时间管理--提高工作效率的方法

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时 间 管 理,提高工作效率的方法,何洪,2011,年,9,月,时间，是最稀有的资源！,因为,它无可替代，无法购得，不能增加，不能储存。,昨天，是已被注销的支票,明天，是尚未到期的本票,今天，才是可以随时取用的现金,时间是什么？,对于不同的人，时间的意义各不相同,对运动员来说，时间就是名次，就是荣誉、金钱,2006,年,7,月,12,日，,刘翔,打破了尘封,13,年之久的由英国名将科林,-,杰克逊保持的,12,秒,91,的世界纪录。,仅,0.03,秒之差,时间是什么？,对处于危机中的人来说，时间就是生命,2008,年,05,月,12,日下午，四川省汶川县发生里氏,8.0,级地震。,马元江于,5,月,20,日从地震废墟中获救时，已被掩埋,7,天,8,夜长达,179,小时，超过了人类的生存极限。,黄金,72,小时（三天）,时间是什么？,痛苦时，我们希望时间过得快些,生病时，,失恋时，,读高中时，,在富士康工作时，,处于战乱中时，,快乐时，我们希望时间能够停滞,品尝美味时，,欣赏美景时，,比赛胜利时，,朋友欢聚时，,台上领奖时，,行鱼水之欢时，,时间是什么？,对个人而言，,时间,=,生活。,8:0017:00,上班,18:00-19:00,吃饭,19:00-21:00,看电视、读书、上网、运动,22:00-6:00,做爱、睡觉,6:00-7:00,起床、洗漱、早餐，开始新的一天,在节假日，探亲访友、学习、出游、做家务、照顾孩子,如此这般，日复一日、年复一年,浪费时间，会降低我们的生活质量,!,缩短我们的有效寿命！,浪费别人的时间，等于图财害命，,浪费自己的时间，等于慢性自杀。,时间是什么,?,对企业来说，,时间,=,金钱。,签订合同，规定交货期；解决合同纠纷，有诉讼时效。,工资是按天算的，房租是按月结的。,浪费时间，企业就会损失金钱。,贷款利息、设备折旧都同时间密切相关,.,赢得客户，需要时间；设计产品，需要时间；,生产加工，需要时间；,所有的劳动成果和工作绩效，都要花时间才能获得。,你的一天价值多少？,年薪,(,元,),每天价值,每小时价值,每分钟价值,15,000,62.0,7.75,0.13,25,000,103.3,12.9,0.22,35,000,144.6,18.1,0.30,45,000,186.0,23.3,0.39,55,000,227.3,28.4,0.47,65,000,268.6,33.6,0.56,75,000,309.9,38.7,0.65,85,000,351.2,43.9,0.73,100,000,413.2,51.7,0.86,作为企业的员工，我们的时间是可以用金钱衡量的。,为什么要管理时间？,浪费工作时间，就是浪费了企业的金钱。,浪费工作时间，为企业创造的价值就相应减少。,做好时间管理，让有限的时间产生最大的价值,!,管理好时间，会提高工作效率,能降低运营成本,最终提高企业竞争力,!,你的时间用在了哪里？,找东西，半小时？,做计划，半小时？,闲谈，半小时？,别人打扰，半小时？,如果，一天只有一件事，你会花一整天去做，,如果，一天有两、三件事，你也会把它们都干完。,如果要求自己每天做十件事，你很可能成功完成八件。,调查表明：一个效率糟糕的人与一个高效人士相比，,工作效率,可差,10,倍以上。,时间管理,的实质，,是对,工作事项,的管理,!,我们的工作目标,完成任务,签订合同，生产工装，设计模具，税务申报，出厂检验,达到期望数值,销售回款额，不良品率控制,成本控制，利润率,解决问题,处理顾客投诉，不良品返修，修改制造工艺,满足需求,招聘人才，采购原料，财务报销、贷款，订餐订房,以上全部，都是为了实现企业目标！,企业的终极目标,通过全体员工的努力工作，实现企业,利润,最大化，,顾客满意程度,最大化。,终极目标：实现,股东权益,最大化。,时间管理的方法,工作效率低下的原因,1.,目标不明确。,2,、优柔寡断，作风拖拉。,3,、不分主次，抓不住重点。,4,、过分注重细节。,5,、做事有头无尾。,6,、没有条理、毫无章法。,7,、事必躬亲，不懂授权。,8,、不会拒绝别人的请求。,时间管理常见误区,帕金森定律,1958,年英国历史学家,诺斯古德,帕金森,（,Northcote,Parkinson,）出版了,帕金森定律,一书。,工作会自动地膨胀，占满一个人所有可用的时间。如果时间充裕，他就会放慢工作节奏或是增添其他项目以便用掉所有的时间。,本来只需要两个小时就能完成的事情,我们有可能会拖两个星期,在最后的时刻才不得不去完成。,完美主义,所有的事项都想做好,结果是，效率低下。,完全主义,全部事项都想做完,往往是，什么也没有做好。,平均分配时间和精力,不分主次，把重要的事项忽略了。,帕累托法则,（,80/20,法则）,意大利,经济学家,帕累托,提出的。,主要内容是：原因与结果、投入与产出、努力与报酬之间的关系往往是不平衡的。若以数学方式测量这个不平衡，得到的是一个,80/20,关系：结果、产出或报酬的,80,取决于,20,的原因、投入或努力。,简而言之，,80%,的结果几乎源于,20%,的原因。,因此，,要关注主要的少数，忽略次要的多数,。把注意力集中到,最重要的,20%,的事情上。,根据这一法则，我们应当,集中,80%,的精力做好重要的,20%,的工作；,另外,80%,的工作，只需投入,20%,的精力。,方法一：帕累托法则,(Pareto Principle),按照每件工作的重要程度不同，把每天要做的事情分为,A,、,B,、,C,三类。,方法二：,ABC,分类法,A,：,必须做的,B,：,应该做的,C,：,暂时可以不做的,方法三：重要,-,紧急矩阵,A,如果大部分时间做的都不是,第,II,象限,的工作，这个时候就会,感觉压力大、精辟力尽、被危机牵着鼻子走、总是忙于收拾,残局,方法三：重要,-,紧急矩阵,B,第,II,象限,的活动才是高效工作管理的核心。,对,第,II,象限,的投入，会极大地减少将来对,第,I,象限,的投入，这,样你就不会再有被事情追着跑的感觉了，压力也不会太大。,方法三：重要,-,紧急矩阵,C,制定计划与提高效率有关系吗？,答案是“,Yes”!,超市购物行为分析,冲动性购买,事先没有计划或只有粗略的计划，进了超市到处逛，看到了可能需要的，即刻作出购买判断。,弊端：可能重复购买,也可能遗漏真正需要买的。,计划性购买,在生活中发现需求及时记下来，香皂、洗发精、色拉油、大米,进超市前列出购物清单，到了超市按单购买。,事先做好计划，可以保证在最短的时间内买到全部所需物品。,方法四：工作计划管理,A,方法四：工作计划管理,B,对工作做出计划，并按计划去执行。,留出处理不可预计事项的时间。,制定日、周、月的工作计划。,序,工作事项描述,相关人员,完成情况,未完成原因分析,1,制作发放,岗位工作情况调查表,公司全体,除开原完成,未有机会去开原工厂,2,编制部门职能说明书,各部门负责人,已完成,5,个,另外,3,个尚待研究,3,招聘面试,甘,初试,6,人,4,筹备公司上半年度工作总结大会,甘、祝,完成,5,制定“整理文件、整顿办公现场”活动计划,完成,6,联系,TUV,公司人员，为,PED,认证做准备。,刘,完成,我的,周工作计划,方法四：工作计划管理,C,日期,时 间,工作事项,地点,负责人,相关人员,9,日,9:00-11:00,首次会议,昂立会议室,冯总,各部门负责人,14:00-16:00,审核国贸部、质检部,昂立会议室,陈总,钱国贸，赵质检,10,日,8:30-10:00,审核销售部,昂立会议室,陈总,李销售,10:30-11:30,审核人事部、制造一部,白塔会议室,陈总,孙人事、周制造,14:00-16:30,审核制造二部、采购部,开原会议室,陈总,吴制造、郑采购,11,日,9:00-10:00,末次会议,昂立会议室,冯总,公司全体职员,2011,年度监督审核计划（,9.9-9.11,）,价值,2.5,万美元的时间管理方法,美国效率大师,艾维利,使一家公司用了,5,年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业。,列出每天的,Top 6,把事情按重要性排序，分别从“,1”,排到“,6”,。,先做好标号为“,1”,的事情，直到它被完成；,然后做标号为“,2”,的事，,再做标号为“,3”,的事项，,依此类推,如果一个人每天都能全力以赴地完成,6,件最重要的事，那么，他一定是一位高效率人士。,列出每周、每月的,Top 6,方法五：,6,点优先工作法,5S,管理内容：,整理、整顿、清扫、清洁、素养,养成良好工作习惯,1.,文件、物品分类保管,2.,定置存放,3.,贴上标签，以便识别,4.,用毕物归原处,5.,不乱放东西,6.,要勤于记录（开会，电话，计划，想法,）,7.,下班前整理桌面。,处理文件的,3,个要点：,第一，,尽快回复,，以免对方长期等待。,第二，,及时归档,，以免弄乱或弄丢。,第三，,随手销毁,。以免浪费空间和时间。,方法六：办公现场,5S,管理,博恩,崔西,（,Brian Tracy,），,是,美国,首屈一指的,个人,成长,权威人士,，在,成功学,、,潜能,开发、销售策略及个人实力发挥等各方面独树一帜。,崔西定律,“,任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比,，,如果,完成一件工作有,3,个步骤，则此工作的困难度是,9,，而完成另一工作有,5,个步骤，则此工作的困难度是,25,，所以必须要简化,工作流程,。,简化,程序,是成功,者的,共同特质，工作愈简化，愈不,容易,出问题。,方法七：博恩,崔西定律,3,张办公桌,圣经,.,新约,的翻译者詹姆斯,.,莫法特的书房里有,3,张桌：,第一张,正在,翻译,的,圣经,译稿；,第二张,他的一篇,论文,的原稿；,第三张,正在写的一篇侦探,小说,。,莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。,间作套种,连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。,变换不同的工作内容，就会产生新的,优势兴奋灶,，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。,方法八：,莫法特休息法,有关时间管理的研究已有相当长的历史。,第一代的理论着重利用,便条,与,备忘录,，在忙碌中调配时间与精力。,第二代强调,工作计划,与,日程表,，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。,第三代是讲求,优先顺序,的观念。也就是依据,轻重缓急,设定短、中、长期目标，再制定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的工作效率。,时间管理的演变,何谓严谨,?,严肃、谨慎、严密、周到,是就是，非就非，一是一，二是二。,工作需要严谨的态度,叙述事项尽量具体，能定量描述就不定性描述，不用“大概、也许、估计,”,等词汇。,用数字表达,“沈阳离天津很远啊”,“沈阳、天津距离,700,公里”,“工厂交货太慢了”,“工厂延迟交货,8,天”,“这批货不良品很多啊”,“本批货不良品率,10%”,对不确定的事情，可以用发生概率、安全系数等表示。,例子，高跟鞋的高度（很高，比我的高，,11cm,高）,严谨的工作态度,时间管理,8,条金律,金律,1:,要和你的价值观相吻合,一定要有明确的个人价值观。,否则，你就很难知道什么对你最重要，时间分配一定不好。,时间管理的重点不在于管理时间，而在于如何分配时间。,你永远没有时间做好所有事项，但你有时间做对你来说最重要的事项。,金律,2:,设立明确的目标,时间管理的目的，是让你在最短的时间内实现更多你想要实现的目标。,必须把今年、本月的,4,到,10,个目标写出来，并依次按重要程度排列，然后制定详细计划，并按计划行事。,设定目标的,SMART,原则,S Specific,具体的,M Measurable,可以测量的,A Attainable,可以达到的,R Relev