九段秘书(版)-PPT

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,九段秘书(版),秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副总裁的重要性,!,因为他的存在,才使我专注于思考和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我的秘书的贡献。,在,GE,工作的,20,年时间里，因为我有位优秀的秘书最少为我节约了一万多个小时。,全球第一,CEO,杰克,.,韦尔奇,年薪,1200,万的“打工皇后”，和黄集团总经理洪小莲说：“我之所以有今天的成就是因为我有过,18,年的秘书工作的经历”。,-,李嘉诚原秘书洪小莲,一个优秀的秘书需要具备：,有追求,负责任,重视细节,为什么做秘书比如何做好秘书更重要！,但是，,一个优秀的秘书最需要具备：,结果思维,九段秘书,老总安排秘书通知销售经理参加紧急,会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会,时几个重点区域的销售经理没有来，于是,问秘书，秘书说：我打电话通知他们了，,不知道为什么没来？最后一查才知道，有,的销售经理临时出差了，有的把开会的,事情忘了,案例：开会,电话打完就可以了吗？,九段秘书测试,:,请问你是几段？你的结果值多少钱？,九段秘书的做法：做流程元,一段秘书的做法：发通知元,二段秘书的做法：抓落实元,三段秘书的做法：重检查元,四段秘书的做法：勤准备元,五段秘书的做法：提前量元,六段秘书的做法：做记录元,七段秘书的做法：发纪录元,八段秘书的做法：定责任元,大家应该也有点累了，稍作休息,大家有疑问的，可以询问和交流,一段秘书的做法：,发通知,首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后再准备好相关会议用品,并参加会议。,例：会议安排,二段秘书的做法：,抓落实,发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到。,三段秘书的做法：,重检查,发通知，落实到人后，第二天在会前,30,分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。,四段秘书的做法：,勤准备,发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。,五段秘书的做法：,细准备,发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。,六段秘书的做法：,做记录,发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。,七段秘书的做法：,定责任,发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。,八段秘书的做法：,追结果,发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定任务，一对一落实，当事人确认后、形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。,九段秘书的做法：,做流程,把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！,秘书要做到九段才算成功,结果意识强化,结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。,九段秘书之间的最大差别就在于：,结果思维,“,九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职务，更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗位的九段。,从九段秘书看执行力,A,：什么是执行力？指的是贯彻战略意图，完成预定目标的操作能力。是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。执行力包含完成任务的意愿，完成任务的能力，完成任务的程度。执行力：对个人而言执行力就是办事能力；对团队而言执行力就是战斗力；对企业而言执行力就是经营能力。而衡量执行力的标准，对个人而言是按时按质按量完成自己的工作任务；对企业而言就是在预定的时间内完成企业的战略目标。,B,：中层的作用：中层主管既是执行者，又是领导者。其作用发挥得好，是高层联系基层的一座桥梁；发挥得不好，是横在高层与基层之间的一堵墙。企业决策层对各种方案的认可，需要得到中层的严格执行和组织实施。如果企业全体中层队伍的执行力很弱，与决策方案无法相匹配，那麽企业的各种方案是无法实施成功的。,C,：执行力差的表现：无高度：企业的决策方案在执行的过程当中，标准渐渐降低、甚至完全走样，越到後面离原定的标准越远。无速度：企业的计划在执行过程当中，经常延误，有些工作甚至不了了之，严重影响了计划的执行速度。无力度：企业制定的一些政策在执行过程中，力度越来越小，许多工作做的虎头蛇尾，没有成效。,D,：提高执行力应提高的八项能力,：,领悟能力 计划能力,指挥能力 控制能力,协调能力 授权能力,判断能力 创新能力,领悟能力：悟透一件事，胜过草率做十件事，并且会事半功倍。,计划能力：做好,20%,的重要工作，等於创造,80%,的业绩。,指挥能力：指挥的最高艺术，是部属能够自我指挥。,控制能力：最理想的控制，就是让部属通过目标管理方式实现自我控制。,协调能力：最好的协调关系就是实现共蠃。,授权能力：成就部属，就是成就自己。,判断能力：化危机为转机，最後变成良机。,创新能力：创新无极限，唯有创新，才能生存。,你具备了哪些？,F,：没有执行力企业就会陷入：高层怨中层,中层怪员工，员工怨高层的怪圈。,没有执行力企业就会丧失竞争力：,“,结果导向,”,才是个人执行力的突破点；,0.1,永远都大于,0,；一个差的结果也比没有结果强。不完美不是放弃的理由；注重细节；小进步往往是制胜的关键。做事认真第一，聪明第二；做一个信守承诺、结果导向、永不言败的执行型人才。,F-1,、“千斤重担众人挑，人人头上有指标”,一个企业的运营，首先要让你的团队奔跑起来，目标要明确，信心很重要，内部竞争力则更是奔跑的内驱力。让团队的每一个人都清楚的知道自己所要的结果，并不断的为达成目标而努力。,F-2,现在的问题是：,“,我已经按要求的做了,”,，,“,我已经照你说的做了,”,，,“,我已经尽到我最大的努力了,”,，诸如此类的说辞。,一个企业之所以不消亡，不是因为我们做了什么，而是因为我们做的结果如何。执行，要的就是一个结果，而任务并不能等同于结果。如何才能获得自己想要的结果呢？执行力！这是获得理想结果的关键因素。,所以：必须突破执行力,听个故事：,一位老和尚，他身边有着一帮虔诚的弟子。这一天，他嘱咐弟子每人去南山打一担柴回来。弟子们匆匆行至离山不远的河边，人人目瞪口呆。只见洪水从山上奔泻而下，无论如何也休想渡河打柴了。无功而返，弟子们都有些垂头丧气，唯独一个小和尚与师父坦然相对。师父问其原因，小和尚从怀里掏出一个苹果，递给师父说，过不了河，打不了柴，见河边有棵苹果树，我就顺手把树上唯一的一个苹果摘来了。后来，这个小和尚成了师父的衣钵传人。这个故事非常有价值，它也正是揭示了执行中的一个基本原理：执行就是要一个结果，一个差的结果也比没有结果强。,评述一下：,不少人把工作当做是任务，只要我做了单位安排的事情了，就算完成任务了。至于事情的结果如何，那就似乎不关我的事了。用一句话取代了事情的结果,“,我已经很努力的去做了，事情的结果就顺其自然了吧。,”,但是，我们往往要求的不是你要怎么样做，而是你一定要达到怎样的一个结果，结果才是我们工作的最终目的。在工作面前，结果第一，理由第二，不需要为自己没有达成的目标找借口。,看一组数据：,近二十年来，从美国西点军校毕业出来的董事长，有一千多名，副董事长也有两千多名，总经理或董事这一级的也有五千多名。世界上也许没有任何一家商学院能够培养出来这么多的顶级人才。为什么不是商学院而是西点军校呢？我们可以看一下西点军校对学生要求的标准,准时、守纪、严格、政治、刚毅。这些都是任何一家优秀企业对其领导人要求的最基本的素质，也是最值得挖掘和培养的素质。相比较而言，商学院却更多地交给学生商业知识和经验，较缺乏对一个人最基本的人文素质的培养。,说明了什么？,世界上无数的人拥有卓越的智慧，只有少数有执行力的人才能获得成功。执行力有,8,字方针：认真第一，聪明第二。不认真与太过于聪明，是一个问题的两面。聪明人一生都在想办法，想如何找到更好的办法超过对手，而不是认认真真做事来超过对手。在一个,“,小聪明,”,的环境中，往往会适得其反，得不到自己想要的结果。,这个简单的道理，你懂得！,EG:,例子：一老板叫一员工去买下复印纸。员工就去了，买了三张复印纸回来。老板大叫，三张复印 纸，怎么够，我至少要三摞。员工第二天就去买了三摞复印纸回来。老板一看，又叫，你怎 么买了,B5,的，我要的是,A4,的。员工过了几天，买了三摞,A4,的复印纸回来，老板骂道,:,怎么买了一个星期，才买好？员工回：你又没有说什么时候要。就买下复印纸，员工跑了三趟，老板气了三次。老板会摇头叹道，员工执行力太差了！员工 心里会说，老板能力欠缺，连个任务都交待不清楚，只会支使下属白忙活！问题出在哪呢？员工为什么不能做上司的替身，站在上司的角度想这个简单的问题。去买复印纸之前，应该 就去相关部门了解一下平时都用什么类型的纸，一般一次采购要多少，然后再行动。无所不 包的计划是僵化！理性的执行才是真正的执行！老板怎么就没有根据不同的对象发布不同的指令呢？新员工，老员工，,A,部门的员工，,B,部 门的员工，,.,领悟力不同，接触范围不同。古语说,“,知人善任,”,，作为现代企业经 营管 理者，不仅要,“,知人善任,”,还要,“,知人善用,”,。作一个下属，做好上司的,“,替身,”,才能实现,“,为社会工作，为组织工作，为老总 工作，更为自己工作,”,。,点评：,其实很多事情都是相通的，举简单的一个人际关系上的例子，当你向朋友提出需要帮助的请求时，有的人会简单地说抱歉无能为力，有的人会帮助解决一部分问题，而有的人虽然不是很懂，但是他会通过其他一些途径帮你解决问题。对细节的关注，对问题考虑的全面性，都体现了你对那个朋友的重视程度，而且很多 东西都是先付出才会有回报的。当你希望别人怎么对你时，就应该首先学会怎样 对待别人。相信下次当你自己需要帮助时，你的朋友也会以同样的态度来对待。多一份对细节的关注，多一份追求完美的心态，相信我们都会收获更多。,Eg:,在美国某公司的一次促销会上，销售经理请与会者都站起来，看看自己的座椅下面有什么东西。结果每个按照要求做的人都在自己的椅子下面发现了钱,最少的捡到一枚硬币，最多的有人捡到了,100,美元。这位经理说：,“,这些钱谁捡到就归谁了，但你们知道我为什么这样做吗？,”,与会人员用眼神和表情相互交换了意见之后，面面相觑，不明白经理的用意。最后经理一字一顿地说：,“,我只不过想告诉你们一个最容易被忽视甚至忘掉的道理：坐着不动是永远也赚不到钱的！,”,四、从九段秘书看习惯,A,：名词解释：,现代汉语词典,对,“,习惯,”,二字，也基本上是这样解释的：长时期养成的不易改变的动作、生活方式、社会风尚等。美国的畅销书,习惯的力量,中对,“,习惯,”,二字的如下解释：,1,一种重复性的、通常为无意识的日常行为规律，它往往通过对某种行为的不断重复而获得；,2,思维和性格的某种倾向。同时，在,美国传统词典,中也对,“,习惯,”,一词做了这样的解释，即一种习惯性的态度和行为。,点评：原来我们东西方对,“,习惯,”,二字的定义是不同的