2019年企业信息交流控制程序

信息交流控制程序修改内容版本号修改日期生效日期主要修改内容分发部门编写审核批准姓名张俊苏合力张俊签署日期会签部门生产部配送部人事部品控部工厂经理销售部签署日期1. 目的通过对公司质量、环境、食品安全管理体系信息交流的及时性、有效性进行控制，确保质量、环境、食品安全管理体系的有效运行。2. 范围适用于公司内部的信息交流以及本公司与外部相关方的信息交流。3. 职责3.1 行政部负责内、外信息的收集、整理、加工、传递工作、紧急信息的处理；并负责与总部、政府、工商行政、公安、村委等部门信息的处理。3.2 销售部负责与顾客、媒体进行信息交流。3.3 各有关部门负责本部门范围内的信息接收、传递和处理工作。3.4 品控部负责质量、环境、食品安全方面的信息处理。3.5 人事行政部负责与管理者代表进行信息交流。3.6 管理者代表负责与总经理信息交流。3.7 由管理者代表负责与外部进行信息交流，就有关食品安全方面的信息进行对外沟通。4. 工作程序4.1 总则4.1.1 信息交流的途径以书面文件为主，以及其他可利用的通讯和宣传工具。4.1.2 质量、环境、食品安全管理信息包括内部信息和外部信息。4.1.3 质量、环境、食品安全管理信息的内容应及时、准确、可靠。4.1.4 信息交流要做好信息交流记录。4.2 信息的分类4.2.1 外部信息交流内容：A地方监测站、环保局、质量技术监督局、卫生防疫部门、卫生监督部门、认证机构、气象 台、劳动监察部门等监测或检查的结果及反馈的信息；B 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；C 相关方反馈的信息及其投诉等；（客户、工程合同方、供应商、废物收购方、运输公司等相关方）D 来自行业协会、供方、上级领导部门、总部的信息；E 来自供方和分包商的信息；F 来自上级领导部门的信息；G来自其他外部的相关方的信息；H 本公司的管理方针和要求向外部传递。I 其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、质量管理等方面的信息。4.2.2 内部信息交流内容A 有关法律、法规及其他要求的遵守情况；B 质量、环境、食品安全目标、指标、管理方案完成情况和效果；C 内审、管理评审、外部审核信息；D 监测和测量结果、不符合与纠正情况；E 应急准备与响应情况；F 质量、环境、食品安全管理体系培训情况；G 质量、环境、食品安全管理体系各运行控制程序执行情况；H 产品或新产品情况；I 生产系统和设备；J 生产场所、设备位置、周边环境情况;K 车间清洁及卫生操作方案 ;L 包装、储存和分销系统状况;M与食品质量/食品安全危害和控制措施有关的知识；N 来自外部相关对方的有关问询O 各部门之间的日常联络、常规报表，与总公司沟通的其他信息通报等。P 其它内部信息（如员工的建议等）4.3 外部信息的收集、传递、分析、处理4.3.1 品控部负责地方监测站、环保局、质量技术监督局、卫生防疫/ 监督系统、认证机构、总部等监测、检查结果及反馈信息的收集，由品控主管传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按纠正和预防措施控制程序的要求进行处理。4.3.2 政策法规标准类的资料信息由管理者代表等相关各部门负责收集、更新、整理，详见法律法规识别控制程序及文件控制程序。4.3.3 销售部负责市场及与顾客的信息联络、收集，并负责反馈给工厂相关部门，以满足顾客要求。4.3.4 行政部负责与总部、政府、工商行政、公安等部门信息的收集、处理、反馈。4.3.5 生产部负责与总部、工程合同方、生产用物料供应商等部门信息的收集、反馈。4.3.6 配送部负责与运输公司、专卖店、经销商、供应商等部门信息的收集、反馈、处理。4.3.7 各部门直接从外部获取的其它类信息、如质量、环境技术、质量、环境管理信息等，直接反馈到责任部门或管理者代表，由其负责分类、整理、根据需要传递到相关部门。4.3.8 各部门按原信息来源尽快将公司的解决方案、计划、实施效果，以口头或书面形式给外部相关方答复；4.3.9 外部信息原则上都应报告工厂厂长，如出现较大、重大的问题应及时向管代、厂长报告，得到认可后方能给予回复；4.3.10 对外宣传由行政部、品控部负责编写需要的宣传材料，材料可以是书面、电子、媒介、宣传广告等形式。4.4 内部信息的收集、传递、分析、处理4.4.1 公司的质量、环境、食品安全方针，质量、环境、食品安全管理体系的有关要求，质量、环境、食品安全知识由生产部和行政部负责向外宣传，传达可采用各种沟通方式，如开会、培训、板报等。4.4.2 质量、环境、食品安全管理体系运行中产生的信息由其产生的部门及时传达到相关部门，接受信息的部门要做好记录。4.4.3 、其他正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并按要求传递信息；无文件要求的可传递至管理者代表处处理。4.4.4 （潜在）不符合的信息具体执行应急准备和响应程序、纠正和预防控制程序。4.4.5 、实施不符合，纠正和预防措施的部门必须在整改过程中将信息传递到品控部。4.4.6 紧急信息由发现部门立即传递至行政部、管理者代表及工厂厂长，具体执行应急准备和响应程序4.4.7 、员工建议书面的可由行政部负责收集，汇总后传递于厂长处处理；口头建议可直接5. 5.1.1