工作方法与时间管理培训课件

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,工作方法与时间管理,目 录,第一章：工作迷思一承认、意愿、改善,1.忙碌不已的人,2.工作的十大迷思,第二章：为了善于处理工作应有的作法,1.工作评价的着眼点应明确,2.着手设定工作目标,3.明列工作计划与执行步骤,4.依照既定的标准执行工作,5.积极寻求工作方法的改善与创新,第三章：时间管理,1.时间的四种独特之性质,2.时间就是成本,3.改变习惯是时间管理的成败关键,4.时间管理的重要法则,5.怎样从事时间管理,第四章：高效率工作的有效行动方案,1.不要一有问题就要开会,2.创造更多时间的方法,3.如何作正确的决定,4.由失败的教训中学习,5.授权的艺术,6.建立良好的人际关系,前 言,如何花较少的时间与精力来完成更多的事？,l,要追赶工作,不要被工作追赶!,-富兰克林-,l,不浪费时间的只有时间!,-路纳雨-,A.解决时间不够支配困境的唯一方法,便是尽可能地提高办事能力,把工作完成,也就是要好好地善用时间,从容不迫地完成应该做的事。,B.想把烦琐的工作,愉快且迅速地完成,在于内在潜力的发挥、健康的身体、敏锐的观察力和渴望成功的意愿。,第一章 工作迷思一承认、意愿与改善,1.忙碌不已的人，其类型如下：,1.1过度敏感的人,1.2喜欢开会的人,1.3梦想型的人,1.4多管闲事型的人,1.5图表迷,1.6被堆积如山的卷宗埋没的人,1.7 天才型的人,1.8 门户开发型的人,2.工作的十大迷思：,2.1流汗愈多，收获愈多,2.2行动就是生产力,2.3开夜车,2.4自己动手是完成工作的最佳手段,2.5 投机取巧是最好的方法,2.6辛勤努力是美德,2.7工作没有乐趣而言,2.8最理想的方法只要一种,2.9一切都公正,2.10压力之下表现最好,第二章 为了善于处理工作应有的做法,良好的工作方法应该是：,定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Do things right提升到另一个的境界Do the right thing境界。,1.工作评价的着眼点应明确,良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。,分类,内 容,品质,减低不良，提高品质，防止诉怨，减少异常，减少变异，管制状态之维持，减少修整工作。,成本,减低费用，减少工作，时间之活用，缩短时间，节省材料零件，购入价格之降低。,设备,提高效率，预防故障，自动化，机械化，减少工费，改良模工具，布置改善，工费之合理化。,失误,减少失误，减少疏忽，周全防策设计，零缺点活动，愚巧法、检验遗漏及情报错误等。,效率,生产力，生产量，缩短时间，时效性改善，待工闲余的减少，库存量的缩减，日程进度管制，交期改善，时间研究，动作研究，程序分析。,分类,内 容,管制,标准之制订，标准化，标准之达成，行动的实施，管制点，操作监督，彻底标准化，自动控制之改善。,努力,品质管制技术的教育训练，提高水准。,安全,安全、疲劳、环境整理。,环境,环境的改善，人因工程，姿势，布置，适性之检讨。,士气,人群关系，提高士气，提案踊跃性，资料流通之改善，提高出勤率。,发展,企业外部关系之强化，主管及幕僚干部之意见沟通，部门与部门间关系之改善，与他公司的互相发展。,其它,方针，理想，切身的主题，事务流程及表格改善。,2.着手设定工作目标,要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下:,2.1设定具挑战性但做得到的目标,2.2 使你的目标明确而且适度,2.3检查你的目标是否协调,2.4注意你的目标是否具有弹性,2.5设定目标的完成日期,3.明列工作计划与执行步骤,3.1为拟订工作计划活用5W、1H,3.1.1 做什么（What）对象,3.1.2为什么（Why）理由、动机,3.1.3在何处（Where）,场所,3.1.4在何时(When),时间、期间,3.1.5谁(Who)主体、人物,3.1.6如何做(How)方法、手段,3.2 拟订计划、步骤的检点事项,3.2.1是否与目标有充分的一致性及系统化,3.2.2是否漏列重要事项？,A.目的、目标、方针、手段,B.资金,C.时间,D.场所,E.等,3.2.3是否为自己满意的内容,3.2.4安排程序是否浪费时间,3.2.5是否能加以弹性的因应,3.2.6是否阶段性的达成目标,3.3 设定每日工作计划一行事表,设定工作之优先顺序，将最重要的事摆在第一位，然后才逐一持续不断地去执行。,4.依照即定的标准执行工作,4.1应该了解作业的流程,4.2应该了解工作的程序,4.3应该了解达成的基准（品质、成本、数量）,4.4执行与控制,4.5矫正措施与资料回馈,5.积极寻求工作方法的改善与创新,一面工作一面思考研究。,从工作中运用智慧改善工作。,第三章 时 间 管 理,时间管理的真正用意、在善用时间。使我们能从容不迫地完成应该做的事情，以提升时间的使用价值，充实自己的生活，并且珍惜自己的生命。,不重视时间管理，就会不知不觉地浪费自己的生命，贬低自己的成就，使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中。,1.时间的四种独特之性质,1.1供给毫无弹性,1.2无法加以蓄积,1.3无法寻找替代,1.4无法失而复得,2.时间就是成本,就以加班为例，时间就是成本。而一般人对于加班问题，仅停留在员工不愿意加班或者加班费必须从优给付的层次，很少人去追究什么员工需要加班。是否工作安排不适当？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不讲效率而造成加班，势必对企业的经营，产生相当的不利影响，值得重视。,2.1计算时间成本之三大原则,2.1.1要倒过来计算,不要依 领多少钱做多少工作的通例，要用能做多少工作来换算自己可以领多少钱。提高自己的工作绩效，用降低自己的时间成本，来换取更高的工作报酬。,2.1.2要配合自己的实力,年轻时，识浅、经验不足，要多做才能够降低成本。年长时，学经验具佳而体力不足，应该少做以完成重要任务来降低成本。,2.1.3要成为时间的主宰,我们不应该让时间来管理自己，而必须力求自己去管理时间。不要老以时间不够用 做为想做而没有做的借口。,3.改变习惯是时间管理成败关键：,时间管理的起点，在坦诚承认自己在浪费时间，最终则在把有限时间，拿来处理最为重要的事情,以免浪费时间。不良习惯经常是不求甚解的恶果。而所谓的不良习惯，是指不正当的观念和不正当的行为。养成良好的习惯，包括：,3.1珍惜时间的习惯,3.2选择事情的习惯,3.3优先顺序的习惯,3.4凡事计划的习惯,3.5机动调整的习惯,3.6讲究方法的习惯,3.7事后检讨的习惯,3.8量力而为的习惯,3.9不断学习的习惯,3.10轻松管理的习惯,4.时间管理的重要法则,4.1化整为零，聚零为整,4.1.1随机应变，举一反三,4.1.2慎选时间处理特别事件,4.1.3计划变动时间集中处理,4.1.4时间分散化,时间分散化，就是化整为零的原则：,A.各个击破法,B.思维方式改变法,C.避免过度追求真、善、美,4.2自我出发、掌握现在,我们应该充分了解：重要的不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是依靠别人，而是依靠自己。,4.3提高效率，增加效能,效率,是指一件事最好的方法，基本上是一种投入产出的观念。以较少的投入，而获得较多的产出时，就说是有效率。而,效能,是指适切的目标之设定，以及为达成目标所需适切手段的选择。,效率的达成，就是：,效率=工作的程序化+思考、判断和创造力,。,5.怎样从事时间管理,5.1个人时间管理,个人的时间管理，需掌握柏金森定律：工作会延伸，以便填满可供完成工作的时间。以防止养成拖延的坏习惯，而在工作中最重要的是要区分优先顺序，将经常的工作，逐一依照应遵守的原则与要领，养成更有效率的习惯。,5.2组织时间管理,组织时间管理，大致可分为作业现场、办公室管理及工作关系三个方向。作业现场着重于标准时间的建立；办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案、资料的整理，而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战，及早建立其内部的互动，以达到共同参与的目的。,5.3主管的时间管理,企业内的主管，大致可分为：决策面或经营面的高阶主管；管理面的中阶主管及执行面的基层主管。而各阶段主管均因其工作性质不同，时间分配比例亦不同。,例如：高阶主管的时间，多半用于思考及决策，求变求新，并且有充分的弹性可以应付突发的事件。中阶主管必须将组织内部各种规范及制度建立完整，承上启下。而基层主管则大部分时间在处理人的问题，沟通协调及执行是其主要的课题。,第四章 高效率工作的有效行动方案,1.不要有问题就要开会 会而不议，议而不决，决而不行,1.1无效的会议为何开不完,1.1.1没有人去在意会议的成本。,1.1.2为了满足发表欲。,1.1.3为了社交活动。,1.1.4为了躲避效益，替延迟找借口。,1.1.5习以为常。,1.1.6为了推卸责任。,1.1.7愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。,1.2发挥会议的效用,1.2.1会议的目的与类型,1.2.2会议的计划和准备。,A.先决定是否要举行会议。,B.拟订议程计划。,C.会议资料要齐全，且要事先发给与 会人员。,D.会议之会场布置。,1.2.3会议的程序,A.导入议程。,B.让与会人员发表意见。,C.导出结论。,D.总结。,1.2.4会议后之反省检讨及执行追踪,A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。,B.决议事项的执行与追踪。,领导者（主席）自我检讨表,月 日,是,否,1.我准备好有关会议推行的一切,2.我按规定时间宣布开会。,3.我能征求全部与会者的意见，而在会议进行过程中，每一个人都能参与。,4.我能自然地将开会者引进讨论中，而绝无强求态度。,5.我能经常使讨论不脱离主题而能顺利进行议程，更能向目标步步前进。,6.我在会议中，从未说过个人的意见、说服式训词，或强求语句。,7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。,8.我把公平立场坚持到底，并对与会者抱着一视同仁的能度。,9.当我听到与会者发问时，并不立即回答而使大家去想一会。,10.我的语气柔和且扼要。,11.我常常注意到有关讨论的整理事项。,12.我能有效利用黑板和图表。,13.我能依照预定计划对重要和其应用尽量去研究。,14.我请大家一同讨论做个结论就宣布了会议结束。,15.我能按照预定的时间结束会议。,续前表:,与会者自我检讨表,月 日,是,否,1.我参加了所有的讨论。,2.我并没有受到少数人的强求发言。,3.我并没有脱离中心议提而发言。,4.我并没有控制会议的意图。,5.我协助与会者遵守时间。,6.我并不关注接着要说什么而聆听别人的意见。,7.我尽量使发言不流于太个人化或情感化。,续前表:,月 日,是,否,8.我站在客观立场上,检讨自己的发言内容。,9.我积极协助与会者的发言。,10.我对其他与会者的发言非常注意。,11.我的发言能度从不夸耀自己。,12.我的发言和能度从未伤害过其他与会者的人格。,2.创造更多时间的方法,2.1早起十五分钟。,2.2培养速记的能力和速读的技巧。,2.3培养记录的习惯和解决文件垃圾。,2.4利用所有能够利用的东西。,2.5擅于使用电话。,2.6尽量避免杂谈。,2.7让邮差去跑腿。,2.8尽量利用空间的时间。