文书档案管理讲义课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,档案管理,熠晖集团人事行政部,提 纲,一、档案定义,二、档案归档,档案定义,中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的中华人民共和国档案法诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。,该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。”,档案定义,中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语对档案的定义表述是：“国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”,档案的最新定义是：“档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。”,管理原则,分类归档，统一保管,档案归档,归档流程,1、收集分类,2、立卷组合,3、编写目录,4、装订移交,档案归档,档案分类,档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并组成一定的体系。广义为档案概念分类、档案实体分类、档案检索分类。狭义指全宗内档案分类，即档案整理的分类，它仅是档案实体分类中一个方面的内容。,档案分类,根据不同的分类标准，档案可划分为不同的种类，常见的有以下几种方法：,（1）按档案产生的领域分：有文书档案、科技档案（如基建、设备、产品等）及各种专门档案（如会计档案、干部档案、诉讼档案、财务档案等等）。,（2）按档案的制成材料分：除纸质档案外，还有甲骨、竹简、缣帛、胶片、磁带、光盘和其它实物形式的非纸质档案；按信息表达方式又可分为文字档案、音像档案等；按记录方式还可分为普通档案（机械和模拟记录）、电子档案（数字）等。,（3）按立档单位性质分：有党政机关档案、事业单位档案、企业档案、军队档案、农村档案等。,（4）按时期分：有建国前档案（包括革命历史档案和旧政权档案）、建国后档案（包括建国以来党和国家和各个机关、部队、团体、企业和事业单位的档案）。前者通常称为历史档案，后者通常称为现实档案。,档案分类,目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案、声像档案、电子档案、实物档案（划分标准不统一）。,档案分类,熠晖公司档案分类,1、文书档案,2、人事档案,3、经营档案（营销、采购、运输,4、财务档案,5、生产档案（基建、设备、产品）,档案归档,职责分工,文书档案（各部门）,人事档案（人事行政部）,经营档案（营销部、矿产资源部、采购部、综合部）,财务档案（财务部、审计督察部）,生产档案（生产部、企划部）,一),归档途径,每个人手里收集的文件都要进行清理、收集，交给部门档案管理员，再由管理员归档、编号、装订后，交到人事行政部。,人事,行政,部,总,裁,办,生,产,部,企,划,部,张,三,李,四,王,五,赵,六,周,七,陈,八,财,务,部,综,合,部,甲,乙,丙,丁,档案归档,档案归档范围及保管期限表,档案管理环节,归档份数,一般一式一份，存原件。特别重要的或利用频繁的可多存几套。,档案归档,二）立卷组合,立卷组合一般应以问题为主，便于查找利用为原则，兼顾其它特征，使之联系紧密，组成一卷。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。,档案归档,1、排列卷内文件材料,每卷文件按照重要程度或时间顺序排列，具体原则为：,批复（批示）在前，请示（报告）在后；,正件在前，附件在后；正本在前，底稿在后；,转发件在前，被转发件在后；上级通知在前，上报材料在后；,文字材料在前，图表在后；,非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；,基建材料、文字材料在前，图纸在后，图纸按图的类别序号排列；,其它文件材料按时间顺序排列。,档案归档,2、修整文件材料,对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等。,3、编写页号,用铅笔为卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角，正面为右上角，反面为左上角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3N。,档案归档,4、填写卷内文件目录,顺序号：每卷文件依其排列先后填写顺序号，每卷均从1开始。,文号：填写文件制发机关的发文字号，如果没有则不填。,责任者：填写生成文件的单位或部门，必须要填。,题名：照实抄录,日期：生成文件材料的日期（落款日期）。,页数：填写每份文件材料的首页号，最后一份文件填写起止页号。,备注：留空，以备文件材料发生变化时作说明用。,档案归档,5、填写备考表,备考表需填写情况说明、立卷人和立卷时间。其中，情况说明指填写本卷需要说明的具体内容，无需说明不填；立卷人指组成本卷的责任者签，即兼职档案员签名；立卷时间为填写完成立卷的日期。,档案归档,三）编写目录,1、以卷为单位，根据本卷文件内容拟写卷皮项目。,（1）档号:档号由年度号+分类号+流水号组成，中间用“-”连接。,如：2010-RS-1,即：2010年人事类档案第一卷。,档案归档,（2）案卷题名:案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者-时间-问题(内容)-名称(文种)。作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本公司”、“上级”等。名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外，不得用“XXX文件材好料”；除一般函件外，不得用“XXX来往文书”。,如:“熠晖公司2010年度员工花名册”,档案归档,（3）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。,（4）卷内文件目录：逐项填写。,档案归档,备考表要放入盒内，每盒必有备考表,档案归档,四）装订、移交,1、将一个完整的案卷，其中包括：案卷封面卷内文件目录文件材料，用标准细线，采用三孔一线法或装订机装订成卷。,档案归档,2、立卷部门向公司档案室移交档案时，双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，是否符合质量标准和规范的要求，如有问题，人事行政部提出整改意见，并限期改正后方能移交归档。,档案归档,3、移交档案时必须履行交接手续，填写档案移交目录一式两份，双方各执一份，以备查考。,档案归档,装订工具,保管期限为定期的，可以用不锈钢订书机装订,保管期限为永久的，装订时不能出现金属物，可用线、热压胶管、胶水,档案归档,4月30日 各部门 收集资料,5月15日 各部门 立卷并分类,5月25日 各部门 归档并编写目录,6月15日 各部门 移交档案及目录,6月30日 人事行政部 编制检索目录,时间进度,谢 谢 ！,熠晖集团人事行政部,5,、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老,;,我有能力报答，父母仍然健康。,6,、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。,7,、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。,8,、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。,9,、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。,10,、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。,11,、人生就像是一个马尔可夫链，你的未来取决于你当下正在做的事，而无关于过去做完的事。,12,、女人，要么有美貌，要么有智慧，如果两者你都不占绝对优势，那你就选择善良。,13,、时间，抓住了就是黄金，虚度了就是流水。理想，努力了才叫梦想，放弃了那只是妄想。努力，虽然未必会收获，但放弃，就一定一无所获。,14,、一个人的知识，通过学习可以得到,;,一个人的成长，就必须通过磨练。若是自己没有尽力，就没有资格批评别人不用心。开口抱怨很容易，但是闭嘴努力的人更加值得尊敬。,15,、如果没有人为你遮风挡雨，那就学会自己披荆斩棘，面对一切，用倔强的骄傲，活出无人能及的精彩。,5,、人生每天都要笑，生活的下一秒发生什么，我们谁也不知道。所以，放下心里的纠结，放下脑中的烦恼，放下生活的不愉快，活在当下。人生喜怒哀乐，百般形态，不如在心里全部淡然处之，轻轻一笑，让心更自在，生命更恒久。积极者相信只有推动自己才能推动世界，只要推动自己就能推动世界。,6,、人性本善，纯如清溪流水凝露莹烁。欲望与情绪如风沙袭扰，把原本如天空旷蔚蓝的心蒙蔽。但我知道，每个人的心灵深处，不管乌云密布还是阴淤苍茫，但依然有一道彩虹，亮丽于心中某处。,7,、每个人的心里，都藏着一个了不起的自己，只要你不颓废，不消极，一直悄悄酝酿着乐观，培养着豁达，坚持着善良，只要在路上，就没有到达不了的远方！,8,、不要活在别人眼中，更不要活在别人嘴中。世界不会因为你的抱怨不满而为你改变，你能做到的只有改变你自己！,9,、欲戴王冠，必承其重。哪有什么好命天赐，不都是一路披荆斩棘才换来的。,10,、放手如拔牙。牙被拔掉的那一刻，你会觉得解脱。但舌头总会不由自主地往那个空空的牙洞里舔，一天数次。不痛了不代表你能完全无视，留下的那个空缺永远都在，偶尔甚至会异常挂念。适应是需要时间的，但牙总是要拔，因为太痛，所以终归还是要放手，随它去。,11,、这个世界其实很公平，你想要比别人强，你就必须去做别人不想做的事，你想要过更好的生活，你就必须去承受更多的困难，承受别人不能承受的压力。,12,、逆境给人宝贵的磨炼机会。只有经得起环境考验的人，才能算是真正的强者。自古以来的伟人，大多是抱着不屈不挠的精神，从逆境中挣扎奋斗过来的。,13,、不同的人生，有不同的幸福。去发现你所拥有幸运，少抱怨上苍的不公，把握属于自己的幸福。你，我，我们大家都可以经历幸福的人生。,14,、给自己一份坚强，擦干眼泪；给自己一份自信，不卑不亢；给自己一份洒脱，悠然前行。轻轻品，静静藏。为了看阳光，我来到这世上；为了与阳光同行，我笑对忧伤。,15,、总不能流血就喊痛，怕黑就开灯，想念就联系，疲惫就放空，被孤立就讨好，脆弱就想家，不要被现在而蒙蔽双眼，终究是要长大，最漆黑的那段路终要自己走完。,5,、从来不跌倒不算光彩，每次跌倒后能再站起来，才是最大的荣耀。,6,、这个世界到处充满着不公平，我们能做的不仅仅是接受，还要试着做一些反抗。,7,、一个最困苦、最卑贱、最为命运所屈辱的人，只要还抱有希望，便无所怨惧。,8,、有些人，因为陪你走的时间长了，你便淡然了，其实是他们给你撑起了生命的天空；有些人，分开了，就忘了吧，残缺是一种大美。,9,、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。,10,、没人能让我输，除非我不想赢！,11,、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。,12,、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。,13,、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。,14,、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。,15,、只有在开水里，茶叶才能展开生命浓郁的香气。,