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Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,职业经理的自我管理技能之三,行为方式管理重要的事先做,【,本讲重点,】,分析时间的重要性,时间分析方法,【,忠告,】,我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。,我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。,让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。,时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。,第6讲 对时间的分析,第一节 分析时间的重要性,多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。,由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。,职业经理之所以忙乱的原因。,无计划或计划不周,由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理和高效率的行为成果。,工作无主次,工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。,有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。,不对下属授权,职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，,自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。,沟通不善,企业70%的问题是沟通障碍引起的。,花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。,很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。,此外还有缺乏明确的目标,拖延,想做的事情太多,做事有头无尾,不会拒绝别人的请求,行动缓慢,懒惰,心态消极,【,忠告,】,浪费时间的根本原因还在于自己！,【,事例,】,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：,8:30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。,10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。,10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。,11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。,吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。,14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。,16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。,4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。,已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。,会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。,上司不定期召见使时间具有很大的随意性。,喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。,对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。,事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。,工作没有目标和程序，就没有主动性。,没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。,不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。,乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。,第二节 时间分析方法,一、时间价值的计算,你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？,1、计算方法,成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。,如一个人年薪6.5万，每天268.6 元，每小时38.4元，没分钟0.64元,如一个人年薪10 万，每天413.2元，每小时 59.0元，每分钟 0.98元,2、时间价值计算法的启示,（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值,时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。,（2）钱是一分一分挣来的,钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。,（3）浪费时间等于浪费金钱,用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。,（4）时间需要规划,规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,二、时间支配能力分析,请回答下列问题，测试一下你对时间的支配能力。,请问答“是”或“否”。,（1）你是否一到公司便列出当日工作安排？,（2）你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？,（3）你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？,（4）你是否能避免各种浪费时间与精力的“琐事”？,（5）你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？,（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？,（7）你只欢迎那些实在的、对公司有益的推销员或顾问吗？,（8）你除非万不得已才召开会议吗？,（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？,（10）你收到函件后是否阅后立即处理？,（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？,（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后，再细读重点章节？,（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？,（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋，提出独立见解吗？,（15）你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？,（,16）你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗？,（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？,（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？,（19）当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的问题时，你是否请教专家协助，而不是单枪匹马地蛮干？,（,20,）你在召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话，不会见未约来访者？,三、工作紧急性分析,1目的,分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。,2.工具,运用工作紧急性分析表。,3.程序,（,1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。,（2）统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。,（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。,4.工作紧急性分析法的启示,(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？,(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。,(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。,(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。,(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。,四、工作重要性分析,1.目标,分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。,2.工具,运用工作重要性分析表。,3.程序,（1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。,（2）统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。,（3）统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间,。,4.工作重要性分析法的启示,（,1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？,（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。,（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。,（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。,（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。,五、会议分析,1.目标,分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。,2.工具,运用会议分析表。,（1）分析会前准备情况,有无会议计划、目标、议程，时间安排？,时间和地点是否恰当？,参加人是否适当和必须？,（2）分析会议过程,是否准时开会？为什么？,是否跑题？,是否按计划进行？,秩序是否正常？,是否有人中途出去？,是否按时结束？,（3）会后分析：,会议纪要有没有？发给与会者没有？,会议决议的执行情况。,会议必要性评估。,以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。,3.会议分析法的启示,（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。,（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。,（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。,（4）严格会议纪律。,（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。,六、干扰因素分析,1.目的,分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。,2.,方法,运用干扰因素分析表。,（1）列出干扰因素,干扰因素可以分为两大类：一类是突发性干扰，一类是拖延性干扰。,（2）对干扰因素排序,通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。,自己 朋友 客户 同事 上司 下属,小 大,突发性干扰,（3）对突发性干扰的分析,突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明，干扰者顺序为：,3.干扰因素分析法的启示,（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。,（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。,（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。,（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最
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