会展项目策划写作流程

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,会展工程筹划写作流程 2023-9-29,预备阶段常用会展筹划书写作,展会立项筹划书,展会工程立项可行性争论报告,参展说明书,2,预备阶段方案种类,预备阶段即从确定展览题材、收集信息、进展展览工程立项筹划始终到正式开幕前的预先阶段。,展会立项筹划书、展会工程立项可行性争论报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度打算、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广打算、广告文案等。,3,展会立项筹划书,依据把握的各种信息，对马上举办的展览会的有关事宜进展初步规划，设计出展览会的根本框架，提出打算举办的展览会的初步规划内容。,主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展打算、宣传推广和招商打算、展会进度打算现场治理打算、相关活动打算等。,4,5,办展市场环境分析：包括对展会展览题材所在产业,和市场的状况分析，对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的状况的分析，对展会举办地市场的分析,提出展会的根本框架：包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等,展会价格及初步预算方案,展会工作人员分工打算,展会招展打算、展会招商打算,展会宣传推广打算、展会筹备进度打算,展会效劳商安排打算、展会开幕和现场治理打算,展会期间举办的相关活动打算。,展会结算打算。,展会立项筹划书主要内容,6,展会立项筹划书写作要求,展会名称,基本部分,限定部分,行业标识,用来说明展会举办时间、地点和展会性质,三种展会举办时间表示法：一用“届”表示；二用“年”表示；三用“季”来表示。展会举办的地点在展会的名称里也要有所表达，名称里表达展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。,用来说明展览会的性质和特征，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。,用来说明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”说明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。,7,展会地点,展会在什么地方,确定展会在哪个国家,哪个省或哪个城市,展会在哪个展馆举办,展览题材和展会定位确定。,考虑该展馆的成本、展期安排,展馆本身的设施和服务,展会立项筹划书写作要求,8,展会立项筹划书写作要求,3、办展机构,办展机构：指负责展会的组织、筹划、招展和招商等,事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协,会、政府部门和新闻媒体等。,主办单位：拥有展会并对展会担当主要法律责任的办,展单位。主办单位在法律上拥有展会的全部权。承办单位：直接负责展会的筹划、组织、操作与治理，,并对展会担当主要财务责任的办展单位。协办单位：帮助主办或承办单位负责展会的筹划、组,织、操作与治理，局部地担当展会的招展、招商,和宣传推广工作的办展单位。支持单位：对展会主办或承办单位的展会筹划、组织、,操作与治理，或者是招展、招商和宣传推广等工,作起支持作用的办展单位。,9,展会立项筹划书写作要求,4、办展时间,办展时间：展会打算在什么时候举办。,时间内容：一是展会具体开展日期,二是展会的筹展和撤展日期,三是展会对观众开放的日期。时间长短：没有一个统一的标准，要视不同,的展会具体而定。有些展会的展览时间可以,很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至,半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展,来说，展期一般是3-5天为宜。,10,展会立项筹划书写作要求,5、展品范围,展会的展品范围要依据展会的定位、办展机,构的优劣势和其他多种因素来确定。,依据展会的定位，展品范围可以包括一个或,者是几个产业，或者是一个产业中的一个或,几个产品大类，例如，“博览会”和“交易,会”的展品范围就很广，如“广交会”的展,品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而,德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范,围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一,个。,11,展会立项筹划书写作要求,6、办展频率,办展频率：展会是一年举办几次还是几年举办一次，,或者是不定期进展。从目前展览业的实际状况看，一,年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80，,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期,举办的展会已经是越来越少了。制约因素：受展览题材所在产业的特征的制约,产品生命周期产品的投入期和成长期是企业,参展的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这,两个时期,12,展会立项筹划书写作要求,7,、,展会规模,展会规模：,展会的展览面积,参展单位的数量,参观展会的观众数量,在规划展会规模时，要充分考虑产业的 特征。,展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。,13,展会立项筹划书写作要求,8、展会定位,展会定位：要清晰地告知参展企业和观众本,展会“是什么”和“有什么”。具体地说，,展会定位就是办展机构依据自身的资源条件,和市场竞争状况，通过建立和进展展会的差,异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企,业和观众的心目中形成一个鲜亮而独特的印,象的过程。定位明确：目标参展商、观众、,办展目标、展会的主题,14,展会立项筹划书写作要求,9展会价格和展会初步预算,展会价格：为展会的展位出租制定一个适宜的价格。,展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场,的价格，室内展场的价格又分为空地、标准层位价格,定价原则：一般遵循“优地优价”的原则，即那些便,于展现和观众流量大的展位的价格往往要高一些。,展会初步预算：是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进展的初步预算。,在筹划举办展会时，要依据市场状况给展会确定一个适宜的价格，这样对吸引目标参展商参,加展会特别重要。,15,展会立项筹划书写作要求,10、人员分工打算、招展打算、招商和宣传推广打算是展会的具体实施打算，这四个打算在具体实施时会相互影响。,人员分工打算是对展会工作人员的工作进展统筹安排。,招展打算主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和方法。,招商打算主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和方法。,宣传推广打算则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商效劳的。,16,展会立项筹划书写作要求,11、展会进度打算、现场治理打算和相关活动打算 展会进度打算是在时间上对展会的招展、招商、宣传,推广和展位划分等工作进展的统筹安排。它明确在展,会的筹办过程中，到什么阶段就应当完成哪些工作，,直到展会成功举办。展会进度打算安排得好，展会筹,备的各项预备工作就能有条不紊地进展。现场治理打算是展会开幕后对展会现场进展有效治理,的各种打算安排，它一般包括展会开幕打算、展会展,场治理打算、观众登记打算和撤展打算等。现场治理,打算安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。展会相关活动打算是对预备在展会期间同期举办的各,种相关活动作出的打算安排。与展会同期举办的相关,活动最常见的有技术沟通会、研讨会和各种表演等，,它们是展会的有益补充。,17,展会立项筹划书,案例共享,18,展会工程立项可行性,争论报告,19,展会工程立项可行性争论报告,是在对展会立项进展可行性分析的根底上完成的争论报告。,展会立项可行性分析是展会工程立项筹划的连续。,展会工程立项筹划主要是在把握各种信息的根底上，初步提出打算举办的展会“是什么样的”；展会立项可行性分析则是在认真争论各种信息的根底上，深入分析举办展会立项筹划提出的“那样的展会”是否可行，为最终是否举办该展会供给科学的决策依据。,20,展会工程立项可行性争论报告内容,1、市场环境分析,宏观市场环境、微观市场环境、市场环境评价,2、展会工程生命力分析,工程进展空间、工程竞争力、办展机构优劣势分析,3、展会执行方案分析,1对打算举办的展会的根本框架进展评估,2招展招商和宣传推广打算评估：,招展打算评估、招商打算评估、宣传推广打算评估,4、展会工程财务分析,价格定位、本钱猜测、收入猜测,5、风险猜测,市场风险、经营风险、财务风险、合作风险,6、存在的问题,7、改进建议,8、努力的方向,21,展会工程立项可行性争论报告写作要求,市场环境分析 市场环境分析是从打算举办的展会工程的外部,因素动身来分析举办该展会的条件是否具备；,展会工程生命力分析则是从打算举办的展会工程的本身动身，分析该展会是否有进展前途。,22,展会工程立项可行性争论报告写作要求,市场环境分析 1.宏观市场环境：人口环境、经济环境、技术环境、政治法律环境、社会文化环境,2.微观市场环境：办展机构内部环境、目标客户、竞争者、营销中介、效劳商、社会公众,3.市场环境评价：SWOT分析法，即内部优势、内部劣势、外部时机、外部威逼分析。,23,展会工程立项可行性争论报告写作要求,展会工程生命力分析 1.工程进展空间：即分析举办该展会所依托的产业空间、市场空间、地域空间、政策空间等是否具备,2.工程竞争力：包括展会定位的号召力、办展机构的品牌影响力、参展商和观众的构成、展会价格、展会效劳等,3.办展机构优劣势分析,24,展会工程立项可行性争论报告写作要求,展会执行方案分析,1.对打算举办的展会的根本框架进展评估，具体包括：1)展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突 2)办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征 3)展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业展会 4)在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会5)展会的办展机构在打算的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会6)办展机构对展会展品范围所在的产业是否生疏7)展会定位与展会规模之间是否有冲突,2.招展招商和宣传推广打算评估,1招展打算评估,2招商打算评估,3宣传推广打算评估,25,展会工程立项可行性争论报告写作要求,举办一个展会的本钱费用一般包括：1)展览场地费用。即租用展览场馆以及由此而产生的各种费用。这些费用包括：展览场地租金、展馆空调费、层位特装费、标准层位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位搭装加班费等,2)展会宣传推广费。包括广告宣传费、展会资料设计和印刷费、资料邮寄费、新闻公布会的费用等,3)招展和招商的费用,4)相关括动的费用。包括技术沟通会、研讨会展会开幕式、嘉宾接待、酒会、展会现场布置、礼品、请展会临时工作人员的费用等,5)办公费用和人员费用 6税收,7其他不行猜测的费用,26,展会工程立项可行性争论报告写作要求,举办一个展会的收入一般包括：,展位费收入,、,门票收入,广告和企业赞助收入、其他相关收入,27,参展说明书,28,是办展机构将展会筹备、开幕以及参展商参与展会时应注竟的其他问题汇编成册，以便利参展商进展参展预备的一种小册子,编制参展商手册是展会筹备过程中的一项根底性的工作,参展说明书,的概念,有用,简洁明白,具体全面,美观,专业,国际化,29,参展说明书,的编制原则,30,参展说明书,的作用,对参展商的指引作用,对展会现场治理的作用,对观众的指引作用,前言,展览场地根本状况,展会规章,展位搭建指南,展品运输指南,会展旅游信息,相关表格,31,参展说明书,的内容,32,前言,主要是对参展商表示欢送,说明本手册编制的原则和目的,提示参展商在筹展、布展、展,览和撤展 等环节要自觉遵守,本手册的相关规定等,前言一般都很简短，言简意赅。,参展说明书,的写作要求,33,参展说明书,的写作要求,展览场地根本状况,包括：展馆及展区平面图,至展馆的交通图,展览场地的根本技术数据等,绘制展馆及展区平面图要留意标明：,展馆各种效劳设施所在的位置,展区和展位划分的具体状况,展馆内部通道和出人口等,34,参展说明书,的写作要求,展览场地根本状况,绘制至展馆的交通图时要留意标明：,展馆在该城市的具体位置,到展馆的各种主要交通工具和交通路线,各指定接待酒店在该城市的具体位置,该展览场地的根本技术数据要列出：,地面承重、馆内通风条件、货运电梯容,积容量、展馆室内空间高度、展馆入口,高度和宽度、展馆的水电供给状况等,35,参展说明书,的写作要求,展会根本信息,包括：展会名