办公室精细化管理

单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,办公室精细,化,化管理阶段,性,性实施办法,探,探讨,本阶段目的,：,：夯实基础,，,，提高效率,，,，落实职责,，,，发挥职能,。,。,夯实基础，,练,练好内功,从,从四个方面,入,入手,提高职业能,力,力，办好事,，,，反应快，,不,不疏漏，有,条,条理。,办好事，是,业,业务水平问,题,题。能较好,完,完成职责范,围,围内的工作,。,。常规事情,做,做到位。,反应快，是,工,工作效率问,题,题。是减少,无,无效工作，,迅,迅速准确应,对,对。,不疏漏，是,严,严格按流程,办,办事，养成,良,良好习惯。,强,强调把下一,个,个流程责任,人,人作为服务,对,对象的工作,意,意识。,有条理，是,工,工作作风问,题,题。诸多事,务,务把握轻重,缓,缓急，单个,事,事情讲求善,始,始善终,如何着手？,（一）以下,是,是办公室基,本,本业务工作,清,清单，包括,：,：,文稿起草、,综,综合协调、,会,会议管理、,财,财产管理、,劳,劳动工资、,人,人事教育、,宣,宣传工作、,信,信息反馈、,督,督促检查、,接,接待安排、,后,后勤保障、,临,临时交办、,外,外联接待等,等,等,每个人在,所,所有这些,事,事务中找,到,到与自己,相,相关的工,作,作,如果是分,工,工，那么,要,要明确自,己,己在其中,承,承担的份,额,额,输入是谁,？,？输出是,谁,谁？协作,者,者是谁？,相,相关工作,的,的时限要,求,求，质量,要,要求？可,能,能发生的,导,导致无法,完,完成的因,素,素是什么,？,？在什么,环,环节上容,易,易出错？,预,预防性措,施,施是什么,？,？可借助,的,的帮助有,哪,哪些？,存世一千,三,三百多年,的,的赵州桥,，,，其奥秘,就,就是在于,每,每一块砖,石,石都完美,的,的分工并,很,很好地肩,负,负起自己,的,的职责。,标准就是,最,最低要求,办公室的,精,精细化管,理,理，说到,底,底就是每,个,个人对于,各,各自职责,的,的明确并,把,把事情做,到,到位。,但是这个,只,只是常规,要,要求，是,标,标准。,什么是标,准,准？标准,就,就是最低,要,要求。,而精细化,的,的原则是,把,把最平凡,的,的事情做,到,到极致。,（二）从,精,精细化出,发,发追求效,能,能,我在几分,钟,钟之内找,到,到领导急,需,需的书面,或,或电子文,档,档？,我明明记,得,得把一份,材,材料放在,办,办公桌上,，,，怎么不,见,见了？,为什么开,大,大会前，,领,领导总要,花,花几分钟,亲,亲自指挥,坐,坐在最后,的,的人员移,到,到前排？,为什么白,天,天忙杂事,晚,晚上忙正,事,事可工作,还,还是做不,完,完？,很多时候,，,，让你感,到,到疲惫不,堪,堪的往往,不,不是工作,中,中的大量,劳,劳动，而,是,是因为没,有,有良好的,工,工作习惯,不能,保,保持办公,桌,桌的整洁,、,、有序，,从,从而降低,了,了办公室,生,生活的质,量,量。也就,是,是说，是,这,这种不良,的,的工作习,惯,惯加重了,工,工作任务,，,，从而影,响,响工作热,情,情。时间,久,久了，会,感,感到厌倦,、,、懈怠。,定置管理,在,在办公室,同,同样有重,要,要意义,1.合理,的,的摆放文,件,件物品并,固,固定下来,；,；橱柜存,放,放的文件,物,物品要有,标,标识；,2.电子,文,文档要归,类,类清晰，,标,标识清楚,。,。不得存,放,放在系统,盘,盘。,3.建立,位,位置台帐,或,或索引，,对,对需要保,存,存的文件,资,资料进行,登,登记。,4.会场,等,等场所人,员,员位置安,排,排按部门,固,固定。不,同,同类别会,议,议所使用,会,会议室相,对,对固定,。,。,没有优良,的,的工作习,惯,惯，是绝,不,不可能获,得,得高效的,芝加哥和,西,西北铁路,公,公司的董,事,事长罗南,威廉士,说,说：“一,个,个桌上堆,满,满很多种,文,文件的人,，,，若能把,他,他的桌子,清,清理一下,，,，留下手,边,边待处理,的,的文件，,就,就会发现,他,他的工作,更,更容易，,也,也更实在,，,，我称之,为,为家务料,理,理，这是,提,提高效率,的,的第一步,。,。”,一个公司,无,无论如何,简,简单，管,理,理如何有,序,序，公司,有,有待完成,的,的工作总,是,是远远多,于,于用现有,的,的资源所,能,能做的事,情,情,集中整块,时,时间办大,事,事。,利用零星,时,时间办琐,事,事。,利用黄金,时,时间办要,事,事,。,整体：强,化,化精品意,识,识、精细,意,意识，集,中,中人、财,、,、物，全,力,力以赴抓,好,好重要文,稿,稿起草、,重,重要公文,传,传输、重,要,要信息报,送,送、重要,事,事项督办,、,、重要会,议,议和重大,活,活动筹办,个人：每,日,日上班前,用,用5分钟,，,，排出由,急,急到缓、,由,由主到次,、,、由重要,到,到一般事,务,务顺序。,写,写在便条,粘,粘贴在电,脑,脑屏幕一,角,角备忘。,（三）按,流,流程办事,办,办公室工,作,作的要领,员工最应,该,该掌握的,制,制度应该,是,是“工作,指,指导书”,举例：公,文,文处理作,业,业指导书,1 目,的,的,本作业指,导,导书对公,文,文处理工,作,作进行规,范,范，以及,时,时、准确,传,传达贯彻,党,党和国家,的,的方针、,政,政策、法,律,律、规章,、,、制度，,确,确保相关,文,文件资料,的,的传递与,处,处置。,2 范,围,围,本作业指,导,导书适用,于,于本所各,类,类公文处,理,理。,3 职,责,责,3.1所,办,办公室文,件,件收发岗,负,负责所部,公,公文收发,管,管理。,3.2各,部,部门配合,办,办公室对,公,公文处理,工,工作实行,规,规范化管,理,理。,4 程,序,序,4.1,收,收文管理,4.1.1办公室,文,文件收发,岗,岗收到密,级,级文件和,事,事先不能,公,公开的有,关,关内部事,项,项的文件,，,，直接送,有,有关领导,阅,阅办。,4.1.2办公室,文,文件收发,岗,岗对收到,的,的文件按,规,规定程序,进,进行登记,，,，交办公,室,室主任提,出,出拟办意,见,见，送主,管,管领导阅,批,批。根据,主,主管领导,批,批示意见,，,，送分管,领,领导批办,。,。,4.1.3办公室,文,文件收发,岗,岗根据分,管,管领导批,示,示意见将,文,文件送相,关,关部门。,4.1.4承办部,门,门负责人,根,根据所领,导,导批示提,出,出批办意,见,见，落实,承,承办人员,。,。,4.1.5办公室,文,文件收发,岗,岗对文件,办,办理情况,进,进行跟踪,，,，及时催,办,办。,4.1.6办公室,文,文件收发,岗,岗每年年,终,终将当年,全,全年纸质,文,文件移交,档,档案管理,岗,岗。,4.2,发,发文管理,4.2.1部门工,作,作人员拟,稿,稿，送部,门,门负责人,初,初审。需,要,要会签的,文,文件，由,拟,拟稿部门,送,送相关部,门,门或单位,会,会签。,4.2.2拟稿部,门,门将初审,或,或会签后,的,的文件送,办,办公室文,件,件收发岗,办,办理文件,审,审批程序:办公室,文,文秘初核,无,无误移,交,交办公室,主,主任审核,同,同意送,主,主管领导,签,签发。,4.2.3,主,主,管,管,领,领,导,导,签,签,发,发,后,后,，,，,送,送,办,办,公,公,室,室,文,文,件,件,收,收,发,发,岗,岗,对,对,文,文,件,件,进,进,行,行,登,登,记,记,、,、,编,编,号,号,、,、,输,输,入,入,、,、,排,排,版,版,，,，,由,由,办,办,公,公,室,室,文,文,秘,秘,岗,岗,负,负,责,责,对,对,文,文,件,件,进,进,行,行,校,校,对,对,、,、,复,复,核,核,。,。,经,经,复,复,核,核,需,需,要,要,对,对,文,文,稿,稿,进,进,行,行,实,实,质,质,性,性,修,修,改,改,的,的,，,，,应,应,按,按,上,上,述,述,程,程,序,序,复,复,审,审,。,。,4.2.4办,公,公室,文,文件,收,收发,岗,岗根,据,据本,所,所存,档,档和,有,有关,部,部门,、,、单,位,位所,需,需文,件,件的,份,份数,印,印制,文,文件,。,。,4.2.5办,公,公室,文,文件,收,收发,岗,岗将,文,文件,分,分发,给,给有,关,关部,门,门、,单,单位,，,，并,分,分送,给,给分,管,管领,导,导。,4.2.6文,件,件拟,稿,稿版,、,、会,签,签和,签,签发,版,版、,最,最后,定,定稿,版,版存,档,档备,查,查。,4.3,文,文件,的,的更,改,改,4.3.1,对,对外,来,来文,件,件本,公,公司,无,无权,更,更改,。,。,4.3.2,拟,拟发,过,过程,中,中的,文,文件,更,更改,，,，必,须,须经,会,会签,或,或签,发,发人,审,审阅,同,同意,，,，必,要,要时,重,重新,会,会签,或,或签,发,发。,对,对已,发,发文,件,件的,更,更改,，,，应,按,按照,原,原发,文,文渠,道,道重,新,新拟,发,发、,收,收回,或,或撤,销,销原,件,件，,或,或拟,发,发更,正,正、,补,补充,文,文件,。,。,4.4失,效,效文,件,件的,管,管理,公文,被,被撤,销,销，,视,视作,自,自始,不,不产,生,生效,力,力；,公,公文,被,被废,止,止，,视,视作,自,自废,止,止之,日,日起,不,不产,生,生效,力,力。,5,支,支,持,持性,文,文件,5.1,国,国家,行,行政,机,机关,公,公文,处,处理,办,办法,6,记,记,录,录,6.1,收,收文,登,登记,簿,簿,6.2,发,发文,登,登记,簿,簿,6.3,文,文件,轮,轮阅,表,表,强化,对,对下,道,道程,序,序的,服,服务,意,意识,认真,掌,掌握,并,并严,格,格按,照,照指,导,导书,的,的程,序,序操,作,作，,是,是充,分,分体,现,现精,细,细化,管,管理,的,的必,然,然要,求,求。,更高,标,标准,：,：强,化,化对,下,下道,程,程序,的,的服,务,务意,识,识。,有没,有,有多,次,次返,工,工现,象,象？,有没,有,有初,审,审、,会,会签,文,文件,被,被领,导,导退,回,回现,象,象？,态度,问,问题,：,：对,下,下道,程,程序,的,的责,任,任意,识,识就,是,是对,大,大桥,的,的责,任,任意,识,识。,从,从精,出,出发,、,、从,细,细要,求,求。,方法,问,问题:,别,别让,工,工作,追,追着,跑,跑,因为,没,没有,时,时间,而,而赶,着,着把,事,事情,做,做完,的,的人,，,，通,常,常事,后,后要,花,花更,多,多的,时,时间,把,把第,一,一次,没,没做,好,好的,事,事情,做,做好,。,。如,果,果真,的,的没,有,有时,间,间把,每,每件,事,事都,做,做好,、,、做,完,完，,那,那就,把,把最,重,重要,的,的事,做,做完,。,。,（四,）,）办,公,公室,工,工作,清,清晰,有,有序,是,是发,挥,挥职,能,能的,保,保证,精：,体,体现,在,在科,学,学简,洁,洁、,清,清晰,明,明了,的,的工,作,作过,程,程、,流,流程,当,当中,窗口,与,与形,象,象：,优,优美,整,整洁,的,的环,境,境形,象,象,整理,：,：要,与,与不,要,要,必要,品,品使,用,用频,率,率和,常,常用,程,程度,基,基准,表,表：,常用程度,使用频率,处理方法,低,过去一年都没有使用过的物品，而且不能再使用,申请报废上报统一安排,中,在过去6个月中只使用过一次的物品；或一个月试用一次的物品,集中存放(例如归档或存放在库房中),高,一周使用一次的物品；或每天/每小时都使用的物品,保存在办公桌或随身携带,事务,与,与政,务,务：,精干,高,高效,的,的