文档管理---刘青玉

按一下以編輯母片,第二層,第三層,第四層,第五層,*,按一下以編輯母片標題樣式,文檔管理,SHZBG人力資源處,劉青玉,NOTES:HZLH-HRM-Liu.QY,目 錄,一.起源與發展,二.相關概念,三.文檔管理的作用/原則/任務/要求,四.文檔形式及文件分類,五.文件的產生傳遞及管理,六.文檔管理與5S,七.文檔管理安全與注意事項,起源與發展,起源與發展,1.根據現有史料，“檔案”一詞，最早見於清代。現存清代檔案康熙十九年（1680年）的起居,注中出現了“檔案”一詞。有關它的文字表達最早見於楊賓所著的柳邊記略。,2.從古老的石刻、泥板、紙草、甲骨等檔案，到紙質檔案的産生，再到近現代照片、影片、錄音、錄影、機讀多媒體等檔案形式的出現，構成了豐富多彩的檔案財富。,起源與發展,3.當今美國數位檔案館的核心技術EADDTD技術EAD是基於通用檔案著錄國際標準（ISAD（G）之上的一部檔案著錄交流標準。它是以標準通用標記語言（SGML）和擴展標記語言（XML）文獻類型定義（DTD）的形式存在的。,4.發展到今天技術性強，它研究現代技術在檔案管理中的應用，解決檔案保護技術現代化、檔案管理自動化、檔案複製縮微化、檔案資訊傳遞網路化等問題。,相關概念,1.,文件,法定機關或組織按一定的形式經過一定,處理程序而形成的書面文字資料。,2.,檔案,組織在運作過程中形成的具有查考利用價,值的歸檔集中保存起來的文件資料。,3.,資料與文檔管理,是指用自然語言或形式化語言所編寫制作的文,字資料或圖表音頻或視頻文檔管理即對文件檔案的管理。,文檔管理的作用,1.,法令的依據,有利於隨時查閱相關法令或的規章制度、會議決定,為公司工作事務辦理找到可靠的依據。,2.,工作的參考,使工作人員在工作中準確、全面、客觀地了解企業情況,提高工作效率與准確性。,3.,保密的要求,保証企業有關技朮經營管理的機密不外瀉而又使用方便。,1.,全程管理,管理必須貫穿與文檔產生傳遞保管查閱直到銷毀的全過程。,2.,統分結合,必須有文件管理的中央控制(即專人控管)為工作效率計文件管理的部分工作是每一個工作人員都要做的(即全員管理)。,3.,分類編號,及時分類、整理、編輯與傳遞,科學歸檔保管,提高管理質量與效率。,文檔管理的原則,文檔管理的任務,1.,建檔,收集整理保管和統計本部門產生的各種文件資料及時建立檔案。,2.,維護,維護檔案的完整性安全性應與便于使用相結合。,3.,使用,管理檔案的流通做好檔案利用和研究。,文檔管理的要求,1.,遵守制度與流程,嚴格遵守公司及部門公文管理及保密相關制度。,2.,維護文檔的嚴肅性嚴謹性,負責對本部門發出文件的規范性嚴肅性嚴謹性進行跟蹤維護。,3.,監督檢查,注意本部門發文內容與其他部門發文不發生沖突矛盾發現問題及時報告主管。,文檔形式及文件分類,1.,集團文檔的形式,聯絡單,規划報告,簡報會議記錄,SOP/SIP/BOM,設計圖說明書,各類報表/來文傳真,圖片多媒體檔案,文檔形式及文件分類,2.,文件的分類,(推荐ISO9000的分類法),質量手冊,程序文件,作業指導書(分類),質量記錄,文檔形式及文件分類,3.,文件分類說明,a.,對工作中接觸到的所有文件進行分類。,b.,對三階四階的文件應進一步細分以,方便管控。,c.,每一類別文件應該開列清單說明標識,或管制項目。至少應明確,d.,執行或建立完善的文件編號系統。,文件的產生傳遞與管理,文件產生管理,1.首先文件產生的管理即是,文件的產生符合流程或管理規定要求,文件的種類編號格式內容正確,文件的有效性(內容與簽核)。,2.其次通過對文件編號及開列清單的工作,可了解各類文件產生的頻率及作用范圍。,文件的產生傳遞與管理,文檔建立,1.方法收集本單位不斷產生的文件資料整理組合成案卷。,2.歸檔注意點,a.,歸檔范圍(哪些要歸檔哪些不歸檔),b.,歸檔時間(既便于工作又防止丟失),c.,歸檔要求(系統性完整性聯系性)。,文件的產生傳遞與管理,立卷,1.目的區分價值分類整理立卷歸檔。,2.立卷方法,a.,按主題立卷,b.,按作者,(,發文部門,),立卷,c.,按時間立卷,d.,按地區立卷,文件的產生傳遞與管理,3.立卷注意點,a.,要符合文件形成的特點和規律,b.,保持文件之間的歷史聯系,c.,要考慮文件的不同價值,d.,組成,的案卷要便於管理和查找利用,文件的產生傳遞與管理,案卷標題撰寫,准確扼要標准,系統整理與技朮加工,1.卷內文件材料的系統排列,2.卷內文件頁號的編制,3.卷內文件目錄的編寫,4.備考表的編制,5.案卷的裝訂,文件的產生傳遞與管理,備注,保管,期限,卷內文件張數,起止,日期,案卷標題,序號,備考表示例,文件的產生傳遞與管理,文件傳遞管理要求,1.根據文件類別與內容確定傳遞范圍要求文件嚴格在管控范圍內流通。,2.傳遞中采取文件形式與內容相應的方式。,3.應對所制作的文件做好磁盤管理建立文件目錄便于修改和查詢。,4.應在保証文件的實效性和保密性前提下跟蹤完成文件的會簽或印刷并在簽發當日將文件發送至指定單位或人員。,文件的產生傳遞與管理,5.發文前應保存文件底稿附件至計算機。,6.傳真發出前應檢查內容是否有誤發出后應向對方確認接受狀況。,7.文件因使用需要需留存在使用人處一段時間則,盡可能早獲取并儲存電子文檔,嚴密監控文件的使用與傳遞,及時匯整文件并歸檔。,文件的產生傳遞與管理,文件保管,1.文件保管的要求,a.,安全防水火虫霉等,防資訊泄露,防丟失缺損保証完整性。,b.,明晰分類合理清晰便于管理。,c.,方便便于工作中隨時的查找使用。,文件的產生傳遞與管理,2.文檔管理常規項目,a.,依保管期限進行文檔的清存、銷毀銷,毀前須經鑒定或核准的手續。,b.,日常管理與安全防護,c.,編制檢索工具以利查閱,d.,建立借閱制度,文件的產生傳遞與管理,3.電子化文件管理,a.一般情況下應電子檔與文件(紙質)檔同,時存在。,b.電子檔應按照文件檔的分類編號方式在,電腦記憶體上分目錄存檔。,c.根據電子檔的特點要特別做好防病毒,與防泄露的工作。,文檔管理與5S,文檔5,S,的含義,1.整理,2.整頓,3.清掃,4.清潔,5.教養,文檔管理5,S,實務,1.規划虛抽屜儲存柜,用标贴定位,2.文件资料用颜色、编码或款式不同的资料,夹分类归档，建立目录索引,3.,正在处理中的资料用,IN,和,OUT,两层资料架分类,4.以本人方便取放为原则;,5.定期進行作廢文件資料過期報刊雜志的銷毀與處理。,文檔管理與5S,文檔管理安全與注意事項,1.文件完整性的安全。,2.資訊密級安全。,3.保密文檔,scan,安全。,結束語,謝謝,大家,為什么幸運的人總是幸運,倒霉的人老倒霉,