归档文件整理流程课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,归档文件整理流程,拜城县档案局,武 桂 莲,2012.3,归档文件整,理,理工作基本,步,步骤：,对归档,文,文件进,行,行整理,分,分类,排,列,列,编,编,号,编,编目,装,装盒,第一步,：,：归档,文,文件的,整,整理,1、,归,归档文,件,件的整,理,理单位,以“件,”,”为整,理,理单位,，,，一般,一,一份文,件,件为一,件,件。,特例,：,：,正本与,定,定稿、,正,正文与,附,附件、,请,请示与,批,批复、,原,原件与,复,复制件,、,、转发,文,文与被,转,转发文,、,、来文,与,与复文,为,为一件,，,，报表,、,、名册,、,、图册,等,等一册,（,（本）,为,为一件,，,，实体,上,上装订,在,在一起,，,，编目,时,时只体,现,现为一,条,条条目,。,。,2、,文,文件修,整,整,破损文,件,件进行,修,修裱（,修,修补、,托,托裱）,对字迹,模,模糊或,易,易退变,的,的文件,进,进行复,制,制（字,迹,迹材料,要,要选用,耐,耐久的,墨,墨、墨,汁,汁，或,较,较耐久,的,的蓝黑,墨,墨水、,印,印泥等,，,，不能,选,选用纯,蓝,蓝墨水,、,、红墨,水,水、圆,珠,珠笔油,、,、铅笔,等,等材料,）,）,去掉文,件,件上易,腐,腐蚀的,金,金属物,（,（材料,以,以铁、,铝,铝等化,学,学性质,的,的活泼,的,的金属,为,为主的,订,订书钉,、,、曲别,针,针、大,头,头针等,）,）,超大纸,张,张进行,折,折叠（,尽,尽量减,少,少折叠,次,次数，,折,折痕尽,量,量位于,文,文件、,图,图表字,迹,迹之外,，,，文件,页,页数多,时,时，宜,单,单页折,叠,叠）,3、文,件,件装订,左上角装订，,左,左、上侧对齐,；,；左侧装订，,左,左、下侧对齐,装订要求：,材质符合档案,保,保护要求：装,订,订用品对归档,文,文件无害，不,影,影响档案的保,存,存寿命。,装订方式能较,好,好地维护文件,的,的原貌,装订方法简便,易,易行，尽量降,低,低成本。,装订方式：,线装：最利于,档,档案保护的一,种,种装订方式,变形材料：金,属,属制品（不锈,钢,钢夹、燕尾夹,）,）和塑料制品,粘接式：胶水,或,或浆糊粘贴,无酸纸封套,装订前排序：,正本在前、定,稿,稿在后;,正,正文在,前,前、附件在后;原件,在,在前、复制件,在,在后;,转,转发文在前、,被,被转发文在后;复文,在,在前、来文在,后,后;汉,文,文本在前、少,数,数民族文本在,后,后;中,文,文本在前，外,文,文本在后;,文,文件处理,单,单在前、正本,在,在后;,第二步：归档,文,文件分类,归档文件的分,类,类，是指全宗,内,内归档文件的,实,实体分类，即,将,将归档文件按,其,其来源、时间,、,、内容和形式,等,等方面的异同,，,，分成若干层,次,次和类别，构,成,成有机体系的,过,过程。分类包,括,括：选择分类,方,方法、制定分,类,类方案、文件,归,归类等内容。,1、选择分类,方,方法,年度分类法,：,：根据形成和,处,处理文件的年,度,度对归档文件,进,进行分类。,一份文件有多,个,个时间特征，,包,包括成文日期,、,、签发日期、,批,批准日期、会,议,议通过日期、,公,公布日期、收,发,发文日期等，,一,一般以 文件,签,签发日期（即,落,落款日期）为,准,准，对于跨,年,年度的计划、,规,规划、总结、,统,统计报表、法,规,规性文件等均,以,以签发日期为,准,准，如：1995年形成的,1996-2000工作,计,计划，归入1995年，2000年形,成,成的1999年工作总结,，归入2000年。,机构（问题）,分,分类法：,各机关在制定,分,分类方案时，,机,机构分类法和,问,问题分类法，,不,不能同时采用,，,，只能选择其,一,一。,机构分类法：,根,根据文书形成,和,和处理文件的,承,承办单位对归,档,档文件进行分,类,类。机构名称,就,就是类名，如,：,：办公室、业,务,务科、管理科,等,等。,问题分类法：,按,按照文件内容,所,所说明的问题,对,对归档文件进,行,行分类。应参,照,照本机关单位,的,的基本职能来,设,设置类别，如,：,：党群类、业,务,务类、行政类,等,等。,保管期限分类,法,法：,根据划定的不,同,同保管期限对,归,归档文件进行,分,分类。分为永,久,久、30年、10年三类。,2、复式分类,法,法与分类方案,复式分类法,：,：在机关档案,室,室的实际工作,中,中，单纯采用,一,一种分类方法,的,的情况比较少,见,见，较多的是,将,将几种分类方,法,法结合使用，,称,称之为复式分,类,类法。年度、,保,保管期限、机,构,构（或问题）3种分类方法,，,，可以组合成,多,多种复式分类,法,法。在选择分,类,类法时年度、,保,保管期限为必,选,选项，机构（,或,或问题）为选,择,择项。,分类方案：,在,在确定分类方,法,法的基础上，,标,标列各级类目,名,名称，固定全,宗,宗内分类体系,的,的分类纲要。,分,分类方案是机,关,关档案工作的,基,基础，是档案,室,室规范化管理,的,的起点。,年度-机构-,保,保管期限分类,法,法（推荐使用,）,）,适用于内部机,构,构有变化但不,复,复杂的立档单,位,位,先按年度分类,在每一年的文,件,件按机构分类,再区分划入每,一,一机构文件的,保,保管期限,每年形成的文,件,件按机构序列,依,依次上架，不,必,必预留空间,同一年度同一,机,机构的文件排,在,在一起，便于,查,查找,保管期限-年,度,度-机构分类,法,法（推荐使用,）,）,适用于内部机,构,构有变化但不,复,复杂的立档单,位,位,先按保管期限,分,分类,在将每一保管,期,期限的文件按,年,年度分类,再将每一年的,文,文件按机构分,适用于机构不,复,复杂的立档单,位,位,便于向档案馆,移,移交,应预留空架,机构-年度-,保,保管期限分类,法,法：,适用于内部机,构,构基本固定或,少,少有变化的立,档,档单位以及撤,销,销机关,先按机构分类,每个机构下再,按,按年度分,再在每个年度,下,下分划入文件,的,的保管期限,应预留空架，,空,空架数量不好,掌,掌握,年度-问题-,保,保管期限分类,法,法：,适合于机构变,化,化复杂、机构,之,之间分工不明,确,确,先按年度分类,在每一年的文,件,件按问题分类,再区分划入每,一,一问题文件的,保,保管期限,保管期限-年,度,度-问题分类,法,法：,先按保管期限,分,分类,再按年度分类,最后在每一年,内,内将文件按问,题,题分类,多用于现行机,关,关,问题-年度-,保,保管期限分类,法,法：,适用于撤消机,关,关、整理历史,档,档案,先按问题分类,在文件按的年,度,度分类,再区分划入每,一,一年文件的保,管,管期限,年度-保管期,限,限分类法,适用于内部机,构,构简单的基层,单,单位或小机关,，,，形成文件数,量,量少的机关,先按年度分类,再区分划入每,一,一机构文件的,保,保管期限,保管期限-年,度,度分类法：,适用于内部机,构,构简单的基层,单,单位或小机关,，,，形成文件数,量,量少的机关,先按保管期限,分,分类,再按年度分类,第三步：归档,文,文件的排列,归档文件的排,列,列是指在分类,方,方案的最低一,级,级类目内，根,据,据一定的方法,确,确定归档文件,先,先后次序的过,程,程。其它诸如,不,不同类别归档,文,文件之间的排,列,列、档案盒排,架,架等则不在此,范,范围内。,归档文件的排,列,列强调事由原,则,则,。,1、事由原则,：同一事由的,相,相关文件应当,排,排列在一起,按事由排列归,档,档文件，是“,遵,遵循文件的形,成,成规律，保持,文,文件之间的有,机,机联系”这一,整,整理原则的体,现,现。按公文办,理,理过程的先后,顺,顺序，将同一,事,事由形成的文,件,件排列在一起,，,，可以客观地,反,反映出某一事,由,由的发生、发,展,展、结束的全,过,过程，反映出,这,这些文件之间,的,的客观联系。,2、排列方法,在分类方案的,最,最低一级类目,内,内，按事由结,合,合时间、重要,程,程度等排列。,会,会议文件、统,计,计报表等成套,性,性文件可集中,排,排列。,同,一,一,事,事,由,由,内,内,的,的,归,归,档,档,文,文,件,件,排,排,列,列,：,：,同,一,一,事,事,由,由,内,内,归,归,档,档,文,文,件,件,的,的,排,排,列,列,，,，,最,最,简,简,单,单,的,的,方,方,法,法,是,按,按,文,文,件,件,形,形,成,成,时,时,间,间,先,先,后,后,顺,顺,序,序,，,，,日,日,期,期,在,在,前,前,的,的,归,归,档,文,文,件,件,排,排,列,列,在,在,前,前,，,，,日,日,期,期,在,在,后,后,的,的,文,文,件,件,排,排,列,列,在,在,后,；,；,或,或,者,者,按,按,文,文,件,件,的,的,重,重,要,要,程,程,度,度,排,排,列,列,，,，,相,相,对,对,重,重,要,要,的,文,文,件,件,放,放,在,在,前,前,面,面,，,，,其,其,它,它,的,的,文,文,件,件,放,放,在,在,后,后,面,面。,不,同,同,事,事,由,由,内,内,的,的,归,归,档,档,文,文,件,件,排,排,列,列,：,：,按,形,形,成,成,时,时,间,间,的,的,先,先,后,后,顺,顺,续,续,进,进,行,行,排,排,列,列,按事由的重要程,度,度进行排列,按事由具有的共,同,同属性分别集中,排,排列,规则强调指,出,出，“会议文件,、,、统计报表等成,套,套性文件可集中,排,排列”。这里的,“,“成套性”是指,某,某些事由形成的,文,文件彼此间联系,比,比较松散，但这,些,些事由间则有着,较,较密切的联系。,例,例如一次会议往,往,往包括许多事由,，,，它们形成的文,件,件在时间上可能,跨,跨度很大，但表,现,现出较强的系统,性,性，利用时需要,相,相互参照、查证,，,，集中排列更方,便,便检索。统计报,表,表、内部刊物等,在,在形式上较为特,殊,殊，成套利用的,情,情况也较普遍，,因,因此也宜于集中,排,排列。,第四步：归档文,件,件编号,1、件号,室编件号：,归档文件在分类,方,方案的最低一级,类,类目内的排列顺,序,序号,在分类方案的最,低,低一级类目内，,按,按文件的排列顺,序,序从“1”开始,标,标注,馆编件号（进,档,档案馆后由档案,馆,馆统一编制）,2、编号项目,必备项目：,全宗号：档案馆,对,对其接收范围内,各,各立档单位所编,制,制的代号,年度：归档文件,形,形成年度。采用,公,公元纪年，以4,位,位阿拉伯数字表,示,示，如2006,保管期限：分为,永,永久、30年、10年,件号：室编件号,选择项目：机,构,构（问题）,各单位档案部门,可,可设置其他一些,选,选择项目,3、盖章,归档章的项目：,全宗号、年度、,保,保管期限、机构,（,（问题）、室编,件,件号、馆编件号,归档章格式,长45mm,宽16mm，等分,成,成6小块,带*号为可选项,（全宗号）,（年度）,（室编件号）,*（机构或问题）,（保管期限）,（馆编件号）,28,315,22,2007,16,办公室,30年,实际填写为：,盖章位置：,首,首页上端空白处,，,，不要盖在文字,上,上,第五步：归档文,件,件的编目,依据分类方案和,室,室编件号编制归,档,档文件目录,1、归档文件目,录,录的项目,件号：档案室,填,填写室编件号,责任者：填写,全,全称或通用简称,，,，如：拜城县档,案,案局,如文件未注明责,任,任者，应根据文,件,件内容、形式等,特,特征加以考证并,填,填写,文号：即发文,的,的字号，一般由,机,机关代字、年度,、,、顺序号组成，,如,如：拜档发200524号,题 名,：,即文件标题。是,重,重要的检索途径,。,。完整的题