浅谈秘书的超前思维和创新思维

浅谈秘书的超前思维和创新思维第3卷第l期2003年3B温州职业技术学院学报JournalofWenzhouVocationalandTechnicalCollege,o1.3NO.1Mar.2o03浅谈秘书的超前思维和创新思维黄若茜(温州职业技术学院,浙江温州325035)摘要在当前经济飞速发展,市场瞬息万变的社会,超前恩维和创新思维对做好秘书工作是不可或缺的,秘书人员必须把握这两种思维方式,以便更好地为领导的工作与泱策服务.关键词秘书;秘书工作;超前思维;创新恩维中图分类号C931.3文献标识码A文章编号1671-4326(2003)0卜006003OnSecretariesCreativityandTheirAbilitytoThinkBeforehandHUANGRuoqian(WenzhouVocationalandTechnicalCollege,Wenzhou,325035,Chin口JAbstract:Withthedevelopmentofeconomyandconstantchangeofthesociety,havingcreativityandtheabilitytothinkbeforehandisindispensabletosecretaries.Therefore,secretariesshouldhavethesetwomodesofthinkingSOastodotheiriobwellandhelptheleadertomakebetterdecisions.Keywords:Secretary;Secretarywork;Theabilitytothinkbeforehand;Creativity秘书是领导,主事者身边的综合辅助和公务服务者.秘书人员在履行参谋助手,沟通协调,办理事务等职能时,需要通过一定的思维形式认识和把握客观事物的本质和规律,从而顺利完成工作任务.因此,秘书人员能否采取恰当的思维形式,是否科学地把握正确的思维方式,对其参谋辅助及事务服务的有效性有直接关系.就秘书的工作任务与范围看,秘书思维过程中往往需要结合运用或交替使用各种方法来分析处理各种问题,其思维形式一般来说有辩证思维,逻辑思维,逆向思维,发散思维,超前思维和创新思维.在当今市场经济飞速发展,市场瞬息万变的信息社会中,秘书要有效地辅助其领导科学决策,必须具有长远发展的眼光和运筹全局的魄力,其思维必须要有前瞻性,全面性,系统性.因此,把握好超前思维和创新思维显得尤为重要.所谓超前思维是一种按事物变化,发展规律来预测未来的思维活动,是秘书人员对领导工作和决策之前的思维活动和心理感受,是走在事件前面的一种思维方式.所谓创新思维是一种勇于探索未知领域,敢于改造和突破前人的成果,提出新问题,新见解的富有创新的思维方式.在日常工作中,由于秘书工作辅助性的特点,秘书必须要遵循领导的工作规律办事,其被动性较强.领导突如其来的想法,不期而至的突发事件,充满变数的客观现实往往都是始料不及的.平时多些超前思维,多做些超前服务工作,可以帮助解决工作中的难题,面对错综复杂,不断变化的客观环境能做出准确及时的反应,避免措手不及;在关键时刻出奇制胜,变被动为主动.及时向领导提供合理,有用的信息,从容应对纷纭复杂的局面.在秘书工作中,一份工作报告的起草,一个活动方案的制定,一起信访事件的处理,都离不开分析,归纳,判断,概括的思维过程,其中蕴涵了一定的创造力,包含着秘书一定的创造思维.如果一个秘书缺少创造性思维的能力,在工作中只能按部就班,因循守旧,不能开创新的工作局面,不能及时向领导提供有参考价值的决策依据,就当不好参谋,助手.秘书的超前思维与创新思维不可或缺.本文结合职业特点,对秘书人员如何适应客观实际要求,自觉培养与运用超前思维与创新思维的问题【收稿日期】2003-02-06【作者简介】黄若茜(1965-),女,浙江沮州人,沮州职业技术学院人文系讲师第3卷第1期黄若茜:浅谈秘书的超前思维和创新思维61作粗浅的探讨.一,要转变观念,适应新的要求秘书作为辅助领导管理的人员,从本质上讲其工作是被动的,其工作需按领导的意图,领导的要求去做,不能越权越位,要在领导的授权或授意下去办文,办事.但,这并不等于说秘书就应该象算盘珠子一样,拨一拨,动一动,满足于抄抄写写,收收发发,照章行事.辅助工作也要有创造性和主动性,早在l985年中央就提出秘书人员应做到”四个转变”,即从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为主动服务.随着市场经济的飞速发展和办公现代化进程的加快,秘书工作已扩展到信息,决策,咨询,助理和提供现代尖端技术服务的领域,工作重心已从繁琐的事务中解脱出来,向出主意,做助手,当参谋,辅助决策的职能转移,这更要求秘书转变传统观念,树立与之相适应的思维方式和工作方法,积极地献计献策,参政议政,发挥补充领导思想的重要作用.因此,必须在思维领域中追求独立的见解,寻找新的突破,要运用创造性的思维能力,为领导拾遗补漏,出谋划策,有时甚至要走在领导前面,对处于萌芽状态的苗头性情况进行预报,对各种事件的发展趋势进行科学预测,冲破安于现状和墨守成规的习惯,使各项工作充满活力.二,锻造强烈的使命感和浓厚的参政意识秘书超前思维和创新思维的前提是必须树立强烈的使命感和浓厚的参政意识.一方面秘书作为辅助领导管理的人员,在工作中容易陷入”不在其位,不谋其政”思想泥潭,在成群的领导中间总抱着”不能多说一句话,不能多走一步路”的想法.这种多一事不如少一事的态度,不利于超前思维和创新思维的开展.另一方面一个单位领导他工作成败关系一个系统,一个部门,一个单位的盛衰存亡,而作为领导参谋助手的秘书人员对领导的决策正确与否有着极为重要的作用.因而秘书人员必须具有强烈的社会责任感和历史使命感,本着对人民,对事业负责的精神,积极参与领导工作,树立鲜明,浓厚的参政意识.否则,秘书就不会积极发挥能动作用,超前思维和创新思维就会丧失.秘书人员必须克服消极的传统观念和低人一等的自卑心理,领导者也应对秘书人员的积极参政意识加以爱护和鼓励,只有这样,秘书人员才会具有独立意识和独特的思维方式,才能在思想层面,思维层面上与领导平等对话和交流.秘书是领导的参谋助手但不是领导的附庸和影子,秘书是主动独立的人,应有独立意识,独立思想,观点,思维方式,用自己独特的方式和感受去调查研究和思考问题,把服务工作和独立思考有机结合,化被动为主动,在服务工作中不断产生超前思维和创新思维,从而更好地做好本职工作,为社会服务.三,着力提高超前思维和创新思维的能力秘书工作需要细致,严谨的作风,这又容易造成秘书人员思想过于谨慎保守,按部就班,亦步亦趋,跟不上时代的步伐,无法科学,正确地为领导决策服务,不能很好履行秘书辅助管理,综合服务的职能.秘书要为领导提供高层次,有价值的参谋服务,其思维必须走在领导工作的前面.这就要求秘书人员发挥自己的主观能动性,把握当前形势的各种变化和自己所在单位的基本住务,以宽阔的视野从组织,长远,整体利益出发,把握领导思维时空领域和价值取向进行超前思维,形成自己的真知灼见.秘书要超前思维,日常工作中可以从以下几个环节具体把握:一是某项工作即将结束,新的工作将要开始时,可在总结前段工作的基础上收集将要开始的新工作的信息资料,进行超前思维,为领导开展新工作做好准备.二是领导工作都有一定的计划性,周期性,在每一个工作周期复始时,秘书都要加快思维节奏,超前思维,为领导下一周期的工作做好准备,既总结上一周期工作的经验教训,又要预测下一周期工作发展的趋势和特点,协助领导者在新一轮工作中取得主动.三是每当实践中出现某种新的情况,新的苗头或新的倾向时,领导者都将要采取相应的对策,开展一些新的工作.当这种新的倾向显露时,秘书要加快思维节奏,超前思维,协助领导者把握新倾向的特征,影响及对应办法,尽可能做一些前期准备.四是领导的主要职能是管理决策,秘书要在领导进行决策前,加快思维节奏,为领导者即将进行的决策作好准备.这样,既可更多地收集信息资料,更充分地进行参谋辅助思考,又可以避免因决策期间工作任务太集中而产生工作上的漏洞.五是每当召开重要会议之前,秘书要周密考虑,提前做好文件准备,事务准备等,并对会议要解决的问题先多做些调查研究,在充分准备的基础上,确保会议的质量与效果.总之,凡是领导者已经意识到必须面对的而又尚未来得及具体考虑的事务和问题,秘书需要做好铺垫性服务和辅助性工作,加快思维节奏,进行超前思维,力争取得良好的辅助效果.秘书在运用超前思维的同时,面临新问题,新任务,新情况,面对各种机遇和挑战,面对日益激烈的竞争秘书还需要有的创新思维,敢于跳出陈旧的思维模式,独立思想,在明确岗位意识的前提下,努力探索新思路,新举措,以适应不断变化的新形势.秘书62温州职业技术学院学报2003年3月创新思维的途径很多,在实践中常见的主要有以下几种-在综合中创新.秘书在信息综合,职能综合中,一是将有关情况与要素从新的角度,按新的思路进行思考,探求新的结构,新的功能,按照客观事物发展的趋势,在业务工作中采用新方法或对领导提出富有新意的建议,从而促进工作有新的发展.二是将群众中的一些新思路,新的经验,新的建议进行综合,形成集中群体智慧的新方案,供领导者参考.三是将历史的,现实的,本单位的,外单位的,中国的,外国的对有关事物或问题的新措施和办法进行综合,形成适用于本单位发展的新设想,供领导开拓思想.在适变中创新.每当客观环境条件发生变化时,秘书应敏锐地观察和思考环境条件变化的新特点,新趋势,新要求,协助领导者判定新的对策,并在秘书自身业务工作中采用适用新的环境变化的新办法,以求得工作的新发展.在探索中创新.在实践中,秘书面对困难与问题,要从不同的角度,深入,具体,细致,系统地研究其原因,要素,内在本质的联系与外在环境的关系,探索解决问题的新方法,方能在创新思维中使问题和困难得到解决.这样,每当解决一次困难和问题,就能使工作向前迈进一大步,使创新思维得到一次新的发展.与此同时,秘书的超前思维和创新思维也在无形中得到了锻炼与强化.四,要科学,合理地进行超前思维和创新思维秘书不仅要进行超前思维和创新思维,还要使超前思维和创新思维的过程和结果具有合理性,可靠性及客观真实性.首先表现在这两种思维的尺度把握上不能天马行空,任意驰骋,它必须符合国家政策,法律规范和组织规范,必须遵从秘书职业道德,它要受到秘书岗位职责和工作原则的约束.有人说秘书难当,这话不假,难就难在从创新意识与创新实践的矛盾中寻找结合点,秘书工作的特点要求你既不能脱离现实,也不能没有理想,是一种既要实事求是的考虑,又要有超前思维和创新思维的复杂工作.比如制定一个工作计划或安排一次会议,都要有周密的思考与安排,做大量的准备工作,既要求按客观实际做出安排,又要预计到事物的发展与变化.同时秘书工作还应坚持”围核机制”原则,其加快节奏的思维不能与领导脱节,并始终围绕领导的思维轨迹运转,尽可能符合领导的意图.当其思想驰骋在广阔的思维空间时,绝不能忘了实事求是的工作原则,要保证向领导所提供的信息情况的准确性.秘书要努力培养纵观全局,审时度势,因势利导的能力,为领导理顺工作思路与超前决策提出好的意见和建议.其次表现在思维方式,方法的科学性上.科学是衡量一切社会事物和社会现象的唯一准绳,也是衡量人类思维活动的唯一准绳,科学地进行超前思维和创新思维要求秘书具有广博的知识,深邃的思考力,理解力以及对信息的综合加工能力,善于透过现象看本质,正确地认识事物的主流把握事物发展的趋向,依靠科学手段预测出事物变化的未来;要综观全局,突出重点,主动围绕领导展开工作,科学地调查研究,并把科学的工作和方法运用到领导工作和社会经济的各个领域,将它贯穿于领导决策的全过程;要拓展思路,放开眼界,抓住领导工作的重点,热点,难点,开展调研活动,为领导提供丰富,翔实的决策依据.只有这样才能协助领导遵循各种社会事物发展的客观规律而制定出科学的,正确的方针,政策,措施和办法,才能与领导一起共同推进事业的发展.参考文献【l】宗志远.秘书人员的思维形式刍议【J】.秘书(上海大学),l991,(3).【2J赵中利,史玉峤.现代秘书心理学【M】.青岛:青岛出版社,l998.I3】陈合宜秘书学IM】.广州:暨南大学出版社,l994.【4】董继超.普通秘书学【M】.北京:中央广播电视大学出版社,l998.【5】方国雄.秘书学【M】.北京:高等教育出版社,2002.责任编辑:丁丽燕】