高效事务管理方法课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,*,1,高效事务管理方法,24th-Oct-2010,1高效事务管理方法24th-Oct-2010,2,1.,忙碌的原因,2.,忙碌的构成,3.,OUTLOOK,快速高效应对忙碌工作,一,.,高效事务管理的必要性,2 1.忙碌的原因一.高效事务管理的必要性,3,如何更好地忙里偷闲？,你很忙吗？,3如何更好地忙里偷闲？你很忙吗？,4,如何更好地忙里偷闲？,日本学者关于时间浪费的调查：,人们一般每,8,分钟会收到一次打扰,每小时大约,7,次,即：每天,5060,次,每次打扰大约,5,分钟，总共每天大约,4,小时，也就是,50%,其中，约,3,小时的打扰是没有意义或者极少有价值。,同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要,3,分钟，每天就是,2.5,小时。,根据以上统计数据，可以发现：,每天因打扰而产生的时间损失约为,5.5,小时,按照,8,小时工作制算，这占了工作时间的,68.7%,4如何更好地忙里偷闲？日本学者关于时间浪费的调查：根据以上,5,如何更好地忙里偷闲？,忙碌的分类,盲目忙碌,针对性忙碌,假装忙碌,5如何更好地忙里偷闲？忙碌的分类盲目忙碌针对性忙碌假装忙碌,6,如何更好地忙里偷闲？,原因,1,没有合理地对所遇事务进行分类,分配对等的时间来处理所有事务,原因,2,没有找到科学实用的机制来协调团队与他人参与事务从而避免无谓的打扰,导致：,精力和时间,投入到了应付被,打断、被干扰以,及对所遇事务的,认识和分类当中。,6如何更好地忙里偷闲？原因1没有合理地对所遇事务进行分类分配,7,忙碌的构成,外在因素,内在因素,忙碌,行业,职业,岗位,职位,策略,措施,7忙碌的构成外在因素内在因素忙碌行业职业岗位职位策略措施,8,OUTLOOK,的特点,OUTLOOK,的特点：,帮助发挥内在主观因素，应对、协调、管理,外在客观环境给我们带来的繁杂事务和不可预知,的突发事件。,8OUTLOOK的特点OUTLOOK的特点：,9,OUTLOOK,快速高效应对外部因素,目标细分标识，防止自我沉陷,促进信息交流，增强团队协作,部署工作计划，应对突发事件,有效排除干扰，有效控制过程,9OUTLOOK快速高效应对外部因素目标细分标识，防止自我沉,10,OUTLOOK,快速高效应对内部因素,我们总是试图同一时间多做事,紧急让我们成为热锅上的蚂蚁,不懂授权,不能抽出整段时间连续工作,10OUTLOOK快速高效应对内部因素我们总是试图同一时间多,11,1.GTD,法,2.ABC,等级法,3.,四象限要素法,4.,目标管理法,二,.,高效事务管理方法,11 1.GTD法二.高效事务管理方法,12,GTD,理念,来源,：,来自,David Allen,的一本畅销书“,GettingThingsDone,”。,大陆译本：,尽管去做：无压工作的艺术,台湾译本：,搞定！,2,分钟轻松管理工作与生活,理念,：,将你心中所想的所有事情都写下来并且安排好下一步,的计划，你才能心无牵挂、全力以赴地做好目前的工作，,提高效率。,12GTD理念来源：理念：,13,GTD,基本方法,基本方法分为,5,个步骤：,（,1,）收集（,Collect,）,将你所能想到的所有未尽事宜（,stuff,）全部罗列出来，放入,inbox,。,关键在于：把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作。,（,2,）加工（,Process,）,将,stuff,放入,inbox,之后，需要定期或不定期进行整理，清空,inbox,。,（,3,）整理（,Organize,）,分为对参考资料的组织和和对下一步行动的组织。,（,4,）回顾（,Review,）,回顾、检查并更新所有清单，同时规划未来一周的工作计划。,（,5,）执行（,Do,）,按照每份清单开始行动。,13GTD基本方法基本方法分为5个步骤：,14,GTD,的方法与流程,14GTD的方法与流程,15,ABC,等级法,来源,：,帕累托法则，即：,80/20,法则,80%,的结果，来自,20%,的原因；,20%,的努力，产生,80%,的结果。,启示,：,提高效率就要抓住那,20%,的重点！,15ABC等级法来源：,16,ABC,等级法,STEP 1,：,把当天的事情分为,ABC,三个等级。,A,：紧急的事情；,B,：重要的事情；,C,：琐碎的事情；,STEP,2,：,按照“紧急”,“重要”来进行排序。,STEP 3,：,把排列好的事情写到工作手册上，遵照执行。,16ABC等级法STEP 1：,17,四象限要素法,重 要,不紧急,重要,不紧急,不重要,紧急,重 要,紧 急,不重要,紧 急,不重要,不紧急,1,3,2,4,17四象限要素法 重 要重要不紧急不重要紧急重 要不,18,四象限要素法,紧 急,不 急,重要,第一象限,第二象限,危机紧迫的问题最后期限迫近的项目会议，准备工作等,准备工作预防价值筹划建立关系真正的再创造赋予能力,不重要,第三象限,第四象限,干扰，某些电话某些邮件某些报告很多临近紧迫的事情很多流行的活动,琐事，打发时间的工作某些电话解闷,“,逃避,”,行动无关紧要的邮件过多地看电视,时,间,增,时,间,减,18四象限要素法紧 急不 急重要第一象限,19,四象限要素法,Question 1,：,有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，,就会对你的,生活,产生积极的重要影响，那是什么？,Question 2,：,有一些事情，如果你干的特别出色而且坚持下去，,就会对你的,职业生涯或工作,产生积极的重要影响，,那是什么？,19四象限要素法Question 1：,20,四象限要素法,第,二,象,限,（,1,）加强与人沟通,（,2,）做好准备,（,3,）加强计划与组织,（,4,）更好地照顾自己,（,5,）抓住新的机遇,（,6,）个人发展,（,7,）增强能力,20四象限要素法第（1）加强与人沟通,21,目标管理法,写下你本年度的五大目标；,从中挑选一项可能会对你的人生产生重大影响,的目标，以它为突破口；,以过去时形式写下你的所选目标，暂且当做它,已经实现；,为实现这一目标，写下必须推进这个目标的,20,项措施；,选择最重要的一项措施执行；,重复操作，直到完成整体目标；,21目标管理法写下你本年度的五大目标；,22,1.,信息收集,2.,整理信息,3.,执行行动,4.,回顾与检讨,三,.GTD,与,Outlook,有效结合,22 1.信息收集三.GTD与Outlo,23,信息收集,1.,收集网络信息（设置邮件规则、,Google,）,(1)(2),(3),23信息收集1.收集网络信息（设置邮件规则、Google,24,信息收集,(4)(5),(6)(7),24信息收集(4),25,信息收集,(8)(9),(10),25信息收集(8),26,信息收集,2.,设置你的通信录,3.,接受安排的任务,26信息收集2.设置你的通信录3.接受安排的任务,27,信息收集,4.,把任务放在待办事栏,5.,查看日历计划,27信息收集4.把任务放在待办事栏5.查看日历计划,28,信息收集,6.,杂事收集,7.“,现实信息,”,整合化,“PDA”,视图,28信息收集6.杂事收集7.“现实信息”整合化“PDA”,29,整理信息,创建需要的文件夹,组织视图,1,组织视图,2,29整理信息创建需要的文件夹组织视图 1组织视图 2,30,组织信息,邮件信息档案系统,任务管理档案系统,后续报道档案系统,（,1,）档案系统,30组织信息邮件信息档案系统任务管理档案系统后续报道档案系统,31,组织信息,下一步清单,任务清单,未来某一天的清单,授权清单,（,2,）工作清单,31组织信息下一步清单任务清单未来某一天的清单授权清单（2）,32,组织信息,创建清单类别,分配清单任务,查看清单任务,1,查看清单任务,2,32组织信息创建清单类别分配清单任务查看清单任务 1查看清单,33,执行行动,（,1,）立刻行动,为自己新建任务,添加类别,随时处理邮件,33执行行动（1）立刻行动为自己新建任务添加类别随时处理邮件,34,执行行动,（,2,）评估工作,下一步,任务清单,短期计划,（一个月到三个月）,一年计划,人生计划,34执行行动（2）评估工作下一步任务清单短期计划一年计划人生,35,回顾与检讨,回顾,标识完成,删除任务,检讨,定期清理,重新安排,35回顾与检讨回顾标识完成删除任务检讨定期清理重新安排,36,附录,如何分解工作和,任务,？,36附录如何分解工作和任务？,37,任务分解法,WBS,：任务分解法,（,work breakdown structure,）,目标,任务,工作,活动,37任务分解法WBS：任务分解法目标任务工作活动,38,任务分解法,WBS,分解的原则：,将主体目标逐步细化分解，,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成，,每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。,WBS,有效分解的方法,自上而下充分沟通,自下而上充分沟通,一对一个别交流,小组讨论,38任务分解法WBS分解的原则：WBS有效分解的方法自上而下,39,任务分解法,分解后的活动结构清晰,逻辑上形成一个大的活动,集成了所有的关键因素,包含临时的里程碑和监控点,所有活动全部定义清楚,WBS,分解的标准：,39任务分解法分解后的活动结构清晰逻辑上形成一个大的活动集成,40,思考,面对未知、不熟悉领域的任务，,我们如何去评估时间？,40思考面对未知、不熟悉领域的任务，,41,Thanks Everyone!,The End,41Thanks Everyone!The End,