九段秘书课程笔记ppt课件

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,聚成企业管理顾问股份番禺公司,主讲,:,鍾海,濤,（原名鍾,昌鎬,）,2014,年,03,月,21,日,九段秘书：如何做好秘书工作,广州市巨和工程机械有限公司,聚成企业管理顾问股份番禺公司 主讲:鍾海濤（原名鍾昌鎬）20,1,讲 师 简 介,鍾海,濤,（本名 鍾,昌鎬,）,资深管理培训专家,/,潜能开发大师,如何管理,/,育,/,留,80,后后与,90,后员工,第一人,清华大学基础工业训练中心特聘客座教授,深圳北京大学研究生院客座教授,名仕管理学院资深高级讲师,总裁学院,-,总裁培训网金牌讲师,暨南大学管理学院客座教授,时代光华（深圳）公司培训总监,为,1000,多家企业或团队提供过培训或咨询服务,讲 师 简 介 鍾海濤（本名 鍾昌鎬）,2,长期以来，人们总以为，秘书,/,助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客,总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书,/,助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书,/,助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书,/,助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程,九段秘书：如何做好秘书工作,便是你的加油站，你准备好了吗！,课 程 背 景,长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、,3,第一单元,对秘书素质与能力的要求,第一单元对秘书素质与能力的要求,4,秘书要有文采,例：下,雨天留客天天留我不留（段句）,秘书要有文采,5,一、秘书,/,助理的岗位职责,:,日常、专门、团组；,:,电话、传真、邮件、电子邮件；,:,使用电脑写各类文件及制作文件；,:,自己、上司；,:,会前、会中、会后；,:,存、管、取；,:,吃、住、行；,:,联络（外事）、参与活动；,:,营销、市场、税务、法律；,:,上司安排。,接待工作,信息收发,文书写作,时间管理,会议组织,信息档案管理,旅行安排,对外公关,商务活动,指派工作,一、秘书/助理的岗位职责:日常、专门、团组；接待工作,6,二、对秘书,/,助理的素质与能力要求,素质能力是知识与智力诸因素的综合表现，属改造世界范畴。,1、文字写作能力,2、你的人文魅力,3、组织管理能力,4、信息处理能力,5、公众讲演能力,6、情绪管理能力,7、利用职权的能力,8、利用时间的能力,9、管理上司的能力,二、对秘书/助理的素质与能力要求 素质能力是知识,7,语录：,人生最大的成功莫过于在最短时间内达成多个目标,上楼梯时走在领导后面,下楼梯时走在领导前面,语录：,8,三、,21,世纪的秘书,助理的风范,全美秘书学会,像心理学家一样,善于观察和理解他人,像政治家一样,有灵敏的头脑,像外交官一样,有潇洒的风度,有处理各种棘手问题的,丰富经验,有良好的,写作能力和文字功夫,熟练运用各种,办公自动化设备,熟识商务往来的,法律、金融和税务知识,迅速对文件、信息,归类、整理和查询处理能力,三、21世纪的秘书助理的风范 像心理学家一样善于观察和理,9,四、秘书,/,助理的职业机遇,共和国的第一任总理周恩来曾经当过秘书,任粥时同志在抗日战争期间担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作,邓小平早年在上海期间，曾担任党中央秘书长，领导秘书处工作,新中国开国领袖毛泽东早年曾经当过秘书,联合国秘书长安南的形象完美无缺，令人尊敬和爱戴,邓颖超曾经兼任苏区中央局秘书长，到了陕北后，又担任中央秘书长,四、秘书/助理的职业机遇 共和国的第一任总理周恩来曾经当过,10,第二单元,九段秘书:标准化会议流程,第二单元九段秘书:标准化会议流程,11,案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。,案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个,12,一段秘书的做法：,发通知,用电子邮件或在黑板上发个通知；,准备相关会议用品；,参加会议，做好服务。,会议通知,会议名称：业务会议,会议时间：,3,月,18,日上午,10:00,会议地点：大会议室,与会人员：业务部、客服课长、,MT,制程、,MT,技专、,设计人员、,MTQC,、,主办单位：总经办,思考：会议通知是不是这样？,一段秘书的做法：发通知用电子邮件或在黑板上发个通知；,13,文章叫主题，会议叫议题,会议前要与领导分析这个会议要不要开,文章叫主题，会议叫议题,14,提个醒：研判是否需要开会,1,、可以不要开会的“五个如果”,一段秘书的做法（续）,：,、如果没有什么特别的事情不要开会,、如果你是唯一可以做决策的人，也不要开会,、如果还有比开会更好的方法就不举行会议,、如果已经有了例会也不要召开会议,、如果会议成本太大，不要开会,提个醒：研判是否需要开会 1、可以不要开会的“五个如果”,15,2,、必须开会的“五个如果”,一段秘书的做法（续）,：,、如果必须把信息同时传达给很多人,、如果遇到重大事件需要激励大家时,、如果确要让大家参与以集思广益,、如果要听取很多部门汇报工作,、如果确需解决多方存在的矛盾,2、必须开会的“五个如果” 一段秘书的做法（续）：、如果,16,头脑风暴最长不可超过30分钟,参加的人最多不可超过10人,不允许批评别人,会议室半圆形或马蹄形,头脑风暴最长不可超过30分钟,17,发通知后打电话与参会人确认；,确保每个人被及时通知到。,二段秘书的做法：,抓落实,提个醒：,应该将出席会议的人分为必需参加者，可以旁观（听）者和可选择参加者几类,发通知后打电话与参会人确认； 二段秘书的做法：抓落实,18,为什么会场有人打瞌睡，不投入,追求卓越，唯一不变的就是改变,江山易改，本性可移,改变从现在开始,改变在改变之前,为什么会场有人打瞌睡，不投入,19,一、失败会议的具体表现,二段秘书的做法（续）：,一、失败会议的具体表现 二段秘书的做法（续）：,20,二、对失败会议的预防措施,二段秘书的做法（续）：,二、对失败会议的预防措施 二段秘书的做法（续）：,21,部门例会在周一早上,总经理总结会议在周五下午,日常部门会议不可超过1.5小时（人的注意力不超过90分钟）,部门例会在周一早上,22,（发通知打电话落实到人后）,在会前,30,分钟提醒与会者会；,确定参会人员有没有变动；,对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。,三段秘书的做法：,重检查,（发通知打电话落实到人后） 三段秘书的做法：重检查,23,（发通知，落实到人，会前提醒后）,发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；,并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议,四段秘书的做法：,勤准备,一、成功会议的标志,:,不唱独角戏,会议管理必要（除与会者以外）的三个角色：,会议长：部门负责人,主持人：秘书,书记员：,（发通知，落实到人，会前提醒后） 四段秘书的做法：勤,24,1,、会议长在会前的（准备）工作,二、会议管理的仨角色各自在会前的工作,四段秘书的做法（续）：,、决定是否召开会议并提出议题,、确定参会人员、会议时间与地点,、提出主持人的人选，确保其愿意且能承担任务,、与主持人商讨：提出议程建议，请主持人制订会议议程，包括限定各环节的时间,、预测会议争论的焦点和利害关系,、提醒安排会议必略去的物资,、委托主持人安排会议通知,1、会议长在会前的（准备）工作二、会议管理的仨角色各自在会前,25,2,、主持人在会前的（准备）工作,二、会议管理的仨角色在会前的（准备）工作,四段秘书的做法（续）：,确定书记员人选,落实会场地点,安排会议通知,制定会议议程,2、主持人在会前的（准备）工作二、会议管理的仨角色在会前的（,26,四段秘书的做法（续）：,二、会议管理的仨角色在会前的（准备）工作,3,、书记员在会前的（准备）工作,了解议题和议程,会场及设施落实,通知会议,会议物资准备,四段秘书的做法（续）：二、会议管理的仨角色在会前的（准备）,27,（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）,1,、还主动了解这个会议的目的性质是什么？,2,、会议的议题是什么？,3,、会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。,五段秘书的做法：,细准备,（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备） 五段秘书的,28,（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）,还在会议过程中详细做好会议记录；,在得到允许的情况下，做一个录音备份。,六段秘书的做法：,做记录,（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了,29,书记员（秘书）在会议中的职责,六段秘书的做法(续)：,提醒与会者签到,全面而准确的进行会议记录,会议记录起头处应注明,标题、议题、会议长、主持人及出席人名单,使用列点或简短文字说出会议达成了什么一致,指出令人困惑的发言，请其解清楚,书记员（秘书）在会议中的职责 六段秘书的做法(续)：提,30,会后整理好会议记录；,起草会议纪要，呈送给总经理；,请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。,发记录,七段秘书的做法：,一、会议纪要的概念,1,、什么是会议纪要,是记载和传达会议情况和议事事项的公文,2,、会议纪要的重要作用,一旦被权力机关批复，就同其文件一样需要执行,会后整理好会议记录； 发记录 七段秘书的做法： 一,31,会议管理本是高效管理的工具，如果没有做好会议管理，那么会议会成为高效管理的杀手,会议管理本是高效管理的工具，如果没有做好会议管理，那么会议会,32,二、会议纪要结构的三个部分,1,、标题（两项要素）：,会议名称和文种,2,、正文（四项内容）：,）会议概况,）会议精神,）会议的决定事项,）结语,3,、末尾（三项内容）：,下发单位、印发机关和日期,七段秘书的做法（续）：,二、会议纪要结构的三个部分 1、标题（两项要素）：会议名称和,33,三、会议纪要写作的四个要点,七段秘书的做法（续）：,真实准确,重点突出,把握顺序，注意取舍,已经决定的问题先写,重要的尚待解决的问题后写,分歧性的意见不写,三、会议纪要写作的四个要点 七段秘书的做法（续）：真实准,34,小时内的部门会议纪要，一张纸即可,小时内的部门会议纪要，一张纸即可,35,4,、会议纪要惯用的衔接用语,课堂作业：起草,会议纪,要,七段秘书的做法（续）：,会议认为、会议提出、会议强调、会议决定,4、会议纪要惯用的衔接用语课堂作业：起草会议纪 要 七段,36,将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；,八段秘书的做法：,定职责,形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份；,定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。,将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人； 八段秘书,37,一、遵守高效会议的规则,八段秘书的做法(续)：,、不唱独角戏,、会前要有议程,、找个没有干扰的会场,、在醒目地方挂置一个钟,、日常会议不要超过1.5小时,、找出适合所有参会人的时间,、逾的会议有书面通知、议程,、主持人具备会议组织能力,、准时开始准时结束,、会后要有会议纪要,一、遵守高效会议的规则 八段秘书的做法(续)：、不唱独角,38,二、与会者的八项守则,八段秘书的做法(续)：,会前充分准备,准时出席会议,会中以解决问题为已任,开放的心态，排除部门之见,所有“必须参会者”都要准备会上发言,耐心聆听，尊重他人,不隐恶扬善，不人身攻击,二、与会者的八项守则 八段秘书的做法(续)：会前充分准备,39,三、会议主持人的职责,八段秘书的做法(续)：,营造和谐气氛,按照议程进行,能听得进各种观点,制止支流辩论和私下交谈,鼓励过于内向者发言，限制过分活跃者,三、会议主持人的职责 八段秘书的做法(续)：营造和谐气氛,40,把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段；,形成不依赖于任何人的会议服务体系！,九段秘书的做法：,做流程,把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服,41,小组研讨：制作会议管理流程,可以是网络图，也可以是列点表达,反映从会议准备工作到会议后的跟进落实,小组研讨：制作会议管理流程 可以是网络图，也可以是列点表达,42,在这件事上，什么是任务？什么是结果？,通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议并做服务，这是“任务”。,但我们想要的是什么呢？,执行就是有结果的行动：是每次会议的问题都能得到落实和解决！,九段秘书的启示：,在这件事上，什么是任务？什么是结果？ 九段秘书的启示：,43,一至九段秘书的结果差异,发通知,一段,1000,元,发通知,抓落实,二段,1500,元,抓落实,发通知,重检查,抓落实,发通知,三段,2000,元,重检查,勤准备,四段,2500,元,勤准备,重检查,抓落实,发通知,细准备,五段,3000,元,细准备,勤准备,重检查,抓落实,发通知,做记录,六段,4000,元,做记录,细准备,勤准备,重检查,抓落实,发通知,发记录,七段,5000,元,发纪录,做记录,细准备,勤准备,重检查,抓落实,发通知,定责任,八段,6000,元,定责任,发纪录,做记录,细准备,勤准备,重检查,抓落实,发通知,做流程,九段,10000,元,一至九段秘书的结果差异发通知一段发通知抓落实二段抓落实发通,44,对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。,工作结果的差异就是,报酬和前途,的差异。,你想成为几段秘书？,九段秘书的启示：,对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。你想成为几段,45,第三单元,卓越秘书的关键能力修炼,第三单元卓越秘书的关键能力修炼,46,为什么要跳舞？,日本心理学家发现，学校里喜欢做早操的人，学习成绩也好,因为运动促进血液循环,为什么要跳舞？,47,一、增强自己的人文魅力,1,、掌握高超的沟通技巧,语言沟通的五个绝招,在平静的情绪状态下进行沟通,善于询问，使用好铺路话,向对方“表达自我”与“体谅对方”,复述对方话语，确定对方的语意,倾听是一种定力,一、增强自己的人文魅力 1、掌握高超的沟通技巧在平静的情绪,48,49,2,、日常沟通留下好印象,增强自己的人文魅力,-,续,相逢开口笑,善于自我介绍,记住别人的姓名,热烈而坚定的握手,嘴巴甜一点，度量大一点,与人相处，雪中送炭,492、日常沟通留下好印象 增强自己的人文魅力-续 相逢开,49,案例研究：打不开一拉罐的年轻人,近二十年前，,个,16,岁的男孩乘火车南下深圳，他平生第一次由自己支配钱为自己买了一罐“健力宝”，中途实在忍不住要打开时，却发觉自己不会开，是坐在对面的一位年轻少妇为他解决了问题。那位少妇是如何处理的呢？,日常沟通留下好印象,-,续,学会给人保全面子,案例研究：打不开一拉罐的年轻人 近二十年前，个16岁,50,二、管理好你的上司,有人说，遇到一个什么样的上司，都是命中注定。然而，你是否想过，所有的上司，尽管位置比你高，权力比你大，可他仍是一个普通人，一个有着这样或那样缺点的人，因此，他也需要管理。,1,、管理上司的内涵,所谓管理上司，是指首先与上司建立一种好的工作关系，同时服从上司、忠诚上司、服务上司、肯定上司、影响上司、纠正上司让他进步的过程,二、管理好你的上司 有人说，遇到一个什么样的上司,51,看,亮剑,：“小心老子揍你！”,毫无怨主地接受工作任务,主动向上司报告工作进度,主动提出改善提案，让上司进步,多倾听上司的看法,要改变上司先改变自己,2,、首先是要与上司处好关系,上司是最重要的客户,看,亮剑,：“新一团团长是李云龙”,管理好你的上司,-,续,2、首先是要与上司处好关系上司是最重要的客户看亮,52,纠正上司时要适可而止,纠正上司时要适可而止,53,看电影：春节要贷款,3,、管理上司的策略一：,管理好你的上司,-,续,忠于上司并让上司感觉到你忠于他,以他为终极请示或者报告对象,不能抗命，特别是第三才在场时,为他维护形象甚至美化形象,不让外界人士介入他的管辖内的事,当他将犯错时，出面提醒他,不谈论他的是非（为他保守）,在工作上为他冲锋冲锋陷阵,看电影：春节要贷款3、管理上司的策略一：管理好你的上司-续忠,54,将荣耀归于上司,案例研究：,但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？,3,、管理上司的策略二：,管理好你的上司,-,续,把荣耀归于上司，勇于为他承担责任,平常心，咽下这口气，因为上司也要为下属承担连带责任,如果是一个不好的创意，上级就成了替罪羊,如果是一个好的创意，你会得到上司的常识（重用）,将荣耀归于上司3、管理上司的策略二：管理好你的上司-续,55,案例研究：若你的上司犯了过错，需要承担法律责任，你愿意为你的上司承担责任吗？,解救上司的五个作为,3,、管理上司的策略二：,管理好你的上司,-,续,私下以强有力的理由提出不同见解,妥善准备好可行的替代方案,设法令其决策延缓,你的反对应该适可而止,可能的话为他的过错公开承担过失责任,案例研究：若你的上司犯了过错，需要承担法律责任，你愿意为,56,三、提升上司对你的依赖程度,尽管你不能威胁上司，但不要忘记，报偿力本身也包含着威吓力。平日不断地提供报偿给上司，他就会担心：不定那一天你就不会再像过去那样尽心尽力地愿意提供给我报偿。这样报偿就发挥威吓作用了。,报偿力,把荣誉归诸于上司,善尽职责,避免上司犯错,替上司解困,真诚地赞美他（真诚、具体、恰如其分，不要让他感觉在拍马屁）,威吓力,三、提升上司对你的依赖程度 尽管你不能威胁上司，但不要,57,只要是你职权范围内的事项，你就应主动一手搞定。这样会使上司觉得：嘿！这件事找你就对了。于是，变成上司依赖你，而不是你依靠上司了。所以，身为下属，要充分、善用自己的职权。,你在公司以外的党政军学、三教九流各个方面的关系，都应尽力维持好。因为有时公司或上司需要借重你的关系。,提升上司对你的依赖程度,-,续,职权,关联力,只要是你职权范围内的事项，你就应主动一手搞定。这,58,作为下属，平日要不断地想法增进你的专业知识和专业技能，总要在某一领域持有一技之长。公司或上司必借重你的专业之长，这样，你的名声和影响力就会增大。,提升上司对你的依赖程度,-,续,专业知识与技能,沟通协调管理,制度标准管理,目标计划管理,团队时间管理,问题决策管理（解决问题是技术性的，发现问题是革命性的，是企业发展成长的过程）,学习创新管理,作为下属，平日要不断地想法增进你的专业知识和专业技能,59,60,结束寄语,谢谢！,让我们在成功的巅峰再次相聚,60结束寄语谢谢！ 让我们在成功的巅峰再次相聚,60,