前厅预订服务与管理培训教材课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,第四章前厅预订服务与管理,第四章前厅预订服务与管理,1,第四章 前厅预定服务与管理,学习目标,1、熟悉酒店常见的预定类型及预定方式,2、能熟悉应用酒店前厅预定的流程,3、了解什么是酒店预定失约行为并分析其原因，提出相应的处理办法,第四章 前厅预定服务与管理学习目标,2,一、预定的方式,宾客采用何种方式进行预订，受其预订的紧急程度和宾客预订设备条件的制约。因此，客房预订的方式多种多样，各有其不同的特点。宾客常采用的预订方式主要有下列几种：（一）电话订房订房人通过电话向饭店订房，这种方式应用最为广泛，特别是提前预订的时间较短时，这种方式最为有效。其优点是直接、迅速、清楚地传递双方信息，可当场回复客人的订房要求。优点：直接，迅速，清楚的传达信息,缺点：容易出错,忌：让客人久等,方式：受付电话800，专线预定，总机转,一、预定的方式宾客采用何种方式进行预订，受其预订的紧急,3,(二)面谈订房,面谈订房是客户亲自到饭店，与订房员面对面地洽谈订房事宜。这种订房方式能使订房员有机会详尽地了解客人的需求，并当面解答客人提出的问题，有利于推销饭店产品。与客户面谈订房事宜时应注意：1.仪表端庄、举止大方，讲究礼节礼貌，态度热情，语音、语调适当、婉转。2.把握客户心理，运用销售技巧，灵活地推销客房和饭店其他产品。必要时，还可向客人展示房间及饭店其他设施与服务，以供客人选择。3.受理此方式时，应注意避免向宾客做具体房号的承诺。,(二)面谈订房面谈订房是客户亲自到饭店，与订房员面对,4,(三)信函订房,信函预订是宾客或其委托人在离预期抵店日期尚有较多时间的情况下采取的一种传统而正式的预订方式。此方式较正规，如同一份合约，对宾客和饭店起到一定的约束作用。在受理此方式预订时，应注意做到以下几点:1.及时复信。越早让宾客收到回信，越能赢得宾客好感。2.避免给宾客留下公函式信件的印象。3.复信的格式必须正确，注意中英文书信格式的差异。4.复信的内容明确，简洁且有条理。5.复信的地址、日期要书写完整、准确。6.注意信纸、信封的质量，邮票的选择及复信者的亲笔签名。,优点：信息准确可靠，书面的预定协议具有法律效力,(三)信函订房信函预订是宾客或其委托人在离预期抵店日期,5,（四）传真订房,传真是一种现代通讯技术，目前正广泛地得到使用。其特点是:操作方便，传递迅速，即发即收，内容详尽，并可传递发送者的真迹，如签名、印鉴等，还可传递图表，因此传真成为订房联系的最常用的通讯手段。,优点：信息迅速、准确具备书面凭证，不一产生订房纠纷，有效的证明文件,（四）传真订房传真是一种现代通讯技术，目前正广泛地得,6,（五）国际互联网订房,随着现代电子信息技术的迅猛发展，通过国际互联网向饭店订房的方式正迅速兴起，它已成为饭店业在21世纪发展趋势的重要组成部分。1通过饭店连锁集团公司的订房系统(CRS)向其所属饭店订房随着我国饭店业连锁化、集团化进程的加快，不少饭店纷纷加入了国际或国内饭店集团的连锁经营。大型的饭店连锁集团公司都拥有中央预订系统，即CRS(Central Reservation System)。随着互联网的推广使用，越来越多的上网宾客开始采用这种方便、快捷、先进而又廉价的方式进行预订。饭店也越来越注重其网站主页的设计，以增强吸引力。近年来，原先主要采用电话订房方式的系统都实现了在国际互联网上的在线预订。信息全、选择面宽、成本低、效率高、直面客户、房价一般低于门市价等特点使其越来越受到客户及饭店的青睐。2.通过饭店自设的网址，直接向饭店订房一些大型饭店已自设网站，实行全方位的在线订房。虽然这一做法比传统的做法经济、迅速，但对大多数中、小型饭店来说一时还难以承受。因此，尚未得到广泛的普及和应用。,优点：方便、快捷、先进、廉价,（五）国际互联网订房随着现代电子信息技术的迅猛发展，通,7,(六)商务合同订房,饭店与旅行社或商务公司之间通过签订订房合同，达到长期出租客房的目的。,实质是一种酒店的客房的长期出租,(六)商务合同订房饭店与旅行社或商务公司之间通过签订订房合,8,二、客房预订的类别,饭店在接受和处理宾客预订时，根据不同情况，一般将预订分为两大类型。(一)非保证类预订(Non-Guaranteed Reservation)非保证类预订通常有以下3种具体方式:1.临时类预订(Advanced Reservation)。临时类预订指客人的订房日期或时间与抵达的日期或时间很接近，饭店一般没有足够的时间给客人以书面或口头确认。2.确认类预订(Confirmed Reservation)。确认类预订指客人的订房要求已被饭店接受，而且饭店以口头或书面形式予以确认。确认预订的方式有两种:一种为口头确认，另一种为书面确认。通常使用书面确认,如邮寄、传真回复确认书等。,二、客房预订的类别饭店在接受和处理宾客预订时，根据不同,9,(一)非保证类预订,口头确认一般只用于客人订房时间与抵店时间很接近时。无论是口头确认还是书面确认，都必须向客人明确申明饭店规定的抵店时限。书面确认与口头确认相比有如下优点:(1)能复述客人的订房要求，使客人了解饭店是否已正确理解并接受了他的订房要求，让客人放心。(2)能申明饭店对宾客承担的义务及有关变更预订、取消预订以及其他有关方面的规定，以书面形式确立了饭店和客人的关系。(3)能验证宾客所提供的个人情况，如姓名、地址等。所以持预订确认书的客人比未经预订、直接抵店的客人在信用上更可靠，大多数饭店允许其在住店期间享受短期或一定数额的赊账服务待遇。,(一)非保证类预订口头确认一般只用于客人订房时间与抵店时间很,10,3.等候类预订(On-Wait Reservation)。,饭店在客房订满的情况下，因考虑到有一定的“水分”，如取消、变更等，有时仍按一定数量给予客人以等候订房。,3.等候类预订(On-Wait Reservation)。,11,(二)保证类预订(Guaranteed Reservation),宾客通过预付订金来保证自己的订房要求，特别是在旅游旺季，饭店为了避免因预订客人擅自不来或临时取消订房而造成损失，要求宾客预付订金(Deposit)来加以保证，这类预订称之为保证类预订(也称担保预订)。保证类预订以宾客预付订金的形式来保护饭店和宾客双方的利益，约束双方的行为，因而对双方都是有利的。预付订金是指饭店为避免损失而要求宾客预付的房费(一般为一天的房费，特殊情况例外)。对如期到达的客人，在其离店结账时予以扣除；对失约客人则不予退还，饭店为其保留住房到第二天中午12时止。对保证类预订的客人，在规定期限内抵达而饭店无法提供房间时，则由饭店负全部责任。,(二)保证类预订(Guaranteed Reservatio,12,保证类预订在饭店与未来住客之间建立了更牢靠的关系。客人可能过下列方法进行订房担保:1.信用卡。客人在订房时向饭店声明，将使用信用卡为所预订的房间付款，并把信用卡的种类、号码、失效期及持卡人的姓名告诉饭店。如客人在预定日期未抵达饭店，饭店可以通过信用卡公司获得房费收入的补偿。2.预付订金。对于饭店来说，最理想的保证类预订方法是要求客人预付订金，如现金、支票、汇款等饭店认可的形式。预付金可以由预订处收取后交财务部，也可由财务部收取后通知预订处。3.订立商业合同。订立商业合同是指饭店与有关客户单位签订的订房合同。合同内容主要包签约单位的地址、账号以及同意对因为失约而未使用的订房承担付款责任的说明，合同还应规定通知取消预订的最后期限，如签约单位未能在规定的期限通知取消预订，饭店可以向对方收取房费等。,由于各地区、各饭店的实际情况不同，担保的方法也不尽相同。有些饭店将其认可的个人名誉担保视为订房担保；有些饭店目前尚无法接受以信用卡作为订房担保，故采取何种有效的订房担保，应视情况而定。,保证类预订在饭店与未来住客之间建立了更牢靠的关系。客人可能过,13,（三）其他类订房,1贵宾订房,2团体订房,3留佣订房,佣金：是商业活动中的一种劳务报酬，是具有独立地位和经营资格的中间人在商业活动中为他人提供服务所得到的报酬。,4会员订房,即顾客组织化,（三）其他类订房,14,第二节 客房预订的操作形式及其程序,（一）手工操作预订,1、填写预定表、预定记录薄、预定索引卡片,2、不接受3个月以后的预定,3、客人抵达后，该表不再有用而被丢弃或存档,4、订房数预报通常是根据预定记录薄或预定卡的记录来决定,第二节 客房预订的操作形式及其程序（一）手工操作预订,15,（二）半自动预订,1、外部电脑预订中心和酒店内员工一起完成,2、与半自动操作的区别是是否在酒店内使用电脑预定系统,3、不接受6个月后的预定,4、入住手续完成后，预定登记表或预订卡就不再有什么价值,（二）半自动预订,16,（三）全自动预订,1、预订资料的产生及处理全部由酒店内外的电脑系统来完成，加快了预定的速度,2、预定期为6个月延长至几年，一般为两年,3、特点,4、功能,5、能自动打印出确认函，手动或半自动不能，必须手工打出,（三）全自动预订,17,二、前厅预订的流程,（一）手工预订流程,1准备工作,2首例预定,3确定预定,4订房变更和取消,5订房的核对,6客人抵店前的准备,二、前厅预订的流程（一）手工预订流程,18,（二）电脑操作预订程序,通过电脑订房系统的软件程序来完成,流程：当客人以电话或通信订房时,1进入电脑订房资料系统，指示是否可提供旅客人订房（有）,2了解目前客房详情，查看是否有合适旅客需要的房间,3了解客人是否需要预付订金，若需要，进入电脑订房系统的预付订房项目，问询客人是现金还是信用卡支付,4客人承诺后，问询有无其他特殊要求,（二）电脑操作预订程序,19,第三节 客房预订的失约行为及其处理,一、房间预订及预订幅度的控制,（一）超额预订及预订幅度的控制,1什么是超额预订,2超额预订的目的,3超额预订“度”的把握,目的：两点,根据：历史经验、市场预测、客情的分析,4理解超额预订房数及预订率公式,第三节 客房预订的失约行为及其处理一、房间预订及预订幅度的控,20,5由于团队订房的计划性大，而散客订房的随意性大，因此在团队预订多而散客预订少的情况下，超额预订比例应小些。反之,则大,6旺季，小；平季，大；淡季，不存在,7按照预订的类型,A保证类：不能实行超额预订,B非保证类：确认类，大,8本地区同等级酒店已经客满或接近客满，减少；反之，扩大,9酒店在市场中的信誉度不大，提高超额预订比例，反之，减少,10天气恶劣，调高预订比例,5由于团队订房的计划性大，而散客订房的随意性大，因此在团队预,21,（二）缺额预订,1什么是缺额预订,是指酒店所接受预订的房间数少于酒店可供出租的房间数量,2解决缺额预订的措施,拓展客房预订渠道，健全预订程序集方便宾客进行预订,（二）缺额预订,22,二、客房预订失约行为处理,（一）预订失约行为产生的原因,（1）未能准确掌握可销售房数,（2）预订过程中出错,（3）未能真正体会宾客的预定要求,（4）部门间沟通协调不畅,（5）预订员对销售政策缺乏了解,（6）未能精确统计信息数据及实施超额预订过“度”,二、客房预订失约行为处理（一）预订失约行为产生的原因,23,（二）预订失约行为的处理与控制,1失约行为的处理,八点,2预订控制的方法,八点,（二）预订失约行为的处理与控制,24,三、常见订房纠纷的原因及处理措施,酒店 除了超额预