会见与会谈课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,0,第1页/共29页,第1页/共29页,1,课堂讨论,一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。初萌作为该公司的秘书事前做了大量准备工作。但就在这天临近中午时，初萌发现有关质量监督管理方面的资料没有准备。她急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，初萌只好提心吊胆地等待会谈结果。会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大的意义。然而，由于初萌所在公司的代表手中缺乏此方面材料，无法给对方以满意的答复，会议没有做出任何决定，只得暂时休会。,为什么会谈没有取得结果？秘书能否采取一些应急措施？,第2页/共29页,课堂讨论 一天下午，天地公司要与外地某企业举行会谈,2,第3页/共29页,第3页/共29页,3,会见与会谈准备,1,、收集对方的相关资料,对方求见的目的,对方的求见对象,对方相关社会背景，如习俗、禁忌、礼仪等特征,对方参加会见的人数、姓名、职务等。,主要求见人的详细资料,第4页/共29页,会见与会谈准备第4页/共29页,4,2,、通知主方参加会见和会谈的人员,通知主方接见人,通知主方陪同人员,通知主谈人,通知其他会谈人员,第5页/共29页,2、通知主方参加会见和会谈的人员第5页/共29页,5,3,、了解会见与会谈的地点和时间,（,1,）会见的地点和时间,会见的地点一般安排在主人的办公室、会客室或小型会议室，也可在客人的住所进行。,会见的时间根据会见的性质来定。,（,2,）会谈的地点和时间,会谈的地点一般安排在客人所住的宾馆会议室。,会谈的时间安排应先征求对方的意见。,第6页/共29页,3、了解会见与会谈的地点和时间第,6,4,、通知对方,会见与会谈的名单、地点、时间一旦确定，应及时通知对方。,了解客人抵达方式，以便告知主方的接送方式及接送人员。,如果是重要的会见和会谈，事先应由秘书或其他工作人员进行预备性磋商，确定会见、会谈的具体日程。,第7页/共29页,4、通知对方第7页/共29页,7,5,、场所的布置及座位安排,（,1,）场所的布置,会见场所应准备足够的桌椅、沙发、茶几和饮料等物品。所有摆放的家俱，应保证干净、清洁、大方。,会谈桌上有时需放置双方标志旗帜,(,如果是涉外谈判，应摆放两国国旗,),，现场可放置双方主要人员座位卡，以便与会者对号入座。,第8页/共29页,5、场所的布置及座位安排第8页/共29页,8,第9页/共29页,第9页/共29页,9,（,2,）会见与会谈的座次安排,会见的座次安排,会见时应遵循,“,主左客右,”,的原则，即客人坐在主人的右边。涉外会见还应有译员。如下图所示：,记录,译员,主客,主人,客方人员,主方人员,译员,主客 主人,客方人员,主方人员,第10页/共29页,（2）会见与会谈的座次安排记录译员主客主人客方人员主方人员译,10,第11页/共29页,第11页/共29页,11,会谈的座次安排,双方会谈一般将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主方位于背门一侧如图,(,一,),，或进门后的左侧如图,(,二,),，双方主谈人位于各方长排中央，其他人员按右高左低排列。,桌上应放置中文座位卡，涉外会谈，要同时放置对方语种的座位卡。如图所示。,多边会谈的座位可摆成圆形或方形。,第12页/共29页,会谈的座次安排第12页/共29页,12,第13页/共29页,第13页/共29页,13,第14页/共29页,第14页/共29页,14,正门,客方,主方,1,3,5,7,6,4,2,1,2,4,6,7,5,3,译员,主宾,译员,主人,（一）,（二）,第15页/共29页,正门客方主方13576421246753译员 主宾,15,第16页/共29页,第16页/共29页,16,相关知识,会见,会见，国际上一般称接见或拜会，凡身份较高的人士会见身份较低者，或是主人会见客人，一般都称为会见。凡身份较低的人士会见身份较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。拜见君主，又称谒见、觐见。我国不作上述区分，一律统称会见，接见和拜见后的回访称回拜。,会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。,第17页/共29页,相关知识会见第17页/共29页,17,相关知识,会谈,会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。,会谈的内容较为正式，专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。,第18页/共29页,相关知识会谈第18页/共29页,18,相关知识,会见、会谈的区别,1,、内容不同：,会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强。,2,、功能不同：,会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。,第19页/共29页,相关知识会见、会谈的区别 第19页/共29页,19,会见与会谈的基本程序,迎接,致辞、赠礼、合影,会见或会谈,记录,结束,第20页/共29页,会见与会谈的基本程序迎接致辞、赠礼、合影会见或会谈记录结束第,20,第21页/共29页,第21页/共29页,21,第22页/共29页,第22页/共29页,22,合影图,5,4,4,4,5,5,4,4,4,4,4,5,5,4,4,4,2,1,3,4,4,4,5,6,1-,主人,2-,主宾,3-,第二主宾,4-,客方人员（或主客插排）,5-,主方人员,6-,摄影师,第23页/共29页,合影图5444554444455444213444561-,23,技能训练,【,训练目标,】,通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。,一、案例分析,案例,1,：,一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，,小刘应怎样总结教训呢,?,第24页/共29页,技能训练【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工,24,案例,2,：,一次重要的国际会议，十多个国家的领导人在一起聚会。因为组织者的疏忽，在集体摄影中竟将两位女性领导人安排在了后排，结果在这一重要国际会议的,“,全家福,中，竞找不到这两位女性领导人的影像，引起两国舆论的指责。,从此案例中说明会议组织应注意哪些问题？,第25页/共29页,案例2：第25页/共29页,25,二、观察并制作,观察你见到的办公会、研讨会、论证会、茶话会、洽谈会等，注意会场布置的特点，画出三种不同类型的会议的布置图，并注明会议所有参与者的座位安排。,三、参考会议组织筹备的预案要求,为某企业的一次年终总结暨表彰大会拟出会议筹备方案。,第26页/共29页,二、观察并制作第26页/共29页,26,问题讨论,1,怎样做好会见的准备工作,?,2,会见与会谈准备工作的基本要求是什么,?,3,什么是会见,?,什么是会谈,?,秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作,?,第27页/共29页,问题讨论 1怎样做好会见的准备工作?第27页/共29,27,祝学习进步！,第28页/共29页,祝学习进步！第28页/共29页,28,感谢您的观看！,第29页/共29页,感谢您的观看！第29页/共29页,29,