采购业务内部控制

*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,采购业务内部控制,内控之（一）,第一部分 存货内部控制制度的基本内容,职务分离制度,存货采购的请购单制度,订货控制制度,货物验收控制制度,入帐付款控制制度,会计稽核与对帐制度,职务分离制度,1,、在请购单中，对需要采购的存货品种、数量由生产部门或销售部门、保管部门根据需要量以及现有库存共同确定，然后交采购部门进行公开询价,2,、采购合同应由生产或销售部门、采购部门、财务部门、法律部门会同供货单位共同签订,职务分离制度,3,、存货的采购人员不能同时负责存货的验收保管,4,、存货的采购人员、保管人员、使用人员不能同时负责会计记录,5,、采购人员应与负责付款审批人员相分离,6,、审核付款人员应与付款人员相分离,7,、记录应付帐款人员应与付款人员相分离,存货采购的请购单制度,采购部门估算出资金需要量，拟订付款时间说明表或安排表后交财务部门,财务部门根据计划、预算范围以及现有资金状况进行综合审查,请购单由使用部门、保管部门、采购部门和财务部门共同签署执行意见后交采购部门留档备案，办理订货手续,订货控制制度,核心是对询价、签订合同和订货单的控制,询价单、报价单、质量标准、可享受折扣、付款条件、交货时间以及供应商的信誉,货物验收控制制度,货物到达后必须由采购部门、使用部门和会计部门相分离的保管部门进行验收保管,验收包括数量和质量两方面,仓管部门核对采购计划、订货单和发货单，及时填制验收单分别转递采购部门和会计部门,控制中心是品质数量，明确相关人员责任,入帐付款控制制度,采购计划、请购单、订货单、验收单、结算凭据一并构成付款入帐依据，缺一不可,发生商业折扣直接在购货价格中体现，无需单独反映,发生现金折扣为了防止暗箱操作宜采用总价法进行核算，尽量回避净价法,会计稽核与对帐制度,必须及时、定期与客户对帐，防止债务虚设以及业务人员的舞弊行为,第二部分 采购作业程序及控制要点,询价,比价、议价,订购,收件、分发、核对,整理付款,索赔,询 价,选择询价对象与地区,整理报价资料,选择开发对象,品名、规格、质量要求、数量、付款办法、付款条件、交货期、地点等等,有无其他有利的替代品,是否需要样品检验或试用,比价、议价,调查市场行情,核对资金预算,选择议价对象，比较采购条件,厂商的供应能力是否能保证按期交货、质量确认,生产商或经销商的可靠程度,经成本测算后设定议价目标,价格上涨或下跌的影响因素,订 购,对合同中特殊条款的审查、控制、监督以及跟踪，如预付定金、非常规结算方式、额外附带条件、折扣等,采购总计划与分计划、采购批次和批量,交货期与质量标准的变化,收件、分发、核对,按分配原则指派具体经办人,确定收件分发核对的具体方式,核对品名,核对规格,核对数量,核对请购日期、交付采购日期、需用日期、实际交付日期、验收日期,整理付款,核对采购计划、请购单、订货单、验收单,核对发票抬头与实际内容,核对发票价格与请购、订购价格,核对预付款、暂借款等,核对结算方式和付款条件,核对资金计划与实际付款期限,索 赔,核对检验报告,填制索赔记录,确定具体经办人向保险公司、运输公司、供货商履行索赔程序,办理退货或更换手续,确定内外责任归属,存货请购的归口管理,1,、常备材料：生产部门,2,、预备材料：物料管理部门,3,、非常备材料：,（,1,）生产用料：生产部门,（,2,）其他用料：具体使用部门或物料管理部门,企业仓库管理制度,55,物资验收入库制度,物资储存保管制度,物资领用发放制度,物资出库管理制度,物资借入归还制度,物资借出收回制度,外协加工管理制度,请购单（必须包括的内容）,请购部门及请购单号码,需用日期,预算或计划编号,预算控制价格或以往价格,品种数量技术含量要求,分批采购还是集中到货,常备物资还是特殊材料,准购单,（必须包括的内容）,请购日期及编号,请购栏 准购栏,材料名称 上次采购日期,材料编号 上次采购单价,材料标准 供应商地址电话,规格数量 约定交货期,用途及存货仓库 归口分额度审批,订购单,材料编号及品种规格,单位数量单价金额,交货期限交货地址,结算方式,交易条款,连带注意事项,验收单,（必须包括的内容）,订购单编号,计划或预算编号,订购货物名称数量单价,存放区域或仓位,实收数量,合格与不合格数量及处理意见,检验、验收、仓管签字,进口货物跟踪,物料名称编号及说明,请购单号码,请购日期及要求到货期限,采购程序及文档 采购预定进度,询价信函 询价回函及抱价,订购单开列 订购单回函,申请进口许可 开列信用证,进口单据验收审核、报关、提货、运输、验收,材料库存报告表,（包括的内容）,每一品种耗用记录,每一品种请购记录,收料量与采购人员,发料量与使用部门,单据号码（请购单号码、入出库单号码）,单价,结存量,材料库存月报表,存放区域,订购数量,已收数量,库存数量,缺货数量,交货延期原因,索赔退货情况,库存材料供需分析,库存数量,已订购数量,增购意见,催交意见,缓购意见,减购意见,紧急采购意见,材料进库日报表,品种名称规格,单位价格和数量,原库存数量,现库存数量,供应厂商或采购地,合格与不合格数量,交货单号码与用途,材料存量管制卡,请购点,采购前准备时间,安全存量,生产进度,损耗率,每日平均发放量,出入库单据号码,