供应商审核技巧和流程课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,2021-04-20,*,#,Audit Technique and Consultation,审核技巧和流程,1,Audit Technique and Consultati,What is Supplier Audit(2,nd,Party Audit),根据统一的标准，,对供应商活动进行客观比较,（,Objective comparisons of Supplier,activities against agreed standards,）,2,What is Supplier Audit(2nd Pa,供应商考察的关键点（,Key Points You Need to Know About Audits,）,独立客观：不可存有偏见,系统化：从开始到结束，自始至终,系统化调查,系统性的，非个性化的,客观证据的检查,评价“真实的”活动，而不是你“想象的”,跟既存的标准做比较,这个标准可能是,ISO,系列，编定的工艺规格或者是相关法规如食品安全程序，如,HACCP,HALAL,。,3,供应商考察的关键点（Key Points You Need,审核员的角色（,Role of an Auditor,）,审核员应做到,:,有过培训经历,有相关经验,熟悉审核流程，可独立工作,熟悉合同要求和常规要求,没有不良政治动机,4,审核员的角色（Role of an Auditor）审核员应,审核员的其他素质要求,（,Role of an Auditor,）,具有真正的“客户关注”意识,很好的沟通能力，能够得体表达,能提出品质改善建议,能够达到自我满意,友好，有指导能力，善于深入思考,良好的道德,5,审核员的其他素质要求（Role of an Auditor）,审核小组组长的职责（,Role of the Lead Auditor,）,审核小组组长应负责监察的每个阶段，具体包括：,评价质量系统中的文件，以确定其充分性,组织并精简考察团队,组织启动和总结会议,化解争议,准备并提交考察报告,6,审核小组组长的职责（Role of the Lead Aud,Auditing Technique,审核技巧,7,Auditing Technique审核技巧7,审核员的行为,应该做的,耐心,尽量按计划进行,使用监察记录表,使用笔记本，做好记录,让其他团队成员协助,明确知道自己考察的目的,8,审核员的行为应该做的 耐心8,审核员行为,不该做的,激进（,Aggressive,）,傲慢（,Arrogant,）,轻率的给出意见（,Pass instant opinion,）,迟到（,Be late,）,思路受被审核者影响（,Be side tracked by Auditee,）,9,审核员行为不该做的激进（Aggressive）9,提问技巧,开放性问题,：比如用谁，什么，怎么，为什么，在哪里等开始。,如：你们的客户投诉主要是哪些？,封闭性问题,：引出简短回答，包括是,/,不是或其他简短的事实回答。,如：这是你们最近的规格吗？这些是你们的部门管理程序吗？,引导性问题,：具有建议性，监察者通常有自己希望的答案，并希望由供应商来说出。,如：你们将在下周进行检查，对吗？,沉默性问题,：检查者保持沉默，或者用“嗯，啊，哦”等回答，来给供应商更多的时间，给出更深入更全面的回答。,10,提问技巧 开放性问题：比如用谁，什么，怎么，为什么，在哪里等,聆听技巧,聆听,用,10%,的时间来说，,90%,的时间来听,集中精力，不要走神,及时回应，用语言或非语言,能从情绪上把握回应的效果,不要中途打断，保留建议,保持开放，不可武断,创造聆听氛围,11,聆听技巧 聆听 用10%的时间来说，90%的时间来听 11,信息收集技巧,观察,寻找事实证据；根据程序文件和作业指导，观察实际发生的事情,记录,-,边走边记，不要过于相信你的记忆！,有技巧的记笔记,复印文件（先征得供应商的同意）,记录会谈内容,在当时和结束会议上，与供应商核实相关内容,12,信息收集技巧 观察 寻找事实证据；根据程序文件和作业指导，,感觉,如果你习惯于信任你的内在感觉，尊重它,对某些“看起来正确，但感觉不正确”的事情，这也许是唯一的解决之道,如果无法确定客观证据，那就仅仅记录,13,感觉 如果你习惯于信任你的内在感觉，尊重它13,化解冲突,看看供应商如何采取行动，以达到符合标准的要求,14,化解冲突看看供应商如何采取行动，以达到符合标准的要求14,Process of Carrying Out an Audit,考察流程,15,Process of Carrying Out an Aud,初步准备或者计划,浏览过去的审核报告，以便于,:,行程安排,了解客户反馈,所有的内,/,外部审核发现,做笔记,16,初步准备或者计划 16,确定审核的目的、范围、准则,明确审核范围,准备所有需要的工作文件,:,检查表,审核方和受审方达成一致的要求,法令，食品安全法和相关卫生法要求,质量标准,组织结构图,相关质量体系文件。,复印以上和其他相关资料给审核小组的其它成员（如有）。,17,确定审核的目的、范围、准则明确审核范围17,建立审核追溯,(Establish Audit Trail),审核应该按照工艺和评价系统的流程进行,正向追溯,从进入某个部门的信息或者产品开始，进行顺势的追溯。,反向追溯,从工艺结束点开始，通过在每一阶段的生产和工艺控制管理进行反向追踪确认,.,定点检查,对已经被检查和测试的点，进行详细确认,审核追溯应该关注实际操作和文件记录关联协调的部分，在那些地方容易发生管理真空、控制缺失或重叠。,18,建立审核追溯(Establish Audit Trail)审,文件应该满足：,及时性和可控性,清晰明白,完整性,符合相关的标准,文件评审（如有必要）,19,文件应该满足：文件评审（如有必要）19,检查表,作为审核员所使用的书面工具，可有如下作用：,审核指南,记录问题和审核发现,记录客观证据，以判定其是否符合,以后考察的参考,准备检查表（,Prepare Checklist,）,20,检查表 作为审核员所使用的书面工具，可有如下作用：准备检查表,召开首次会议,（,Hold Opening Meeting,）,首次会议,的作用：,自我介绍,让参与人员互相熟悉。,达成共识,双方在审核发现上达成共识。,明确审核范围，目的和程序。,简短说明考察程序。,申请防护措施,在危险复杂的工作环境中考察时需要。,告知末次会议的时间,以便于被审核方安排其余下的时间。,21,召开首次会议（Hold Opening Meeting）首次,现场审核实施,（,Carrying Out the Audit,）,确定审核范围,保持敏感,审核，既是科学的又是人性化的。,根据事物发展规律进行趋势和模式判断,。,审核管理风险,-,哪些是危险和关键点？,被审核方如何定义和解决质量系统中的重要缺陷？,是否做改进？这些改进有用吗？,22,现场审核实施（Carrying Out the Audit）,现场审核实施,（,Carrying Out the Audit,）,必须收集和检测客观的证据。,必须记录具体的不符合项的细节和不可控状态，并附上相关的参考依据。,当有明显的证据发现不符合项，尤其是影响食品安全的不符合项时，必须采取纠正措施。,在客户受影响之前，审核员发现并处理好不符合项，非常重要。,23,现场审核实施（Carrying Out the Audit）,审核结论，预报告,（,Decisions,Preliminary Report,）,在末次会议中，需报告对审核发现的评价,在末次会议之前，需首先组织一次审核小组内部会议,在这样的小组内部会议中，可以,：,再次查阅笔记,检查所有的发现是否基于客观依据,强调不符合项,确定不符合项。确定的不符合项需满足：,可纠正,能防止再发生,给不符合项分级，重大还是一般，需要仔细的考虑。,24,审核结论，预报告（Decisions,Preliminar,召开末次会议,（,Hold Closing Meeting,）,末次会议的目的,讨论审核发现,末次会议包括如下内容：,相关人员签到。,重申审核目的和范围。,肯定被审核方的配合。,记录回顾。优点和不符合项以及观察项同样重要。,25,召开末次会议（Hold Closing Meeting）末次,报告不符合项。不符合项明确定义，并且与观察项严格区分。,征求受审核方意见，同被审核方商定纠正措施完成时间。,保持团队合作方法。,审核当天，留一份预审核报告给被审核方。,召开末次会议,（,Hold Closing Meeting,）,26,报告不符合项。不符合项明确定义，并且与观察项严格区分。召开末,审核报告（,Final Report,）,报告必须准确，完整，如实反映所有审核发现。,所有使用到的文件复印件也必须包括在报告里。,笔记草稿和速记也是审核报告的一部分。,审核报告应包含管理上的优点。,明确区分不符合项和观察项。,审核报告不应包括在末次会议上没有提及的项目。,27,审核报告（Final Report）报告必须准确，完整，如实,审核后续活动（,Follow-up,）,只有审核人员持续跟进，直到供应商完成协定纠正措施，审核才真正结束。,审核员有权力对供应商提出附加的纠正措施，以使其符合要求。,完全结束后，需要签署姓名和日期。,28,审核后续活动（Follow-up）只有审核人员持续跟进，直到,记录保存（,Records,）,良好的记录保存是唯一切实的证据，证明确实做了考察。,所有文件，包括笔记草稿，检查表，预考察报告，审核记录，和相关法律法规，都必须编制，放于安全的地方。,29,记录保存（Records）良好的记录保存是唯一切实的证据，,Thank You,30,Thank You30,我们的承诺：不做不良品。,11月-24,11月-24,Friday,November 15,2024,为别人鼓掌的人,才能赢得别人的鼓掌。,20:51:53,20:51:53,20:51,11/15/2024 8:51:53 PM,入海之前先探风，上岗之前先练功。,11月-24,20:51:53,20:51,Nov-24,15-Nov-24,安全是一切工作的最优环境。,20:51:54,20:51:54,20:51,Friday,November 15,2024,素质提升，交流分享，精耕深耕，永续辉煌。,11月-24,11月-24,20:51:54,20:51:54,November 15,2024,您的自觉贡献，才有公司的辉煌。,2024年11月15日,8:51 下午,11月-24,11月-24,品质你我都做好，顾客留住不会跑。,15 十一月 2024,8:51:54 下午,20:51:54,11月-24,以工作的品质，提升产品品质。,十一月 24,8:51 下午,11月-24,20:51,November 15,2024,安全、节能、高效、优质。,2024/11/15 20:51:54,20:51:54,15 November 2024,贯标出质量，认证树形象。,8:51:54 下午,8:51 下午,20:51:54,11月-24,违章蛮干铸成终身遗憾，遵章守纪伴你一生平安。,11月-24,11月-24,20:51,20:51:54,20:51:54,Nov-24,各自做好本职工作，就生产出好产品。,2024/11/15 20:51:54,Friday,November 15,2024,儿行千里母担忧，夫婿在岗妻惦念。,11月-24,2024/11/15 20:51:54,11月-24,谢谢大家！,我们的承诺：不做不良品。9月-239月-23Thursday,