时间管理培训ppt课件

,时间,管理,珍惜生命,|,提高效率,时间珍惜生命|提高效率,课程内容,学习时间管理原则,合理规划工作时间,提升个人工作效率,01,02,03,课程内容学习时间管理原则合理规划工作时间提升个人工作效率0,课程目标,认识时间管理与影响时间管理的因素,熟练使用时间管理的,ABC,分析及四象限法则,掌握工作时间规划的步骤及原则,认知目标管理的内容与重要性,熟练使用工具和技巧提高个人工作效率,课程目标认识时间管理与影响时间管理的因素,掌握,学会,使用,掌握目标与时间管理的系统与法则，解决工作问题。,学会有效建立工作目标并合理规划工作时间。,熟练使用工具和技巧，提高工作效率。,掌握,使用,学会,课程收获,掌握学会使用掌握目标与时间管理的系统与法则，解决工作问题。学,将要进行,学习时间管理原则,第一单元,将要进行学习时间管理原则第一单元,平均,80,岁寿命,注：,1-20,、,60-80 ,不计，余,40 1,年为,1,寸,项目,每天耗时,40,年耗时,结余,睡眠,8,小时,13.3,年,26.7,一日三餐,2.5,小时,4.2,年,22.5,交通,1.5,小时,2.5,生,20,电话,1,小时,1.7,年,18.3,看电视、上网,1,小时,5,年,13.3,喜报、聊天,3,小时,5,年,刷牙、洗脸、洗澡,1,小时,1.7,年,休假、白日梦,闹情绪、身体不适,2,小时,3.3,年,3.3,一寸光阴 一寸金,平均80岁寿命注：1-20、60-80 不计，余40,彼得杜拉克的时间管理说,“不能管理时间，便什么都不能管理”,彼得,.,杜拉克,“管理”时间是不对的，管理的只能是你自己！,因此“时间管理”就是“自我”管理。,很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题；,其实并没有所谓时间太多或时间不够的情形所在；,一天就是二十四小时，不多也不少；,不管你是谁，都是一样的；,所谓时间太少，只是表示在这段时间里要做的事情太多，以致这段时间不允许而已；,时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事；,“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在,彼得杜拉克的时间管理说“不能管理时间，便什么都不能管理” “,测试：您的时间管理好吗？,零分总分,15,分,15,分总分,20,分,20,分总分,25,分,25,分总分,28,分,28,分总分,30,分,不善于时间管理,时间管理技能尚佳，但仍有改进的余地。,善于时间管理,时间管理技能卓越,自欺欺人,测试：您的时间管理好吗？零分总分15分15分总分20,课堂作业：时间管理自我检查,做一份清单，把时间未能管理好的项目列出来：,时间管理自我检查,1,2,3,4,5,6,课堂作业：时间管理自我检查做一份清单，把时间未能管理好的项目,四代时间管理的演化,第一代时间管理,第二代时间管理,第三代时间管理,第四代时间管理,注重、超越、以人为本、系统,备忘录型,特点,:,纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面,追紧时间安排。,事先规划安排行程,特点,:,制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。,规划,.,制定优先顺序,操之在我,特点,:,明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天,的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。,第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价,值观之上。,四代时间管理的演化第一代时间管理第二代时间管理第三代时间管理,四代时间管理的演化,第四代时间管理,超越时空,(,今天管理明天的时间，第二象限,),以人为本的时间观 （人的价值观统一）,系统的而非个人的时间管理,注重单位时间的价值，而非单位时间的效率,（一二象限）,四代时间管理的演化第四代时间管理超越时空以人为本的时间观 （,有效时间管理系统的五个步骤,价值观,目标,目标排序,任务,任务排序,5.,对任务按优先级排序,4.,明确你的任务,1.,明确你的价值观,2.,确定你的目标,3.,对你的目标按优先级排序,有效时间管理系统的五个步骤价值观目标目标排序任务任务排序5.,有效时间管理系统的五个步骤,价值观的重要性,练习：了解个人的价值观,健康,看牙医，洗澡，等等。,家庭,给家里打电话，等等。,友谊,买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等。,爱情,准备烛光晚餐，等等。,工作,简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等。,金钱,夜间兼职的面试，等等。,兴趣,看演唱会，等等。,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。,重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,有效时间管理系统的五个步骤价值观的重要性练习：了解个人的价值,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,急迫,不急迫,重要,不重要,紧急情况,迫切的问题,限期完成的会议或工作,准备工作计划,预防措施,价值观的澄清,人际关系的建立,增强自己的能力,造成干扰的事、电话,信件、报告,会议,许多迫在眉睫的急事,忙碌琐碎的事,广告函件,电话,浪费时间,逃避性活动,I,II,III,IV,时间管理法则-艾森豪威尔原则急迫不急迫重要不重要紧急情况准备,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,如何把事务分配到四个象限之中：,紧急,不紧急,重要,不重要,危机,急迫的问题,有期限压力的作业,防患未然,改进产能,建立人际关系,发掘新机会,规划、休闲,不速之客,某些电话,某些信件与报告,某些会议,必要而不重要的事,受欢迎的活动,玩游戏,某些信件,某些电话,浪费时间之事,有趣的活动,时间管理法则-艾森豪威尔原则如何把事务分配到四个象限之中：紧,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,救火员模式：,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第一类事务的结果,压力,精疲力竭,危机处理,忙于收拾残局,时间管理法则-艾森豪威尔原则救火员模式：紧急重要不重要不紧急,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务的结果,有远见，有理想。,平衡,纪律,自制,少有危机,胸有成竹模式：,时间管理法则-艾森豪威尔原则紧急 重要 不重要不紧急,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,胸徒劳无功模式：,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第三类事务的结果,短视近利,危机处理,被视为巧言令色,轻视目标与计划,缺乏自制力，怪罪他人。,人际关系浮泛，甚至破裂。,时间管理法则-艾森豪威尔原则胸徒劳无功模式：紧急重要不重要不,时间管理法则,-,艾森豪威尔原则,无足轻重模式：,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务的结果,全无责任感,工作不保,依赖他人或社会机构维生,时间管理法则-艾森豪威尔原则无足轻重模式：紧急重要不重要不紧,时间管理法则,-,帕金森法则,无限期拉长,不设立期限,松弛无弹性,时间象一根弹筋：,帕金森原则：做任何事情都要有规划，设立期限。,时间管理法则-帕金森法则无限期拉长不设立期限松弛无弹性时间象,时间管理法则,-,帕雷托原则,帕雷托原则：,在意大利,80,的财富为,20,的人所拥有。,80/20,原则：按事情的重要程度编排行事优先次序。,时间管理法则-帕雷托原则帕雷托原则： 80/20原则：按事情,时间管理法则,-,注意力之谜,锯齿效应： 能力损失,28%,的时间,如果在工作持续受到干扰或者被打断，就呈现所谓的“锯齿效应”。即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总和加起来，最多可达,28%,的时间都因此而浪费了。,时间管理法则-注意力之谜锯齿效应： 能力损失 28% 的时间,时间管理法则,-,注意力之谜,100%,能力,因持续干扰而中断工作会引起能力的降低,因为,越来越长的助跑时间,越来越弱的注意力,所以要及时恢复注意力,时间管理法则-注意力之谜100%能力因持续干扰而中断工作会引,时间管理法则,-,注意力之谜,时间管理法则-注意力之谜,时间管理法则,-,内在能量水平,内在能量水平,有效的利用你的生物钟,能力曲线,+50%,能力,100%,- 50%,生理能量状态的偏差,时间管理法则-内在能量水平内在能量水平有效的利用你的生物,时间管理法则,-,效能与效率,作答游戏：,效能与效率,做正确之事并做好它,时间管理法则-效能与效率作答游戏：效能与效率做正确之事并,时间管理的三大杀手,没有计划,干扰,三大杀手,拖延,时间管理的三大杀手没有计划干扰三大杀手拖延,时间管理的三大杀手,“拖延者”测试,时间拖延测试的评估结果是：,总分小于,20,分，表示你不是拖延者，或许只是偶尔有拖延；,总分在,21-30,分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重；,总分多于,30,分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。,时间管理的三大杀手“拖延者”测试时间拖延测试的评估结果是,浪费时间的主要因素,小组讨论：什么在干扰你？,浪费时间的主要因素小组讨论：什么在干扰你？,浪费时间的主要因素,计划,试图完成过多的工作或不切实际的时间预算,“消防救火”或“危机型”管理,没有目标、优先次序、每日计划,搁置未完成的任务,控制,电话打扰,不速之客、顺便来访,信息资料不全,缺乏自我约束,不善于拒绝,人力,内耗、缺乏沟通,指挥,无效的授权,组织,混淆职责与职权,办公室杂乱无章,信息传递,频繁的会议,信息不足、不清楚、过多决策、优柔寡断或拖延,主要因素,浪费时间的主要因素计划控制人力 指挥 组织信息传递主要,总结,问题与答疑,个人行动计划,总结,将要进行,第二单元,合理规划,工作时间,将要进行第二单元合理规划,游戏,说明：,现在大家玩一个记忆力的游戏。,每位学员都会得到一张写满单词的卡片。,请学员在,2,分钟内尽可能多的记住卡片上的单词，并在纸上默写出记住的单词。,讲师宣布结束后，请立即停止，各自统计写出单词的数量并告诉讲师。,游戏说明：,每日工作规划原则,清单,原则,分类,原则,ABC,分析原则,弹性,原则,每日工作规划原则清单分类ABC分析原则弹性,清单原则,计划本日的主要任务和核心时间,处理重要的文件往來,核心时间, 45,分钟,任务分派再确定,与同事定约会计划,午餐时工作,次重要任务,/,会议,核心时间,优先次序较后的电话,签文件,长期计划,检查明天的事,回家,清单原则计划本日的主要任务和核心时间,清单原则,项次,任务,优先级别,开始日期,完成日期,是否授权,回顾进展,1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,必做清单,清单原则项次任务优先级别开始日期完成日期是否授权回顾进展12,分类原则,检查,任务清单,细分,清单类别,做时间日志,第一类：日常性事务,第二类：周期性事务（规划与发展）,第三组：不定期事务（突发事务）,测定每件事所花费的时间,分类原则检查细分做时间日志第一类：日常性事务测定每件事所花费,ABC,分析原则,A,型：重要并且紧急的任务；,B,型：重要或紧急、但不既重要又紧急的任务；,C,型：既不重要也不紧急的日常任务,分析你的工作任务,01,优先顺序与工作委派,02,计划你的一天,重新查看一下你的工作任务表，现在做三个独立的表,A,型、,B,型和,C,型任务表各一个。,根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。,03,确定工作的优先顺序：,ABC分析原则A型：重要并且紧急的任务；分析你的工作任务01,ABC,分析原则,事情的价值,65%,20%,15%,任务,A,任务,B,任务,C,非常重要,重要,杂务,例行公事,15%,20%,65%,实际消耗的时间,ABC,分析,任务,A,专心处理,任务,B,授权,任务,C,清理,ABC分析原则 任务A 任务B 任务,弹性原则,谨慎原则保留弹性,时间分配三部曲,a.,约,60%,给预定计划（日计划表）,b.,约,20%,给预料之外的事务（干扰，时间窃贼）,c.,约,20%,给突发事件与社交活动（创造性时间）,时间计划的基本原则：,40%,会出岔,弹性原则谨慎原则保留弹性时间分配三部曲时间计划的基本原则：,工作规划的六个步骤,故事：,3,万,5000,美金的故事,工作规划的六个步骤故事：3万5000美金的故事,工作规划的六个步骤,1.,明确,你的目标,2.,将目标依重,要程度排序,3.,详细列出你的任务清单,4.,将任务依轻重缓急排序,5.,合理安排任务需要时间,6.,一次只做一件事,工作规划的六个步骤1.明确2.将目标依重3.详细列出你的任务,课堂作业：每日工作规划,练习：工作计划表,课堂作业：每日工作规划练习：工作计划表,总结,问题与答疑,个人行动计划,总结,将要进行,第三单元,提升个人工作效率,将要进行第三单元提升个人工作效率,时间管理的障碍,1.,目标及优先次序不清,2.,电话干扰,3.,個人组织能力差,4.,毋須及无效的会议,5.,明日复明日的心态,6.,突然的访客,7.,危机管理,缺乏权利下放,同一時间內处理太多事情,不好意思说“不”,做事有头无尾,不做重点阅读,“太多”社交活动,时间管理的障碍1.目标及优先次序不清缺乏权利下放,克服时间管理障碍的方法,建立主要职责范围及目标，得到认同；,利用日记本，做好个人组织；,上班前先做好当日工作计划；,有效的授权及跟进；,不参加无谓的会议，针对有意义的会议，要事先做好准备；,于会议后有明确计划,-,谁做什么及何时做；,整理桌面及文件；,文件只经手一次；,花时间在人际关系上；,积极争取佳绩；,准时回家；,劳逸结合。,克服时间管理障碍的方法建立主要职责范围及目标，得到认同；,提升个人效率与效能的方法,重视时间管理原则,每日制定工作计划,清理你的办公区,文件分类与管理,改变拖延的习惯,提升拒绝干扰的能力,恪遵电话使用原则,寻求他人的协助,善于检讨与总结,提升个人效率与效能的方法重视时间管理原则,温故而知新,-,重视时间管理原则,艾森豪威尔原则,内在能量水平,帕金森原则,帕雷托原则,注意力之谜,效率与效能,温故而知新-重视时间管理原则艾森豪威尔原则内在能量水平帕金森,温故而知新,-,重视时间管理原则,填物游戏,生命中的鹅卵石,温故而知新-重视时间管理原则填物游戏生命中的鹅卵石,清理你的办公区,-,案头管理,清理你的书桌。,除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。,用一个收件盘。,将收件按以下类别归类：,重要而紧急的（今天核心时间处理的）；,重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）；,授权；,废纸篓。,限制信息流量，避免复印没必要的文件。,建立个人文档系统。,除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些,重要的分类。,清理你的办公区-案头管理清理你的书桌。,清理你的办公区,为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：,你,手能够着的区域,你的办公桌,经常性工作区域,手够不着的区域,经常性工作区包括：,工作台面,抽屉,电脑,文件档,电话,文具,这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。,清理你的办公区为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：你手能,清理你的办公区,可及区域,你的外沿工作区域包括：,收件格,出件格,重要文档（重要客户档案）,日历,字典,电脑磁盘,这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。,不可及区域,包括你的存档、库存资料：,书架,文件柜,宣传资料,我们必须站起来才能到达这个区域。,最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只 会起干扰作用。,收件,出件,待办,文档,清理你的办公区可及区域收件出件待办文档,文件分类管理,现在就处理（,A,）,因为这份文件既重要又紧急。,每当收到一份,文件，都可以做,出两种决定,待会儿再处理,(B),注上处理日期或采取行动的日期。我们可以用一个“跟进”文件档，这样我们就可以把文件分别放入一个月,31,天中所指定的那天。,文件分类管理现在就处理（A）每当收到一份待会儿再处理(B),文件分类管理,立即处理文件,把文件归档,把文件递交给别人,把文件扔进废纸篓,先阅读文件，然后直接回复。如果文件需要以后处理，那就把它记录到日志里，用电脑记录的日志或传统形式的日志均可。,如果你还需要知道别的信息才能处理文件，就把文件交给别人。清楚的说明你希望别人做什么，什么时候做完。,如果你想将晚间归档，最好有一个文件盘，并且在日记中对归档的时间有规律的加以记录，以使这项常规任务不至于越积越多。,你要知道办公桌上的很多文件都和你没什么关系，把不需要的文件都 扔到废纸篓里，增加可利用空间。,分类管理,文件分类管理立即处理文件把文件归档把文件递交给别人把文件扔进,改变拖延的习惯,自我怀疑者,过度的交际者,次序颠倒者,做白日梦者,计划不当者,拖延者的类型,改变拖延的习惯自我怀疑者过度的交际者次序颠倒者做白日梦者计划,所有人都有拖延的习惯,清楚了解自己常拖延的工作,文件,只经手一次,运用,“起始时间”,改变拖延的习惯,方法,所有人都有拖延的习惯清楚了解自己常拖延的工作文件运用改变拖延,改变拖延的习惯,方法,对工作质量要求,要在开始时决定,避免过度交际,最优先处理工作,现在就要开始,改变拖延的习惯方法对工作质量要求避免过度交际最优先处理工,提升拒绝干扰的能力,干扰的因素：,老板,应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。,来访者,最好让来访者意识到，最好是事先约好。,电话和传真,秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。,要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的交谈。,传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。,提升拒绝干扰的能力干扰的因素：老板,提升拒绝干扰的能力,如何应对上级的干扰,处理原则：,1.,首先确认重要程度（与当前工作对比）,2.,其次确认最高宽限时间,3.,委婉说明工作安排,4.,善加应用弹性时间,演练：应对上级干扰的演练,提升拒绝干扰的能力如何应对上级的干扰1.首先确认重要程度（与,恪遵电话使用原则,选择打电话的时间,保持在预定“轨道”上,使用录音电话系统,控制回电的时间,处理冷不防电话,打电话的主要原则：,恪遵电话使用原则选择打电话的时间保持在预定“轨道”上使用录音,不重要电话的处理原则：,1.,暂不处理,-,等当天快结束时再打；,2.,决不稍等,-,另找时间重打；,4.,限定电话谈话时间；,5.,不必坚持打优先次序在后的电话。,恪遵电话使用原则,排除电话干扰的原则：,1.,利用清静时间、过滤电话、安排专门接、打电话的时间；,2.,学习并演练终止谈话的技巧；,3.,增加授权，学会把电话转交给被授权处理。,不重要电话的处理原则：恪遵电话使用原则排除电话干扰的原则：,寻求他人的协助,科比,布莱恩特的总冠军之路,飞人乔丹与蝙蝠侠皮蓬,单丝不成线，独木不成林。,合作能弥补能力的不足，,携手可以做出更大的蛋糕。,寻求他人的协助科比布莱恩特的总冠军之路,善于检讨与总结,建立目标,每天做时间计划,编排优先次序，定下期限,运用时间管理原则（先完成最重要之事）,改善技巧，排除打扰,利用“,Quiet An Hour”(,清静一小时）,学习说“不”,一次性时间处理文件,跟随会议议程，控制会议时间,请别人帮忙,克服人性弱点，走出时间陷阱！,善于检讨与总结建立目标,总结,问题与答疑,个人行动计划,总结,