行政工作的时间管理

做最专业、最系统化的企业全员培训平台,行政秘书时间管理,讲师：李革增,一.常见的时间,管,管理误区,事务性、重复性,工,工作太多,打扰（电话或没,有,有预约客人）,没有目标、次序,和,和计划,缺乏自律,资料不完整或有,所,所延误,文书工作不能一,次,次到位 文件越,积,积越厚,工作没有效率,二.时间管理的,目,目标：,加强工作效果,提高工作效率,三.时间管理的,三,三原则,第一原则：,目标管理原则,第二原则：,抓住重点原则“80、20”,法,法则运用,第三原则：,工作优先级综合,分,分析,第一原则：目标,管,管理原则,目标不明确,工作的目标,是,是什么？,你自己的人,生,生目标是什么？,目标确定,根据目标确定工,作,作计划,案例：海尔的OEC管理法（OverallEvery Controland Clear）,即全方位地对每,人,人、每天、每事,进,进行清理、控制,，,，其主要内涵，,就,就是贯穿在企业,各,各项工作中的“,日,日事日毕、日清,日,日高”。具体地,讲,讲，就是企业每,天,天所有的事都有,人,人管，做到控制,不,不漏项；所有的,均,均有管理、控制,内,内容，并依据工,作,作标准对各自控,制,制的事项按规定,计,计划执行，每日,将,将实施结果与计,划,划指标对照、总,结,结、纠偏，达到,对,对事物发展过程,日,日控、事控的目,的,的，确保事物向,预,预定目标发展。,按,照,照,这,这,一,一,管,管,理,理,模,模,式,式,，,，,上,上,至,至,总,总,裁,裁,，,，,下,下,至,至,一,一,般,般,员,员,工,工,，,，,哪,哪,怕,怕,是,是,一,一,个,个,修,修,剪,剪,花,花,草,草,的,的,花,花,匠,匠,，,，,都,都,十,十,分,分,清,清,楚,楚,自,自,己,己,应,应,该,该,干,干,什,什,么,么,。,。,干,干,多,多,少,少,，,，,按,按,什,什,么,么,标,标,准,准,干,干,，,，,达,达,到,到,什,什,么,么,结,结,果,果,。,。,德,鲁,鲁,克,克,在,在,卓,卓,有,有,成,成,效,效,的,的,管,管,理,理,者,者,一,一,书,书,中,中,说,说,：,：,“,“,管,管,理,理,好,好,的,的,企,企,业,业,，,，,总,总,是,是,单,单,调,调,无,无,味,味,，,，,没,没,有,有,任,任,何,何,激,激,动,动,人,人,心,心,的,的,事,事,件,件,。,。,那,那,是,是,因,因,为,为,凡,凡,是,是,可,可,能,能,发,发,生,生,的,的,危,危,机,机,早,早,已,已,被,被,预,预,见,见,，,，,并,并,已,已,将,将,它,它,们,们,转,转,化,化,为,为,例,例,行,行,作,作,业,业,了,了,。,。,”,”,第,二,二,原,原,则,则,：,：重,点,点,原,原,则,则,“,“80,、,、20,”,”,法,法,则,则,帕,雷,雷,托,托,定,定,律,律,：,：,是,一,一,个,个,意,意,大,大,利,利,的,的,经,经,济,济,学,学,家,家,帕,帕,雷,雷,托,托,提,提,出,出,的,的,，,，,他,他,在,在,年,年,观,观,察,察,世,世,纪,纪,英,英,国,国,社,社,会,会,财,财,富,富,和,和,人,人,的,的,关,关,系,系,时,时,，,，,发,发,现,现,国,国,家,家,的,的,财,财,富,富,是,是,聚,聚,集,集,在,在,的,的,人,人,的,的,手,手,里,里,。,。,80,的,的,结,结,果,果,来,来,自,自20,的,的,原,原,因,因,。,。,80%,的,的,利,利,润,润,来,来,自,自20%,的,的,客,客,户,户,80%,的,的,销,销,售,售,来,来,自,自20%,的,的,销,销,售,售,人,人,员,员,80%,的,的,时,时,间,间,用,用,在,在,了,了20%,的,的,日,日,常,常,事,事,情,情,上,上,80%,的,的,事,事,情,情,在,在20%,的,的,高,高,效,效,率,率,的,的,时,时,间,间,内,内,被,被,完,完,成,成,80%,的,的,效,效,率,率,提,提,升,升,可,可,以,以,来,来,自,自20%,的,的,环,环,节,节,改,改,进,进,第,三,三,原,原,则,则,：,：工,作,作,优,优,先,先,级,级,综,综,合,合,分,分,析,析,四,象,象,限,限,坐,坐,标,标,图,图,重要度,紧迫性,A,重要而,且,且紧迫,紧迫但,不,不重要,D,不重要,不,不紧迫,重要但,不,不紧迫,请运用,四,四象限,方,方法排,列,列你的,工,工作：,紧急,不紧急,重,要,A（碎石型的事务）,危机,急迫的问题,有期限压力的工作,B（石块型的事务）,工作计划,了解上级,提高工作能力,建立伙伴关系,防患于未然,不,重,要,C（细沙型的事务）,不速之客的接待,某些信件、文件、电话的处理,某些会议的出席,某些必要而不重要的会议、活动,D（水型的事务）,一些可做可不做的杂事,一些不必要的应酬,其它休闲活动,第一招,：,：时间,计,计划表,1.结,合,合工作,目,目标作,好,好时间,计,计划表,注意：,60,有,有计划,的,的工作,20,没,没有预,期,期的行,事,事,20,突,突发的,行,行事,四.时,间,间管理,的,的策略,（,（20,招,招）,第二招,：,：帮助,上,上级跳,出,出时间,陷,陷阱,过多的,电,电话,不必要,的,的会议,不速之,客,客,无意义,的,的文件,方法；,过滤,第三招,：,：区分,掌,掌控的,时,时间,可控,不可控,工作、起居,饮食、睡眠,自我情绪管理,交通,开会,上司召见,二分法,：,：区分,可,可控和,不,不可控,时,时间,第四招,：,：每日,工,工作计,划,划表,一日之,计,计在于,昨,昨天,明天必,须,须要做,的,的六件重,要,要事情，写下,来,来。,相关工,作,作一并,完,完成。,不作预,定,定表以,外,外的工,作,作。,第五招,：,：,减少被,打,打扰的,时,时间,“打扰,是,是第一,时,时间大,盗,盗”,日本专,业,业的统,计,计数据,指,指出：,“,“人们,一,一般每8分,钟,钟会受,到,到1,次,次打扰,，,，每小,时,时大约7次,，,，或者,说,说每天5060,次,次。平,均,均每次,打,打扰大,约,约是5,分,分钟,，,，总共,每,每天大,约,约4,小,小时，,也,也就是,约,约50%。其,中,中80%（约3小,时,时）的,打,打扰是,没,没有意,义,义或者,极,极少有,价,价值的,。,。同时,人,人被打,扰,扰后重,拾,拾原来,的,的思路,平,平均需,要,要3分,钟,钟，总,共,共每天,大,大约就,是,是2.5小时,。,。”根,据,据以上,的,的统计,数,数据，,可,可以发,现,现，每,天,天因打,扰,扰而产,生,生的时,间,间损失,约,约为5.5小,时,时，按8小时,工,工作制,算,算，这,占,占了工,作,作时间,的,的68.7%,。,。,流,流程,管,管理,要多用,打,打扰性,不,不强的,沟,沟通方,式,式,与别人,的,的韵律,相,相协调,第六招：今日,事,事、今日毕,工作计划表,正在进行的计,划,划，尚未完成,的,的事情。,每日行事历,规定的事项一,定,定完成。,今日不做，明,天,天就后悔,拖延容易变的,更,更困难,第七招：找出,上,上级的最佳,工作时间,了解上级是夜,猫,猫子还是早起,的,的鸟儿,安排重要的事,情,情的在最好的,时,时间,保证1-2个,小,小时的免打扰,时,时间,第八招：养成,良,良好的工作（,生,生活）习惯,平时作事情,注,注意养成节省,时,时间的好习惯,袜子/长裤（,先,先穿袜子再穿,长,长裤，可节省5秒）,用品放在一个,固,固定的地方（Key?）,第九招：同时,做,做两、三件事,情,情,同时做两件事,情,情,刷牙、洗脸、,洗,洗澡/听新闻,等车或塞车时/看报,开车听演讲或,者,者有声音的录,音,音带,同时做三件事,情,情,走路健身、听mp3学英,语,语、上班。,人脑一次能处,理,理7件事情,第十招：决不,轻,轻易“迟到”,时间没有准时,只,只有提前,工作时间,业务洽谈,约会,上课,第11招：没,定,定期限就不叫,工,工作,设定期限（双,方,方共同协议）,交办事项、定,下,下期限，按时,追,追踪,指使、要求、,命,命令书面,化,化,按时追踪,承办事项、自,定,定期限、限期,前,前提报,主动提出进度,报,报告。,力有未逮时，,马,马上说出来。,第12招：整,理,理工作环境,桌面,清除不必要的,东,东西相片,、,、饰品等。,有用物品定位,、,、编号。,抽屉,立即处理的公,文,文、正在实施,的,的计划，分类,、,、分组。,保留的公文，,参,参考资料分别,放,放置。,周围环境,一天三分之一,以,以上的时间。,清爽舒适、工,作,作效率。,工作环境“,”管理,整理,：,区别要与不要,的,的东西，只保,留,留有用的，,撤,撤除不需要的,东,东西；,整顿,：,把要用的东西,，,，按规定位置,摆,摆放整齐，并,做,做好标识进行,管,管理；,清扫,：,将不需要的东,西,西清除掉，创,造,造良好的工作,环,环境。,清洁,：,维持以上整理,、,、整顿、清扫,后,后的局面，使,工,工作觉得整洁,、,、,修养,：,通过进行上述4S的活动，,让,让每个都自觉,遵,遵守各项规章,制,制度，养成良,好,好的工作习惯,。,。,5S的倡导者,相,相信，保持工,作,作环境的干净,整,整洁，物品摆,放,放有条不紊，,一,一目了然，能,最,最大程度地提,高,高工作效率,。,用5s来整理,你,你的工作环境,（1）基本工,具,具；,（,（2）,复,复印机；,（3）传真机,；,；,（,（4,）,）电脑；,（,（5）,文,文档,自己检查你的,办,办公桌、文件,柜,柜、电脑、文,件,件夹、档案夹,、,、电脑磁盘、,还,还有更多的其,他,他东西，是否,符,符合5s管理,，,，是否方便你,的,的工作。,第13招：,各,各种文件只,看,看一次,阅读技巧,30花,在,在阅读上,阅读前,选,选择阅读材,料,料（1分钟200页）,阅读改,进,进阅读速度,（,（1分钟500字）,阅读后用色笔来标,记,记,文件处理只,看,看一次,今天决定不,了,了的明天也,一,一样。,第14招：,没,没有淘汰就,不,不叫档案管,理,理,五分钟内找,不,不到文件,就,就不是好的,档,档案管理,如果不见了,会,会发生什么,样,样的麻烦事,？,？,如果不确定,该,该不该“淘,汰,汰”？往垃,圾,圾箱丢吧。,定期整理、,“,“淘汰”,掉,掉不用的文,件,件。,第15招：,学,学会使用外,脑,脑,专家或朋友,好朋友,专家顾问,资源,图书馆。,Internet。,第16招：,集,集合零碎时,间,间做大事,化零为整,25分钟读,书,书法,25分/20页/,天,天600,页,页/月24本书/年,每天固定时,间,间沉思片刻/回顾与总,结,结(思考周),常规性工作,放,放在零散的,时,时间处理,第17,招,招：勇,敢,敢说“,不,不”,您有拒,绝,绝的理,由,由，不,必,必每次,都,都要有,理,理由。,拒绝太,慢,慢反而,会,会造成,抱,抱怨太,多,多。,轻诺寡,信,信,人生的,麻,麻烦有,一,一半是,由,由于太,快,快说“,是,是”，,太,太慢说,“,“不”,造,造成的比林定,律,律：,美,美国幽,默,默作家,比,比林,第18,招,招：休,息,息是为,了,了走更,远,远的路,适当的,睡,睡眠,午睡30分钟,闭目养,神,神-,小,小休片,刻,刻会更,好,好,适当的,休,休闲,第19,招,招：统,筹,筹管理,时,时间,并行,管,管理,同一,时,时间,做,做多,件,件事,情,情,串行,管,管理,按循,序,序做,事,事情,根据,事,事情,的,的特,点,点，,分,分类,管,管理,第20招,：,：使,用,用管,理,理时,间,间的,工,工具,笔,及时,贴,贴,Pda,笔记,本,本,软件,五.,管,管理,上,上司,的,的时,间,间