办公室公文写作技巧PPT幻灯片课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,办公室公文写作技巧,朱苑珲,1,办公室公文写作技巧朱苑珲1,公文介绍,公文的含义和特点,公文是国家机关、社会团体、企事业间作用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文体，简称,“,文件,”,。,公文具有：政策性、权威性、规范性三大特点。,公文的种类,命令、决定、通告、公告、议案、意见、批复、通报、通知、请示、报告、函、会议纪要等。,公文介绍公文的含义和特点,公文介绍,公文的分类,根据发文对象可分为三类：,上行文：,下级单位向上级单位的发文,如：请示、报告、调查报告等。,下行文：,上级单位向下级单位的发文,如：命令、决定、决议、通知、指示、通报、批复等。,平行文：,平级单位或不相隶属单位之间的发文,如：函等。,公文介绍公文的分类,公文写作的一般要求,正确选用文种，格式规范；,标点准确反映全文的主题；,观点明确，阐述清楚，逻辑关系明了；,简明扼要，直书不曲；,表述紧凑严密；,用语端庄平实；,概念稳定；,用语要礼貌得体；,正确运用标点符号；,准确计算。,公文写作的一般要求正确选用文种，格式规范；,公文写作中容易出现的问题,语言重复、罗嗦,经公司领导批准,同意,2012,年,5,月,25,日至,5,月,31,日，下午,18,：,45,分,事故发生后，公司总部高度重视此次事故，,接报事故后，,立即,工作人员,24,小时,夜以继日,轮班作业,公文写作中容易出现的问题语言重复、罗嗦,公文写作中容易出现的问题,词序、语序不当,关于部分三、四号线施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关单位发文，限期要求解决。,修改：关于三、四号线,部分,施工单位拖欠钢筋、混凝土供应商的材料款问题，请建设总部抓紧给相关单位发文，,要求,限期解决。,岷江航电工程是乐山市委、市政府及广大市民备受关注的市政工程。,修改：岷江航电工程是,备受,乐山市委、市政府及广大市民关注的市政工程。,公文写作中容易出现的问题词序、语序不当,公文写作中容易出现的问题,词义混淆,“,制定,”,与,“,制订,”,词义：制定,制作、定出，公文中习惯用在较大场合。如：党的十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。,词义：制订,制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：公司制订了防火、门卫等安全管理制度。,公文写作中容易出现的问题词义混淆,公文写作中容易出现的问题,“,和,”,“,与,”,“,或,”,词义：和,表示两者都是，是并列的关系。,与,表示两者对立，是平等的关系。,或,表示两者其一，是选择的关系。,举例：集团公司举办的蓝球赛经过两天激烈的角逐，,A,公司,和,B,公司一起进入了准决赛，明天，,A,公司,与,B,公司将展开争夺决赛权的较量，届时，,A,公司,或,B,公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击。,公文写作中容易出现的问题“和”“与”,公文写作中容易出现的问题,词语搭配不当,A,：借阅人必须,履行,档案借阅登记制度。,分析：履行对应的是义务、职责、承诺等，否则词不答意。,修改：借阅人必须,遵守,档案借阅登记制度。,B,：为,杜绝,管理漏洞,分析：杜绝对应的是动词，而不是名词，管理漏洞属名词。,修改：为,杜绝,管理,出现,漏洞或为,杜绝,此类情况的,发生,公文写作中容易出现的问题词语搭配不当,公文写作中容易出现的问题,C,：,嫌疑人,应为熟悉当地环境的,本地青年所为,分析：主、谓、宾混乱，主语是嫌疑人，谓语是应为，宾语却是本地青年所为。,修改：,嫌疑人,应为熟悉当地环境的,本地青年,或,案件应为,熟悉当地环境的,本地青年所为,公文写作中容易出现的问题C：嫌疑人应为,公文写作中容易出现的问,语法错误,A,：全国人大常委会第十八次会议于,2005,年,10,月,27,日通过,公司法（修定案）,，并于,2006,年,1,月,1,日起施行。,修改：,公司法（修定案）,于,2005,年,10,月,27,日,经,全国人大常委会第十八次会议,通过,，于,2006,年,1,月,1,日起施行。,B,：我公司于,9,月,30,日召开了表彰先进个人和先进集体大会，董事长和其他公司领导同志参加了这次会议。,修改：,我公司于,9,月,30,日召开了先进个人和先进集体,表彰,大会，董事长和公司,其他,领导同志参加了这次会议。,公文写作中容易出现的问语法错误,公文写作中容易出现的问,逻辑混乱,A,：,2012,年,4,月,20,日，我公司向总公司呈报了,关于,的请示,，在请示中，王总提出了有关要求，请答复。,修改：,2012,年,4,月,20,日，我公司向总公司呈报了,关于,的请示,，在请示中，王总提出了有关,意见,，,妥否,，,请批示,。,B,：总部要求提高产品的折扣优惠度，建议从,7,折提高到,9,折。,修改：,总部要求产品的折扣优惠幅度从,7,折,降低,到,9,折。,C,：孤本、秘密档案不予借阅。确需借阅的，需在指定时间内归还。,修改：,孤本、秘密档案,原则上,不予借阅。,如因特殊情况,确需借阅的，需在指定时间内归还。,公文写作中容易出现的问逻辑混乱,公文写作中容易出现的问,D,：,2012,年上半年，我公司共组织培训,30,次，其中：总公司培训,5,次，企业培训,19,次。,修改：,2012,年上半年，我公司共组织培训,30,次，其中：总公司培训,5,次，企业培训,19,次，,其次培训,6,次。,E,：集中控制室的温度、湿度要确保符合国家标准，避免磁场干扰和保持清洁，要特别注意防火，并定期检查室内的,“,八防,”,，发现问题及时补救。,修改：,集中控制室的,温度和湿度指数,要确保符合国家标准，,保持室内清洁，,避免,造成,磁场干扰，定期检查室内的,“,八防,”,情况，尤其要加强防火工作，,发现,隐患,及时,消灭,。,F,：解聘李四同志主管职务，从,2008,年,4,月,9,日起执行。,修改：,解除,李四同志主管职务，,执行时间为,2008,年,4,月,9,日。,公文写作中容易出现的问 D：2012,公文写作中容易出现的问,附件格式不当,1,若公文附有附件资料，而公文内容中又有涉及附件内容，应备注说明，如：详细情况见附件,1,。,2,若公文附有附件资料，应在公文最后加上附件名称，如有多个附件，应当逐个列示，格式如下：,附件：,1,、,关于,办法,；,2,、,关于,通知,；,3,、,关于,方案,。,公文写作中容易出现的问附件格式不当,公文写作中容易出现的问,称谓问题,2012,年,3,月,14,日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司蒋勇副总主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司行政部、财务部、青华设计院、森达工贸有限公司。,修改：,2012,年,3,月,14,日，在天安总公司第一会议室，由天安总公司,副总蒋勇,主持召开了合作方案讨论会。参加会议的有天安公司、青华设计院、森达工贸有限公司,等单位相关部门人员,。,公文写作中容易出现的问称谓问题,公文写作解决方案,确立为别人而写的原则,把握：,让自己明白很重要，但让读者明白更重要；,公文,“,四宜,”,：,宜短、宜实、宜准、宜平和。,公文写作解决方案确立为别人而写的原则,公文写作解决方案,公文写作,“,三步曲,”,第一步：,开头。,交待发文的背景、依据、目的，为后面叙述主体进行铺垫。宜开门见山，简短利落。,第二步：,主体。,阐明具体观点、叙述具体事项、提出具体要求。宜多费笔墨、重点对待。,第三步：,结尾。,宜廖廖几笔、谨慎用字。,公文写作解决方案公文写作“三步曲”,公文写作解决方案,文中结构，层次分明不重复,段落之间分界清晰。,一个段落重点叙述一个方面，提行后叙述另一个方面，但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证，也就是文章的中心思想。,不重复原则：,每个问题只在文章中讲述一次，且讲透，不在其他地方再讲。,公文写作解决方案文中结构，层次分明不重复,公文写作解决方案,注意逻辑、顺序,1,表述要符合逻辑思想和一般人的思维习惯；,2,采用直叙法，不要用倒叙法和插叙法；,3,注意相互依存关系。,公文写作解决方案注意逻辑、顺序,公文写作解决方案,不犯语法错误,1,主语、谓语、宾语要齐全；,2,正确运用标点符号；,3,不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来。,公文写作解决方案不犯语法错误,公文写作解决方案,紧凑连贯,1,能用一句话表达清楚的，绝不用两句话；,2,尽量用一个主语把后面的语言串起来；,3,语句、段落之间要有连贯性,。,公文写作解决方案紧凑连贯,公文写作解决方案,力求简洁,1,一份公文只解决一个问题；,2,“,复文,”,切忌不厌其烦地引述,“,来文,”,；,3,在报告在请示中，不要向上级大讲方针政策；,4,尽量用简短的句子。,公文写作解决方案力求简洁,公文写作解决方案,准确明了,1,标题要高度概括全文主旨；,2,内容复杂、篇幅较长的公文，正文要分段阐述；,3,直接表述事由或要求，不要转弯抹角；,4,观点明确，不要用模棱两可、易生歧义的词句。,公文写作解决方案准确明了,公文写作解决方案,数字的运用：,公文标题、引用文件名中有日期的，必须用大写数字，如（二,O,一二年度总结报告）；公文最后的落款日期必须是大写数字（如二,O,一二年七月十四日）；正文中凡涉及日期、数字等一律用小写数字。,公文写作解决方案数字的运用：,常用公文写作要领,请示的写法,请示，适用于向上级请求请示、批准（上行文）。,请求的标准结构：,标题：,事由文种（关于*的请求）,主体：,（,1,）起因（,2,）事项（,3,）提出处理意见,结尾用,“,妥否，请批示,”,。,常用公文写作要领 请示的写法,常用公文写作要领,请示应注意的事项：,1.,理由部份简明扼要；,2.,主要内容在正文中表述；,3.,要有倾向性意见，且有可操作性；,4.,一事一请求；,5.,送往政府部门的请求要注明联系人和联系电话；,6.,请求和报告有本质上的区别。,常用公文写作要领请示应注意的事项：,常用公文写作要领,关于购置办公用品的请示,总公司秘书办：,为进一步加强各企业之间的沟通和配合，提高工作效率，经经营总办批准，我公司办公地点迁往安谷先煤厂。因新换办公地点，急需购置空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件柜等办公用品，总预算约,21,万元，建议由我公司自购。,以上妥否，请批示。,附：各种办公设备明细表。,公司办公室,2017,年,3,月,10,日,常用公文写作要领 关于购置,常用公文写作要领,通报的写法,通报：适用于向下级部门传达信息,(,下行文,),通报常用的两种类型：,1.,表彰性通报；,2.,批评性通报。,常用公文写作要领通报的写法,常用公文写作要领,通报的格式,标题：事由,+,文种,“,关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报,”,主送部门,(,财务科、业务部,),正文：开头,+,主体,+,结尾,通报应具备的几个要素：,引言部分,事实部分,分析处理部分,号召要求部分,常用公文写作要领通报的格式,常用公文写作要领,引言部分，,主要是概括通报的内容、性质、作用和要求。,例：,关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报,物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报，擅自维修事故车辆，现将事情经过及处罚决定通报如下：,事实部份，,就是对事实进行陈述，即要把主要事实写清楚，又要容不得概括精练。,事情经过：,2016,年,6,月,5,日，物流公司驾驶员张某驾驶云,G*,车执行选煤运输任务时，约,14,：,30,分，,常用公文写作要领引言部分，主要是概括通报的内容,常用公文写作要领,分析及处理部分，,就是对事实进行分析，提出处理意见。,分析原因和处理决定：,此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳，且组织管理意识淡薄，根据公司,安全管理制度,、,安全奖罚制度,、,事故报告管理制度,等有关规定，决定给予张某批评通报，并给予,2000,元的处罚。,号召及要求部分，,根据通报的精神要求如何做，或者号召为实现什么目标