电子政务系统的使用说明

一、关于电子政务系统对计算机设置的要求二、电子政务文件打印设置三、电子政务系统的基本使用说明四、关于电子政务的运行流程的通知五、关于电子政务中起草公文有关操作的说明六、关于会签单位的文件流转问题七、电子政务收文处理操作办法一、关于电子政务系统对计算机设置的要求1、点击浏览器“Internet Explorer”，右键选择“属性”（见图一）；2、在属性框内选择“设置”，点击打开，选择“每次访问此页时检查”（见图二）；图二点击这里的设置图一 二、电子政务文件打印设置第一步：把所有的IE窗口都关掉，然后在桌面右键IE属性的“安全”按钮中，点击“受信任站点”，把“https:/202.207.177.22”添加进去；第二步：在“安全级别”中选择自定义，在打开的窗口中把所有的ActiveX控件设置为启用，点击“确定”保存。第三步：打开网页，进入：工具/Internet选项/安全，再在“安全级别”中选择自定义，在打开的窗口中把所有的ActiveX控件设置为启用，点击“确定”保存。第四步：进入电子政务系统，打印需要文件。三、电子政务系统的基本使用说明这是提醒待办事宜区域。当你点击这里的时候，就进入了待办事宜列表。这里面的第一第二工作区九十多个工作工作窗口，互不干扰。待办事宜列表，通过“个人助理”里面可以打开这个待办事宜，也可以点击下面的 您没有新的待办事宜需要处理 打开，进入要办理的事宜。校务公告区，也就是“公共信息”的校务公告，在这里发布的信息只能登陆系统后才能看到。这里是快速办理区，相当于系统内的所有人员的一个EMAIL，可以传送图片、附件以及文件等。当发送文件和信息时，请点击左上角的“新建”或者左边菜单栏里的“发件箱”。这里是快速办理区发件区，相当于系统内的所有人员的一个EMAIL，可以传送图片、附件以及文件等。右上角“ 发送短信”勾选上时，将随发送邮件发送的同时并发送短信到对方的手机进行提醒。会议室预订时，请点击左上角的“新建”，将会弹出预订会议室的一些信息需要你填充。如下图：填完会议室预订资料，点击“保存”按钮后，再次打开刚才预定的会议室，点击“送 审”按钮才算预定成功。注意，要是在“一周学校会议”上显示出来，请勾选“上学校会议表”。这是一周学校会议列表，基本上对学校各部门一周来的工作会议安排都能看到。点击这个按钮“”可以查看以前的美洲学校会议情况。上面的打印按钮可以打印本周会议列表，其他页面的打印也可以打印文件，但是要对计算机进行设置，这在以前的说明文件中已经作过说明，可以查阅“电子政务对计算机设置要求”。电子政务首页上的“信息通知”就是从这里发布出去的。点击左上角“新建”就可以发布信息通知。填写完标题和内容后，点击“送 审”即可。这里的用户姓名、手机号码、职务是可以自己修改的。特别是号码，这是接受短信的唯一途径。这里可以修改用户密码，当你拿到用户别名和密码后，首先就要对密码进行修改，当你密码遗忘后，无法进入电子政务系统时，请和校办信息科联系，以修改回原始密码12345678。请示与报告： 是指学院或者行政部门办公室给学校递送的请示或者报告。二级单位请示报告：是指学院或者部门内部各科室给学院或者部门领导递送的请示或者报告。“起草公文里面”也有“发文二级单位内部使用”，是给学院和部门内部使用的。这是请示报告的页面，点击“正文” 就可以进入正文页面，“稿纸”就又回到现在的这个界面，点击保存后，再点击“发送”。1、若发给学校的请示报告请办公室首先发给单位领导，领导签署意见后再发到校办信息科，在进行领导批示；2、如实学院或行政单位内部请示，请发送给本部门的办公室主任，由办公室主任发给相应的部门领导。请严格按照“固定流程”走，不要选择“发送给其他人员”，以免文件丢失。这里可以查阅文件的处理情况，可以看到自己经手的文件的办理进程。系统内的校务公告就是从这里发布出来的，这里发布出来的信息通知只有登陆了电子政务系统的人员才能看到，请注意和“信息发布与管理”里面的“信息通知”相区别（这是对外的，在电子政务的首页）。填写完毕后，点击“送审”即可。注意一般情况下请不要点选“重要”，一旦点选，将永远置顶。另外处级干部要注意，处理文件后直接点击“退回”请勿点击“发送”。注意以下流程图中点击退回的情况：表示发送文件时需要按固定流程选择文件接收人表示发送时不需要选择文件接收人，直接点击“退回”按钮（不是返回按钮）除了所有接到文件须发给本单位的领导的和起草人在第一次发给校办信息科（陈靓、余本国）的都是选择“发送”按钮外，其他所有过程和承办单位都选择“退回”。（处级及其以上干部只能选择“退回”，不是“返回”按钮，请注意！），具体如下流程：例：后勤管理处办公室（杨丽萍）起草文件给张副校长批示，张副校长批示后，请后勤处处理的一个文件流转。杨丽萍起草文件郭立槐处长审阅杨丽萍校办信息科陈靓张永德主任批示信息科陈靓张惠选副校长批示信息科陈靓杨丽萍郭立槐处长审阅杨丽萍信息科陈靓存档。四、关于电子政务的运行流程的通知全校各单位：电子政务已经试运行，在这阶段发现了不少问题，其中较为普遍的现象是在发送文件时，没有找对发送的对象，有的单位起草完文件后直接发送给党办校办主任，有的甚至直接发送给了校领导，这在操作流程上是不允许的。一旦这样操作后，文件流程会发生混乱，导致文件最后无法反馈、收回、成文、归档，甚至遗失。希望各单位在发送文件时一定要按照培训时的流程进行发送文件（或咨询信息科3925290）。请示、报告在各单位办公室起草完后，先发送给本单位的领导，领导阅后退回办公室，再由单位办公室发送给党办校办信息科陈靓；下发文件（校内红头文件）在单位办公室起草完后，先发送给本单位的领导，领导阅后退回办公室，再由办公室发送给党办校办机要科王建军。 严禁各单位将文件直接发送给党办校办主任及校领导。若有些文件需要多个部门协调及校领导先审阅后再出文的，请在“快速办理”里将文件原稿发送给相应的人员，协调落实后，再在“请示签报”“起草公文”里面进行公文起草和发送。党办、校办 20070709五、关于电子政务中起草公文有关操作的说明各单位：为了规范电子政务应用中“起草公文”的有关操作，现将“主办单位领导核稿”、“部门会签”、“附件”、“正文”的操作说明如下，请遵照执行：一、“主办单位领导核稿”的规范操作单位领导在此栏内，具体核稿意见的填写有三种方式，择一即可：1、“同意，XX月XX日”，保存、预览显示为“主办单位领导姓名：同意，XX月XX日”。2、“请送校办公室发文，XX月XX日”，保存、预览显示为“主办单位领导姓名：请送校办公室发文，XX月XX日”。3、“XX月XX日”，保存、预览时显示为“主办单位领导姓名：XX月XX日”，也表示单位领导已核。其它不类似于上述三种的操作均为不规范操作，如“单位领导姓名：单位领导姓名”，公文起草时，请多用“预览”功能进行查看，不合适的可以随时修改。二、“部门会签”的规范操作一种方式：部门领导在此栏内填写“XX月XX日”即可。三、“附件”的规范操作当正文附有附件时，在“附件”栏上传附件文档，要注意附件的名字要规范、准确；正文的操作应点击左下角切换“正文”按钮，进入正文界面输入或粘贴，不能把整篇正文作为一个附件在附件栏上传。四、“正文”的规范操作正文的输入或粘贴操作，直接从第一段开始（空两格），到文尾，即“主送”、“成文日期”不用包括在内，因“稿纸”栏内已有“主送”、“成文日期”，这两项预览时会自动显示，若再写，预览时会重复。五、发送时，请用“固定流程”发送。选择点出下面相应的“步骤、部门、角色、人员”即可。请示报告同此。 校办公室 2007年6月27日六、关于会签单位的文件流转问题各部门： 请各单位注意，当有文件需要会签时，发起单位（起草文件单位）把文件文件传给本单位领导批示后，再把文件传送给要会签的单位，会签单位及会签单位领导批示完以后，会签单位应该选择“退回”按钮，本次退回不是指退回给自己部门领导（会签单位领导），而是指退回到起草单位，起草单位收到会签单位退回的文件后，再发送给校办信息科。 需要会签文件的流程：起草单位、起草单位领导、起草单位、会签单位、会签单位领导、会签单位、起草单位、校办信息科、校办主任、校办信息科、校领导、校办信息科、成文后发送相关单位。一般文件流程：起草单位、起草单位领导、起草单位、校办信息科、校办主任、校办信息科、校领导、校办信息科、成文后发送相关单位。文件流程图：另外：在起草文件和请示报告的时候，要注意文件标题不能有空格和回车，特别在文件标题的末尾处。七、电子政务收文处理操作办法一、机要科处理第一步：操作用户登录后，进入“收文登记”界面，依次填写“标题”、“来文字号”、“来文单位”和“办理时限”等项。第二步：进入正文操作界面，将扫描好的文件图片，通过“图片插入”方式，上传到正文界面居中。第三步：点击“保存”，并通过固定流程发送给党办副主任拟办。发送成功后，有短信提示对方及时处理。二、主任拟办第一步：收到待处理短信后，党办副主任登录，在“待办事宜”栏中打开要办理的文件。第二步：点击“正文”或“预览”查看文件具体内容。在打开的“稿纸”界面中，在“办公室主任拟办”栏直接填写拟办意见和时间，不用署名，系统自带。第三步：点击“保存”，点击“退回”即可。发送成功后，机要科收到相应短信。三、校领导签批第一步：机要科将拟办的文件发送给校领导后，校领导收到短信通知后登录，在“待办事宜”栏中打开要办理的文件。第二步：点击“正文”或“预览”查看文件具体内容。在打开的“稿纸”界面中，在“校领导签批”栏直接填写签批意见和时间，不用署名，系统自带。第三步：点击“保存”，点击“退回”即可。发送成功后，机要科收到相应短信。四、部门承办第一步：机要科将批办的文件发送给有关部门正职领导后，部门领导收到短信通知后登录，在“待办事宜”栏中打开要办理的文件。第二步：点击“正文”或“预览”查看文件具体内容。在打开的“稿纸”界面中，在“承办结果”栏直接填写办理意见和时间，不用署名，系统自带。第三步：分两种情况：若部门领导可以办理结束的，点击“保存”，点击“退回”即可，发送成功后，机要科收到相应短信；若此文件还需本部门其他人员进一步处理的，由部门领导通过固定流程发送给本部门其他人员接收处理，发送成功后，本部门具体承办人收到相应短信。注意：如需保存文件内容，可复制/粘贴“文件图片”，或将“文件图片”另存为。五、承办人第一步：部门领导将承办的文件发送给本部门相关人员（部门信息员或科长）后，具体承办人收到短信通知后登录，在“待办事宜”栏中打开要办理的文件。第二步：点击“正文”或“预览”查看文件具体内容。在打开的“稿纸”界面中，在“承办结果”栏直接填写办理意见和时间，不用署名，系统自带。第三步：办理完结，点击“保存”，点击“退回”即可，发送成功后，部门领导收到相应短信。注意：此时的退回，指退回到本部门领导处，本部门领导可审阅，属办理完毕的，再由部门领导点击“退回”，机要科收到相应短信。如需保存文件内容，可复制/粘贴“文件图片”，或将“文件图片”另存为。六、成文归档第一步：部门领导将办理完毕的文件发送给机要科后，机要科收到短信通知后登录，在“待办事宜”栏中打开要办理的文件。第二步：查看“稿纸”各有关栏目要素是否齐全，重点是“承办结果”。第三步：点击“发送”，通过固定流程发送给机要科；收到后，点击“成文”，根据需要，打印“稿纸”，与原文件合订归档。文件整个流程办理结束。