货代部操作流程与各部门的衔接课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,货代部操作流程与各部门的衔接,一、货代部操作流程,二、与业务组的衔接,三、与市场组的衔接,四、与财务部的衔接,货代部操作流程与各部门的衔接一、货代部操作流程,1,货代业务操作流程,一、订舱,1、操作人员在拿到操作计划单后，审核操作计划单中的下列内,容是否填写完整和规范；,客户资料（客户公司的中英文名称、联系人、联系电话、传,真号码）是否填写齐全；,港口名称（起运港与目的港）柜型、柜量、截关日期；,应收、应付费用是否填写完整；,订舱公司的详细资料；,审核操作计划书上是否有相关业务人员、市场人员及部门经,理的签字；,货代业务操作流程一、订舱,2,货代业务操作流程,2、操作人员审核客户的订舱单是否规范：,是否使用我司的订仓单格式；,Shipper必须与委托单位一致；,BKG涉及的信息是否与操作计划单一致；,是否有加盖清晰的委托单位的公章或签名章及客户的签名；,3、操作人员审核无误后安排订舱至船公司或同行，并在订舱后,半个工作日拿到S/O，如有特殊情况须及时反馈给业务组及市场,组同事予以协助。,货代业务操作流程2、操作人员审核客户的订舱单是否规范：,3,货代业务操作流程,4、操作人员拿到S/O后，必须再次核对S/O的内容是否与,操作计划书及客户要求的一致，方可提供给客户和进行后,续工作。,如需要安排订舱时，相关业务员不在公司，操作人员可先,安排订舱事宜，但在未收到客户的Booking之前不可以放,S/O给客户。,货代业务操作流程4、操作人员拿到S/O后，必须再次核对S/O,4,货代业务操作流程,二、CIF操作流程,操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作：,A：客户自拖自报,截关之前两天在码头网站查询其做柜信息；,录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；,提交补料；,与客户核对提单并开具DEBIT NOTE；,船开三天内收取船司或同行发票；,安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收,到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开,始后安排；,放单给客户。,货代业务操作流程二、CIF操作流程,5,货代业务操作流程,B、我司拖车报关,与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式；,与客户确认报关方式（清关/转关）；,根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车,行，并做好跟踪工作；,如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时,安排报关；,录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；,提供补料；,与客户对单及开具DEBIT NOTE；,船开三日内取到船司及同行发票；,安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收,到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开,始后安排；,放单给客户。,货代业务操作流程B、我司拖车报关,6,货代业务操作流程,三、FOB操作流程,操作人员审核操作计划书无误后，根据客户需要进行操作；,A：自拖自报,截关两天在码头网站查询其做柜信息；,录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照；,提交补料；,与客户核对提单并开具DEBIT NOTE；,船开三日收取船公司或同行发票；,船开三日内签发我司HBL,船开三日内发LOADING至国外代理（HBL、MBL、DEBIT,NOTE）；北方港口船开七天内,安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收,到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开,始后安排；,放单给客户,货代业务操作流程三、FOB操作流程,7,货代业务操作流程,B、我司拖车报关,与客户确认装货的时间，装货地点，装货联系人及联系方式；,与客户确认报关方式（清关/转关）;,根据客户提供信息安排拖车；填写我司拖车委托书格式至我司车行，并做好,跟踪工作；,如客户自有报关单证，需提醒客户尽快将单证寄往我司，以便及时安排报关,录入系统资料,新合作的客户及供应商需提供营业执照,提供补料,与客户对单及开具DEBIT NOTE,船开三日内取到船公司及同行发票,船开三日内签发我司HBL,船开三日内发Loading至国外代理（HBL，MBL，Debit Note）；北方港口船,开七天内,安排付款，取提单,月结客户船开三天内安排,新客户要求收,到客户款后安排,前提业务与客户谈是压单方式的,则是新单开,始后安排；,放单,货代业务操作流程B、我司拖车报关,8,货代业务操作流程,我司帐号的运用,A、收款,一、招商银行,同市客户收USD付招行，我司收款手续费较低甚至没有，到帐快；,二、中国银行,国内同省，外地客户收USD付中行，我司收款手续费与招行对比较低，到帐快；,三、香港帐户,客户在香港，或使用境外帐户付款，我司收款手续费低。,B、付款,一、招行/中行,根据下家银行资料安排，尽量使用同行支付，到帐快，手续费低；,二、香港帐户,客户付香港帐户，则从香港帐户里安排付出，尽量达到收支平衡以便财务做帐。,货代业务操作流程我司帐号的运用,9,与业务组的衔接,一、内部衔接,为客户提供优质的服务，需要业务人员和操作人员双方互相支持和配合；,1）业务人员须提供清晰准确规范的操作计划书；,2）业务人员与客户间的承诺应明白转告操作人员，以便于操作与其配合,3）当运作过程中出现问题，且在操作能力范围内不能良好处理的情况下，需要相关,业务人员协助处理；,二、外部衔接,客户是公司的重要财富，与客户间的良好沟通是首要及必要的,1）在出现客户投诉时，业务人员应冷静处理，弄清楚问题所在，并及时协助操作人,员解决问题；,2）如客户付款信誉不佳，但又急需放单时，业务人员应与操作人员沟通并按照公司,流程处理；,3）因为客户原因产生的额外费用，业务人员在减免其费用的同时必须通知操作；,4）在客户拖欠款项未收回时，业务人员应协助操作人员及时将款项收回。,与业务组的衔接一、内部衔接,10,与市场组的衔接,一、内部衔接,1）在业务人员确认好船期、船公司后，市场人员需在操作计划书明确,注明其订舱联系人及联系方式，并填写运价和签字；,2）在运作过程中，由于一些不可预料的情况下发生突发事件，操作人,员不能独立解决时，市场人员应予以协助（申请外拖时间、额外费用、,追S/O）；,3）当船公司有更新或通知的书面文件时，请市场人员在第一时间反馈,给操作人员，以便及时通知客户；,二、外部衔接,1）在所遇到的问题船公司或同行不能及时解决时，市场人员应予以协,助处理，以避免运作的延误（船东改S/O、改约价、改船期）；,2）在与船公司或同行在合作中有额外费用产生，且操作人员不能独立,解决时，市场应予以协助；,与市场组的衔接一、内部衔接,11,与财务部的衔接,协助财务收款,A）月结客户,1、财务需次月5号前将月结客户的帐单发至操作，操作收到此,帐单三个工作日反馈客户情况至财务；,2、财务对月结客户进行HOLD付款的情况时，需第一时间反馈,给操作；,B）票结客户,1、当操作通知财务已开具我司发票交至客户，于次月10号前未,收到客户款项财务需反馈操作协助其收款；,2、当操作通知财务需付款但客户未付款的情况时，财务如要,HOLD付款或需有客户付款水单的情况时，需第一时间反馈给操,作并提供其相应的应对措施；,与财务部的衔接协助财务收款,12,