会议善后工作：会议文件的收集、整理和归档课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,秘书会务管理,秘书会务管理,会议善后工作：,会议文件的收集、整理和归档,会议善后工作：会议文件的收集、整理和归档,目,录,Contents,参会人员送别,任务,1,任务,2,会场清理与会费结算,任务,3,会议文件的收集、整理和归档,任务,4,会议精神的传达与落实,任务,5,会议评估与总结,目 录Contents参会人员送别任务1任务2会场清理与会费,Part 01,项目描述,会议,结束以后，秘书人员的工作仍然没有结束，必须做好善后工作，保证会议的善始善终。会议的善后工作主要包括参会人员送别、会场清理、会费结算，以及会议文件的清退、收集、整理与归档，会议决定事项的落实、会议评估与总结。,Part 01项目描述 会议结束以后，秘书人员的工作仍然没有,Part 02,学习目标,掌握收集和整理会议文件的程序和方法,1,熟悉归档原则及归档方法,2,任务三,会议文件的收集、,整理和归档,Part 02 学习目标掌握收集和整理会议文件的程序和方法1,Part,03,任务导入,想一想,你认为,会后,哪些文件是需要整理和收集的？为什么？,如何收集和整理会议,文件？,Part 03任务导入想一想你认为会后哪些文件是需要整理和收,Part,04,项目驱动,会议,文件的,清退是指,会议结束后，对一些内部文件、机密文件、重要文件按照“文件清退单”或“文件清退目录”及时清退回收的工作。,秘书,人员要做好文件清退的催办和回收工作，及时清退文件，以免泄密或耽误会议文件的整理立卷。,一,、会议文件的清退,Part 04项目驱动会议文件的清退是指会议结束后，对一,Part,04,项目驱动,确定好会议文件的收集,范围,；,01,保密文件要按会议文件资料清退目录和发文登记簿逐人、逐件、逐项检查核对，以杜绝保密文件清退的,死角,；,02,文件收集要履行严格的登记手续，认真检查文件资料的缺件、缺页等缺损情况，以便及时采取措施进行,弥补；,03,收集过程中注意,保密；,04,收集工作要及时，确保文件资料在与会人员离开之前全部收齐。,05,二、会议文件的收集,（一）会议文件收集的要求,Part 04项目驱动确定好会议文件的收集范围；01保密文件,Part 04,项目驱动,会前,准备并分发的文件，包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。,1,会议期间,产生的文件，包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报、重要照片、录音录像等。,2,会后,产生的文件，包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报道、论文集等。,3,二、会议文件的收集,（二）会议文件收集的范围,Part 04项目驱动会前准备并分发的文件，包括指导性文件、,Part 04,项目驱动,向全体与会人员收集文件,向会议领导人、召集人和发言人收集文件,向会议的有关工作人员收集文件,，如,会议的记录人、文书的起草人等,二、会议文件的收集,（,三）会议文件的收集,渠道,Part 04项目驱动向全体与会人员收集文件向会议领导人、召,Part,04,项目驱动,文字记录,会议录音,三、会议文件的整理,（一）整理会议记录,Part 04项目驱动文字记录会议录音三、会议文件的整理（一,Part,04,项目驱动,会议记录人亲自,整理,整理会议记录过程中，要对原始记录内容进行鉴别和,取舍,补正过之或不足之,处,修正用词和语法错误，保持记录条理清晰，语言表达准确,通顺,01,02,03,04,三、会议文件的整理,（一）整理会议记录,整理会议记录应注意以下问题,1,Part 04项目驱动会议记录人亲自整理整理会议记录过程中，,Part,04,项目驱动,删除,补充,送审,整理录音,的,技术,问题,更正,三、会议文件的整理,（一）整理会议记录,整理会议录音，要注意录音的特点,2,Part 04项目驱动删除补充送审整理录音的技术问题更正三、,Part 04,项目驱动,会议纪要的概念和类型,1,会议纪要,，是记载、传达会议情况和议定事项的总结性公文。它是根据会议中产生的会议记录等会议材料提炼综合,而成的。,三、会议文件的整理,（二）印发会议纪要,Part 04项目驱动会议纪要的概念和类型1会议纪要，是记载,Part 04,项目驱动,会议纪要,与会议记录的区别,区别,会议纪要,会议记录,1.,内容和性质不同,会议纪要只记要点，是法定行政公文,讨论发言的实录，属事务文书,2.,功能不同,通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行,一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档,会议纪要的概念和类型,1,三、会议文件的整理,（二）印发会议纪要,Part 04项目驱动会议纪要与会议记录的区别区别会议纪要会,Part 04,项目驱动,标,题,成文日期,正文,概述式,条款式,发言式,会议,概况,会议,事项,：,会议,听取,了,_,会议,讨论,了,_,会议认为,_,会议指出,_,会议,通过,了,_,会议决定,_,_,一、,会议讨论,了,_,二、,会议,认为,_,三、,会议,决定,_,会议听取,了,_,会议讨论,了,_,同志,指出,_,同志,强调,_,同志强调,指出,_,会议同意,_,结尾,：,会议呼吁,_,会议号召,_,会议,希望,_,会议,号召,_,会议恳切,呼吁,_,会议,希望,_,会议纪要的格式和写法,2,三、会议文件的整理,（二）印发会议纪要,Part 04项目驱动标 题成文日期正文,Part 04,项目驱动,接收者确认,4,领导签字,5,打印成文、印制分发,6,整理、完善会议记录,1,起草、编写会议纪要,2,确定印发范围,3,归档保存,7,印发会议纪要的工作程序,3,三、会议文件的整理,（二）印发会议纪要,Part 04项目驱动接收者确认4领导签字5打印成文、印制分,Part 04,项目驱动,大型会议信息的发布一般分阶段进行，会议召开初期，发布会议开幕及参加者的消息；会议过程中，发布领导讲话内容及会议决定,事项的消息,；会后发布大会闭幕的消息。而一般小型会议，只在会后发布消息，报告会议的召开过程及主要内容。,三、会议文件的整理,（三）,发布会议消息、印发会议,简报,发布会议消息,1,Part 04项目驱动大型会议信息的发布一般分阶段进行，会议,Part 04,项目驱动,为报道会议,情况,、,交流,会议信息，大中型会议,都,需,编发,会议简报。,会议简报和其他类型的简报一样，也由报头、报核、报尾三部分组成,。,会议简报格式，要注意以下三点,：,会议简报的报头占第一,页三分之一,处,居中,位置，字体要醒目,。,01,简报正文部分的写法和会议消息相近,，由标题,、主体和结尾组成。,02,会议简报报尾居最末页三分之一位置，标明发送范围和印刷份数。,03,三、会议文件的整理,（三）,发布会议消息、印发会议,简报,印发会议简报,2,Part 04项目驱动为报道会议情况、交流会议信息，大中型会,Part 04,项目驱动,会议文件汇编分两种情况：,是将,传达、贯彻会议精神用的会议正式的主要,文件进行汇编,；,01,是,将会议所有的文件，包括会议作息时间表、分组名单、会议须知、会议的各种文件、各种材料都收集起来，分门别类或按时间顺序装订成册。,02,三、会议文件的整理,（四）会议文件汇编,Part 04项目驱动会议文件汇编分两种情况：是将传达、贯彻,Part,04,项目驱动,会议文件整理归档的程序,编写文件目录,6,拟写题名（标题）,7,排出文件页数,8,确定归档范围,1,整理归档文件,2,按“件”进行装订,3,装盒并填写案盒封面、盒脊及备考表项目,9,确定分类方法,4,给文件编号,5,四、会议文件的整理归档,（一,）会议文件整理归档的程序,Part 04项目驱动会议文件整理归档的程序编写文件目录6拟,Part 04,项目驱动,会议文件的归档范围包括：,会议的各种简报；,6,会议纪要；,7,选举材料；,8,各种证件；,9,记事表；,10,其他有关材料。,11,会议的正式文件，如决议、决定、指示、领导讲话、开幕词、闭幕词等；,1,会议的参考文件；,2,会上,的各种发言稿；,3,会议正式文件的历次修改稿；,4,会上,领导同志的讲话记录稿、修改稿；,5,四、会议文件的整理归档,（二）确定归档范围,Part 04项目驱动会议文件的归档范围包括：会议的各种简报,Part 05,技能训练,唐山,市高新技术成果暨科技合作洽谈会于,2008,年,9,月,28,日，在曹妃甸渤海国际会议中心多功能厅举行。,会议的主要议程有：（一）唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会开幕式；（二）院校专家,分别发布,高新技术项目和科技合作项目；（三）唐山市企事业单位与参会的高校、科研单位、科技公司开展技术咨询和对接洽谈；（四）举行高新技术成果及科技合作项目签约仪式。会议由唐山市科技局负责承办，他们提前做好了一切准备，会议非常成功。唐山市各企事业单位有,7,个项目洽谈成功，并在会上举行了签约仪式。,第二天,，,回到单位,，秘书们,开始了会议,文件的整理工作。他们将会上清退文件以及会前的会议方案、会议通知等收集到一起，分件按重要程度和时间排列好，编写好会议文件目录，放在第一页；填写好备考表，放在其他文件的最后面。然后，填写好文件盒封面及盒脊、盒底，将其保存在相应的档案柜中,。,案 例,Part 05技能训练唐山市高新技术成果暨科技合作洽谈会于2,Part 05,技能训练,以上,案例中形成了下列文件，请对文件进行整理、装订，并按要求,归档，填写,好档案盒封面、盒脊及备考表等项目,。,关于召开唐山,市,高新,技术,成果暨科技合作洽谈会的,通知,会议议程和日程,大会开幕式上的讲话,市长在开幕式上的讲话,国家科技部领导的讲话稿,洽谈会会议记录和会议纪要,新闻媒体关于洽谈会的各种报道,会上照片和录像,资料,要求,Part 05技能训练以上案例中形成了下列文件，请对文件进行,Part 06,学习反思与评价,学习目标,自我评价,组内评价,教师评价,备注,好,较好,一般,好,较好,一般,好,较好,一般,掌握收集和整理会议文件的程序和方法,熟悉归档原则及归档方法,Part 06学习反思与评价学习目标自我评价组内评价教师评价,谢谢,Thank you,谢谢Thank you,