办公室接待、会务和门户网站管理.课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室接待、会务和门户网站管理工作,2007年5月,尊敬的各位领导、各位主任、同志们：,上午好！,非常荣幸能够在这里与大家一起探讨办公室接待、会务和门户网站管理等方面工作。关于接待、会务和门户网站管理，我也是边做边学，了解不深，所以今天的发言如有不对之处，敬请指正！,一、接待工作,接待工作是办公室工作人员必不可少的日常事务工作，办公室代表单位接待来宾，其接待工作如何，直接影响到来宾对本单位的评价，进而影响单位的声誉和形象。,作为办公室工作人员，其热情、礼貌、耐心、细致的接待能使客人有宾至如归的感觉，从而留下美好的印象。反之，如果接待人员的态度冷漠、言行举止粗鲁，考虑问题不细致，来访的客人遭受到冷遇，他就会认为你的单位整体水平太差，因而对你和你的单位失去信赖。所以，作为一名办公室主任必须重视和切实做好接待工作。,（一）接待时要注重宣传本单位,1、为何要注重宣传,注重接待工作中的宣传，对于塑造本单位对外形象，打造良好的社会品牌，创造更大社会效益具有积极的促进作用。,2、怎样做好宣传,事前，接待人员要对宣传内容进行整理和熟悉，要根据接待对象的实际情况，有所侧重地加以介绍，若接待对象不同，宣传内容也应有所区别。,3、,宣传贯穿整个接待工作的始终，接待人员要选择合适的时机，向接待对象进行介绍。,（二）日常接待,1、把握“四原则”,（1）诚恳热情,热情、友好的言谈举止，会使来访者产生一种如春风拂面的温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是行政官员、企业经理、一般职工群众，还是上访者，都应该给予尊重和礼遇，热情有礼地接待，不能以衫看人，看到来宾穿戴不凡，派头十足，就毕恭毕敬，见到来者穿戴一般，不像是官员、大款就轻视冷落。,（2）讲究礼仪,对办公室工作人员来说，在接待工作中，仅仅开口说一句“有朋自远方来，不亦乐乎”，是远远不够的。我国是礼仪之邦，接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，要求在接待工作中，明确地树立起礼宾的意识。,（3）细致周到,接待工作要“于细微处见真情”，九字执行文化中“严、深、细”的“细”字，既是对办公室接待工作的最好概括，又是局领导对办公室接待工作提出的要求。这就要求办公室在接待工作中心细如发，综合考虑问题，把工作做得面面俱到，细致入微、有条不紊。,（4）按章办事,“无规矩，不成方圆”。建立规章制度是一个单位正常运作的基础，制度建立起后，就需要很好地确保其贯彻落实。此前，局机关制定了接待和会务管理方面的规章制度，并分别以川煤地200621号文和川煤地办200744号文印发机关各处室，从执行的情况看，成效比较显著。,2、日常接待中的几个细节,（1）为客人做好引导,例如，在引导客人进入会客室前如果是拉门（朝外开的门），接待人员应站在走廊里按住门，等客人进入后再进入，如果是推门（朝内开的门），接待人员应先入内，把住门，侧身请客人入内。,在为客人引座时，应将客人引至上座入座，以示尊重和欢迎之意。一般来说，室内离门口越远的座位是上座。,A,门,A,门,（图上“A”座为“上座”）,（2）一杯香茶动人心,为客人泡一杯茶水，看似无足轻重，实则非常重要，因为它实际上是给客人传达的一种“主人尊敬来访者，愿意和来访者进一步交谈”的信息。,（3）送别客人有礼仪,做好接待工作，必须有始有终，使来访者走的时候仍然面带微笑。如果对方是常来常往，通常应将其送至门口、或楼梯旁。如果对方是初次来访的贵客，则还可陪伴对方走得更远一些。,（三）接待重要宾客,1、有备无患要细心,（1）收集背景资料,（2）拟定接待方案,（3）具体准备工作,2、迎宾接待要热情,（1）时间问题,（2）人员问题,（3）地点问题,（4）确认问题,（5）礼仪问题,3、起居饮食安排好,在接待来访者时，在力所能及和符合规定的前提下，要想方设法让来宾吃得香、住得好，这是确保接待工作在整体上取得圆满成功的重要一环。,4、外出陪车有讲究,为来宾安排交通工具时，要考虑日程、安全舒适等因素，同时，还要注意乘车座次的安排。,5、巧借礼品传心意,对于重要宾客的前来拜访，接待方往往会向来宾赠送礼物，以尽地主之谊。赠送礼物要综合考虑“因人而异”、“风格体现”和“轻重是否得当”等问题，同时，还要考虑赠送的时间、场合和方式等问题。,6、送别事宜要周到,来宾结束了活动，要启程回去，接待人员要做好相关的送客事宜。如：要提前购好车、船、机票，提前备好送别车辆等事宜，热情、周到地为客人送行。,（四）宴请接待,宴请接待是接待工作中的一个重要方式，通过宴请，可以联络感情，促进与其他单位的关系，所以，办公室要特别予以重视。为了成功筹办一次宴请，需要考虑以下事宜。,1、宴前邀请,（1）确定宴请的目的,宴请的目的指的是举行宴请的缘由。由单位举行的宴请，一定要有明确的目的，要服务于某一件事。另外，对于巧借工作需要的名目，而大肆举办各种宴会大吃大喝的坏风气要坚决反对。,(2)宴请的对象,筹办宴请，一定要确定好宴请的对象。这包括，邀请哪些行业的人士，哪些人，多少人，己方又有哪些人等。,(3)宴请的形式,根据实际情况，请示领导后进行安排。,(4)宴请的地点,举行宴请的地点一定要环境优雅、设施齐全、服务可靠、菜肴可口美味，不宜过乱、过脏、过杂。同时，对于第一次或不熟悉的宴请地点，还需提前进行实地考察。,(5)宴请的时间,确定宴请的时间时，需考虑宾主双方，尤其是来宾方面是否方便，不要勉强从事。,(6)如何发出邀请,可通过领导直接邀请，或通过领导协调，由办公室致电或发出请柬、邀请卡，并登门邀请。,2、宴座安排,（1）桌次的排法,按照国际惯例，席次、桌次的高低以偏离主桌位置的远近而定，近者高，远者低，并遵循“以右为上”，主桌的右手为上，左手为下，即右高左低。,例1,例2,入 口,入 口,主 桌,主 桌,1,2,1,2,入 口,主 桌,2,1,3,例3,主,桌,入 口,3,2,1,例4,入 口,主 桌,2,1,3,例5,4,3,6,入 口,主 桌,2,1,3,4,5,入 口,主 桌,2,1,例7,5,4,例6,入 口,4,5,3,1,2,6,7,主 桌,2,1,3,6,9,7,8,5,4,主 桌,入 口,例9,例8,主,桌,1,例10,9,6,3,8,5,2,10,7,4,入,口,2,1,1,4,7,10,2,5,8,3,6,9,主 桌,入 口,例11,主 桌,入 口,例12,1,4,9,5,10,7,12,6,11,8,13,2,3,（2）席次的排法,席次的高低以离主人的座位远近而定，同时也遵循右高左低的惯例。而排席位的主要依据是主宾次序。因此，在排席位前，要按礼宾次序并列主宾双方的名单。,例1,1,3,5,2,7,8,4,6,主人,例2,5,8,3,7,6,第一 主人,第二主人,1,2,4,3、点菜的技巧,接待人员在确定菜单时，既要符合单位的有关规定，反对铺张浪费，又要尽可能地照顾赴宴者，不要自以为是，若有少数民族、省外的客人，点菜时，还要考虑到少数民族或省外客人的饮食习惯。,4、宴宾礼仪,迎接小憩开宴致辞席间宴毕欢送(PPT图示见下页)。,迎 接,小 憩,开 宴,办公室人员应陪同上司在迎接客人到来的宴会门口等待客人的到来，并为客人准备好存放衣帽的架子和地方。,客人抵达后，宾主相互握手问好，随即由办公室人员或吩咐服务人员将客人引领至休息厅小憩。,客人刚到需要休息，这段时间也可等待其他还没有到来的客人。,小憩可以在休息厅，也可以在客厅，总之不要让客人看服务人员准备饭菜。,这时，可以为客人准备茶水和擦洗手的干湿纸巾，并陪客人叙谈一会儿。,等预定时间一到，而且主要的客人也已到齐时就可以开宴了。,开宴时需要注意客人的落座。如果事先已经安放了座位卡，也需要引座，由服务人员为其他客人引座；如果没有安放座位卡，则需要有秩序地引领客人们入席，先主后宾，一批一批地领到座位上。,致词,如果主宾双方需要在席间讲话表达某种意愿，入席以后就可以开始发表讲话了。,如果是你的上司讲话，你可适当为上司作介绍，并适当调动气氛。,如果是你作为代表发言，你发言最好简短一些，并注意气氛的轻松幽默和礼貌客气，富于热情则更好。,席间,宴毕,欢送,客人入座后，主方可代表上司举杯向客人敬酒。,碰杯先后以座次的顺序为序，从主到次进行，只仅仅一碰即可，不可碰得太响，因为碰得太响显得粗俗。,碰杯、干杯之后，主方可持筷子示意，请客人正式用餐。,席间，主方应当充分发挥自己的公共关系技巧，活跃宴会气氛，使大家愉快就餐。,如果宴会比较正式，通常等主人起立宣布宴会结束方为宴会完毕。,如果你用餐较快，不要中途离席，中途离席是十分不礼貌的，更何况你是接待人员。你可以一边喝水或喝饮料，一边和客人聊天等待宴会结束，或者借故离开餐桌休息一会再回来。,客人就餐完毕，起身告辞，办公室人员应陪同上司送主宾至门口，热情友好地话别。,在比较正式的场合，办公室人员与上司、及其他接待人员列队于门口，与其他客人一一握手话别，表示欢送之意。,二、会务工作,会务是办公室的一项重要工作之一，办好一次会议涉及到方方面面，从会前的计划、设计，到会中的组织、控制，再到会后的总结，每一个环节都必须加以重视，尽量减少或不出差错，如此才能办好会议。,5、掌握饮酒的分寸,宾主欢聚，举杯共饮，这是人生的一大乐事，但是“酒极则乱”，言多必失。作为接待人员，应该让客人饮得既要尽兴，又要适度，让酒宴上的气氛始终欢快融洽。,（一）制定切实可行的会议制度,会务工作的顺利实施必须要有规则，使会议召开有章可循，会议组织有条不紊。如：局制定的局会议管理办法，对会议计划内容、会议费用报销、临时性会议的召开等内容进行了规定，对推进局会议的制度化、规范化、科学化起到了积极作用。,（二）会议的筹备工作,1、确定会议主题,会议主题就是指召开一次会议的指导思想。凡正式会议，都应首先确定其主题。会议主题，不仅可在其具体名称上有所体现，而且往往也是确定会议的方式、内容、议程、任务、期限、人员的先决条件。,2、制定实施方案,在筹备会议时，首先要制定办会的实施方案，并要分工落实到具体人员身上。同时，在会议召开前、中、后，会务人员还要做到相互补台，弥补在制定方案时没有考虑周全的地方，最大可能防止会议出现差错。,3、拟好领导讲话材料,主要领导的会议讲话材料是体现会议主旨的重要文字载体之一，领导所讲的代表了单位在会后较长一段时间的发展理念和思路，因此，提前拟好主要领导讲话材料尤其重要。,4、拟发会议通知,除日常工作会议外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不要用电话或口头通知。会议通知，必须简明扼要，并应具备：“会名、内容、开会时间、地点、参加人员范围、报到时间及地点”等要素。同时，对代表的相关要求也应一并写入。,5、起草会议文件,会议所需要的各种文件资料，均应在会前准备完成，并在会议正式开始之前发给参会者人手一份。,6、编制会议指南,一份会议指南就是参会者的指导手册，对于参会者非常重要。它包括：“会议日程安排、参会人员名单、座位图表、分组讨论人员名单、就餐安排、住房安排以及相关注意事项”等。,7、做好相关事务性工作,会前，许多具体的事务性工作，应当一一认真做好。要重点安排好会议工作人员，布置好参会者的接待，联系好传媒，准备好会议的场地，并且对会议举行时所需使用的各种音响、照明、投影、摄像、空调、通风设备都要进行必要的调试和检查，防止会议期间让你手忙脚乱，不知所措。,（三）会议进行中,1、会场工作,（1）人员签到,（2）座次安排,主席台排座,必须遵守三条规则：一是中央高于两侧；二是左侧高于右侧；三是前排高于后排。具体而言，排座时又有单数与双数之别。,主 席 团,10 8 6 7 9,5 3 1 2 4,群 众 席,大型会议主席团排座之一,主 席 团,8 6 5 7,4 2 1 3,群 众 席,大型会议主席团排座之二,群众席的排座,大中型会议时，参会者通常就座的群众席有两种排座方式。要么是自由式，即大家自由择座，不做统一安排；要么是按一定顺序排座，请各单位、各部门的参会者集中在一起