书工作同志的要求。秘书要站在领导的立场和角度去观察，研究分析和处理问题，这样所提出的参谋意见才能达到总揽的全局，高屋建瓴的境地。（三）秘书在办公室中如何与领导相处秘书与领导的关系是办公室人际关系中最重要的部分。秘书在办公室中与领导之间相处要遵守以下两个基本原则。（1）真诚：真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。尔虞我诈的欺骗和虚伪的敷衍都是对人际关系的亵渎。真诚不是写在脸上的，而是发自内心的，伪装出来的真诚比真正的欺骗更令人讨厌。（2）人际相互作用：每个人都希望别人能够承认自己的价值，希望别人能够接纳自己、喜欢自己。出于这个目的，秘书在社会交往中往往更注意自己的自我表现，期待领导接纳自己。但秘书也要有“真心、恒心、耐心、细心、责任心”，而且应该首先认认真真，踏踏实实办好领导交代的事情，这才是一个秘书的第一职责。四、秘书与领导的相互影响秘书的职责是直接为领导工作服务，因此秘书人员须频繁地接触领导,深入地了解领导.掌握其工作的特点和规律，熟悉其工作习惯,工作方式。以不断适应领导的需求，努力提高服务效率。这一过程既是领导对秘书施加影响的过程,也是秘书适应领导并影响领导的过程.（一）领导对秘书的影响领导在接受秘书服务的过程中会影响秘书。领导的人格力量,行为作风及其对秘书的关心、理解,对秘书的行为准则,办事原则,思维方式等发生直接或间接的影响。（1）积极的影响：领导对秘书的严格要求与约束是对秘书施加影响最直接的手段，领导的正确要求和约束能培养和造就优秀的秘书人才。领导的一言一行对秘书的行为方式及做事习惯具有极大的影响。领导讲真话,办实事,采实效,工作上兢兢业业 ,秘书就不敢做表面文章敷衍领导；领导能正视工作中存在的问题,公正地处理一切问题，秘书人员就乐于出谋划策，敢于直言不讳讲真话；领导在工作上既深入又超脱,集中精力抓大事，善于给秘书交任务，秘书就能在自己的职责范围内充分发挥工作的主动性、创造性，主动为领导拾遗补缺；领导对秘书主动关心,体贴,帮助他们解决一些应该解决又可以解决的困难和问题,秘书人员在工作中就会主动出击，为领导分忧。（2）消极的影响：正所谓“蓬生麻中,不扶自直；白沙在涅,与之俱黑”,领导自身的缺陷、不良思想及行为，必然会对秘书造成很大的负面影响。有些领导干部台上讲一套,台下做一套,人前讲原则,背后肆意践踏党纪国法，表面上公正清廉,背地里行贿于上，纳贿于下；秘书便很有可能沾染上唯利是图、尔虞我诈的不良习气。（二）秘书对领导的影响秘书工作具有从属性的特点，这也决定了秘书对领导的影响力是十分有限的。但是在有些工作环节,有些场合和对某些事件的决策中.秘书对领导还是有一定影响力的。秘书对领导的影响可分为主动影响和被动影响两方面.（1）主动影响：主动影响具体讲有超前工作,拾遗补阙,劝谏进言三种形式。1.超前工作：秘书要树立超前服务意识。想领导所想,急领导之所急。充分发挥主观能动性,为领导分忧。2.拾遗补阙：金无足赤人无完人,领导也不可能全都正确，秘书要在尊重领导权威和人格的前提下,适时做好“拾遗补阙，善后补救工作”。这样做不但会消除领导工作中的后顾之忧，也能有效地维护领导形象。3.劝谏进言：秘书人员应该事事谨慎,时时检点,自觉维护领导和部门的声誉。但是当领导做出与领导身份,组织纪律不相符合的事情时，就要从爱护领导的愿望出发适时提醒，使领导在关键时刻保持清醒的头脑,以免犯这样或那样的错误。（2）被动影响：被动影响也有感染、暗示、服从三种形式。1.感染: 由外在向内在的感染转化，由情绪感染向情感感染转化，追求理性的创造性的积极的感染。2.暗示: 与领导的默契、配合，心灵的回应；使领导主动接收，达到心领神会。3.服从: 自觉的服务，自愿的尊从，积极的服从，理智的服从。五、结论领导和秘书之间的利益关系向来都是十分紧密的,一荣俱荣、一损俱损。古时，君王视秘书为股肱之臣,当今，秘书对领导如左膀右臂。秘书是领导的得力助手和智慧锦囊。其助手作用表现在直接为领导提供精力和智力补偿,因而人们常称秘书为领导的“外脑”。其智囊作用表现在秘书以谋助断、以谋促断。现代社会中,领导与秘书之间最容易产生行为、观念上的相互影响。领导对秘书的影响有积极影响和消极影响两个方面。秘书的学识修养、人格魅力，从出谋划策或撰写文稿中表达,潜移默化地向领导渗透从而主动或被动的影响领导。领导和秘书职业身份和工作地位不同,但又相互关联。两者在行为、观念上相互影响,相互制约,是相互依存对立统一的。 【参考文献】1.张浩.新编公司文书写作大全M.光明日报出版社,20042.陆瑜芳.试论中国加入世贸组织后秘书工作职能的转变J.秘书,2003(3)3.岳湘华.浅谈领导与秘书的相互影响J.企业家天地,2006(7)- - 5 - -