第二讲 会议策划

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第二讲,会,会议策划,一、会议,策,策划的含,义,义,为了使会,议,议取得预,期,期目标，,从,从而进行,构,构思、设,计,计，拟定,出,出合理可,行,行的方案,的,的过程。,二、会议,策,策划的特,点,点,策划,具,具战略性,，,，包括分,析,析情况、,发,发现问题,、,、确定目,标,标、设计,和,和优化方,案,案，最后,形,形成具体,工,工作计划,等,等一套环,节,节。,会议策划,的,的特点：,1、目的,性,性2、,预,预测性,3、科学,性,性4、,可,可操作性,三、会议,策,策划的要,素,素,5W1H(WHO WHAT WHENWHERE WHY HOW),1、WHO :谁,来,来参加会,议,议？会议,规,规模、预,期,期会议的,人,人数，是,否邀请与,会,会代表的,陪,陪同人员,？,？是否有,特,特殊的贵,宾,宾？是否,有,有媒体,的代表？,是,是否有海,外,外代表？,2、WHAT:,会议是什,么,么类型的,会,会议？,3、WHEN,组织会议,的,的有效时,间,间：会议,的,的准备时,间,间，与会,人员的日,常,常工作时,间,间与其行,业,业的特点,，,，会议拟,邀,邀请,嘉宾的工,作,作时间、,会,会议时间,前,前后相关,活,活动是否,会,会影,响参会人,数,数等,(考虑:,财,财政年度/节假日,和,和其他冲,突,突时间),等,等因素,4、 WHERE,会议地点,，,，又称“,会,会址”。,既,既是指会,议,议召开的,地,地区、,城乡，又,是,是指会议,召,召开的具,体,体会场。,5、WHY: 举,办,办会议的,目,目的,6、HOW: 具,体,体的会议,形,形式(包,括,括:会议,模,模式、空,间,间、设备,、,、餐饮、,娱,娱乐等),四、会议,策,策划的内,容,容, 确定,合,合适的主,题,题,确定主题,的,的方法和,技,技巧,1、围绕,会,会议目标,确,确定会议,主,主题。,2、切合,公,公关，提,炼,炼主题。,3、根据,会,会议类型,，,，明确会,议,议名称, 确定,会,会议的模,式,式,传统会议,模,模式,1、报告,式,式,2、研讨,式,式,3、座谈,式,式,4、现场,式,式,5、联谊,式,式,6、庆典,式,式,7、远程,式,式,8、讲座,9、论坛,（,（沙龙）,1、头脑,风,风暴(Brain-storming),现代新型,会,会议模式,这是一种,非,非常独特,的,的讨论会,议,议类型。,通,通常由6,到,到8名与,会,会者在,台上或房,间,间中心围,成,成一圈，,圈,圈子中间,留,留有一个,空,空座。其,他,他与会,者只能作,为,为观众坐,在,在周围旁,听,听，不能,发,发言，只,有,有那些坐,在,在圈子,里的人才,可,可以发言,。,。如果有,观,观众想发,言,言，他必,须,须走到圈,子,子里，,坐在中间,的,的那个空,座,座上，发,言,言完毕再,回,回到原座,位,位。,玻璃鱼缸,式,式会议通,常,常有主持,人,人参加，,他,他可以参,加,加玻璃鱼,缸,缸,的讨论，,也,也可以只,负,负责维持,会,会议按正,常,常程序进,行,行。由于,在,在会议,进行中大,部,部分观众,只,只是在外,围,围观看那,些,些位于圈,子,子中的与,会,会者演,讲或讨论,，,，就像在,观,观看鱼缸,或,或鱼箱里,的,的鱼活动,一,一样，所,以,以人们,给其取名,为,为玻璃鱼,缸,缸会议。,2、,玻璃鱼缸,式,式会议,辩论会是,指,指两个人,或,或两个团,体,体就某一,问,问题展开,辩,辩论，一,方,方,为正方，,一,一方为反,方,方。例如,，,，我们应,当,当提高服,务,务价格吗,？,？正在,开发的新,产,产品对公,司,司是否有,利,利？政府,新,新颁布的,政,政策对旅,游,游业会,产生什么,影,影响？国,家,家是否应,当,当争取奥,运,运举办权,？,？任何具,有,有两面,性的问题,都,都可以成,为,为辩论会,议,议的话题,。,。辩论会,有,有很多好,处,处，它,着眼于问,题,题的正反,两,两面，可,以,以向观众,展,展示不同,的,的观点和,看,看法。,辩论会通,常,常会带来,观,观念或过,程,程的进步,，,，因为辩,论,论过程可,以,以暴露,不少问题,。,。,3、,辩论会,一般人可,能,能不会想,到,到开会时,使,使用角色,扮,扮演这一,会,会议形式,。,。,不过，根,据,据讨论话,题,题的不同,，,，角色扮,演,演有时会,将,将一个问,题,题诠释,得更好。,在美国亚,美,美酒店所,有,有者协会,的,的年会上,，,，与会者,曾,曾经就特,权,权,授予人和,被,被授予人,之,之间的调,停,停仲裁问,题,题采取角,色,色扮演这,一,一会议,形式。大,家,家通过这,一,一形式对,相,相关问题,进,进行了详,细,细阐述而,不,不是将,其简单诉,诸,诸法律。,这,这一方法,获,获得很大,成,成功，因,为,为它经过,了,了充分,的准备，,而,而且所有,仲,仲裁问题,，,，如律师,是,是如何同,仲,仲裁人打,交,交道,的，又是,如,如何和客,户,户打交道,的,的，都被,一,一步一步,解,解释得非,常,常清楚。,另外，还,有,有一名讲,解,解员对案,例,例的背景,和,和事实给,予,予陈述。,4、,角色扮演,随着现代,科,科技的发,展,展和广泛,运,运用，网,络,络会议逐,渐,渐成为一,种,种,新的会议,形,形式。网,络,络会议使,用,用的是一,种,种被称为,流,流动媒体,的,的技术。,简单来说,，,，就是预,先,先用录像,带,带把某个,事,事件或活,动,动现场录,制,制下,来，然后,转,转换成数,字,字化的视,频,频信号通,过,过电脑接,收,收后送入,网,网络服,务器。进,入,入服务器,后,后，人们,就,就可以直,接,接观看或,下,下载下来,供,供以后,观看。这,对,对那些由,于,于各种原,因,因不能参,加,加会议但,仍,仍对某些,日,日程感,兴趣的成,员,员或同事,来,来说是个,福,福音。由,于,于是通过,网,网络传递,，,，所以,不存在什,么,么时间上,的,的障碍。,网,网络会议,对,对公司召,开,开培训会,议,议非常,有利，它,不,不必再让,有,有关人员,乘,乘坐飞机,去,去往目的,地,地，可以,节,节省飞,行、住宿,、,、伙食、,地,地面交通,等,等许多费,用,用。,5、网络,会,会议, 合理,安,安排会议,议,议程, 会议,公,公共关系,策,策划,4、处理,冲,冲突。,2、区分,缓,缓急轻重,，,，保证会,议,议有序进,行,行。,3、激励,下,下属。,1、充分,运,运用各种,资,资源，使,之,之合理搭,配,配，达到,最,最佳效果,。,。, 会议,策,策划中的,组,组织协调,五、会议,策,策划的工,作,作流程, 确定,目,目标，进,行,行调研,调研信息,确定目标, 分析,材,材料，做,出,出方案,设计方案,分析材料, 比较,论,论证 选,择,择方案,编制计划,追踪决策,修正,、,、调整,全局、可,行,行和效益, 实施,反,反馈,六、拟写,会,会议策划,方,方案, 确定,会,会议的主,题,题与议题,议题，是,会,会议所要,讨,讨论的题,目,目，所要,研,研究的课,题,题，或是,所,所要解决,的,的问题。,议,议题必须,具,具有必要,性,性和重要,性,性，又必,须,须具有明,确,确性和可,行,行性。,主题是议,题,题的集中,体,体现，表,达,达上更概,括,括；主题,统,统帅议题,，,，主题通,过,过议题具,体,体化。, 确定,会,会议的名,称,称, 确定,会,会议的时,间,间、地点,时间（最,佳,佳时间）,人员,、,、资源、,自,自然因素,开会、休,会,会、会期,长,长短,地点,1、大小,2、规格,3、环境,4、交通,5、食宿,6、旅游,资,资源,7、地点,与,与会议主,题,题的关系,等,等, 确定,会,会议的议,程,程,会议主持,人,人,发言人,讨论题目,（,（议题）,讨论方式,会议总结,等,等,会议议程,是,是一次会,议,议所讨论,的,的问题及,进,进展程序,，,，所讨论,的问题称,为,为议题或,已,已成项目,。,。一般来,说,说，开幕,式,式、大会,发,发,言、分组,讨,讨论、其,他,他事项、,通,通过报告,书,书、闭幕,式,式等。由,会,会,议的领导,者,者和主办,者,者决定，,会,会议中由,主,主持人掌,握,握。,确定会议,议,议程安排,的,的几点技,巧,巧,保证会议,目,目的,重点优先,保证每一,单,单元时间,的,的会议都,有,有议程，,议,议题时间,合,合适,议题按轻,重,重排序,科学合理,安,安排开会,时,时间,会议日程,会议各项,活,活动的时,间,间安排，,一,一般要落,实,实到单位,时,时间。, 会议,所,所需的设,备,备与工具, 确定,会,会议文件,范,范围，并,安,安排印刷,工,工作,开幕词、,闭,闭幕词,会议手册,、,、宣传材,料,料、会议,管,管理性材,料,料等。,通知,讲话稿,工作报告,议程、日,程,程和程序,表,表,与会人员,名,名单等,沟通资料,：,：来宾登,记,记表、住,宿,宿登记表,、,、用餐分,组,组表、会,务,务组成员,通,通讯录等,。,。,会议与会,代,代表（对,象,象范围）, 筹备,机,机构与人,员,员分工,秘书组,总务组,宣传组,后勤组,保卫组, 会议,规,规模,1、会议,的,的规模,主要会议,出,出席人员(正式代,表,表)、特,邀,邀代表、,列,列席人员,、,、工作人,员,员(包括,服,服务人员)的总体,数,数量，会,议,议规模由,会,会议的组,织,织者根据,实,实际情况,掌,掌握，以,严,严格控制,规,规模为原,则,则。,2、会议,规,规模的相,关,关要素,会议的效,率,率,会议场地,情,情况,会议举办,的,的成本,会议经费,预,预算,会议费,资料费,食宿费,交通运输,费,费,宣传联络,费,费,其它杂费,（,（合照、,会,会间活动,、,、雇佣翻,译,译、保安,、,、礼仪、,购,购买赠礼,等,等）,固定成本,：,：不论参,加,加者人数,多,多寡都需,要,要承担的,那,那部分费,用,用。如：,发,发言人的,出,出场费、,场,场地租赁,费,费、市场,营,营销开支,、,、设备租,金,金。,可变成本,：,：根据参,加,加人数的,多,多寡而发,生,生变化的,那,那部分费,用,用。如：,餐,餐饮、住,宿,宿、打印,与,与邮费等,。,。,收入的来,源,源：会务,费,费、赞助,费,费、与会,议,议相关的,展,展览中租,出,出的展位,、,、会议广,告,告横幅、,会,会议宣传,手,手册中登,广,广告等。,实现最佳,资,资金流动,状,状况：,提早获取,收,收入，如,收,收取订金,；,；,尽可能推,迟,迟支付包,括,括场所在,内,内的供应,商,商的费用,。,。,一般会留,出,出10%,的,的应急费,用,用,如活动有,可,可能取消,，,，必须保,证,证有足够,的,的资金支,付,付违约金,等,等费用。,通常主办,者,者不得不,通,通过削减,餐,餐饮费来,减,减少支出,，,，但须注,意,意不能影,响,响活动的,整,整体质量,。,。,住宿,客房数量,是否充,裕,裕、各种,房,房型都有,质量装,潢,潢、设施,、,、卫生间,大,大小、赏,心,心悦目的,外,外景、家,具,具、娱乐,等,等,网络,餐饮,食品质量,服务速度,食品种类,特殊食品,的,的供应，,如,如素食食,品,品、清真,食,食品,价格内所,包,包含酒水,的,的数量,活动参与,者,者就餐的,餐,餐厅和餐,位,位是否充,足,足,（十一）,会,会议住宿,、,、餐饮安,排,排,演讲完毕,，,，谢谢观,看,看！,