领导出差事务

,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,LOGO,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,*,秘书实务之领导出差,秘书日常,事,事务工作,（,（二）,领导出差,企事业单位由于,工,工作的需要，领,导,导会经常出差、,旅,旅行。很多旅行,任,任务甚至是临时,性,性决定下来的。,但,但无论是国内出,差,差还是国外出访,，,，短期出差还是,长,长期出差，在每,次,次出差之前，秘,书,书都要为领导做,好,好大量的准备工,作,作。,思考：领导出差,，,，秘书要做哪些,？,？,课程内容,一、,安排领导差旅,二、领导出差前,、,、出差中及出差,后,后的工作三、,认,认识护照、签证,、,、黄皮书,案 例,移动通信公司领,导,导因公务需要，,携,携王秘书到西安,出,出差，主要是洽,谈,谈手机生产项目,合,合作前期有关事,宜,宜，请思考小王,出,出差前要做哪些,准,准备工作？假如,小,小王没有随同领,导,导一起出差，那,在,在领导出差中、,出,出差后，小王要,做,做哪些工作？,1,、业务资料：收,集,集西安公司的有,关,关材料、讲话稿,、,、备忘录、合同,、,、协议、请柬等,2,、旅行相关资料,：,：介绍信、选择,去,去西安的旅行方,式,式，查询火车、,航,航空等信息资料,，,，并进行书面整,理,理，形成日程表,3,、有关事务：预,订,订车、机票、旅,馆,馆、出入境事务,。,。预留相关的联,系,系电话,4,、办公用品：,5,、个人物品：,一、旅行前准备,工,工作,二、安排旅行计,划,划,1,、出差的时间、,启,启程及返程日期,，,，接站安排,2,、出差的路线、,终,终点及途经地点,和,和住宿安排,3,、会晤计划（人,员,员、地点、日期,和,和时间）,4,、交通工具的选,择,择,5,、需要携带的文,件,件、合同、样品,及,及其他资料。,6,、旅行内容：行,程,程安排，约会、,会,会议计划，会晤,人,人员的名单背景,，,，会晤主题,7,、旅行日程表,8,、上司或接待人,的,的特别要求,9,、差旅费用,制作旅程表,思考,1,、旅程计划表主,要,要包括哪些内容,？,？,2,、旅程表和旅行,计,计划，哪个更详,细,细？,制作旅程表,（一）、旅程计,划,划表主要包括哪,些,些内容？,时间、地点、交,通,通工具、,具体事项、备注,旅行计划的内容,旅行计划是领导,出,出差是否能顺利,完,完成工作任务的,重,重要前提，一份,合,合理、周全、程,序,序规范的旅行计,划,划，能保证领导,在,在最短的时间内,完,完成工作任务。,一,一份周密详细的,旅,旅行计划主要从,以,以下几方面进行,考,考虑：,1.,时间,一是指旅行出发,、,、返回的时间，,包,包括因商务活动,需,需要到两个或两,个,个以上地点的抵,离,离时间和中转时,间,间；二是指旅行,过,过程中各项活动,的,的时间；三是指,旅,旅行期间就餐、,休,休息时间。,2.,地点,一是指旅行抵达,的,的目的地（包括,中,中转地）。目的,地,地名称既可详写,（,（即哪个地区、,哪,哪个公司），也,可,可略写（即直接,写,写到达的公司名,称,称）；二是指旅,行,行过程中开展各,项,项活动的地点；,三,三是指食宿地点,。,。,3.,交通工具,一是指出发、返,回,回的交通工具；,二,二是指商务活动,中,中使用的交通工,具,具。这要求秘书,了,了解这方面知识,，,，如识别火车种,类,类等。,4.,具体事项,一是指商务活动,内,内容，如访问、,洽,洽谈、会议、宴,请,请、娱乐活动等,；,；二是指私人事,务,务活动。,5.,备注,制作旅程表,（二）旅行计划,（,（日程表）具体,要,要求是什么？,1,，复印三份：上,司,司；上司家属；,办,办公室存档,2,，时间不可太紧,，,，应留有余地；,3,，了解目的地相,关,关情况：气候；,交,交通等。,4,，如有可能，应,多,多准备几份旅行,计,计划，供上司参,考,考。,安排旅行日程的,相,相关知识点,1,、明确上司的旅,行,行意图、目的的,、,、旅行时间、到,在,在目的后的商务,活,活动计划。,2,、了解上司对交,通,通工具及食宿的,要,要求，熟悉公司,对,对出差的有关规,定,定,3,、制定旅程表时,，,，向相关部门索,取,取旅行资料，了,解,解当地交通工具,运,运行情况，旅行,路,路线、旅馆环境,情,情况，目的地的,货,货币、外汇管理,规,规则，经商特点,及,及有关护照、签,证,证、健康规定等,常,常识,4,、需要中转时，,尽,尽量选择衔接时,间,间在,2-4,小时之间的班机,，,，减少时间的浪,费,费。,5,、旅行计划按时,间,间编排，简单明,了,了，并留有余地,6,、国际旅行时注,意,意时差问题,7,、建议多拟定几,个,个旅行方案，供,领,领导选择,安排旅行日程的,相,相关知识点,例：旅 行,日,日 程 表,总经理行程安排,上海至北京,2004,年,5,月,11,日,5,月,13,日,5,月,11,日 星期二,上午,7,：,00,赴虹桥机场（公,司,司派车送达）。,8,：,40,乘,Mu5143,次班机离沪赴北,京,京。,10,：,20,抵达北京（,接机），住,宾馆,606,房间（已预先定,房,房）。,12,：,00,与,总经理共进午餐,（,（在宾馆）。,下午,14,：,30,与,总经理在公司会,议,议室洽谈（需用,的,的,1,、,2,、,3,号文件在您的公,文,文包中）。,18,：,00,与,总经理在公司共,进,进晚餐。,5,月,12,日 星期三,上午,9,：,30,赴,公司与,董事长洽谈（需,用,用的,4,、,5,号文件在您的公,文,文包中）。,11,：,30,与,董事长共进午餐,（,（在该公司）。,下午,15,：,00,拜访,先生（由,先生陪同，礼品,在,在您手提箱内）,。,。,18,：,00,在宾馆用餐。,5,月,13,日 星期四,上午,8,：,50,乘,CA1501,次班机离开北京,（,（机票已预定，,由,由王秘书事先送,交,交您）。,10,：,25,抵达上海虹桥机,场,场（,接机）。,秘书在领导出差,前,前、中、后的工,作,作,确定出差目的和,日,日期；,确认总经理出差,陪,陪同人,与出差地相关人,员,员沟通，确定周,到,到的日程安排（,明,明确如早午晚餐,安,安排、所到地地,址,址、需,要的路程时间、,接,接待人员等信息,。,。）,确定行程，预定,机,机票（注意选择,好,好航空公司、机,型,型及班次）、酒,店,店（选择总经理,习,习惯的酒,店、熟悉酒店的,电,电话、传真等）,、,、接,/,送机人员（明确,接,接送机人的联系,方,方式）；,完善细致周到的,日,日程表（时间、,地,地点、对方参会,人,人、议程等）,（见范例）,根据总经理的习,惯,惯，,准备出差用物品,（,（见物品携带表,）,）。,拟写授权书并于,总,总经理出差前一,天,天向各相关部门,及,及相关人员发出,邮,邮件和复印件（,财,财务部,等）。,了解外汇，办理,兑,兑换外币,收集所到国的背,景,景资料,出差前,在第一时间掌,握,握总经理到达后,的,的联系方式，必,要,要时通知授权人,及,及其它相关人员,；,；,根据总经理日,程,程安排，随时通,报,报公司关心的业,务,务进展情况；,配合总经理授,权,权人的工作，及,时,时掌握公司及业,务,务相关信息；,根据情况及时,与,与相关人员及总,经,经理沟通，及时,调,调整日程安排。,出差中,及时向总经理,汇,汇报出差期间公,司,司内部事务及业,务,务进展；,出差资料整理,（,（包括资料、名,片,片、会谈备忘）,，,，根据需要转发,相,相关人员或存档,；,；,向总经理认为,有,有必要的合作方,致,致感谢函；,各种差旅费用,报,报销；,跟进业务后续,事,事宜。,出差后,思考,上司出差，需要,准,准备哪些物品？,名片,若干,日程表,证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）,笔记本电脑和,ppt,（保存在桌面）、,ppt,备份软盘,2,张,往返机票（将保险费保留在秘书手中）,书面讲话稿及素材,2,份,活动或会议等背景材料,出访地联系人通讯录,准备现金或信用卡注款,备用笔等文具,*准备一支彩色笔,礼品,*包装,应急药及常用药品,出差物品携带表,相关知识,（一）上司出差,时,时，秘书应准备,些,些什么？,1,，旅行计划；,2,，搜集相关商务,洽,洽谈资料；,3,，旅馆信息；,4,，旅行用品；,5,，差旅费；,6,，行李准备。,什么是护照？,什么是签证？,什么叫“黄皮书,”,”？,护照：某国公民,出,出入本国国境和,在,在国外旅行或居,留,留时，由本国发,给,给的一种证明公,民,民国籍和身份的,合,合法证件。我国,的,的分为：外交护,照,照、公务护照、,普,普通护照三种。,普,普通护照又可分,为,为因公的和因私,的,的两种。,签证：一个主权,国,国家在本国或外,国,国公民所持的护,照,照或其他旅行证,件,件上的签注、盖,印,印，以表示允许,其,其出入本国国境,或,或者经过国境的,证,证明。若把护照,看,看成是身份证，,签,签证就是出入证,。,。我国的签证一,般,般在护照上。,黄皮书的英文为,：,：,Internationalertificate Of Vaccination,它是国际卫生组,织,织为了保障出入,国,国境人员的人身,健,健康，防止某些,疾,疾病传染流行所,要,要求的证明。,办理出国旅行手,续,续的内容、程序,出国申请手续主,要,要有五项：递呈,出,出国申请书、办,理,理护照、申请签,证,证、准备妥健康,证,证书、办理出境,登,登记卡。,（一）办理出国,申,申请。,出国申请的内容,，,，一般包括：出,国,国事由、出国团,组,组的人数，出国,路,路线（外国公司,所,所在国名称），,出,出国日程安排,(,出国时间、在国,外,外活动时间、地,点,点、回国时间,),等。申请文书后,面,面要附出国人员,名,名单,(,写清出国人员姓,名,名、年龄、性别,、,、职务、职称,),以及外国公司所,发,发的邀请函,(,副单,),。,（二）办理护,照,照,1.,护照的作用,护照是主权国,家,家发给本国公,民,民出入境及到,国,国外办事旅行,居,居留的合法身,份,份证件和国籍,证,证明。凡出国,人,人员均应持有,护,护照。,2.,护照的种类,目前，多数国,家,家颁发外交、,公,公务和普通三,种,种护照，也有,一,一些国家颁发,三,三种以上或根,本,本不分类的护,照,照，或颁发代,替,替护照的证件,。,。,我国政府现在,颁,颁发的有外交,护,护照、公务护,照,照和普通护照,（,（包括国公普,通,通护照和因私,普,普通护照）三,种,种。,3.,护照的办理,在国内，外交,、,、公务和因公,普,普通护照，由,外,外交部及其授,权,权单位（各省,、,、市、自治区,的,的外事办公室,）,）办理。在国,外,外则由我国驻,外,外使、领馆等,外,外交机构负责,办,办理。,秘书在办理护,照,照时要注意几,个,个事项,第一，携带有,关,关证件：主管,部,部门的出国任,务,务批件，出国,人,人员政审批件,，,，所去国有关,公,公司的邀请书,等,等文件。,第二，认真填,写,写有关卡片和,申,申请表。,第三，拿到护,照,照后，再认真,检,检查核对每位,出,出国人员姓名,、,、籍贯、出生,年,年月和地点，,若,若是组团出国,，,，则要检查护,照,照上的照片是,否,否与姓名一致,，,，有无授权发,照,照人的签字和,发,发照单位的盖,章,章；发照日期,和,和有效期有无,问,问题，使用旧,护,护照再次出国,者,者更应注意其,有,有效期，若已,过,过期，必须申,请,请延长。,（三）申请签,证,证,1.,签证的作用和,种,种类,护照办理好后,，,，再申请所去,国,国家（地区）,和,和中途经停国,家,家的签证。签,证,证是一国官方,机,