秘书培训课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,秘书培训,一名出色的秘书,具有良好的专业技能,提高公司的工作效率,减轻领导的工作负荷,享受更多的工作乐趣,秘书的日常工作职责,接待来访客人,文档资料管理,起草或协助起草各类文件,帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒,各种会务安排及会议记录,处理往来信函和,领导和部门同事出差安排,督导各项业务的执行和各项决定的执行,秘书的素质,保守机密,良好的文字处理能力,时间管理,个人形象,主动性和可靠性,准确,随机应变,认同不同个性,冷静处事,秘书的重要性,现今社会,一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手,而是已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。,保守机密,Secret Secretary(保守机密的人,不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等,包括自己的家人和朋友。,良好的文字处理能力,熟练使用电脑,掌握办公文字应用软件：Word、Excel、Powerpoint,中、英文文字使用能力,熟悉各种办公文案格式,时间管理,你,一直都觉得很忙吗？,你能在被要求的时间内准时完成工作吗？,你怎样去处理紧急与重要的事情？,个人形象,员工所制造的印象就是公司的广告,外人会从雇员的表现对机构下判断,每个人只有一次时机给人第一印象,个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情,主动性和可靠性,主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等,主动承担更多的工作责任,不断寻求更有效的工作方法,面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案,把自己的时间、想法和精力奉献给团队,准确无误,我们工作的准确性会影响：,工作的进程,领导对我们工作能力的评估,领导和同事的信任,工作效率,随机应变,寻找不同的方法去适应成长中的变化,不断改进个人的工作习惯以适应工作需要,对不期而至的改变要有充分的思想准备,认同不同个性,学会与各种个性的人打交道,尊重他人的观点及工作态度,与人和睦相处,不要对别人要求苛刻,容忍别人的缺乏,处事原那么,始终保持平和的心态,勇于面对困难和挫折,从不以喜、恶示人,乐于助人,一件事情有始有终,跟综事件的进程和结果,你想成为怎样的秘书？,A、“打印这个文件、“复印那个文件、“把这些文件存档；,B、“这个文件要打印吗？“需要我去复印吗？“需要我去复印吗？,C、“我准备去打印这个文件、“我要改变这种存档方式,D、她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已 不用去过问她的工作细节,E、她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切“后勤支持工作,秘书工作服饰标准,服装质地要更讲究,款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦,更多地选择职业裙装,服装色彩不能太艳,上下班服装有别,袜子的搭配要注意颜色,防止平底和超高跟鞋,秘书工作形象,必要的化装,化装的高明与否会直接影响外界对你的评价,学会微笑,秘书举止标准,站立,行走,就座,回头,下蹲,见面,握手,介绍,交谈,处理往来信函,本卷须知：,-将每天收到的 、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导,-所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并提醒领导及时回复,待客礼仪标准,仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品,重要客人应提前在门外迎接,介绍和名片的使用,引导客人就座,茶、水,接待客人时，不要经常看手表,当客人起身告辞时，再起身相送,送客送到电梯口或大门口，代按电梯，,电梯关闭或客户上车后再离开,会议安排,会议前的准备：,-会议日程表,-场地的勘查和准备,-准备会议所需一切设备与物品：,文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会议日程表，如是月/季的会议，应备有上次会议记录,-来宾签到处的安排,会议安排,会议日程表：,-会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明,-会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明,-有时需将与会人的名单列于日程表中,-会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备,-如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执,会议安排,会议中：,-提前到达开会现场，仔细检查是否按方案准备好,-检查现场投影、麦克风效果,-照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水,-带好开会所需的文件，当需要时及时提供,-做好会议记录,-协调开会时可能发生的紧急事件,会议安排,会议结束后：,-检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司,-准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给有关人员,-将开会所用任何文件及资料存档，方便以后查询,文档资料管理,文件夹：,-普通型厚/薄：对每个文件夹名略作注释,-悬挂式文件夹,首先应与你的领导商量选用哪种文件夹存档,出差安排,机票预定,-联系订票点预定最正确路线及价格的机票,-与领导确定一个后备的订票时间，以防第一选择时间的机票已满,-特价机票的限制条件要告诉你的领导和同事，在得到确认后再出票,-如果是出国旅行，切记时间差问题,-在行程确定的最后一刻出票，以防行程改变,-拿到机票后，仔细核对航班号、姓名及舱位情况,出差安排,提醒领导勿忘应带的物品：,-身份证件,-入住酒店的名称及地址,-使用的的各类文件资料,如何与你的领导及同事相处,成功秘书的共同优点：,-知道如何将对立转为合作,-永远知道自己的领导和同事下一步需要什么，将要做什么,-合理安排时间，懂得轻重缓急处理领导或同事交待的工作,-会控制自己的情绪，在工作时间内永远保持专业的形象,与领导相处,了解你的领导,与领导沟通他的期望,每天工作前，与你的领导碰个头,常向领导征求意见和对你工作的评价,如果对交予的工作不明白，聪明的秘书会与领导确认，这是有效防止你做错事的好方法,与其他主管和同事,当你同时支持两个或以上人部门时，可以遵循以下原那么做好你的工作：,-自己的领导优先,-先来后到原那么,-共同商量,-良好的沟通永远是第一的,-工作安排和工作方案表,用适合的方式表示“拒绝,仔细听清对方的请求，并表示同情和理解,讲明原因，说出不能立即去做的理由,为对方出主意，找到其它解决方法,永远不说“不,Question,你需要与你的领导讨论以下这些问题,有关 ：,-当领导在开会或见客时，如有人找领导，你可以打断他吗？,-当领导外出时，有客户因急事找他/她，你可以将他的联络 告诉客人吗？如果不可以，你应该怎么办？,Question,有关时间安排：,-谁来安排领导的工作时间表,-如果你的领导自己安排他/她的工作时间表，,请他/她给你一个复印件，以便了解你领导的,工作行程,-每天花一些时间确认领导的时间表,-事先将你的休假和不在办公室的时间告诉你的,领导，并提前做好安排,时间管理方法,列出当天必须完成的每一项工作,排出每项工作的优先顺序,每项工作争取一次性处理完毕,每天中午将已完成的工作从“to-do-list划去，看余下的工作是否可以做完,寻求伙伴、分工合作,有效地委托给别人,多问问自己，“我这样安排时间合理吗？发现问题及时调整,时间管理,紧急,重要,A,B,C,D,时间管理的“黄金法那么,了解时间的价值,设定每一天的工作目标,个人的长、短期目标,列出“to-do-list,合理分配每天的时间,随机应变,学会“拒绝,做好工作方案,不要吹毛求疵,请求帮助,个人开展,职业技能+积极的工作态度,积极的态度包括：,承担责任,乐于助人,积极主动,擅于沟通,渴望学习,接受挑战,个人开展,了解自己：,-你知道两、三年后你会在做什么？,-有任何的具体方案来增加自己的知识和经验吗？,-你对最近一次的业绩评估满意吗？为什么？,-你常愿意做一些额外的工作以增加学习时机？,-跟你的同龄人相比，你算成功吗？,