助理工作培训培训ppt课件

,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,助理工作培训培训ppt课件,1,助理工作培训手册,王育庆,助理工作培训手册王育庆,2,此培训讲义中的助理泛指各部门助理、经理助理、业务后勤专员等基层岗位。,此培训讲义中的助理泛指各部门助理、经理助理、业务,3,培训目的：,1.提升助理、专员本职工作的职业素质和工作效率；,2.指导各部门助理、专员更好地协助部门主管做好本部门工作，提高部门业绩水平；,3.树立麦邦、英诺康“顾客至上”的良好企业形象。,培训目的：1.提升助理、专员本职工作的职业素质和工作效率；,4,培训对象：,1.各部门助理、专员,2.达乐堂店长,3.致力于提升自身助理工作素质和技能的人员,培训对象：1.各部门助理、专员,5,请大家谈谈：1.作为助理应该做什么？2.应该具备什么样的素质、技能？,请大家谈谈：1.作为助理应该做什么？2.应该具备什么样的,6,培训大纲：,第一部分 助理工作的重要性,第二部分 助理工作应具备的职业素质,第三部分 助理工作应掌握的职业技能,第四部分 助理必备的工作工具,培训大纲：第一部分 助理工作的重要性,7,第一部分 助理工作的重要性,一从秘书谈起,辞海：秘书即领导的助手。英汉词典：秘书缘于拉丁文secretarius，意即“可靠的职员”。现代汉语词典：秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。1998年5月，国家劳动部（现劳动和社会保障部）在其新颁布的秘书职业技能标准一书上将“秘书”概念定义为：专门从事办公室程序工作，协助领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。,做一个好助理首先要具备秘书的基本素质和职业技能。,第一部分 助理工作的重要性一从秘书谈起做一个好助理首先,8,二助理的作用,初级,中级,高级,在经理指导下开展工作，有条理地完成部门事务性工作；协助经理完成对内对外协调性工作；掌握基本的助理工作技能，维护企业整体形象。,制定工作计划；并能独立完成部门事务性工作；完善部门管理制度和工作流程，能对部门工作提出合理化改进意见和建议；积极开展内对外协调性工作；熟练掌握助理工作技能，全心维护公司利益,制定详细的工作计划和实施细则；在独立完成部门事务性工作基础上能完善部门制度和工作流程，并有效实施；协助部门经理做出决策，对于团队活动能有效管控；积极开展内对外协调性工作；全心维护公司利益。,条,理,性,协,调,性,管,理,水,平,责,心,任,二助理的作用初级中级高级在经理指导下开展工作，有条理地完成,9,第二部分 助理工作应具备的职业素质,1.忠诚、敬业、责任,拿破仑说：不想当元帅的士兵不是好士兵。他还说：不忠诚于统帅的士兵没有资格当士兵。对于我们，宁愿用一个十分忠诚七分能力的人，也不愿意用一个七分忠诚十分能力的人。,责任分为两种，明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的分外工作。做好明确规定工作，是你的本分；做好未明确规定工作，则会使你得到别人的尊重，并有可能得到晋升机会。,社会学家戴维斯说：“自己放弃了对社会的责任，就意味着放弃了自身在这个社会中更好生存的机会。”,2.积极、主动、细心,3.礼貌、谦虚、得体,礼貌地面对一个有教养的人是十分自然的事，但彬彬有礼地接待一个十分粗鲁的人则是一种职业技能。部门助理必须和不同的人相处交往。因此礼貌地对待任何人就成了一种优秀品质，礼貌要求得体而不做作，礼貌过分就是做作。,谦虚既能使你自己感觉良好，又不会树大招风，更能帮助你提高自己在上司心目中的价值。因为几乎所有的老板都喜欢谦虚内敛的助理。,作为一个合格的助理，你的言行举止和服饰仪表应该使你随时能够陪同一位重要的客户进餐，或者代表上司出席一个重要的会议。得 体是你的本职要求，也是长期潜移默化与修炼的结果，很多时候，你什么也不说，只在那里一站，给人的感觉就是一个有修养、有风度的人。因为你代表部门礼仪和企业形象。,4.服从、执行、不抱怨,5.保密、自控、节俭,不懂节俭，就难以在职场立足。,节俭永远不过时！我们所说的节俭，并不是单纯的节省、节约，而是具有更深一层的新含义：最大限度地利用最少的资源，创造出最多的价值。这其中包括提高效率、提高资源利用率等内容。,第二部分 助理工作应具备的职业素质1.忠诚、敬业、责任,10,劳动合同与心理契约,劳动合同与心理契约,11,思考：,1.公众场合我们不该做哪些事情？,2.如何从本职工作做好节俭？,思考：1.公众场合我们不该做哪些事情？,12,我们更需要您具备：,1.对,糖尿病,行业和企业状况、产品知识有所了解，熟悉部门管理制度和,工作流程,，并能指导新进员工；,2.熟练使用各种,办公自动化,软件和设备的能力；,3.文字功底深厚，,书面表达,和口头表达清晰；,4.具备较强的沟通,协调能力,和,逻辑思维,与分析能力，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力；,5.能够和各种类型的上司,和谐相处,，办事细致、处事谨慎，具有较高的,自我管理,能力，具备较强的心理承受力和保密意识。,6.能够正确理解上司的意图，较强的,信息处理,能力，替上司过滤重要的事物。,7.不折不扣、没有任何借口地执行主管命令！,我们更需要您具备：1.对糖尿病行业和企业状况、产品知识有所了,13,思考：,1.请描述什么是糖尿病？糖尿病的并发症有哪些？如何预防糖尿病？糖尿病的治疗药物有哪些？,2.请描述公司所有系列产品？,3.请描述你所在部门的管理制度和工作流程？,思考：1.请描述什么是糖尿病？糖尿病的并发症有哪些？如何预防,14,数据库营销中心,数据库营销中心,15,一.日常事务处理,二.日程安排,三.沟通与协调,四.职场礼仪,五.会议组织与协调,六.突发事件的处理,第三部分 助理工作应掌握的职业技能,一.日常事务处理第三部分 助理工作应掌握的职业技能,16,一.日常事务处理,电话,（电话礼仪中详细介绍）,传真,1.格式规范 正式的传真必须有首页，上面注明传送者与接受者双方的单位名称、人员姓名、日期、总页数等。,2.内容齐全 正式的传真信件要有必要的称呼、问候语、敬语、致谢语、签字等。,3.,及时通报 发送传真之前要向对方通报一下。收到传真之后要尽快通知对方，以免对方不放心。,一.日常事务处理,17,邮件,1一定不要空白标题，这是最失礼的,2标题要简短，不宜冗长，不要用才能显示完你的标题,3.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”,4一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理,5可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。,6回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。,关于称呼与问候,1 恰当地称呼收件者，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；,2.在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。,3.称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。,4 Email开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。,强调：,（一）无毒传送,（二）慎重处理文件,（三）认真撰写,（四）不可滥发,发送，抄送，密送,离职员工、新入职员工,邮件,18,名片,出席社交活动、参加会议，应该在活动、会议之前或之后交换名片，不要在会议、活动期间与别人交换名片首先要把自己的名片准备好，整齐地放在易于掏出的名片夹、盒或口袋中，以免用时手忙脚乱参加餐宴活动时，名片不能在用餐时发送，因为此时只宜从事社交而非商业性的活动,名片的递送。,在社交场合，名片是自我介绍的简便方式。交换名片的顺序一般是：“先客后主，先低后高”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，以免对方误认为有厚此薄彼之感。递送名片时要用双手或右手，用双手时，须拇指和食指执名片两角，让文字正面朝向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多多关照。”名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不应急于递送名片，更不要把名片视同传单随便散发。,名片的接受。,接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应向对方道谢或者点头致意，随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职位念出声来，并抬头看看对方的脸，使对方产生一种受重视的满足感。然后，回敬自己的名片，如身上未带名片，应向对方表示歉意。在对方离去之前，或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。,名片的存放。,接过别人的名片切不可随意摆弄或扔在桌子上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在西服左胸的内衣袋或名片夹里，以示尊重。,名片,19,文件档案管理,1企业内不同部门的档案特点,*“存档，不就是把一件东西或一份文件放起来吗！”,*”档案管理这件工作看似简单做来并不那么容易，虽然繁琐却非常重要。”,2实用有效的办公室档案管理,字母顺序系统,数字顺序系统,科目档案系统,3办公室档案管理的基本原则:,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。,一种实用有效的档案管理应该使上级、我自己、同事及合作伙伴能够：,查找到所需要的信息,迅速地 并且,将文件正确归档,文件档案管理,20,二.日程安排,总体日程安排,会议日程安排,出差日程,突发来访接待,二.日程安排,21,总体日程安排,领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而助理的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。,总体原则：,1、了解领导的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况；2、优化工作方法，细心观察领导的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍；3、了解公司业务发展情况，特别是所服务领导的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；4、对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；5、明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；6、定期与领导沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；7、注意日程安排的时间松紧，适当安排；,经验与技巧,1、周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；2、在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给领导留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；3、根据领导习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他；4、对于领导的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突；每日安排,5、相对固定时间与领导核对日程，保证秘书与领导日程表内容一致；6、不要代替领导做决定，在领导的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理；7、控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程；8、掌握近期要回避的人物；按月/周计划安排模版；9、可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可。,总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对,22,会议日程安排,召开和参加会议是主管们的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为助理的经常性工作，其重要性不言而喻。会务工作是助理组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。这就需要秘助理是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！,会议日程安排 召开和参加会议是主管们的主要工作方式之一。组织,23,出差安排,出差前,：,确定出差目的和日期；确认领导出差陪同人 与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排